Een volle agenda? Leer er van genieten!

Een volle agenda? Leer er van genieten!

Je haast je van werk naar huis, haalt de kids op, gooit nog snel wat boodschappen in de auto, flanst het eten in elkaar, racet naar de sportschool, belt met je jarige vriendin en ‘s avonds laat beantwoord je met prikkelende ogen nog alle berichtjes die al de hele dag op je scherm knipperen. Voel je je uitgeblust en wil je je volle agenda het liefst leegruimen? Niet nodig. Het is mogelijk om juist te genieten van een volle agenda.

‘De tijd bestaat alleen maar omdat anders alles tegelijk zou gebeuren,’ zei Albert Einstein bijna een eeuw geleden.

In 2016 voelt het voor veel mensen alsof alles tegelijk gebeurt, want als je iemand je vraagt hoe het met je gaat, is je standaard antwoord waarschijnlijk ‘druk’. En waar ‘druk’ een paar jaar geleden nog een statussymbool leek voor een goed en succesvol leven, is het inmiddels werkelijkheid geworden: je hebt het ook écht heel druk en je volle agenda loopt week na week over van de activiteiten.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Is dat prettig? Soms niet, want die volle agenda zorgt er ook voor dat veel in je leven geregisseerd is en er weinig ruimte over blijft voor spontane activiteiten en ontmoetingen of voor juist een avond helemaal niets. Door je agenda vol te plannen, zet je jezelf helemaal vast en dat voelt wel eens ongemakkelijk. Maar hoe komt dat eigenlijk?

Brits psycholoog Tony Crabbe, schrijft in zijn boek Nooit meer druk:

‘Natuurlijk heb je het druk, want druk zijn is vandaag de dag gemakkelijker dan het maken van keuzes. Drukte is een vorm van gemakzucht en een gevolg van vermijding: we kiezen ervoor de makkelijke dingen te doen die direct onze aandacht opeisen, in plaats van tijd vrij te maken voor iets groots en meeslepends. De enige manier om drukte te vermijden is door bewust te kiezen en aandacht vrij te maken voor wat we echt belangrijk vinden.’

Is het zo gemakkelijk? Is je drukke schema simpelweg een gevolg van te weinig keuzes maken? Waarschijnlijk wel, want met een burn out percentage van 15% van de bevolking volgens het CBS is het percentage uitvallers hoger dan ooit en blijkt juist dat het niet maken van keuzes het probleem is.

Mensen die een burn out hebben gehad, kiezen ook niet voor niets vaak weer voor een soortgelijk leven. Er zijn maar enkelen die het roer écht omgooien en proberen te ontsnappen aan alle hectiek. Zij verruilen hun land, familie, baan en sociale leven voor een nieuw leven ver van de bewoonde wereld. Zij kiezen voor leegte en rust, weg van de drukte en de volle agenda’s. Maar is dat dan de oplossing?

Fulltime wereldreizigster Maartje (31) vertelt:

‘Mijn leven is fantastisch! Ik reis al drie jaar in mijn eentje onafgebroken de wereld rond. Ik kocht een ticket enkele reis en verwachtte een half jaar later terug te komen om mijn leven weer op te pakken, maar dit nomadenbestaan bevalt me voorlopig uitstekend. Toch heeft zelfs dit leven een keerzijde. Op de momenten dat je familie je nodig heeft, er een kindje van goede vrienden geboren is, of je een keer iets belangrijks wilt delen, is mijn bestaan eenzaam. Het is dan best confronterend dat het leven van de achterblijvers gewoon doorgaat.’

Drukke agenda? Kwestie van ‘omdenken’

Maartje haalt een punt aan dat Berthold Gunster, ook wel tot professioneel ‘omdenker’ benoemt. Op de vraag van een man uit het publiek met een volle agenda, die wil weten hoe hij weer vaker spontane dingen kan doen met zijn net zo drukke vrienden, zegt Gunster het volgende:

Gunster geeft dus een dubbel antwoord op de problematiek van een drukke agenda: het goede nieuws is dat deze drukte een gevolg is van wat we heel graag wensten (en kregen), het slechte nieuws is dat de drukte dus – wat je ook doet – niet gaat verdwijnen. De enige mogelijkheid is dus – als je niet zoals Maartje met je rugzak de wereld wil verkennen – om te leren dealen met een volle agenda. Een realistisch advies, maar hoe doe je dat? Gelukkig zijn daar een paar goede oplossingen voor!

