E-mail afleiding op kantoor: ‘meldingen uit’ werkt niet – dit wel

E-mail afleiding op kantoor: ‘meldingen uit’ werkt niet – dit wel

De melding voor “Nieuwe e-mail” uitzetten is lange tijd dé oplossing geweest tegen afleiding van je inbox. Maar die werkt helemaal niet zo goed als we dachten. Ons brein werkt er omheen. Wat je beter kunt doen: je inbox pauzeren. En ja, daar is een app voor.

e-mail afleiding 6De vloed van non-stop binnenkomende e-mail laat onze inbox dagelijks opnieuw overstromen. Het kan een hele planning in de war schoppen en je chronisch van je échte werk houden. Wat zeg ik? E-mail kan de regie over jouw complete werkdag overnemen. Tijd om de regie over je inbox – en daarmee over je werkdag – weer in eigen handen te nemen.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Maar hoe tem je die inbox? Hoe stop jij die e-mail overstroming? “Gewoon stoppen met die inbox checken”, zou je misschien zeggen. Of “Je notificaties voor nieuwe e-mail uitzetten”. Allebei prima als die oplossingen voor jou goed werken. Maar voor velen, en waarschijnlijk ook voor jou, werken ze niét (meer). Ze vergroten juist de drang om je inbox te gaan checken.

Waarom je notificaties uitzetten de inbox-afleiding alleen maar vergroot, volgens onderzoek

In de praktijk blijkt dat deze oplossingen niet voor iedereen zo makkelijk werken. De Pavlov-achtige drang om onze mail toch te checken blijkt té groot, volgens onderzoek. Juist als meldingen uitstaan of onze inbox afgesloten is:

e-mail afleiding 6

“Het geforceerd uitblijven van e-mail notificaties, helpt sommige werknemers om te concentreren, terwijl anderen een nog sterkere drang voelen om hun inbox te checken. Zonder notificaties spenderen mensen vaak meer tijd aan het checken van hun e-mail dan met notificaties, door een gebrek aan constant bewustzijn. En dat terwijl notificaties wel degelijk afleiden, wanneer ze direct of elke 5 minuten een melding geven.” – ‘Interruption Science’ via Wikipedia.

Notificaties uitzetten is dus maar het halve werk, en kan er zelfs voor zorgen dat je misschien nóg geforceerder je mail gaat checken. Je wéét namelijk dat er wel mail is, maar je ziet hem alleen (nog) niet – en dat werkt net zo afleidend.

Heb je je notificaties wél aanstaan, dan is het ook weer niet goed. Het berichtje “nieuwe e-mail” blijkt namelijk een enorm triggerend effect in ons brein te hebben. We moeten weten waar het precies om gaat. 

Hoe we het ook wenden of keren; onze eigen nieuwsgierigheid zit ons behoorlijk in de weg.

Daarom moet je er voor zorgen dat er überhaupt niets te vinden is in je inbox. Dan valt er ook niks te checken, niks te bliepen en niks te zien. En, ja: dat is mogelijk. Door je inbox tijdelijk te bevriezen.

INBOX PAUSE 

 

Lijkt je dat niet heerlijk? Even helemaal niks in je inbox. Dat kan dus met deze toepassing voor Gmail (blijf overigens doorlezen voor een soortgelijke oplossing als je Microsoft Outlook gebruikt). 

Installeer je de INBOX PAUSE plugin dan komt er een handige blauwe knop tevoorschijn links bovenin je Gmail inbox. Het enige wat je moet doen is hem indrukken zodra je de constante e-mail overstroming even wil pauzeren om (volledig op basis van eigen regie) aan het werk te kunnen.

e-mail afleiding 4

Je kunt een tijd instellen om alle mails binnen te laten komen, of je ‘inbox weer aanzetten’ door op dezelfde knop op ‘unpause’ te drukken.

…en de simpele oplossing van Outlook 

Die is nog simpeler dan Inbox Pause. Outlook heeft namelijk niet eens een app nodig. Daar zit deze functie al automatisch in geïmplementeerd: de ‘ontvangen/verzenden’-knop. Die kun je gemakkelijk instellen op ‘elke 2 uur e-mail binnen halen’ of je doet het helemaal handmatig (mijn advies) door op ‘Verzenden/ontvangen uitschakelen’ te klikken:

e-mail afleiding 3

Mijn advies: zet de ‘Verzenden/ontvangen’-functie in Outlook altijd handmatig aan of uit. En gebruik de unpause-knop in Inbox Pause voor Gmail eveneens handmatig, zonder de timerfunctie. Zo weet je zeker dat de bundel met nieuwe digitale post alleen binnenkomt wanneer je er bewust voor kiest om deze te laten binnenkomen op het moment dat je in je agenda hebt ingepland om de e-mail voor vandaag te verwerken. 

Zo kun jij in de rest van de tijd in alle rust aan het werk. Want dat is wat je voornamelijk doet op zo’n werkdag: werken. Je taken afronden. Je planning afkrijgen. Die krijg je nu veel sneller en makkelijker gedaan, zonder al die e-mail onderbrekingen of de drang om ‘m te checken.

Oké, mail verwerken is natuurlijk ook werken. Maar mail verwerken is pas slim werken als het in één keer, op één vast tijdstip doet – als onderdeel van je dagplanning – door je inbox te bevriezen.

“Inbox bevriezen niet verantwoord”? Jawel, hoor. 

Dit is misschien het eerste dat je denkt als je je (met moeite) inbeeldt dat je mails tijdelijk niet meer binnenkomen: “Dat kan ik echt niet máken. Dat is echt niet verantwoord, hoor.” Maar dat is het wel.

