101 time management tips voor meer productiviteit

Je bent met van alles en nog wat bezig. Klanten die onmiddellijk een reactie terug verwachten, een mailtje dat ‘gauw’ opgepakt moet worden en een collega die aan je mouw trekt met de vraag of die documenten al verwerkt zijn. Kortom, je smeert jezelf te dun uit. Resultaat? Geen overzicht en regelmatig komen ‘echt belangrijke’ dingen aan de zijlijn te staan. Deze chaos stopt, hier en nu. Jij leert namelijk de beste time management tips die er bestaan!

101 time management tips zelfs! Wij delen ze voor je in op categorie. Jouw taak? Lees ze, neem ze op als een spons en binnen no time zit jij weer bovenop de zaakjes en is dat gevoel van

“Ik ben vandaag heel druk geweest, maar vraag me niet wat ik nou precies allemaal gedaan heb?”

als sneeuw voor de zon verdwenen!

Time management tips om overzicht te creëren
Time management tips om prioriteiten te stellen
Time management tips om projecten en doelen te managen
Time management tips om uitstelgedrag te voorkomen
Time management tips om te plannen vanuit een time management-systeem
Time management tips voor een lichtgewicht time management-systeem
Time management tips om je workflow te managen
Time management tips om slimmer samen te werken
Time management tips om je concentratie te behouden
Time management tips om slimmer te mailen
Time management tips om je PC en internet slimmer te gebruiken
Time management tips om up to date te blijven
Time management tips voor een betere work-life balance

Aan de slag!

[Time management tips om overzicht te creëren]

Ja agenda staat roodgloeiend; tussen twee vergaderingen door zul je een klant moeten contacteren over die offerte en na de lunch wil je team graag dat nieuwe project tackelen. Kortom, je bent druk bezet en hebt meer taken dan tijd.

Helaas kun je niet overal tegelijk zijn en hoeveel er ook van je verwacht wordt, er zitten niet meer dan 24 uur in een dag. Om effectief je werk te kunnen blijven doen, zul je daarom prioriteiten moeten stellen en keuzes moeten maken; waar besteed ik wel mijn tijd aan en waaraan niet. Om hier duidelijkheid in te krijgen, moet je eerst een overzicht hebben van wat er zich allemaal op jouw bordje bevindt.

Kom erachter door middel van deze 5 time management tips:

Tip 1 Zorg voor de juiste motivatie

Een lege inbox en een overzichtelijke agenda zijn dan wel leuk en aardig, maar het is natuurlijk niet dé dieperliggende motivatie waarom jij beter je tijd wil leren inplannen. Er schuilt meer achter:

Er voor kiezen dat je beter jouw tijd wil managen, gaat niet om strak gecoördineerde takenlijsten. Het is een kwestie van kiezen waar jij jouw tijd aan wil besteden. Het is meer tijd overhouden voor de dingen die er echt toe doen.

Nagaan waarom jij meer controle wil krijgen over de zaken die nu voor je liggen is daarom de eerste, en misschien wel belangrijkste, stap. Stel jezelf daarom 2 vragen:

Op welke manier zou ik er bij gebaat zijn als ik meer controle krijg over mijn tijd en taken?

Je zult minder fouten maken in je werk, dat project af hebben binnen de deadline en daarnaast écht bezig zijn met de juiste dingen. Pluspunten, dus.

Welk effect heeft het op mijn nabije omgeving?

Zodra jij weet wat je doet en waarom kun jij makkelijker jouw keuzes verantwoorden naar jezelf, maar ook naar de personen die met jouw planning aan de haal willen.

Dat “Even brainstormen over dat niet zo belangrijke project?” sla je eerder af omdat jij bezig bent met zaken die er op dit moment écht toe doen. Dat verandert niet alleen je manier van werken, maar ook je werkhouding. (En zoiets blijft niet lang onopgemerkt!)

Zodra jij voor jezelf duidelijk maakt welk effect een verandering in je werk-en leefwijze op jezelf en je omgeving heeft, is je motivatie om door te zetten stabieler.

Effectiever met je tijd omgaan is namelijk niet het doel, het is een middel naar een leven waarin je meer tijd hebt voor de werkelijk belangrijke zaken. Dat is waar jij op je sterfbed aan denkt, niet die lege inbox! Begin dus door overzicht te creëren:

Tip 2 Maak je hoofd leeg met een gedachtendump!

Je bovenkamer zit natuurlijk vol met allerlei taken, verzoekjes en andere ad-hoc zaken. Om orde in deze chaos te scheppen, is het daarom verstandig om eerst alles bij elkaar te brengen. Pas zodra je helder voor ogen hebt wat er allemaal speelt, kun je keuzes maken en prioriteiten stellen.

Klinkt het confronterend en een tikkeltje lastig? Wees gerust, confronterend is het zeker, lastig, gelukkig, niet:

Wat heb je nodig voor jouw gedachtendump? Niet meer dan één vol en gestrest hoofd, een lege kladblok en minimaal een half uurtje van je tijd.
Heb je het? in deze stap gooi je alles, maar dan ook écht alles, eruit. Op het papier graag.

Alles dat in je opkomt schrijf je op, van onafgeronde klusjes die maar blijven liggen tot documenten die nog gedigitaliseerd moeten worden. Dat grote project? Zet het erbij. Die ene mail versturen? Prop hem ertussen. Als we zeggen alles, bedoelen we ook alles.
Denk je dat je de hele mikmak hebt? Think again. Om er zeker van te zijn dat je niets over het hoofd hebt gezien, ga je deze triggerlijst Stap. Voor. Stap. Na.
Die torenhoge stapel op je bureau, de post-it’s die op je monitor plakken én die mails in je inbox die er al veel te lang staan – Ook die moeten eraan geloven! Alles waar informatie, afspraken of verborgen taken op staan, zet je op je ‘gedachtendumplijst’.

Stoppen doe je pas wanneer je zeker weet dat je alles hebt opgeschreven! En..? Valt het mee of is het toch meer dan dat je verwacht had? We gokken het laatste.

Nu je een overvolle lijst hebt met onafgeronde zaken, zakt de moed je misschien in de schoenen; hoe ga je dit in hemelsnaam aanpakken? Ontspan, zo meteen leer je alles over hoe je dit in goede banen leidt, van prioriteiten stellen tot inplannen van taken!

Eerst zul je er een gewoonte van moeten maken om regelmatig je hoofd te legen;

Tip 3 Ga regelmatig na waar jouw aandacht ligt

Er zijn natuurlijk periodes die drukker en stressvoller zijn dan normaal. Merk je dat de onrust en stress weer je hoofd binnensluipt? Krioelt het er opnieuw van de onafgeronde taken? Voorkom het door er regelmatig even een bezem door te halen:

Neem bijvoorbeeld iedere vrijdagmiddag 20 minuutjes de tijd om je hoofd leeg te maken met een mini-gedachtendump. Zie het als wekelijkse onderhoud, zo krijg jij jouw overzicht weer up to date. Plan het in je agenda of zet het als een herinnering in je telefoon, hoe jij je er zelf ook aan herinnert: herhaal en maak er een gewoonte van!
Of doe het zoals genie Bill Gates en neem een ‘Think-Week’; een week lang weg van de bewoonde wereld om alles op een rijtje te zetten! (Een ‘Think-Day’ mag natuurlijk ook! Neem een vrije dag en ga je prioriteiten na; zijn er zaken bijgekomen en zijn de vorige nog relevant?)

Sta dus regelmatig even stil bij zaken die jouw aandacht vragen en breng ze opnieuw in kaart, zo heb je een duidelijker en overzichtelijker beeld van wat er in je eigen leven speelt.

Tip 4 Houd je hoofd leeg met Braintoss

Het afscheidsfeestje van je collega dat jij moet organiseren of die memo die je nog moet rondsturen: allemaal zaken die je ineens onverwacht op je pad komen en waar je later wellicht wat mee moet of wilt doen. Je hebt natuurlijk niet overal je ‘Gedachtendump-papier’ bij je. Waar sla je deze zaken dan even tijdelijk op?

Gebruik de app ‘Braintoss’. Met deze app sla jij snel en moeiteloos zaken op die je niet moet vergeten. Bij thuiskomst voeg je ze gemakkelijk toe aan je gedachtendump. Hij is integreerbaar met Evernote, Todoist, Wunderlist, noem het maar op. Simpel een memo invoeren (of inspreken!) en je parkeert de taak thuis op de ‘gedachtendump’, zodat je er later iets mee gaat doen!

Tip 5 Altijd druk? Verander je mindset!

Oké, je hebt dus ontzettend veel te doen en die ‘gedachtendumplijst’ is daar het bewijs van. Natuurlijk kun jij je daardoor opgejaagd voelen, al niet gestresst. Bekijk het echter eens anders: een volle agenda betekent een ‘vol’ leven. Die belangrijke documenten betekenen dat je een baan hebt met verantwoordelijkheden. Die verjaardagen zou je niet hebben als je geen familie en vrienden had.

Druk zijn voelt niet altijd fijn en een gevoel van haast zorgt voor stress, maar hoe zou jij je voelen als je dit allemaal niet had? Waardeer je drukke schema en je drukke leven dus iets meer. Leer er echter bewuster mee om te gaan door beter je tijd te managen, zo houd je tijd over voor zaken die er écht toe doen.

Nu je een overzicht hebt van alles waar jouw aandacht heen gaat, is het een kwestie van prioriteiten stellen; waar wil ik wel mijn tijd in stoppen en wanneer is het tijd om zaken uit handen te geven?

[Time management tips om prioriteiten te stellen]

Vaak ben je de hele dag bezig met ad hoc zaken die op je afgevuurd worden, zo snel mogelijk af te handelen. Omdat alles dringend en belangrijk lijkt, handel je daarom elke taak apart af in plaats van er onderscheid in te maken. Dat is niet alleen heel inefficiënt en vermoeiend; je komt er vaak achteraf achter dat de de verkeerde keuzes hebt gemaakt. Deze time management tips zorgen ervoor dat dat niet meer gebeurt.

Tip 6 Leer welke zaken prioriteit hebben

Eisenhower pakte dit probleem heel slim aan. Deze doorgewinterde generaal bedacht een simpele en effectieve manier om met zijn projecten en taken om te gaan. Hij kreeg meer gedaan in minder tijd door prioriteiten te stellen. Hoe? Met de, naar zichzelf vernoemde, ‘Eisenhower Model’:

Zoals je ziet, sorteer je op deze wijze heel simpel taken en projecten op basis van urgentie en hoe belangrijk ze voor je zijn. Zo krijg jij een beter overzicht van waar jij het beste jouw kostbare tijd aan kunt besteden.

Bekijk het simpel: jouw taken, projecten en verplichtingen kunnen 2 dingen zijn:

Wél belangrijk. Jij moet er iets mee doen, nu of op de lange termijn.
Niet belangrijk. Jij hoeft er niet iets mee te doen. Het kan gedelegeerd of geschrapt worden.

Eenvoudig, toch? Laten we iets dieper op deze time management tip induiken:

Belangrijk: nú of op de lange termijn doen

BOX I Dringend & belangrijk

Is de taak dringend (het kan niet wachten) én belangrijk (het is van belang dat het gebeurt)? Geef deze zaken dan een plekje in box I.

Denk aan: een groot conflict dat zojuist is uitgebroken met een belangrijke klant en dat jij zo snel mogelijk moet sussen.

Je laat alles uit handen vallen om deze taak nu (of zo spoedig mogelijk) te doen.
Deze zaken hebben voorrang op al jouw andere verplichtingen.
Iemand raakt serieus in de problemen als deze zaken niet zo spoedig mogelijk worden opgepakt.
Bestaat er geen mogelijkheid om deze zaak meteen te behandelen, dan wordt deze met de hoogste prioriteit op jouw takenlijst geplaatst.

BOX II Niet dringend, wél belangrijk

Een taak die zeker belangrijk is, maar nu niet acuut afgehandeld hoeft te worden, wordt geplaatst in box II.

Denk aan: een nieuw product wordt dit jaar gelanceerd en jij bent verantwoordelijk voor de campagne. Het is zeker belangrijk dat het op tijd afkomt, maar het hoeft niet allemaal in één dag.