1. Geniet van wat je hebt: die volle agenda heeft een reden!

Het klinkt cliché, maar het belangrijkste idee van Gunster en zijn omdenkmethode is: ‘kijk naar wat je wel hebt en niet naar wat je mist’.

Een volle agenda komt namelijk door een ‘vol leven’, oftewel een leven dat je hebt ingericht met allerlei mensen en activiteiten die je belangrijk vindt. Die drukte is dus een gevolg van het voorrecht om al deze mooie dingen te ervaren. Of zoals Gunster het zegt:

‘Wil je graag een zeker inkomen? Dan houdt het in dat je de hele week werkt. Wil je een gezond lichaam? Dan zul je af en toe moeten sporten. Slapen je kinderen slecht? Zonder kinderwens was dit probleem niet in je leven gekomen. Heb je je weekenden vaak volgepland met afspraken rond familie en vrienden? Zonder hen had je die problemen niet gehad.’

Kortom: natuurlijk voelt drukte niet altijd fijn en is het gevoel van haast niet wat je zoekt, maar ‘denk eens om’, hoe zou je het vinden als je dat allemaal niet had? Als je er zo over denkt dan kijk je misschien veel meer uit naar een afspraak met een vriend. Natuurlijk is het jammer dat jullie elkaar niet vaker zien, maar die paar keer dat je elkaar ziet, zijn dan meteen wel heel bijzonder. Leg dus voor jezelf niet de nadruk op je drukke agenda, maar geniet van je vrije tijd en je volle leven.

2. Werk slim: bundel je taken

Wil je toch iets meer rust creëren in je agenda? Dan is het handig om soortgelijke taken zoveel als mogelijk te bundelen. Dat werkt het beste bij taken die je toch moet doen, die vaak terugkomen en die veel tijd kosten.

Je kunt het gevoel van een drukke agenda verminderen en daadwerkelijk tijd winnen door deze taken zoveel mogelijk te bundelen in een ‘time box’. In een time box bundel je taken die op elkaar lijken, zoals: het beantwoorden van e-mails (plan je e-mail time box bij voorkeur in de middag en niet in de ochtend), het plegen van telefoontjes of het betalen van rekeningen en besteed daar een vastgesteld -en door de time box beperkt- deel van je tijd aan per dag. Na verloop van tijd zul je een steeds beter gevoel ontwikkelen over hoe groot bepaalde time boxen per dag of per week moeten zijn, zoals bijvoorbeeld die voor het beantwoorden van e-mails.

Door niet elke 10 minuten je social media te checken, je e-mail tijdelijk te pauzeren, je telefoontjes of whatsappjes op vastgestelde momenten te beantwoorden en door je rekeningen op te sparen en wekelijks te voldoen, voorkom je een vol hoofd en ben je nog efficiënter ook omdat je minder hoeft te wisselen tussen taken. Win-win én een veel minder versnipperde agenda!

3. Kies voor aandacht: single tasking vertraagt je tijd

pomodoro

Singletasken is een kwaliteit die je door je volle agenda waarschijnlijk allang verleerd bent. Toch is je focus leggen op één taak tegelijk dé truc om meer kwaliteit te leveren, meer te doen én de tijd te vertragen. Dat komt mooi uit, want een vertraagde tijd haalt het gevoel van drukte weg.

Je kent vast de uitdrukking ‘aandacht maakt alles mooier’. Dat geldt ook voor werk. Wanneer je je aandacht verdeelt en probeert te multitasken, kun je niet genieten: als je met je kind bezig bent, komen er werkmailtjes binnen op je telefoon, zit je op je werk, dan denk je aan de boodschappen die je moet doen en ga je uit eten met je partner stuurt de oppas foto’s van de kleintjes. Die versnippering van aandacht zorgt ervoor dat je niet focust en ook niet optimaal geniet.

Dat zegt ook de universiteit van Illinois:

Uit ons onderzoek blijkt dat productief werken en multitasken absoluut niet samen gaan. Het heeft een negatief effect op je productiviteit, je IQ, je focus, je kortetermijngeheugen, de kwaliteit van je werk, je creativiteit én je mentale gezondheid.

Door één ding tegelijk te doen en de rest tijdelijk uit je gedachten te bannen, creëer je rust in je hoofd en in je handelen.

Is singletasken moeilijk? Jazeker, want je bent het niet meer gewend. Wat bijvoorbeeld helpt, is om tijdens je werk een paar keer per dag de Pomodoro-techniek toe te passen, om tijdens dat etentje de notificaties en het geluid van je telefoon uit te zetten en om op je werk met aandacht te luisteren naar je collega’s.