Oké, misschien is er een héél kleine kans dat het écht niet verantwoord is in jouw geval. Heb je een beroep waarbij je functie puur en alleen bestaat uit het bijhouden van inkomende e-mailberichten om te zien of er noodgevallen tussen zitten, dan geldt dit hele artikel niet voor jou. In alle andere gevallen: wel.

Alle andere kenniswerkberoepen, zo’n 99%, vereisen niet dat e-mails direct geopend en beantwoord moeten worden.

e-mail afleiding 2

Om dat wat beter te begrijpen is het belangrijk dat je de definitie van het communicatiemedium e-mail kent. Een definitie die velen in de loop van onze tijd op kantoor zijn vergeten.

Waarom je je mail niet constant hoéft te checken: mailen is geen bellen!

Omdat e-mail nooit dringend is. Zo is het medium namelijk niet bedoeld. 

E-mail is een medium dat bedoeld is om een boodschap het luchtruim in te sturen die de verzender aan de ontvanger wil overbrengen – en die vervolgens door de ontvanger op een voor hem geschikt moment (!) opgepakt wordt om op te reageren. Tussen dat ontvangen en beantwoorden zit volgens de e-mail etiquette voor extern e-mailverkeer  24 tot uiterlijk 48 uur. Voor intern e-mailverkeer (dus tussen collega’s onderling) is het gebruikelijk om ongeveer een dagdeel aan te houden als responstijd (ervan uitgaande dat de ontvangende partij fulltime werkt).

Mijn dringende advies is daarom: vergelijk je inbox met de normale post die je thuis krijgt (komt meestal in één bundel binnen, die je dan in één keer verwerkt op een moment dat jou uitkomt, binnen afzienbare tijd) in plaats van e-mail te vergelijken met telefoontjes (die direct je aandacht opeisen en ze van je verwachten dat je op datzelfde moment beantwoordt).

e-mail afleiding 

Ja, want dat is helaas wat de meeste kantoorwerkers tegenwoordig doen: hun e-mails als telefoontjes behandelen (zoals het dus niet bedoeld is), in plaats van als reguliere post (zoals het wél bedoeld is). Een feit dat deze wetenschappelijke studie onder kantoorwerkers van de Universiteit Loughborough bevestigt:

“De gebruikelijke reactie op het binnenkomen van een e-mail is om bijna zo snel te reageren als op een inkomend telefoontje. Dit betekent dat het onderbrekings-effect vergelijkbaar is met dat van een telefoontje. [..] Er kan daarom geconcludeerd worden dat, terwijl e-mailen nog altijd minder onderbrekend is dan een bellen, de manier waarop de meerderheid met inkomende e-mails omgaat een veel hoger onderbrekings-niveau bereikt dan verwacht.”

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Oftewel: e-mail onderbreekt ons constant, maar alleen omdat we dat zelf toelaten, door mailen en bellen met elkaar te verwarren. 

“Eigen schuld, di… – dit is de oplossing”

Wij geven de regiestok zelf aan onze inbox om hem onze werkdag te laten kapen. Zélfs – nee, júist – als we de notificaties “Nieuwe e-mail” uitzetten. Met een totaal stuurloze werkdag gevuld met email-afleiding tot gevolg. En nog een hoop stress in jouw hoofd erbij, als bonus.

Maar er is ook goed nieuws. Want als wij zelf de veroorzaker zijn van dit probleem, dan betekent dat ook dat de oplossing hiervoor bij onszelf ligt. En die oplossing heeft een naam: INBOX PAUSE – “Take a break from email. Be Free.” Of de handmatig ‘Verzenden/ontvangen’-knop, maar dat klinkt iets minder spannend.

Ga in elk geval vanaf nu alsjeblieft wat bewuster om met je inbox, door hem ongegeneerd op pauze te zetten wanneer er geen ‘e-mail verwerken’ in je agenda staat. Begrijp het verschil tussen ‘het-moet-NU’ en ‘het-kan-wachten’. Neem de regie terug. Werk ononderbroken. Werk met meer focus. Werk slimmer. Werk rustiger. En leef relaxter – met een gepauzeerde inbox. Niet meer. Niet minder.

cursus time management
Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] draait op volle toeren, de ene na de andere doorbra… – tot iemand je weer stoort. Of iets, zoals je mailnotificatie. Op zo’n moment word je als het ware ‘gewekt’ uit je flow. En dat werkt niet. Net als met je […]

  2. […] die je net zo makkelijk kunt blokkeren tijdens een 25 minuten Pomodoro – zoals Skype, je inbox, of andere afleidende digitale […]

  3. […] die je net zo makkelijk kunt blokkeren tijdens een 25 minuten Pomodoro – zoals Skype, je inbox, of andere afleidende digitale […]

  4. […] opgejaagd gevoel: denk er eens aan om niet alleen te minderen met je klokgebruik, maar ook om te minderen met e-mail en je mobiele telefoon meer mindful te gebruiken. Beiden zijn namelijk tijdvreters pur sang en […]

  5. […] manieren om jezelf weg te krijgen van je telefoon, zoals het uitzetten van je notificaties, het pauzeren van je email, het instellen van nightshift als je hem na zonsondergang of voor zonsopgang gebruikt en natuurlijk […]

  6. […] niet elke 10 minuten je social media te checken, je e-mail tijdelijk te pauzeren, je telefoontjes of whatsappjes op vastgestelde momenten te beantwoorden en door je rekeningen op […]

X