Dit zijn zaken die alleen jij kunt doen. Het hoort bij je functieomschrijving of binnen jouw teamrol.
Hoewel ze niet direct afgehandeld hoeven te worden, mogen ze onder geen enkele voorwaarden worden vergeten.
Dit zijn veelal jouw MIT’s: ze krijgen voorrang op andere, minder belangrijke, (ad hoc)zaken en worden ingepland in jouw agenda of takenlijst.

Niet belangrijk: delegeren of schrappen

BOX III Niet belangrijk, wél dringend

Zodra een taak niet enorm zwaar weegt (niet belangrijk), maar dat het wel binnen enige tijd moet gebeuren (dringend), krijgt het een plekje in box III.

Denk aan: het regelen van de locatie voor de volgende partnersvergadering. Er moeten nog enkele telefoontjes gepleegd worden en details moeten worden kortgesloten.

Deze zaken hoeven niet per sé door jou uitgevoerd worden en kunnen dus gedelegeerd worden. (Denk aan een secretaresse, maar ook een extern bedrijf dat je ergens voor inhuurt.)

BOX IV Niet dringend & niet belangrijk

Taken die niet noodzakelijk zijn (niet belangrijk) en ook niet a la minute opgepakt hoeven te worden (niet dringend), komen in de laatste categorie: box IV.

Denk aan: het checken van je social media of televisie kijken.

Deze zaken zijn vaak de boosdoeners die onnodig veel kostbare tijd van je opslokken.
Alleen zodra je werkelijk tijd over hebt, kunnen deze aan bod komen.
Het verstandigste is ze in hun geheel te schrappen.

Wat kun je hier nou van leren? Allereerst dat jouw focus moet liggen box I en box II; dat is waar jij je, als je een productieve dag wil hebben, mee bezig moet houden. Al die andere zaken, box III en IV dus, leiden je vaak alleen maar af. Besteed deze uit aan anderen of elimineer ze.

Tip 7 Prioriteer je gedachtendump in 3 stappen

Dringend, belangrijk? Jij begrijpt nu hoe de vork in de steel zit. Pas deze time management tips dus zelf toe met die gedachtendump die je eerder hebt opgesteld. Pak die er eens bij. Ga nu taak voor taak, project voor project af en kijk kritisch wat er mee moet gebeuren.

1. Stel jezelf eerst 3 vragen:

Wat zijn mijn belangrijke taken/projecten op dit moment?
Welke acties kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?
Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?

2. Plaats vervolgens je taak in het ‘Eisenhower-model’:

Dringend én belangrijk? Doe het nu meteen
Belangrijk maar niet dringend? Plan het in je agenda of zet het op je takenlijst.
Dringend maar niet belangrijk? Kijk of je iemand anders de taak uit kunt laten voeren.
Niet dringend én niet belangrijk? Schrap het van je lijst.

3. Ga ermee aan de slag:

This is where the real magic happens. Hier ga je namelijk je taken verdelen in een waterdicht timemanagement-systeem. Hier komen we later op terug!

Wat nu belangrijk is, is dat jij voortaan niet telkens zo’n volle lijst met taken hoeft te verwerken. Hoe? Door je grenzen beter aan te leren geven;

Tip 8 Zeg voortaan vaker “nee” en krijg de regie terug over je leven

Zeg jij op elk project dat je voorgeschoteld krijgt “ja”? Eigen schuld, want op deze manier blijven activiteiten en verplichtingen zich opstapelen. Het zorgt ervoor dat jij chronisch druk blijft én daarnaast houd jij je bezig met zaken die je wellicht geeneens leuk vindt. “Nee” zeggen is de enige manier om de regie over je dagelijks leven terug te krijgen.

Kijk daarom eens kritisch naar jouw grootste tijdslurpende verplichtingen. Zaken die belangrijk, dringend of alleen door jou uitgevoerd kunnen worden, laten we even buiten beschouwing. Deze doe je omdat ze bijvoorbeeld bij je functieomschrijving horen. De rest? Voel je er geen gierend enthousiasme bij? Zeg “nee” en stop met je kostbare tijd erin te steken.

Hoe?

Wil je het niet doen?

Draai er niet omheen. Vraagt jouw collega of je ‘even’ dat verslag kunt doorlezen? Laat allereerst merken dat je daar niet direct enthousiast over bent. Gebruik een korte stilte, tel voor jezelf tot 3 en zeg dan heel simpel: “Nee.”
Geef een alternatief. Door een andere oplossing aan te dragen, heeft jouw collega toch nog het gevoel alsof je behulpzaam bent geweest.

“Nee. Ik kan niet het verslag doornemen, maar ik weet dat de stagiair graag inzicht wil krijgen in het werkproces. Misschien kun je het hem laten doen?”

Wil je het wel doen, maar niet nu?

Verschuif het. Als je het eventueel wel op een later tijdstip wil doen, kun je dat aangeven:

“Nee. Nu even niet, maar ik kan er wel vanmiddag naar kijken.”

Stel prioriteiten. Wil je het zeker doen, maar komt hierdoor jouw hele planning in het geding? Herinner je collega er dan gewoon even aan dat je planning al volstaat, en dat hierdoor een andere taak verschoven zal moeten worden.

“Misschien. Ik zal hierdoor met andere prioriteiten op mijn planning moeten schuiven. Wat wil je graag als eerste gedaan hebben?”

‘Nee’ zeggen moeilijk? Niet als je het op deze diplomatieke wijze doet. Ongeacht of het zaken betreft in de privé- of zakelijke sfeer, ‘nee’ zeggen is een toverwoord dat ervoor zorgt dat jij de baas bent over jouw eigen tijd. Heb je in het verleden helaas te vaak ‘ja’ gezegd en zit je hierdoor opgezadeld met een te hoge werkdruk? Geef het aan:

Tip 9 Maak je werkdruk bespreekbaar

Staat je ‘gedachtendump-lijst’ vol met allerlei zaken die niet écht bij je functie horen, maar waarvan jouw baas toch verwacht dat ze gedaan worden? Zwoeg je na werktijd nog door omdat anders écht dat ene project niet afkomt? Wellicht heb je dan te maken met een te hoge werkdruk.

Vervelend, zeker, maar niets wat niet opgelost kan worden. De eerste gedachte die waarschijnlijk bij je opkomt, is dat je het vooral niet moet aankaarten bij je baas. Hij zou kunnen denken dat je de taken niet aankunt of onverantwoordelijk bent. Niets is minder waar;

“Nee zeggen tegen een hoge werkdruk is het tegenovergestelde van falen. Het is voorkomen dat je faalt.”

Neem dus het initiatief, zet je baas om de tafel en geef het in 3 stappen aan:

1. Benadruk de bedrijfsvisie

Je hoeft geen betoog te houden over de visie van het bedrijf, maar je kunt wel aangeven dat de organisatie bijvoorbeeld een zo hoog mogelijke kwaliteit wil leveren:

“Ik weet dat onze organisatie staat voor een constant niveau van kwaliteit. Daar kan ik me 100% in vinden…”

2. Benadruk het drukteprobleem

Het is onmogelijk om dag in, dag uit perfectie te leveren. Geef aan dat de werkdruk jouw functioneren in de weg zit:

“… ik merk de laatste tijd echter dat de werkdruk zo hoog is en dat het nastreven van deze kwaliteit op de achtergrond is komen te liggen. Dat voelt verkeerd…”

3. Kom met de oplossing(en)

Ten slotte leg jij een aantal oplossingen voor waarmee je het probleem aan zou kunnen pakken:

“…Om dat probleem op te lossen en mijn werkdruk te verlagen, denk ik dat het slim is om [taak x] vanaf nu elk kwartaal uit te voeren in plaats van elke maand.”

Je hebt nu niet alleen de kwestie ter sprake gebracht, maar je hebt ook laten zien dat je met je baas en de organisatie meedenkt. Je baas zal je er heus niet minder voor aanzien en zal zelfs waarderen dat jij de verantwoordelijkheid hebt genomen om dit punt bespreekbaar te maken.

Tip 10 Communiceer over wat je (wél) gedaan hebt

De taken waar jouw functie eigenlijk om draait? Benut ze! Scoor extra punten scoren bij je baas én help daarmee jouw carrière een handje: zet jezelf in de spotlight (Het mag best eens.):

Stuur je baas op vrijdagochtend een mail. Geen memoir, maar een korte boodschap waaruit blijkt wat je deze week hebt gedaan en wat je daarmee hebt bereikt. Zo heb je niet alleen voor jezelf een mooie terugblik op je resultaten, maar krijgt jouw leidinggevende een beter beeld van het werk dat je werkelijk verzet hebt.

Tip 11 Zeg “ja” tegen de juiste zaken

Blijf je het nu toch lastig vinden om in te schatten wanneer je ‘nee’ moet zeggen omdat sommige zaken nou eenmaal niet altijd een sterk gevoel van enthousiasme met zich meebrengen? Bekijk, voordat je nieuwe projecten of taken aanneemt, ze eens door jouw rationele bril in plaats van die ene roze.

Besef dat je niet alles kan en moet (en dat dat oké is.) Carrière maken, een geweldige ouder zijn, massa’s vrienden hebben en daarnaast ook nog eens je hele to-do lijst afgerond hebben? Zeker een mooi doel, maar onthoud dat meer niet pertinent beter betekent. Kies daarom voor minder, maar ga ervoor.
Doet er zich een mooie kans voor, maar blijf je piekeren en dubben of deze prioriteit nog wel een plekje kan krijgen in jouw drukke schema? Doe een simpele ‘pro-and-con’-lijst. Je weet wel, alle voor- en nadelen tegen elkaar opwegen. Ouderwets? Misschien, maar wel effectief. Probeer deze ‘vernieuwde’ manier eens:

Papier, pen? Check!
Schrijf aan de linkerkant alle voordelen op
Geef deze voordelen elk een score tussen de 1 en 10. Hoe hoger het cijfer, hoe belangrijker het onderdeel voor jou is.
Aan de andere rechterkant schrijf je…, juist, de nadelen op.
Geef ook deze een score mee, maar let op: in dit geval betekent een 10 “onoverkomelijk nadelig” en 1 “een beetje vervelend”
Tel nu de scores bij elkaar op. Hier komt de truc: is de positieve score minstens het dubbele van de negatieve score, dan interpreteer je dit als een volmondige ‘Ja!’. Verschilt het niet veel of ligt ‘tegen’ ver voorop, lekker aan je voorbij laten gaan!

Een simpele, maar zwaar onderschatte manier om voor jezelf uit te vinden of die ene nieuwe taak of verplichting een plekje verdient op jouw haast overvolle ‘gedachtendump’-lijst.

En nu?

Natuurlijk is iedereen druk, maar hopelijk heb je na deze time management tips een verschil gezien in werkelijk druk zijn en je quasi bezighouden met zaken die, om het zo maar even te zeggen, eigenlijk totaal nutteloos zijn.

Jouw takenlijst dus vullen met zaken puur omdat ze belangrijk voelen, is niet meer aan de orde. Jij weet wel beter met deze time management tips: vanaf nu bekijk je iedere taak kritisch, zoals die goede man Eisenhower dat ook zou doen, zeg je eerder “nee” en weeg je zaken eerst rationeel af.

Wat overblijft zijn projecten en verplichtingen waarbij je goed voelt én die bijdragen aan het kostbaar besteden van je tijd. – Zolang je ze goed managed, natuurlijk.

[Time management tips om projecten en doelen te managen]

Jouw ‘gedachtendump’-lijst staat vol klussen die je graag afgerond wil hebben (en als het even kan vóór het eind van deze maand!). Laten we je even uit je droom helpen met de time management tips: als jouw onrealistisch tijdsbesef er niet voor zorgt dat projecten stil komen te liggen, is het je onvermijdbare uitstelgedrag wel.

Laten we daarom even met beide voeten terugkomen op de aarde en op een realistische wijze kijken naar hoe je nou die klussen aanpakt met deze time management tips:

Tip 12 Maak onderscheid tussen projecten en taken

Allereerst zul je wel het verschil moeten weten tussen de twee, een project of een taak:

Een project is in feite alles wat je doet dat uit meer dan één taak bestaat. Het zijn zaken waar je verantwoordelijk voor bent of die je bezighouden. Het is een bundeling van verwante taken waarvan je hetzelfde eindresultaat verwacht.

