Geen tijd? Maak tijd in 5 stappen met Toggl tijdregistratie

Geen tijd? Maak tijd in 5 stappen met Toggl tijdregistratie

Je wéét dat je meer tijd aan sport zou moeten besteden, of aan je postzegelcollectie. En als je écht veel tijd had, zou je een roman schrijven. Waarom laten we alle dingen die we graag doen of zouden moeten doen, massaal liggen met als excuus: ‘ik heb er geen tijd voor’? Onzin! Want tijd, dat kun je vanaf nu zelf maken – met de Toggl tijdregistratie app.

tijd van vroegerHerinner je je de dagen nog toen je zeeën van tijd had? Je deed precies waar je zin in had: buiten spelen, knutselen, tv kijken of kattenkwaad uithalen met de buurjongens en -meisjes. De tijd leek oneindig en je kon er precies mee doen wat je wilde. Waar is die tijd gebleven?

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Nu is de tijd om kattenkwaad uit te halen (waarschijnlijk) definitief voorbij. Maar het gevoel dat je tijd over hebt en dat je er mee kunt doen wat je wil: dat kun je gemakkelijk terugkrijgen. Door je tijd te meten met Toggl: dé tijdregistratie app.

Tijdregistratie met Toggl: zo máák je tijd

Tijd maken is een kwestie van bewustwording door tijdregistratie. “Waar gaat de tijd naartoe?” is de letterlijke vraag die je jezelf moet stellen. Dit inzicht is de sleutel tot meer tijd.

Hoe krijg je dat, inzicht in je tijd? Door tijdregistratie met Toggl! Met deze handige app kun je gemakkelijk meten waar je tijd op een gemiddelde dag naartoe gaat. Telkens wanneer je een taak start, zet je de ingebouwde timer aan. Deze houdt voor je bij hoe lang je met deze taak bezig bent en slaat het op in een tijdregistratie-overzichtje:

Toggl tijdregistratie
Oké leuk, Toggl houdt je tijd bij. Maar hoe kan ik nu tijd maken? Dat doe je door deze stappen te doorlopen:

Stap 1: Toggl je tijd 1 week

Stap 1 gaat dus zoals hierboven uitgelegd. Je zet de timer aan zodra je een taak of handeling start, geeft hem een naam (bijvoorbeeld ‘offerte schrijven’ maar ook ‘pauze’ of ‘printer aan de praat krijgen’) en zet de timer weer uit zodra je klaar bent met de taak of handeling.

Probeer niet de wenselijke gegevens bij elkaar te sprokkelen, maar wees eerlijk naar jezelf. Heb je een kwartier door Facebook gescrolld terwijl dat rapport nog op je lag te wachten? Toggl het! Alleen zo krijg je een overzicht dat op de werkelijkheid gebaseerd is.
Doe dit een week lang en ga dan over naar stap 2.

Stap 2: Creëer inzicht

Om inzicht in de brei aan taken en tijden te krijgen, breng je categorieën aan in je Toggl. Dat doe je door ‘tags’ aan je taken toe te voegen. Een aantal voorbeelden van tags zijn: ‘jaarverslag’, ‘presentatie prospect Zeilstra’, ‘ad hoc’, ‘pauze’, ‘privé op werk’, ‘familietijd’, ‘klussen’, ‘persoonlijke verzorging’, ‘ontspanning’, ‘sport’ of ‘postzegelverzameling’.

tijdregistratie

Vervolgens kun je alle taken met een bepaalde tag uit de brei filteren om te zien hoe veel tijd je bijvoorbeeld hebt besteed aan ‘ad hoc’ taken. Of misschien sta je wel perplex van hoe weinig tijd er naar ‘sport’ is gegaan deze week?

Stap 3: Verwerk de tijdregistratie gegevens – met 5 vragen

Dit is de belangrijkste stap. Je gaat de inzichten die je hebt gekregen uit de gegevens nu verwerken.