4. 60/40 regel: plan met beleid

Je leven is vol en rijk, zover was je al en om alles in je week te proppen, ben je geneigd ieder gaatje in je agenda te vullen en optimaal te benutten. Is dat handig? Verre van, want de kans dat het leven je inhaalt en er ad hoc nog allerlei taken bij komen is bijna 100% en -niet te vergeten- je hebt simpelweg pauzemomenten nodig. Zorg dus voor ruimte in je agenda door goed te plannen. Bij de gemiddelde kantoorwerker in Nederland en België houdt dat in dat je het beste de 60/40-methode kunt gebruiken. Hoe doe je dat:

  • Plan iedere dag ruimte in je agenda voor ad-hoc activiteiten
    Op basis van je eigen ervaring kun je het beste inschatten hoeveel dat moet zijn. Geen flauw idee? Zorg dan voor inzicht door een tijdje je tijd te registreren met Toggl. Heb je écht een baan waar het grootste deel van je werk op dezelfde dag binnenkomt als dat het afgerond moet zijn, dan zul je dus het grootste deel van je dag voor ad hoc activiteiten beschikbaar moeten houden en blijft er dus weinig ruimte over voor geplande (lange termijn) activiteiten in je agenda. Is dat niet het geval, dan kun je met veel minder tijd voor ad hoc activiteiten toe. Een richtlijn voor de gemiddelde kantoorwerker is om 60% van je tijd vooraf te plannen (vergaderingen, e-mail verwerken, werken aan lange termijn projecten etc.) en 40% van je tijd bewust vrij te houden in je agenda voor ad hoc taken. Het voordeel hiervan is dat je je werk af krijgt en dat je met een goed gevoel naar huis gaat. Scheelt ook nog eens bakken met stress!
  • Plan ook eens momenten in waar je nog geen activiteit aan koppelt
    Is dat niet hetzelfde, zoals hierboven beschreven? Nee, want het is juist de bedoeling dat je echt vrije tijd plant, zonder dat je daar meteen invulling aan geeft. Door dat te doen creëer je ruimte voor spontane uitnodigingen of kun je eindelijk zonder schuldgevoel beginnen aan het nieuwe seizoen House of Cards.

Processed with VSCOcam with kk2 preset

5. Leer nee zeggen en durf dingen te missen

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Iedere keer dat je ‘ja’ tegen een taak, een opdracht of een activiteit zegt, zeg je nee tegen andere dingen en zorg je voor een volle(re) agenda. Denk dus goed na waar je ja tegen zegt voor je spijt krijgt.

Omdat ja zeggen voor ons veel makkelijker is dan nee zeggen, voelt het tegennatuurlijk om iets af te wijzen. Want misschien vind iemand anders je dan niet aardig of mis je een potentieel geweldige avond. Een volle agenda ga je alleen te lijf als je ook af en toe iets durft te missen. Je hebt een rijk leven, wees niet bang om een keer verstek te laten gaan, want die nee, zorgt ervoor dat je de ruimte houdt om ja te zeggen tegen iets dat je veel belangrijker vindt.

Een volle agenda is rijkdom

Natuurlijk, je hebt waarschijnlijk een te volle agenda en met het opgejaagde gevoel dat je daarvan krijgt ben je niet blij. Maar hoe zou het zijn als je niets te doen had? Geen vrienden om mee af te spreken, geen baan om naartoe te gaan, geen familie die langs wilt komen: is dat waar je naar op zoek bent?

En ja, het is slim om je agenda er regelmatig bij te pakken en kritisch te zijn. Waarschijnlijk creëer je snel meer rust door je planning realistisch te houden, door ook bewust vrije tijd te plannen, door je taken te bundelen, door ook ruimte voor niets te plannen en door als het dan weer eens druk is, te denken: wat heb ik toch een vol en rijk leven.

cursus time management
Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!

Trackbacks

  1. […] ver weg leek en nu is het eenmaal zover, heb je eigenlijk helemaal geen puf om te gaan vanwege je volle agenda deze week. Elke avond staat er naast je drukke baan wel iets op de planning: sporten, een drankje […]

  2. […] bent (max. 6 personen), de juiste schoenen draagt voor een wandeling van maximaal een half uur en je volle agenda ondertussen niet vergeet. Simpel, maar effectief, zeggen ook onderzoekers van de universiteit van Harvard. Zo krik je je […]

X