Een project kan groot zijn (Het bedenken en uitvoeren van een nieuwe marketingstrategie, bijvoorbeeld 21 taken),
maar ook klein (feedback geven op een offerte, bijvoorbeeld 3 taken.).

Taken zijn simpelweg de dingen die je doet om een project uit te voeren of af te ronden. Ook deze kunnen natuurlijk variëren in grootte, maar in totaal onderscheiden wij, bij Tijdwinst, ze in 4 soorten:

Grote taken: taken die langer duren dan 30 minuten
Kleine taken: taken die korter duren dan 30 minuten
Wachten op: zaken waarbij jij de verantwoordelijkheid draagt dat ze gedaan worden, maar waar jij nog op wacht terwijl een ander ze uitvoert.
1 op 1: zaken die je op een later tijdstip wil bespreken of vragen aan een bepaald persoon of groep.

Waarom is taken onderscheiden handig? Allereerst geeft het jou een beter overzicht waar jij op dit moment je aandacht aan kunt besteden. Ten tweede schrikken immense projecten je alleen maar af. Door ze onder te verdelen in hapklare brokken tackle jij eerder dat nieuwe project én rond je het sneller af. Maak taken daarom zo simpel mogelijk met de volgende time management tips:

Tip 13 Haal de complexiteit uit grote projecten met de A4-methode

Lijkt dat vage project in eerste instantie een berg waar je tegenop kijkt? Maak het tastbaar en praktisch door de foolscap-methode te gebruiken, of vrij vertaald: de A4-methode. Het is toepasbaar op elk groot project en idee, dat nog geen duidelijke vormen heeft en waarbij je niet zo goed weet waar je moet beginnen of waar je naartoe aan het werken bent.

Hoe werkt het?

Verdeel je A4 in 3 gelijke delen
Verdeel je project of idee in 3 delen
Beschrijf de start in het bovenste vak, het tweede deel in het middelste gedeelte en het gewenste eindresultaat, vanzelfsprekend, in het onderste vak.

Natuurlijk is je project uitgebreider en ingewikkelder, maar hoe complex je project ook is, het terug brengen naar 3 basis-elementen maakt het juist overzichtelijk en minder lastig. Nu is jouw begin duidelijk en weet je waar je naartoe werkt. Je hebt zowaar een einddoel:

Tip 14 Weet wat je wilt bereiken: definieer je einddoel

Begin door het einddoel nog concreter voor jezelf te maken. Wees daarbij zo realistisch mogelijk. Pas zodra jij jezelf aan het eind van de dag de vraag kunt stellen. “Heb ik [doel x] vandaag behaalt?” weet je dat je een concrete uitkomst op papier hebt staan.

Hoe maak je de eindstreep duidelijk?

Bedenk hoe het project er afgerond uitziet. Waar bevindt zich voor jou de eindstreep? Zit er een deadline aan vast? Jezelf dit soort vragen stellen, geeft duidelijkheid.

“Vóór 30 maart moet de marketingcampagne ingeleverd zijn bij mijn leidinggevende”

Bedenk wanneer het voor jou klaar is. Je kunt oneindig doorgaan aan een project, vooral als je nogal een perfectionist bent. Bedenk daarom vooraf wat voor jouw de definitie van een afgerond project is.

“Het project is afgerond zodra mijn leidinggevende er een handtekening onder heeft geplaatst. Het verder afhandelen met klant X is niet mijn verantwoordelijkheid.”

Bedenk hoe de recensie er uit zou zien, als er een geschreven werd. Misschien een niet voor de hand liggende tip, maar het geeft jouw een duidelijk beeld van jouw achterliggende missie en wat je precies wil neerzetten met dit project.

“Mijn project gaf een vernieuwende kijk op problemen waarmee we eerder vastliepen. De creatieve aanpak zorgde ervoor dat we klant X uit een totaal andere hoek konden benaderen.”

Jij hebt nu een concreet einddoel vastgelegd. Je weet wat je wil en wanneer je het wil. Tijd op de tussenstappen kort te sluiten;

Tip 15 Definieer je acties

Goed, je hebt nu je jouw (vage) project in grote lijnen op papier staan. Geef er nu tactisch invulling aan door het project in nog kleinere stukken te hakken.

Alsook hier wil je haalbare en concrete doelen stellen. Maak de taken zo klein mogelijk dat je er dagelijks aan kunt werken, maar voorkom dat je ze zo minuscuul maakt dat je het complete overzicht verliest.

Bijvoorbeeld:

Taak 1: Intakegesprek klant X

Taak 2: Team samenstellen werkgroep

Taak 3: Eerste proefdruk klaar hebben

Taak 4: Proefdruk presenteren klant X

Taak 5: Enzovoort.

Nu je de ‘finishlijn’ en de ‘pitstops’ hebt bepaald, kun je deze toevoegen aan het project. Zo krijgt jouw project steeds meer vorm en is het minder angstaanjagend om eraan te beginnen. Want ja, werkelijk starten, dáár ligt vaak het probleem.

Tip 16 Maak de eerste stap zo concreet mogelijk

De meeste projecten komen nooit van de grond door het gebrek aan een start. De stap zetten om te beginnen, is vaak lastig. Onze oplossing? Maak hem zo simpel mogelijk!

Terwijl je tussenstappen niet zo klein mogelijk wil maken, doe je dit bij de eerste stap wel. Breek de taak af in de meest simpele handeling die je maar kunt bedenken:

Wil je hardlopen weer oppakken? – Installeer de app Runkeeper en stel je doelen in.

Die lastige presentatie voorbereiden? – Verzamel alvast alle informatie die je nodig hebt om aan de slag te kunnen.

Maak het jezelf zo makkelijk dat je het niet aan jezelf verkocht krijgt om de handeling niet te doen.

Op deze manier heb je niet alleen even een project concreet gemaakt, je hebt tevens je einddoel bepaald, de stappen er tussenin én het begin zo laagdrempelig gemaakt dat niets jou nog kan tegenhouden dat project tot een succesvol eind te brengen.

Natuurlijk kun je het niet helpen dat je nu vol enthousiasme staat te springen om te beginnen, maar loop niet te hard van stapel:

Tip 17 Aan het projecten beginnen? – Zet die roze bril af!

Alles dat nieuw is, is spannend, tuurlijk. Toch wil je niet head first dat project induiken om er vervolgens op uitgekeken te raken. Verkeerde of te hoge verwachtingen werken namelijk uitstelgedrag in de hand en dat wil je voorkomen!

Wees daarom allereerst realistisch over de uitkomst van het project. Natuurlijk is het heerlijk om utopisch te dagdromen over wat er allemaal mogelijk zou kunnen zijn, maar te sterke verwachtingen kunnen op den duur voor weerstand zorgen.
Werk daarom liever aan je doel of project vanuit toegevoegde waarde. Denk niet te zeer aan het ultieme eindresultaat, maar werk vanuit de gedachte wat het jou zal brengen.
Voorkom daarnaast teveel impulsiviteit die leiden tot ‘sidequests’. Vaak is het al een stap om überhaupt aan dat project te beginnen, saboteer jezelf dus niet door je teveel af te laten leiden door randzaken.
Voorzie complicaties. Hoewel je natuurlijk denkt dat alles van een leien dakje zal gaan, kom je er vaak niet onderuit: knelpunten en obstakels. Hoezeer je het bijltje er dan bij neer wil gooien, er is geen reden voor paniek. Houd er bij aanvang gewoon rekening mee dat er altijd wel dingen fout zullen gaan.

“Anything that can go wrong, will go wrong” – Murphy’s Law

Wanneer jij jouw gestelde doelen wil behalen, zul je realistisch moeten zijn. Juist als je het project te rooskleurig inschat, ben je eerder geneigd het uit te stellen. De uitkomst, het proces en voornamelijk de tijd die je er in moet steken, overschat je namelijk nogal snel. Krijg hier een beter zicht op door de volgende time management tips;

Tip 18 Wees realistischer over hoeveel tijd een iets nodig heeft

“Dat heb ik zo gedaan”, denk je bij jezelf zodra je aan een taak begint. Twee uur later zit je er nog aan, alleen nu gefrustreerd. Om uitstelgedrag bij volgende taken te voorkomen, zul je daarom niet optimistisch, maar realistisch met je tijd om moeten gaan. Houd daarom eens bij hoe lang een taak werkelijk duurt en voorkom teleurstelling door de volgende time management tips.

Registreer je tijd met Toggl. Deze handige app houdt gemakkelijk bij waar jouw tijd op een gemiddelde dag naartoe gaat. Telkens wanneer jij een taak start, zet je de ingebouwde timer aan en Toggl houdt voor je bij hoelang je ermee bezig bent geweest.

In werkelijkheid ben je namelijk altijd langer bezig dan wat je in eerste instantie dacht. Neem daarom, bij het inplannen van de eerstvolgende taak, 20% extra tijd dan wat jij in eerste instantie denkt nodig te hebben. Zo voorkom je teleurstelling bij jezelf, maar ook anderen.

Je wil niet richting de deadline van een project nog avonden van te voren zwoegen om het af te ronden. Het is daarom reuze belangrijk om een realistische kijk te hebben op het werk én de tijd die in een project gaat zitten. Anders zou het alleen maar kunnen leiden tot uitstelgedrag;

[Time management tips om uitstelgedrag te voorkomen]

Denk je dat als grote genieën zoals Steve Jobs en Edison zo ver gekomen zouden zijn als ze op de bank waren blijven zitten? Natuurlijk niet! “Ja, maar zij hebben buitengewoon talent en een onuitputtelijke bron wilskracht!” Nee hoor, zij zijn niet direct verschillend van jou en mij. Waar zij wel in uitblinken? Uitstelgedrag het hoofd bieden!

… maar dat kun jij ook, met deze time management tips:

Tip 19 Tem je reptielenbrein

Even je Facebook tijdlijn checken, voor de zoveelste keer je mailbox openen en misschien toch maar even de keuken poetsen. Er zijn zoveel taken te verzinnen die je kunt doen in plaats van de dingen die je eigen op dit moment zou moeten doen. Niet jouw schuld hoor, maar van je reptielenbrein:

Je reptielenbrein is het impulsieve gedeelte van je brein. Jij ziet een melding verschijnen op je telefoon en zijn eerste reactie is: “KIJKEN”. Afleiding en uitstelgedrag volgt. Onderdruk deze impulsiviteit en houdt daarmee jouw uitstelgedrag in bedwang. Tem je ‘reptielenbrein’ en geef meer aandacht aan je ‘logisch brein’:

Logisch redeneren, daar heeft jouw reptielenbrein geen boodschap aan. Speel in op je eigen emoties: maak jezelf enthousiast of juist bang. “Wat gebeurt er als je dat verslag niet op tijd af hebt?” Een worst case scenario helpt de boel op gang.
Zorg voor social druk. Wanneer je verantwoording moet afleggen aan een ander, ben je sneller geneigd de taak af te ronden. Jouw reptielenbrein haat het namelijk om ergens op aangekeken te worden. Spreek dus met een collega of een vriend een deadline af waarin jij dat project afrond.
Zorg voor een omgeving zonder afleidende prikkels. Geluid uit de tv, een telefoon die trilt of dat facebook icoontje op in je browser, allemaal erg verleidelijk. Zorg ervoor dat alle ‘lokkertjes’ voor impulsieve acties uit het zicht verdwijnen.

Je brein werkt niet altijd logisch. Erkennen dat er een instinct aanwezig is (die liever leuke dingen doet dan lastige), is daarom de eerste stap naar bewustwording dat uitstelgedrag nou eenmaal een natuurlijk gegeven is. Dat betekent niet dat je daarom het bijltje erbij neer moet gooien. Tem je innerlijke reptiel met behulp van de volgende time management tips:

Tip 20 Begin gewoon

Simpeler kunnen we het niet zeggen. Of ja, we. Richard Branson zei het. Blijf jij die taak maar steeds uitstellen omdat je bang bent voor de uitkomst of de weg er naar toe? Het enige wat deze gedachten voedt is jouw verlamming. Stop dus met lang peinzen en allerlei ‘ja, maar…’-scenario’s uit te denken:

Denk in mogelijkheden. Niet “Ja, maar..”, maar “Wat als…”.
Denk in creatieve oplossingen. Niet “De oude manier heeft altijd gewerkt”, maar “Wat gebeurt er als we dit proberen…”
Wees niet bang om te falen. Niet “Dit is mislukt.”, maar “Hoe wat kan ik hiervan leren?”