Dat doe je door de volgende vragen stellen bij elke Toggl-taak:

1. Aan welke taken kan ik minder tijd besteden? (bijvoorbeeld ‘Facebook checken’ uit ‘pauze’)

2. Welke taken kunnen gedelegeerd worden? (bijvoorbeeld ‘dakgoot repareren’ uit ‘klussen’)

3. Welke taken zouden meer gestroomlijnd kunnen worden? (bijvoorbeeld ‘afbeeldingen toevoegen’ uit ‘jaarverslag’)

4. Welke activiteiten zouden gecombineerd kunnen worden? (bijvoorbeeld ‘podcast luisteren’ en ‘joggen’)

En dan de allerlaatste en allerbelangrijkste finale-vraag, die je jezelf móet stellen om tijd te maken en deze beter te besteden:

5. Waar spendeer ik veel te weinig tijd aan? (bijvoorbeeld ‘familietijd’ of een welbekende: ‘sporten’)

cursus time management

Stap 4: Doe de wisseltruc

Wat je nu doet is de meest simpele en essentiële handeling om tijd te maken voor de mooie of noodzakelijke dingen in het leven: doe de wisseltruc. Wissel de tijd die je hebt gekregen door de eerste 4 vragen te stellen in voor de tijd die je aan bepaalde handelingen of activiteiten zou moeten of willen besteden.
Ruil bijvoorbeeld een uur tv kijken in voor een uur joggen, een uur mediteren of niets doen of een uur met de kleine naar de speeltuin om de hoek.

Je zult niemand achteraf horen spreken over spijt dat hij niet meer tv had gekeken in zijn leven. Wel over spijt dat hij niet meer tijd met zijn kinderen of familie en vrienden had besteed. En beweging is gewoon gezond voor lichaam en geest. Doen dus – die wisseltruc!

Wees hierbij niet te rigoureus, maar liever realistisch. Spreek bijvoorbeeld niet met jezelf af om ‘nooit meer tv te kijken’, maar probeer het bijvoorbeeld eens bij ‘een half uur tv per dag’ te houden en kijk hoe dat bevalt.

Stap 5: Analyseer het resultaat

Analyseer je voortgang als tijd-maker met regelmaat. Plan een afspraak met jezelf in in je agenda, bijvoorbeeld over een maand, en kijk dan eens terug op de afgelopen periode. Wat is je bevallen in je nieuwe time management? Wat niet en wat wil je graag terugdraaien of bijschaven? Pas je dagelijkse tijdindeling weer aan en werk zo toe naar het niveau van tijd-maker-pro.

Je zult zien dat je leven weer (bijna) net zo heerlijk vrij wordt om te doen waar je zin in hebt als vroeger – zo lang je er maar de tijd voor neemt.

Samengevat

Tijd om te doen waar we zin in hebben of wat we eigenlijk zouden moeten doen om ons leven leuker te maken, net zoals vroeger, doe je door je tijd te registreren met Toggl. Dat houdt in:
• dat je in de Toggl-app de tijd bijhoudt die je besteedt aan je dagelijkse bezigheden en taken (stap 1).

• Vervolgens breng je orde aan in deze brei door je ge-Toggl-de taken van tags te voorzien (stap 2).

• Je stelt jezelf 5 vragen over het belang van de tijdsbesteding aan elke taak (stap 3)

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

• en wisselt het teveel aan tijd die je aan de ene handeling of taak besteedt om voor tijd die je aan leuke of noodzakelijke dingen zou willen besteden (stap 4).

• Je bekijkt je voortgang regelmatig en schaaft je dagelijkse tijdsindeling en afspraken met jezelf zo nodig bij om tijd-maker-pro te worden (stap 5).

En onthoud:

Tijd

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] op (maar overdenk dat proces niet teveel) • Plan de bijbehorende eerstvolgende acties in (máák zo nodig tijd) • en houd dat balletje rollend. Experimenteer, ervaar, faal zo nodig, maar boven alles: […]

  2. […] het beste inschatten hoeveel dat moet zijn. Geen flauw idee? Zorg dan voor inzicht door een tijdje je tijd te registreren met Toggl. Heb je écht een baan waar het grootste deel van je werk op dezelfde dag binnenkomt als dat het […]

X