Kortom, begin gewoon. Niets doen zal nooit vooruitgang met zich meebrengen. Doen is de sleutel tot meer gedaan krijgen!

Tip 21 Herinner jezelf aan je doelen

Natuurlijk komen die grote doelen en projecten wel eens aan de zijlijn te staan. Je hebt het druk op je werk, je sociale leven vraagt momenteel veel van je en je droom om je eigen invloedrijke blog te starten, schiet er dan nog wel eens bij in. Deze projecten, zonder eindstreep, deadline of iemand die je achter de vodden aanzit, zijn dan erg kwetsbaar voor uitstelgedrag.

Door jezelf er regelmatig aan te herinneren dat je nog een groter een groter doel voor ogen hebt, blijf jij jezelf motiveren. Hoe? Met een brief!

Nee, geen handgeschreven brief die je bewaard onder je kussen en dagelijk doorleest. Die raak je kwijt of je vergeet dat hij überhaupt bestaat. Je stuurt jezelf een digitale brief met Futureme.org!

Een herinnering aan wat jij jezelf had voorgenomen of simpelweg jouw lange-termijn visie, Futereme stuurt jou, op een nader te bepalen datum in de toekomst, een bericht aan je toekomstige zelf. Zo herinner jij jezelf aan je doelen en geef jij jouw future you een schop onder de kont.

Tip 22 Zorg voor het Zeigarnik-effect

Natuurlijk hartstikke verleidelijk om, terwijl je met dat project zonder deadline bezig bent, even pauze te nemen. Die pauze wordt een uur, dat uur veranderd in een dag en voordat je het weet, heeft 2 weken geen haan naar dat project gekraaid. 1-0 voor jouw uitstelgedrag! Pas het Zeigarnik-effect toe op je werk en voorkom dit.

Wat is het precies? Even kort door de bocht genomen, blijven onafgeronde zaken door je hoofd spoken en krijgt je brein pas rust zodra je deze hebt afgesloten. Een beetje zoals die Netflix-serie die je bingewatched omdat je echt wil weten hoe het afloopt. Ook dit kun je toepassen op dat project.

1. Zet de eerste stap en kijk niet verder dan 60 to 90 minuten vooruit

Weet je nog die eerste stap die je zo klein mogelijk hebt gemaakt en hebt afgebroken tot één simpele handeling? Begin daarmee. Combineer dit met een door jezelf vastgesteld tijdvak waarin je al de eerstvolgende pauze hebt vastgesteld. Zodra je begint zet je de timer op 60 of 90 minuten en werk je ongestoord aan je eerste en eventueel volgende taak. (Niet stiekem tussendoor je telefoon checken!)

2. Laat het Zeigarnik-effect zijn werk doen

Voor de tweede stap hoef jij zelf vrij weinig te doen. Dit laat je over aan je brein. Nu jij eenmaal begonnen bent aan die taak, wil je brein niets liever dan de gestarte en onafgeronde zaak afmaken. Het liefste wil je nu zonder pauze eraan doorwerken, maar wacht!

3. Onderbreek je workflow alleen voor pauze momenten

Een pauze nemen is namelijk een cruciaal onderdeel in het werkproces. 90 minuten gewerkt? Neem een pauze van 10 tot 15 minuten. Op deze manier neem jezelf even rust, kan je brein zaken verwerken en stoom je het klaar voor de volgende sessie van 90 minuten.

Laat je brein dus het werk doen en als je dan toch bezig bent je brein te hacken:

Tip 23 Belazer je brein met een klus die nog meer weerstand oproept

Nog zo’n leuke manier om je eigen brein in te zetten om je uitstelgedrag te verslaan, is door door het voor de gek te houden. Nee, geen goocheltrucjes of illusies, maar keiharde wetenschap:

Wat doe je namelijk zodra je werk uitstelt? Je laat je door kleine en onnozele taakjes tegenhouden en werkt niet aan dat project waar het echt om draait. Deze ‘high-performance-goal priming condition’ herken je vast: je huis is prachtig opgeruimd en van boven tot onder gepoetst vlak voor die grote deadline waar je tegenop ziet. Deze nare gewoonte kun je omzetten naar een productiviteitshack:

Je hoeft je brein alleen maar te laten denken dat je productief bezig bent. Door een enorme, bijna onmogelijke, taak op je takenlijst te zetten, verplaatst je jouw uitstelgedrag.

Die offerte opstellen lijkt ineens minder lastig en angstaanjagend als een enorm doel als ‘Chinees leren’ er naast staat. Dit ‘gestructureerd uitstellen’ is een slimme manier om jezelf te motiveren wel aan die taak te beginnen. Daar gaat het namelijk voor mis: een gebrek aan motivatie en wilskracht:

Tip 24 <atitle=”Last van uitstelgedrag? Voorkom beslissingsmoeheid” href=”https://timemanagement.nl/uitstelgedrag/”>Voorkom beslissingsmoeheid

Je brein maakt gedurende de dag overal beslissingen over: wel of geen jas aan? Wat eet ik als lunch? Neem ik een paraplu mee? Koffie met melk? Of toch liever thee? Dit put je brein uit. En wat doet een uitgeput brein? Precies, dingen uitstellen. No way dat jij op het eind van de dag nog zin hebt in dat rondje hardlopen dat jij jezelf voor nam. Bankhangen it is.

Naarmate de dag vordert ga jij dus steeds meer van slimme en optimale beslissingen, naar luie, ongezonde en tijdverspillende keuzes. Hoe voorkom je dit gebrek aan motivatie en wilskracht? Je zal zuiniger met de belastingscapaciteit van je brein moeten omgaan; minder keuzes maken, dus.

Hoe? Door meer gebruik te maken van vaste gewoontes en routines.

Beslis van tevoren wat je gaat doen. Laten we een simpel voornemen nemen: jij wil meer sporten. Waarschijnlijk kun jij nu 101 smoesjes verzinnen om het nu, op dit moment, niet te doen: je hebt het druk, je sportbroek zit in de was, ga zo maar door. Beslis daarom nu wanneer je het wel gaat doen en hoe vaak. Donderdagavond vrij? Prima. Twee keer per week? Oké.
Plan tijd in je agenda om dit uit te voeren. Maak er bewust tijd voor vrij, zo staat het vast, houd je er rekening mee en hebben ad hoc zaken minder snel de kans jouw voornemen te dwarsbomen.
Probeer je gewoonte een week uit en pas aan. Nu je deze week twee keer bent gaan sporten, merk je dat donderdagavond toch niet het ideale moment is om te gaan: het is er te druk en je had geen energie meer over voor die concentratietaken op vrijdagochtend. Pas daarom aan waar nodig. Zijn zondag en woensdag dagen die beter schikken? Plan het opnieuw in je agenda en kijk hoe dit gaat.
Herhaal. Een routine is pas een routine als je het herhaalt. Blijf het dus volhouden en houdt je trouw aan je voornemen door bijvoorbeeld de Chain Methode te gebruiken. (O, en langer dan 21 dagen graag! De fabel dat je na 21 dagen een een actie hebt omgetovert tot een gewoonte klopt niet.)
Voeg nieuwe routines toe. Merk je dat het goed gaat? Voeg, nu je motivatie hoog is, meteen een nieuwe gewoonte of routine toe: bijvoorbeeld naast sporten ook gezonder eten. Vooral als het nieuwe voornemen niet veel afwijkt van de ander, zul je deze makkelijker kunnen volhouden.

Voordat je het weet voert jouw brein zaken uit op de automatische piloot en hoef jij minder beslissingen te maken. Laat je brein dus minder hard werken en help ‘m een handje door een vaste routine te hanteren. Jij blij, je brein blij (én geen uitstelgedrag meer!).

Tip 25 Maak gebruik van gamification

Die schop onder je kont nog steeds niet genoeg om hem van de bank af te krijgen? Motiveer jezelf om aan dat lastige project te beginnen door er een spelletje van te maken. Boost je werk door 3 spelelementen toe te voegen aan je taken en projecten: uitdaging, motivatie en beloning. Met een playstation? Nope, met de volgende time management tips.

RescueTime. Gebruik de app RescueTime en houdt zonder veel goede bij hoeveel tijd je in productieve en niet zo productieve zaken steekt. Iedere week kun je bijhouden hoe productief je was en je zelf hiermee aansporen volgende week nog net iets beter je best te doen.

Het karmasysteem in Todoist. Ons favoriete takenmanager Todoist heeft nog een extraatje dat ervoor zorgt dat je nog iets gemotiveerder die taken af werkt: een karmasysteem. Door jouw dagelijkse to do’s uit te voeren, verdien je punten. Zo voelt dat afvinken van je taken nog beter.

Chains.cc. Houd je goede gewoontes vast door de app Chains.cc te gebruiken. Iedere dag dat jij je gewoonte uitvoert, verdien je een schakel. Het doel? De ketting zo lang mogelijk maken. Mis je 1 dag, jammer, maar geen man overboord. Je pakt de dag erna weer de draad op, zolang je maar niet meer dan 2 dagen mist!

De app stelt je verder in staat je vorderingen te vergelijken met andere die dezelfde gewoonte eigen willen maken. Motiverend!

The Email Game. Email verwerken saai? Niet als je het doet met The Email Game. Binnen een beperkte tijd verwerk jij je mail en speel jij een race tegen de klok. De prijs? Een lege inbox en een voldaan gevoel.

Spelletjes spelen stopt niet zodra je uit je kinderschoenen bent gegroeid. Het maakt je werk leuker én zorgt ervoor dat jij meer gemotiveerd bent om die saaie taak op te pakken.

Je hebt nu enkele manieren om er voor te zorgen dat je jouw projecten niet langer vooruitschuift. Ga ze nu inplannen zodat je ze ook daadwerkelijk uitvoert! Wel zo handig.

[Time management tips om te plannen vanuit een time management-systeem]

Hoe doorbreek je de oneindige cyclus van afleidingen en ad hoc zaken die jouw hele planning overhoop gooien? Door goed te plannen! Van je taken tot je ochtend, plannen is noodzakelijk zodra jij optimaal je tijd wil benutten. Leer het met deze time management tips:

Tip 26 Bepaal van te voren je MIT’s

‘Most Important Tasks’, dat betekent ‘MIT’s’. Wat is het precies en wat doe je ermee? Zoals de naam al zegt, zijn het jouw ‘meest belangrijke taken’. Die taken die jij vandaag of in ieder geval zo snel mogelijk gedaan wil hebben. Ze krijgen voorrang op al jouw andere taken.

Je hebt jezelf bij het prioriteren van je gedachtendump-lijst een aantal vragen gesteld. (“Wat zijn mijn belangrijkste taken/projecten?”, “Welke acties kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?” en “Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?”.) De taken en projecten die hierin naar naar voren kwamen, noemen we je MIT’s.

Niet alles kan natuurlijk even belangrijk zijn. Kies daarom elke avond maximaal 6 (haalbare) MIT’s waaraan jij de volgende dag wil werken.
Prioriteer de MIT’s op volgorde van prioriteit. Welke taak is het belangrijkst om morgen als eerste afgerond te hebben? Plaats deze bovenaan.
Bekijk kritisch hoe lang elke taak nodig heeft om uitgevoerd te worden. Dat ene uurtje kan in werkelijkheid twee uur in beslag nemen en wat dacht je van die ad hoc zaken die even tussendoor komen? Houd ook hier rekening mee.
Vervolgens plaats je jouw MIT’s in je takenmanager en agenda, dat leggen we zometeen uit.
Focus je de dag erna op het uitvoeren en afronden van de eerste taak en werk de lijst af.
Evalueer op het eind van de dag je voortgang en bekijk welke taken niet zijn afgekomen. Kunnen deze naar morgen verschoven worden?
Vul deze eventuele onafgeronde taken aan met nieuwe MIT’s, taken waaraan jij de volgende dag gaat werken. Actieplan voor morgen? Check!
Herhaal dit proces iedere dag en binnen no time zijn al die projecten afgerond!

En wanneer je het beste die MIT’s kunt uitvoeren? Op dit moment:

Tip 27 Begin met de meest vervelende taak: eat that frog

Nee, je hoeft niet letterlijk een kikker tijdens je ontbijt naar binnen te schrokken. Erger zou je dag niet kunnen worden. Dat is echter wel waar het omgaat:

“Wanneer je ‘s ochtends als eerste een springlevende kikker eet, kun je de dag beginnen in de wetenschap dat dat waarschijnlijk het ergste is dat je die dag zal overkomen.” – Mark Twain

Met het moeilijke, lelijkste en vervelendste beginnen, dus. Vaak zijn dat jouw belangrijkste taken voor die dag, ofwel je MIT’s. Zodra je die als eerste in de ochtend tackled, ben je er vanaf! Geen uitstelgedrag, geen stress dat je nog niet begonnen bent aan de taak, maar een gevoel van effectiviteit!

En als je twee moeilijke en lastige taken te wachten staan, eet dan eerst de lelijkste op! Bon appetit.

Tip 28 Benut je Golden Hour

‘s Ochtends die taken oppakken dus en die lelijke kikker eten, maar wanneer in de ochtend? Jouw ochtend begint bijvoorbeeld al om 6 uur terwijl anderen pas een oogje openen rond half 10. Ongeacht wanneer bij jou de haan kraait, het beste moment om aan die MIT’s te beginnen is in jouw Golden Hour.

De meningen zijn er nog over verdeeld, maar in principe spreken we dan over het eerste uur van je dag. Je bent dan op je productiefst en het is het moment om dingen gedaan te krijgen. Waar de meeste de fout maken is dat dit uur vaak gevuld wordt met andere zaken: je tanden poetsen, de kinderen naar school brengen en in de auto snel een appel eten. Zonde. In je Golden Hour zet je namelijk de toon voor de rest van de dag.

Sta dus vanaf nu 1 uur eerder op en benut de eerste 30 minuten door jezelf rustig op te laten starten. Mediteer, drink rustig je koffie en sla een krantje open. Op je gemakje.
Daarna neem je 10 minuten de tijd om je dag te bekijken. Wat staat er allemaal op het programma, welke taken moeten er afgerond worden en heb ik ook tijd ingepland voor leuke activiteiten? Ook belangrijk!
Dan komt het belangrijkste moment in je Golden Hour: het moment dat jij je eerste MIT gaat uitvoeren. Neem hier 20 minuten de tijd voor. Loopt het uit? Geen probleem; laat je brein gebruik maken van het Zeigarnik effect.

Zo heb je een lekkere start in je ochtend gehad; je hebt de tijd genomen om op te starten, je weet wat je die dag te wachten staat en je hebt de lastigste taak van die dag afgerond. Nu kun je alle hectiek van de dag op je af laten komen.

En het eind van je (werk)dag? Ook die valt te benutten volgens de volgende time management tips:

Tip 29 Creëer een routine voor het einde van je werkdag

Je bent klaar en je bent op. Jij wil het liefst zo snel mogelijk naar huis, maar snel een vergeten mail sturen en die laatste taak er doorheen jassen, is niet de ideale manier om je dag af te sluiten. Ook het eind van de dag zet de toon voor de rest van de avond. Neem dus ook even hier de tijd om je dag slim af te ronden:

Ruim je bureau op. Jij wil niet de dag erna tussen allerlei paperassen moeten zoeken naar documenten die je op dat moment nodig hebt. Ruim je fysieke en digitale rommel daarom op het eind van de dag op, wanneer je brein toch niets beters meer te doen heeft.
Vergeet niet je PC op te frissen en mieter alles waar die die dag aan gewerkt hebt, maar niet meer nodig hebt, in de prullenbak. De rest sla je meteen op de juiste plek op. Scheelt je een hoop stress en zoekwerk de volgende dag.
Maak alvast een lijst van dingen die je morgen moet doen. Bekijk, net als Benjamin Franklin, wat je vandaag allemaal voor elkaar hebt gekregen (met een ‘gedaan’-lijst) en wat is er is overgebleven voor morgen. Stel op basis van deze taken ‘s avonds je MIT’s vast voor de dag erna.

Aan het eind van je Latijn zodra je de kantoordeuren achter je laat dichtvallen? Simpelweg een half uurtje de tijd nemen om de boel zorgvuldig af te ronden, zorgt voor een goede opstart de dag erna.

Tip 30 Houd een ‘gedaan’-lijst bij

Benjamin Franklin zette met zijn ‘gedaan’-lijst een knap staaltje timemanagement neer. Het heeft iets weg van een to-do-lijst, maar dan eigenlijk het tegenovergestelde.

Franklin zette iedere dag de zaken op een rij die hij gedaan wilde hebben (Ja, ook hij maakte gebruikt van MIT’s) en bekeek op het eind van de dag wat hiervan ook daadwerkelijk gedaan was. Handig om het overzicht te bewaren!

Gelukkig hoef je tegenwoordig dit niet meer bij te houden op een stuk perkament, maar doe je het, op de moderne manier, met iDoneThis. Je kunt verschillende categorieën aanmaken, zo kun je hem persoonlijk en zakelijk gebruiken. Handig om bijvoorbeeld een team project bij te houden.

Een ‘gedaan’-lijst bijhouden is een perfecte manier om een realistischere manier op je takenlijst te krijgen. Zo voel jij je niet steeds schuldig als je weer overenthousiast bent geweest en iets niet hebt kunnen afvinken. Zorg dus voor een blij brein en hanteer, naast een gewone takenlijst, een ‘gedaan’-lijst.

Houd het ook bij die 2 lijstjes. Je hebt namelijk niet meer nodig zodra je werkt vanuit een time management-systeem. Meer weten over een time management-systeem? Lees de volgende time management tips:

[Time management tips voor een lichtgewicht time management-systeem]

Wellicht heb je al eens geprobeerd om jezelf te organiseren door middel van een systeem. Je had 4 verschillende lijstjes, één memobord, 3 agenda’s. Wat bleek uiteindelijk het geval? Het was teveel gedoe en het verwaterde. Logisch eigenlijk, met zoveel opties.

Gebruik daarom een time management-systeem dat wel doet wat het belooft: jouw overzicht geven. Richt er een in door deze time management tips te volgen:

Tip 31 Zorg voor een waterdicht timemanagement-systeem

Al die projecten en taken kun je natuurlijk niet in je hoofd bewaren, hoewel je dit tot nu toe wel hebt geprobeerd. Wat jij nodig hebt is één plek om al deze dingen in op te slaan: een time management syteem. Hiervoor heb je 2 dingen nodig:

Gebruik een agenda

Het eerste dat jij nodig hebt om een waterdicht en goed functionerend time management systeem op te zetten, is een agenda. Dit mag een papieren variant zijn, maar een digitale werkt vaak beter omdat je zo overal toegang hebt en taken makkelijk aanpast of doorstuurt. Your pick.

Wat zet je hier allemaal? Een agenda gebruik je voor alles dat tijdgebonden is. Denk aan afspraken, reistijden, grote taken etcetera. Wij gebruiken het liefst Google Calendar.

Gebruik een takenmanager

Een ander vereiste voor jouw timemanagement systeem is een takenmanager (zoiets als een ‘to-do’-lijst maar dan gestructureerder). Hierbij geldt hetzelfde: analoog, prima. Digitaal, veel efficiënter!

In je takenmanager zet je al je projecten en andere taken. Denk aan kleine taken, zaken waar je op wacht en dingen die je nog moet bespreken. Todoist is onze favoriet.

Dit is het systeem vanuit waar jij werkt. Geen losse vellen papier, geen noties op de binnenkant van je hand en vooral geen post it’s die op je scherm plakken. Dit is de verkeerstoren waar vanuit jij werkt. Hoe ga je hier nu invulling aan geven?

Tip 32 Plan taken en projecten in je time management systeem

Je hebt al onderscheid leren maken tussen projecten en taken, een dikke pluim voor jou! Laten we het er nog eens bij halen:

Bekijk, voordat je de taak inplanned welk soort taak het is. Een taak die je makkelijk binnen 5 minuutjes redt, voer je meteen uit. De rest ga je inplannen:

Grote taken: taken die langer duren dan 30 minuten (het lezen van een groot document). → Agenda
Kleine taken: taken die korter duren dan 30 minuten (het document versturen naar een klant). → Takenmanager
Wachten op: zaken waarbij jij de verantwoordelijkheid draagt dat ze gedaan worden, maar waar jij nog op wacht terwijl een ander ze uitvoert. (wachten op een reactie van de klant) → Takenmanager
1 op 1: zaken die je op een later tijdstip wil bespreken of vragen aan een bepaald persoon of groep. (reactie van de klant bespreken met je collega) → Takenmanager

Niet bepaald rocket science, toch?

Tip 33 Maak ‘1:1’-lijst in je takenmanager

Je hebt dus nog een aantal zaken die je wil bespreken met Bart van Accounting. Omdat je hem daar op dit moment niet mee lastig wil vallen, maak je voor jezelf een geheugensteun: een ‘1:1’-lijst.

Op deze lijst plaats je alle zaken die je nog aan iemand anders wil voorleggen. Op het moment dat jullie samen zitten, neem je de lijst erbij en ga je hem puntsgewijs af. Op deze manier vergeet je niet wat je ook alweer wilde vragen en heb je jouw bespreekpunten op één plek bij de hand.

Bijvoorbeeld:

Bespreken: Bart – Fout in omzetcijfers 3e kwartaal

Bespreken: Jennifer – Verlofaanvraag 8 mei

Jouw ‘1:1’-lijst kan zowel een papieren variant zijn als een digitale. Maak het jezelf echter makkelijk en maak je ‘1-1’-lijst onderdeel van je takenmanager. Zo heb jij je hele time management systeem naadloos in elkaar overlopen. Gebruik je bijvoorbeeld Outlook als jouw takenmanager, dan doe je dit zo:

Ditzelfde geldt voor jouw ‘wachten-op’-lijst:

Tip 34 Maak een ‘wachten-op’-lijst in je takenmanager

Stel je bent bezig aan dat rapport, maar je kunt best verder nadat je de voorlopige omzetcijfers binnenkrijgt. Willem is hier verantwoordelijk voor. Het afronden van het project is dus afhankelijk van zijn input.

Je kunt nu wel wachten tot je die cijfers eindelijk op je bureau terecht komen óf je maak er voor jezelf een notitie van. Één blik op je ‘wachten-op’-lijst en je weet, wanneer je naar je takenlijst kijkt, waarom dat project nog niet afgerond is.

Bijvoorbeeld:

Wachten op: Willem – Voorlopige omzetcijfers ontvangen

Wachten op: Klant x – Reactie op mail afwachten

Waar je die ‘wachten-op’-lijst bewaard, is ook weer aan jou. Je weet al wat we gaan zeggen; liever doe je het digitaal én koppel je het aan je takenmanager. Zo heb je jouw takenlijst, ‘1:1’-lijst en ‘wachten-op’-lijst overzichtelijk bij elkaar!

Nu je een goede basis hebt voor je takenmanager, kun je ook je agenda inrichten. Hoe je je agenda het beste kunt beheren? Dat lees je in de volgende time management tips:

Tip 35 Slim agendabeheer

“Ik weet heus wel hoe ik een agenda invul.”

Daar twijfelen we niet aan, maar waarschijnlijk kan het nog net een tikkeltje efficiënter. Je agenda is namelijk de spil in je workflow hem consequent en slim gebruiken is daarom key.

Je wil niet te losjes er mee omgaan en incidenteel er iets inzetten, maar hij moet ook niet zo strikt volgepland staan dat er geen ruimte meer is voor ad hoc zaken. Wat wil je wel?

Werk met blokken van minimaal 30 minuten. (Werk je digitaal dan kun je ook gebruik maken van 15-minuten-blokken, voor telefoontjes bijvoorbeeld!)
Afspraken met anderen, maar ook taken die jezelf moet uitvoeren én pauzes rooster je in deze blokken in.
Je roostert niet alleen je werktaken in, maar ook zeker je privé-activiteiten (zoals sociale evenementen en tijd voor jezelf); net zo belangrijk! Zo voorkom je dat je de afspraken met jezelf erbij in laat schieten.

Niet alleen (minder leuke) dingen die moeten gebeuren krijgen dus een plekje in je agenda, maar ook (die leuke) dingen die zouden moeten gebeuren! Dat zal er dan vervolgens zo uitzien:

Ziet er goed uit, toch? Maak je agenda de ruggengraat van je workflow. Zo blijf je gefocust en zie je hoe eventuele onverwachte zaken je planning beïnvloeden.

Tip 36 Maak het nog overzichtelijker door kleurcodes te gebruiken

Zoals je hierboven ziet, kun jij in één oogopslag zien waar de taak om draait. Door gebruik te maken van kleurcodes, tover jij jouw (digitale) agenda om van een grote onoverzichtelijke massa naar een overzichtelijk beeld. Dat kan in 2 stappen:

Geef elke categorie een eigen kleur. Het liefst een die je brein gemakkelijk associeert met de activiteit.
Gebruik de kleuren. In een papieren agenda voeg je vervolgens heel gemakkelijk met markeerstiften, gekleurde pennen of felgekleurde stickynotes kleur toe. Werk je digitaal dan kun je, bijvoorbeeld in Google Calendar, kiezen uit 12 verschillende kleurtinten:

Die kleurtjes zien er niet alleen heel vrolijk uit, ze maken het ook nog eens heel makkelijk om zo visueel het één van het ander te onderscheiden (houdt je brein van!). Vind je dit visueel werken prettig, kijk dan ook eens naar de ‘oldskool’ manier om een time management systeem bij te houden:

Tip 37 Probeer ‘bullet journaling’ als je meer van papier houdt

Ondanks alle technologische snufjes vinden sommige mensen het soms fijn er op vanuit een papieren systeem te werken. Niets mis mee, het geeft juist ruimte voor creativiteit! Het bijhouden van een Bullet Journal is dan ook populair.

Het is een analoog systeem waarin eigenlijk alles op 1 plek samenkomt: een logboek, agenda, ‘geheugendump’-lijst en takenlijst.

Zoals de naam al zegt, draait het om het gebruik maken van bulletpoints: ‘•’ Al jouw hersenspinsels en notities koppel je daar vervolgens in een korte omschrijving aan vast.
Verder werk je in principe met 3 categorieën (taken, notities en evenementen) en geef je met bepaalde symbolen de prioriteit aan.

Je kunt je bullet journal zo uitgebreid mogelijk maken: van maandlijsten, dagelijkse taken tot jaaroverzichten. Je kunt het je zo gek niet bedenken. Maak het kleurrijk, voeg inspirerende foto’s toe of teken. Je kunt je bullet journal op je eigen voorkeuren en benodigdheden afstemmen. Zolang je het maar overzichtelijk houdt!

Ongeacht of je nu analoog met een bullet journal werkt of digitaal, het belangrijkste is dat je 100% zeker weet dat je kunt terugvallen op jouw time management systeem. Maak er daarom een gewoonte van om alleen nog maar taken en projecten te plannen op deze plek. Nergens anders. Dus geen post it’s, blaadjes op losse krabbels op een velletje papier:

[Time management tips om je workflow te managen]

Waar had je ook alweer dat document gelaten? In je tas? Misschien ligt het in de de lade van je archiefkast. O nee, het lag tussen die stapel op de hoek van je bureau. Herkenbaar? Je verliest op deze manier niet alleen overzicht, maar ook je rust. Want wat gebeurt er als je al die opkomende ideeën, documenten en mails maar lukraak ergens bewaard? Precies: je krijgt stress. Tijd om korte metten te maken met dat hoarden van informatie met deze time management tips;

Tip 38 Onderscheid ‘nieuwe input’ van ‘verwerkte informatie’

Die stapel documenten en paperassen op de hoek van je bureau bewaren zodat je niet vergeet om ‘het te doen’, daar gaan we dus mee stoppen! Hetzelfde geldt voor je mailbox en je stapel aantekeningen. Om overzicht te creëren en te behouden zul je op een slimme manier met informatie moeten omgaan.

Houd daarom verwerkte informatie en de nieuwe input uit elkaar:

Nieuwe input is informatie die je nog niet verwerkt hebt.
Nieuwe mails en ongeopende post zijn de beste voorbeelden. Notities die je zojuist genomen hebt en die je nog moet verwerken echter ook. Zelfs al heb je ze net zelf geschreven. Het is nieuwe input.
Verwerkte informatie is nieuwe input die je behandeld hebt en waarover je, bewust of onbewust, een besluit hebt genomen. Bijvoorbeeld een ziekenhuis factuur die je gelezen hebt en waarover je besloten hebt dat je die moet indienen bij bij de verzekering.

Tip 39 Gebruik referentiemateriaal nooit als een reminder

“… maar die rekening laat ik juist altijd daar liggen zodat ik niet vergeet hem te betalen!”

Begrijpelijk, maar besef dat dit uiteindelijk niet de beste manier is om aan je taken herinnerd te worden:

Ten eerste zorgt het voor een gebrek aan overzicht. Hier een document, daar een overeenkomst en in de krochten van je mailbox nog ergens een bijbehorend formulier. Je hebt geen inzicht meer in welke informatie je voorhanden hebt en wat je daar ook alweer mee moest doen.
Daarnaast zul je er meer werk aan hebben; het leidt tot rework. Je hebt die declaratie al meerdere malen in je handen gehad en iedere keer dacht je “O ja, daar moest ik nog achteraan bellen.” Kost tijd én energie.
De context van de informatie gaat verloren. “Deze aantekening. Waar hoort die ook alweer bij?”, denk je terwijl je twee weken ná die vergadering de notitie tegenkomt. Je weet niet meer waarvoor hij dient en gooit hem daarom maar weg om er later achter te komen dat het toch een belangrijk stuk was. Handig? Zeker niet.
Het leidt tot het reactief werken. Terwijl je bezig met het uitvoeren van een taak, kom je de notulen tegen waar je ook nog iets mee moest doen. Terwijl je daar aan werkt, verlies je de eerste taak volledig uit het oog. Reuze onproductief (en slecht voor je concentratie!)
De taak kan vergeten worden. Er bestaat ten slotte natuurlijk nog de kans dat je het document simpelweg kwijt raakt. Dat bonnetje dat je nog moest declareren? Oeps.

Eindelijk overtuigt dat het hoarden van al die papieren en binnenkomende informatie toch niet de beste manier is? Gelukkig. Houd het zo: beperk de plekken waarop al die informatie binnenkomt met de volgende time management tips:

Tip 40 <atitle=”Efficiënt werken met behulp van time management oefeningen” href=”https://timemanagement.nl/efficient-werken/”>Minimaliseer je verzamelplekken

Ga maar eens na van welke kanten jij allemaal nieuwe informatie binnen krijgt. We verzekeren dat je versteld zult staan.

“Nou, ik heb 2 mailboxen voor mijn werk, 1 mailbox privé en daarnaast heb mijn gewone postvak. Dat valt dus wel mee.”

Nee hoor, je hebt er meer. Ontzettend veel zelfs: gemiddeld zo’n 27 verzamelplekken. Dit zijn punten waarop die hele stortvloed aan nieuwe input binnenkomt of geparkeerd wordt. Geloof je niet dat je er zoveel hebt? Kijk en huiver:

Digitale verzamelplekken: je cloud-systeem, je inbox op het werk en privé, Whatsapp, Google Docs, apps op je telefoon, de mappen op je PC…. Moeten we doorgaan?
Fysieke verzamelplekken: het hoekje op je bureau, de lade in die archiefkast, die 3 kladblokken waar je notities opschrijft, losse paperassen in het dashboard van je auto en wat dacht je van al die bonnetjes in je portemonnee? Precies, het telt allemaal mee!
Mentale verzamelplekken: zaken die je te binnen schieten of verjaardagen die je moet onthouden; ook je brein is een opslagplaats voor een overvloed aan informatie.

Toch iets meer dan je dacht, toch? Hoe meer verzamelplekken je hebt, hoe lastiger het is om zaken bij te houden en te onthouden! Minimaliseren dus, die handel. Minder verzamelplekken onderhouden zorgt voor meer overzicht en dat zorgt op zijn beurt weer voor minder stress. Win, win, dus.

Hoe ga je slimmer met deze verzamelplekken om?

Breng allereerst jouw situatie in kaart; wordt bewust van het aantal verzamelplekken die jij op dit moment in stand houdt. Dit overzicht helpt je hierbij.
Vervolgens minimaliseer je de plekken tot een handvol:

Één inbox waar jij facturaties op ontvangt, één waar je reacties van klanten op binnen komen en één waar je intern informatie mee deelt? Stuur al je mail voortaan naar 1 zakelijke inbox! Overzicht!
Maak nog maar gebruik van 1 notitieboek voor al je aantekeningen of notities. (Noteer ook meteen slimmer!)
Houd altijd 1 mapje in je tas waar je losse bonnetjes of paperassen in stopt die je onderweg hebt verzameld.
Al die post die binnenkomt via je brievenbus, verzamel je ook op één plek: 1 archiefbakje.
Zaken die je te binnen schieten of die je moet onthouden sla je op in Braintoss. 1 plek dus voor al die mentale input.

Zorg dat al je fysieke, mentale én digitale input voortaan alleen nog maar op deze gekozen verzamelplekken binnenkomt! Zo heb jij geen 30 verzamelplekken meer nodig, maar zijn ze te tellen op één hand! Zolang jouw brein maar ten alle tijden weet waar de informatie zich bevindt en binnen druppelt, heb je er niet meer nodig.

En wat doe je met al die informatie en documenten waar je op dit moment niets mee hoeft te doen, maar die je toch wil bewaren? Die sla je op in 1 digitale archiefkast. Lees de volgende time management tip:

Tip 41 Richt 1 digitale archiefkast in

Sommige documenten kun je gewoon niet wegdoen, deze moet je bewaren. Om te voorkomen dat dit ook weer zo’n rommel stapeltje wordt, plaats je het in je digitale archiefkast. Zo is je informatie altijd en overal toegankelijk én het is veilig opgeslagen. En hoewel compleet digitaal werken misschien klinkt als een grote en lastige stap, is het dat niet! Hoe ga je te werk?

1. Als eerste digitaliseer je bestaande paperassen. Dit is meteen de grootste stap, afhankelijk van het aantal papieren en documenten dat jij hebt rondslingeren. Denk aan: documenten, rapporten of contracten, maar ook privézaken zoals polissen, belastingbrieven of tekeningen van je kinderen. Verzamel ze en scan ze in!

Met een vaste bureauscanner kun je snel en veel documenten digitaliseren,
… maar ook met een app op je smartphone of tablet kom je een heel eind. Zo scan je heel gemakkelijk dat visitekaartje van die klant bijvoorbeeld. Bijkomend pluspunt? De app verwerkt het gescande materiaal in je digitale archiefkast: Evernote. Zo vind je het gemakkelijk op een later tijdstip terug

https://youtu.be/knmDArtrsoY

2. Je hebt nu al je bestaande documenten gedigitaliseerd. Alles wat je vanaf nu tegenkomt, gaat ook naar die digitale plek! En omdat niet alle input hetzelfde is: verschillende soorten informatie vragen om verschillende soorten digitale bewaarplekken:

Archiefmateriaal gaat in Evernote. Documenten waar je nu niets mee kan, voorwaarden die je moet bewaren of het contract van je leaseauto bewaar je op deze plek. En kom je een interessant artikel tegen op een webpagina, dan sla je hem op met de Evernote webclipper. Lees hier meer over de mogelijkheden van Evernote.

Leesmateriaal lees je op je tablet of e-reader. Stukken uitprinten en vervolgens met je meeslepen is niet meer nodig! Lees ze digitaal. Is het nodig dat je aantekeningen maakt? Geen probleem: met de app PDF Expert of PDF Max is dat zo gepiept.

En heb je een interessant artikel gevonden, waar je op een later tijdstip eens goed voor wil gaan zitten? Gebruik de later-lezen-app Pocket. Het slaat ze op, jij leest ze wanneer het jou uitkomt en vind je het interessant om te bewaren, dan sla je het op in Evernote.

Zelfgeschreven materiaal bewaar je in Evernote, Braintoss of in je takenmanager. Notities bij vergaderingen, een losse gedachte of een taak die je te binnen schiet, ook die worden gedigitaliseerd:

Notities, aantekeningen of notulen maak je rechtstreeks in Evernote.
Losse gedachten, ideeën of herinneringen tik of spreek je direct in in Braintoss.
Taken, boodschappen of andere lijstjes komen in je takenmanager, bijvoorbeeld Todoist.

Meer heb je niet nodig! Je hebt je informatie altijd bij de hand, kunt niets kwijtraken en het scheelt je een hoop zoekwerk! Natuurlijk valt papier nooit helemaal uit te sluiten, bijvoorbeeld voor het neerkrabbelen van een telefoonnummer, zolang je het maar uiteindelijk verwerkt én bijhoudt volgens de volgende time management tips;

Tip 42 Check je verzamelplekken regelmatig

Dit hele systeem heeft natuurlijk geen zin als het archiefbakje uitpuilt en de inbox vol staat. Houd het daarom regelmatig bij en schoon de boel op. We bedoelen dan natuurlijk niet dat je ieder uur je inbox checkt of 3 keer per dag naar de brievenbus loopt om te checken of je nieuwe post hebt;

Maak er een routine van je verzamelplekken te checken, maar doe het niet vaker dan nodig. Plan hier tijd voor in in je agenda en controleer dan, op de door jouw gekozen vaste momenten, jouw verzamelplekken;

Jouw inbox controleer je bijvoorbeeld maximaal 2 of 3 keer per dag,
… je brievenbus of postvak 1 keer op het eind van je (werk)dag
… en al die aantekeningen in je notitieblok verwerk je 1 keer per week.

Zo werk jij niet langer vanuit een verzameling, maar vanuit overzicht. Jij hebt de touwtjes in handen en is die stapel op de hoek van je bureau is niet langer de baas over jou en je planning!

Bonustip: Behandel nieuwe input maar 1 keer: OHIO

Nieuwe input waar je wat mee moet doen moet uiteindelijk in je time management systeem terecht komen. Of dat nou een simpele takenlijst is of het elegante, makkelijk te onderhouden time management systeem dat wij in de loop der jaren hebben ontwikkeld :). Zolang jij je maar het volgende realiseert:

“In een stapel mails, aantekeningen, documenten en post heb je geen overzicht. Met een lijst vol taken wel.”

Wat je uiteindelijk wil bereiken is dat je mailbox, je aantekeningen, en je post zijn verwerkt naar je takensysteem. Zodat je op één plek overzicht hebt.

De methode die we hiervoor hebben bedacht, noemen we de OHIO methode. OHIO staat voor ‘Only Handle It Once’. Hij bestaat uit de volgende stappen.

Je neemt de jongste e-mail/aantekening/post en stelt jezelf bij alles de volgende vragen:

Kan ik dit weggooien? Als er geen actie aan vast zit en je hebt het nooit meer nodig. Prima. Gooi het weg. Zo nee:
Moet ik dit alleen bewaren of moet ik er nog wat mee doen? Als je het alleen maar hoeft te bewaren en er zit geen actie meer aan vast dan kan het naar je archief. Zit er wel nog een actie aan vast dan is de volgende vraag:
Kan ik dit heel snel doen?
Kun je het in maximaal 5 minuten afhandelen doe het dan direct. Je bent er nu toch mee bezig. Simpele taken en snelle acties; als je het écht in enkele minuten af kunt handelen dan doe je het meteen bij het verwerken van je nieuwe input.
Waar ga ik dit organiseren?
Alles wat niet weg kan, niet het archief in kan of snel gedaan kan worden zul je later op moeten pakken. Het is iets:

… dat je moet doen
… waar je op zit te wachten
… dat je moet bespreken
… dat je nog moet uitpluizen

Deze laatste 4 categorieën organiseer je in je time management systeem (je agenda en jouw takenmanager). Hier later meer over.

[Slimmer samenwerken en vergaderen

Natuurlijk is het reuze collegiaal van je zodra jouw deur altijd openstaat voor Anne van Accounting, maar soms wordt de dunne grens tussen hulpvaardigheid en puur jouw werkzaamheden onderbreken, overschreden.

Laat je vanaf nu niet meer afleiden: werk slimmer samen, zonder dat je daarbij jouw collegialiteit verliest (of dat nu aan je bureau is of in de vergaderzaal).

Tip 43 Laat je minder storen – treed assertief op tegen storende collega’s

Net zodra je lekker in die workflow zit, stormt er de zoveelste collega jouw kantoor binnen met een ‘dringende’ vraag. Aangezien jij niet de beroerdste bent, help je hem graag. Toch gaat dit ten koste van je eigen werk:

Iedere keer zodra jij namelijk gestoord wordt, heb je 2x zoveel kans op het maken van fouten – en jouw focus, die zul je weer moeten hervinden. Het ergste van alles is dat het vaak geeneens om werkelijk dringende zaken gaat, maar dat het iets was dat jouw collega bezighield wat hij graag met jou wilde bespreken.

Tijd om hier een stokje voor te steken en je collega met zijn semi-urgente kwesties, op een collegiale wijze, weg te houden. Stel hem een vraag:

“Wanneer moet je het uiterlijk hebben? Vind je het ook goed als ik het woensdag doe?”

Natuurlijk mag je dit iets netter formuleren, bijvoorbeeld bij een klant, maar de kern van de vraag blijft hetzelfde: moet het nu? Je zult merken dat de kwestie ineens toch niet zo dringend blijkt en het ineens tot woensdag kan wachten.

Tip 44 Stel jezelf 4 vragen voordat je een ander stoort

… maar wacht.

Ben jij wellicht zelf de dader, degene die steeds andere stoort omdat jij echt even iets wil vragen? Ook dan kun je bij jezelf te raden gaan door jezelf niet 1, maar 4 vragen te stellen:

“What’s the Issue”- Wat is het probleem?
“What’s the Impact?”- Wat is het ergste wat er kan gebeuren als we het niet nu meteen oppakken?
“What have I done?”- Heb ik alles geprobeerd om het zelf op te lossen?
“What will I ask?” – Wat ga ik vragen, wat verwacht ik dat de ander doet?

Heb je dus werkelijk een dringende, ernstige vraag waarbij het belangrijk is dat het nu opgepakt wordt en waarbij je al zelf geprobeerd hebt het op te lossen, dan zeker: trek je collega aan de mouw.

In alle andere gevallen (en die zullen 95% van de tijd in deze categorie vallen) stoor je jouw collega niet, maar bespreek je het op een later tijdstip door een bespreekpunt aan te maken op jouw 1:1-lijst.

Tip 45 Jouw collega storen? Gebruik liever een ‘1:1-lijst’

Want je doet het namelijk niet met opzet, dat storen. Het lijkt jou namelijk een betere oplossing om je collega even aan de mouw te trekken, dan dat je jouw dringende kwestie vergeet.

Dat is ook de reden waarom je die mail open laat staan of een post-it op de rand van je scherm plakt: je mag en zal niet vergeten dat je Erik nog moet vragen om die omzetcijfers van de periode maart tot augustus. Een visuele herinnering helpt jou hier dan aan te denken.

… dat denk je tenminste.

Zodra je Erik namelijk ziet, schiet je wellicht te binnen dat je iets moest vragen, maar wat dat ook alweer precies was? “…. iets met omzetcijfers, maar van welke periode ook alweer?”

Toch niet zo’n goede reminder dus, zo’n visuele herinnering. Door te werken met een ‘1:1’-lijst los je dit probleem voor eens en altijd op. Door middel van een digitale (maar analoge mag zeker ook) lijst houdt jij bij wanneer jij wie wat moet vragen.

Zodra er een gelegen moment (voor beide partijen!) is aangebroken, overleg je even alle vragen en verzoeken die je voor je collega klaar had liggen. Zo weet je zeker dat je geen zaken over het hoofd hebt gezien én val je jouw collega niet om het uur lastig – wel zo collegiaal.

“Liever 1x storen met 10 vragen, dan 10x storen met 1 vraag”, zeggen we dan

Helaas zijn werkgerelateerde zaken niet altijd de reden waarom je gestoord wordt – ook dat gezellig geklets over koetjes en kalfjes kan jou enorm van je werk afhouden. Toch betekent dit niet dat je het hoeft te laten. De volgende time management tips geven aan dat een verplichte koffiepauze ook nodig is;

Tip 46 Introduceer ‘Fika’ – ga voor een verplichte koffiepauze

Het is natuurlijk reuze gezellig zodra Hans van HR jouw kantoor binnenvalt om de laatste nieuwtjes door te nemen, maar je krijgt zo natuurlijk geen werk verzet.

Gelukkig heb de Zweden daar iets op gevonden. In plaats van een pretbederver te zijn en Hans abrupt weg te sturen, rooster je tijd in om bij te kletsen. Houd een iedere dag een ‘fika’, ofwel: een ‘verplichte’ koffiepauze met je collega’s.

Het boost je productiviteit en laat je stressniveau zakken. Daarnaast zorgt het voor een betere band tussen jou en je collega’s én verbetert het de werksfeer. (Het is namelijk erg belangrijk om soms eens flink te kunnen lachen met je collega’s!)

Dus om 10.00 en 15.00 pakken jij en je collega’s even gezellig een kopje koffie en babbelen jullie erop los. Niet alleen heel gezellig, maar vervolgens ook nog eens productief! (Dit is meteen het ideale moment je collega te informeren dat er nog een aantal zaken op de ‘1:1’-lijst staan!)

Doordat er nu iedere dag een vast moment is waarop koetjes en kalfjes besproken kunnen worden, zal je gedurende de dag minder snel gestoord worden voor een babbel.

Tip 47 Doe het buiten de deur – werk thuis

Blijf je toch afleiding ondervinden door jouw collega’s, bijvoorbeeld omdat jouw werkruimte zich bevindt in een immense kantoortuin, overleg dan eens met je baas of thuiswerken geen optie is.

1. Maak het ondere andere bespreekbaar dat je op zo’n thuiswerkdag werkt op basis van output: resultaat en kwaliteit, in plaats van uren. Je hebt bijvoorbeeld het verslag af, het klantgesprek voorbereid en de presentatie is aan het eind van de dag afgerond. Binnen hoeveel uren je dat doet, is aan jou – zolang het maar af is.

2. Jouw baas overtuigd? Zodra je groen licht hebt om thuis te werken, blijf wel de valkuilen ervan in de gaten houden. Hoewel je nu namelijk geen kletsgrage collega’s aan je bureau hebt of het constante gebrom van de kopieermachine op de achtergrond hebt, ben je nog steeds vatbaar voor afleiding, ook al werk je thuis. Minimaliseer dit:

Zet je inbox op pauze zodra je thuis aan de slag gaat en check deze op gezette tijdstippen.
Jouw telefoon zet je op niet storen. (Handig want urgente berichtjes van bijvoorbeeld je baas komen wel binnen!)

3. Behandel je thuiswerkdag als een reguliere ‘kantoordag’. Het is natuurlijk reuze verleidelijk om tussen het werk door even huishoudelijke taken, zoals een lading was, te doen, maar probeer dit te beperken – werk gewoon zoals je dat ook op kantoor zou doen.

Werk op vaste tijdstippen: stel een begin- maar ook zeker een eindtijd vast.
Houd regelmatig een pauze en vergeet ook je lunchpauze niet (een broodje achter je bureau eten telt niet!).
Houd je normale werkwijze aan: eerst denkwerk, dan doewerk.

Je zult merken dat die ‘nieuwerwetse’ manier van werken, dat thuiswerken, veel kan betekenen voor jouw concentratie en productiviteit – zolang je het gedisciplineerd en verstandig doet!

Zodra je dan toch bezig bent de reguliere werkwijzen op de schop te nemen, kijk dan ook zeker eens naar de manier waarop de grootste tijdslurper efficiënter kan worden ingezet: vergaderen. Lees verder voor de time management tips over vergaderen.

Tip 48 Beslis welk soort vergadering het is

Jij hebt een dringend punt op de agenda staan, waar je graag over zou willen vergaderen. Om te voorkomen dat je jouw collega’s berooft van hun kostbare tijd, is het echter wel noodzakelijk dat je vooraf bedenkt wat je met deze vergadering wil bereiken. Soms lijkt het houden van meetings namelijk niets meer dan een hobby:

Stel dus vooraf het doel van de meeting vast om dit te voorkomen. Doe dit door het type van de vergadering te bepalen:

‘Ik houd een ‘beslissing’-vergadering’. In dit type vergadering is het doel om een definitieve beslissing te nemen – uiteraard. Het is geen bijeenkomst waar informatie uitgewisseld wordt of extra analyses toegevoegd worden. Het gaat hier om een simpele ‘ja’ of ‘nee’ – en in het geval van een ‘ja’, een ‘hoe?’. Bereid deze vergadering door door de deelnemers vooraf een samenvattend document toe te sturen waarmee ze zich kunnen inlezen. Bespaart je een hoop uitleg in de vergadering zelf!
‘Ik houd een ‘mededeling’-vergadering’. In deze vorm deelt men een belangrijke mededeling of deelt men informatie die relevant is voor meerdere personen of teams. De deelnemers moeten in eerste instantie alleen maar luisteren. Nadat de mededeling is gedaan, is er ruimte voor vragen en opmerkingen.
‘Ik houd een ‘brainstorm’-vergadering’. De laatste en het meest tijd-slurpend type vergadering – geen wonder dat we het dan ook niet aanraden. In deze vergadering is er nog geen definitieve inhoud en zal er nog gezocht moeten worden naar ideeën of oplossingen. In een ideale situatie neemt iedereen actief deel en wordt er een probleem belicht vanuit verschillende hoeken.

Vooraf weten welke invalshoek je wil treffen met het houden van je vergadering kan jou (en je collega’s) een hoop kostbare tijd en energie schelen – want laten we eerlijk wezen, vergaderingen zijn vaak ronduit saai.

De reden? Ze duren te lang. Jij dwaalt af.

Voorkom dit.

Tip 49 Vergader staand

Vergaderingen van bijna 2 uur? Gaaaap… je dompelt weg en je bent na 5 minuten de weg al kwijt. Hoe je baas er wel voor kan zorgen dat je jouw aandacht erbij houdt? – Haal een stoel weg!

Een stoelloze, staande vergadering. Doe deze time management oefening het werkt! Het werkt! Allereerst vergader je namelijk 34% sneller, en dus korter, dan zodra je comfortabel zit, houd het je gezonder en zorgt het ervoor dat de groep effectiever meedoet: jij en je collega’s zijn alerter en worden minder snel afgeleid.

Een staande vergadering kan echter niet langer duren dan 30 minuten.
Daarnaast is een statafel handig voor wanneer iemand notuleert.

– en als je dan toch de duur van de vergadering omlaag moet schroeven omdat men anders zere voetjes krijgt: maak er een gewoonte van. Houd alleen nog maar zeer korte meetings;

Tip 50 Houd (meerdere) micro meetings in plaats van één lange vergadering

Woon je regelmatig een vergadering bij waarvan je achteraf dacht dat jij je tijd beter nuttiger had kunnen besteden. Je bent niet de enige. Maar liefst 47% van de kantoorwerkers stelt dat vergaderen hun grootste vorm van tijdverspilling is. Hoe Google dit oploste?

Voor elke kwestie en elk vraagstuk wordt een aparte ‘micro meeting’ georganiseerd: korte overleggen van ongeveer 30 minuten en er wordt alleen overlegd met degenen die iets met de kwestie te maken hebben. Zo blijft de tijd van anderen bespaard.

Lukt het toch niet om die vergadering korter dan 30 minuten te houden? Werk met ‘inloopuurtjes’ of hanteer dezelfde regels als dat Google doet:

De duur van de vergadering is van tevoren vastgesteld. Een grote klok die aftelt, kan hier eventueel bij helpen.
Het vergadergezelschap bestaat uit 1 notulist, 1 beslissingsmaker en maximaal 10 personen.
Elke persoon die aanwezig is komt minimaal 1 keer aan het woord. Zo niet, dan had hij niet aanwezig hoeven zijn.

daarnaast zijn er 2 zinnen die vermeden moeten worden zodra je een effectieve vergadering wil houden:

Tip 51 Vergader op basis van feiten

Wat Elon Musk, Marissa Mayer en Steve Jobs gemeen hebben, buiten het feit om dat ze briljant zijn? Ze zijn het er alledrie over eens dat meningen, persoonlijke ervaringen en ‘algemene kennis’ niet thuishoren in een vergadering. Deze 2 zinnen willen zij dus niet horen:

“Ik vind… ”

“Ik denk… ”

Vergader je, dan communiceer je alleen in feiten, wetenschappelijk onderlegde statements, onderbouwde input en datagedreven informatie. ‘The first principles’ noemen we deze vergadertechniek ook wel.

“ik denk, ik vind, ik weet?” – die zinnen bewaar je voor bij de koffieautomaat. Met deze time management tips verloopt die vergadering een stuk effectiever!

Ontkom je niet aan een ‘mega-meeting’? – stel geen eindtijd vast

In enkele, zeer zeldzame, gevallen is het niet mogelijk om een vergadering in een ‘micro-meeting’-jasje te steken en ontkom je er niet aan de vergadering langer dan 30 minuten te laten duren.

Om zulke ‘mega-meetings’ toch efficiënt te laten verlopen, stel je geen eindtijd vast. Dit klinkt wellicht als een manier om jouw schema helemaal in de soep te laten lopen, maar niets is minder waar:

Blok jij namelijk 2 uur in je agenda voor het houden van die vergadering, dan kun je bijna met zekerheid zeggen dat deze vergadering ook de volle 2 uur in beslag gaat nemen – een gevalletje ‘de wet van Parkinson’ dus:

“Werk breidt zich uit om de beschikbare tijd te vullen.”

Zijn jullie al na één uur tot een geschikte oplossing gekomen voor het probleem dat in de vergadering centraal stond, dan zal de vergadering zich doortrekken tot het eind – een complete verspilling van jouw tijd dus.

Kijk dus kritisch naar de tijd dat een overleg punt nodig heeft en stop met het inplannen van uren in veelvoud. Denk je dat binnen 40 minuten klaar bent? – Blok dan geen uur in. Denk je binnen anderhalf uur alle punten besproken te hebben, waarom zou je dan twee uur ervoor uittrekken?

Efficiënt vergaderen, heet dat.

Tip 52 Houd telefoons weg uit de vergadering

Efficiënt vergaderen houdt ook in dat jij tijdens de vergadering bij de les bent – zonder dat je daarbij afgeleid wordt door jouw telefoon!

Om ervoor te zorgen dat een belangrijke meeting niet onderbroken wordt door afleidende notificaties of onbelangrijke telefoontjes, legt iedereen zijn telefoon op één vaste plek. Zorg hierbij dat jouw gepersonaliseerde ‘auto modus’ aanstaat; zo ben je wel bereikbaar in noodgevallen!
Wil je er nu zeker van zijn dat niemand tussendoor stiekem op zijn telefoon gluurt, pas dan de regel toe: “Degene die als eerst kijkt, trakteert!” – Een oplettend publiek gegarandeerd!

En om te voorkomen dat de aandacht alsnog verslapt richting het eind van de vergadering, bepaal je kort en krachtig de EVA’s – zo houd je de vergadering scherp;

Tip 53 Eindig je vergadering altijd met EVA’s

EerstVolgende Acties, voluit, die bepaal je op het einde van élk agendapunt tijdens een effectieve vergadering. Het nut van vergaderen is immers niet meer dan het bepalen wat er als eerstvolgende gedaan moet worden met betrekking tot een bepaald punt.

Je focust aan het einde van een bespreekpunt dus telkens opnieuw op wie, wat voor wanneer moet doen – en dat bepaal je openlijk tijdens de vergadering voor elk besproken item.

… maar daar stopt het niet:

Tip 54 Blok tijd in je agenda om aan EVA’s te werken

Ook niet geheel onbelangrijk: daadwerkelijk tijd vrijmaken om aan die punten te werken die jullie in de vergadering besproken hebben. Het schiet er namelijk nog wel eens bij in, waardoor je andere belangrijke zaken in jouw agenda abrupt moet verschuiven.

Heb je daarom een vergadering gepland staan, houdt dan het uur dat daar op volgt vrij in je agenda. Zo heb jij tijd om te werken aan dat ad-hoc actiepunt en dat terwijl het ook nog vers in je hoofd zit!

Verschillende manieren dus om helder, to the point en resultaatgericht te vergaderen! – en weet je wat dat niet doet, helder en resultaatgericht werken? – Brainstormsessies! Stop er dus mee;

Tip 55 Stop met brainstormsessies te houden – werk alleen

Ze zijn eigenlijk alleen maar gezellig, want zorgen voor keihard resultaat doen ze niet, die brainstormsessies. Vroeger werd geclaimd dat het je creatieve prestaties zou vergroten, maar ‘60 jaar later blijkt dit compleet het omgekeerde: je bent namelijk creatiever en productiever in de privacy en vrijheid van je eigen omgeving.

Stop er dus mee! Brainstormsessies drukken onbewust eigen ideeën naar de achtergrond en zorgen juist voor minder en slechtere ideeën.

Wat je wel moet doen? Alléén werken: het zorgt voor betere en meer creatieve ideeën. Na afloop kun je altijd nog je ideeën met jouw baas of een collega overleggen in een micro meeting.

… maar als het even kan:

Tip 56 Stop met vergaderen

De meeste meetings heb je om 9 uur, toch? Laat dat nou net het perfecte moment voor je brein zijn om écht gefocust te kunnen denken en werken. Daar kun je je tijd in de ochtend veel beter aan besteden dan met een half oor in een vergadering te zitten terwijl je probeert je ogen open te houden.

Het advies van Jason Freid, schrijver van het succesvolle time management boek ‘ReWork’, luidt dan ook als volgt:

“Cancel gewoon de eerstvolgende meeting. [..] Doe het gewoon niet. Ik bedoel niet verplaats hem – wis hem compleet uit je geheugen. Doe hem verdwijnen. En je zult merken dat alles perfect op z’n pootjes terecht zal komen.”

Resoluut, zeker, maar die kostbare tijd kun je veel beter gebruiken voor je échte (denk)werk. Vermijd ze dus, die vergaderingen, en kijk of je de benodigde info ook kunt ontvangen via de mail. Vaak heb je niet veel gemist en kun je jouw aandacht en concentratie beter voor andere zaken bewaren:

[Time management tips om je concentratie te behouden]

Notificaties die jouw aandacht vragen, bliepjes van binnenkomende mails, praatgrage collega’s of nog erger: werken in een kantoortuin? We hebben te doen met je concentratie. Helaas heb je deze stoorzenders niet altijd in de hand. Toch zijn er een aantal manieren waarop je jouw concentratieproblemen op kantoor kunt verminderen. Probeer deze time management tips:

Tip 57 Gebruik een koptelefoon op het werk

Ongestoord en geconcentreerd kunnen werken én daarnaast je brein stimuleren? Een koptelefoon helpt je hierbij. Het werk van twee kanten:

Allereerst zien je collega’s meteen dat je bezig bent en dat dit niet het moment is om jou te storen.
Daarnaast verhoogt het ook daadwerkelijk je focus, maar wel alleen als je naar de juiste muziek luistert. Geen muziek met tekst dus. Dat leidt net zo af als ‘echt’ gepraat. Een instrumentaal deuntje of binaural beats werken het best om je concentratie vast te houden. Café-geluiden bijvoorbeeld!
Maak echter wel afspraken met je collega’s omtrent koptelefoon gebruik zodat de sfeer toegankelijk en sociaal blijft.

Zodra je toch enige afleiding blijft ondervinden, ondanks die koptelefoon of kantoortuin-maatregelen, trek er dan eens op uit om je concentratie te behouden:

Tip 58 Werk buiten kantoor – Ga naar een koffietentje

Niet voor die goede latte macchiato, maar voor je focus en productiviteit! Dat eentonig gemompel en gekletter van porseleinen servies op de achtergrond, doen namelijk iets met je brein! Ze activeren je hersenenen, maar de geluiden halen je niet uit je concentratie.

Geen café in de buurt? There’s an app for that! Coffitivity heeft een uitgebreid scala aan focus-muziek, met onder andere geweldige eentonige café-geluiden.

Tip 59 Introduceer ‘talkless thursday’

Misschien drastisch, maar als je er zeker van wil zijn dat jij je wil concentreren voer je één werkdag in waarin er niet gepraat wordt. (Oke, een halve mag ook.) We bedoelen dan niet alleen dat geklets over ditjes en datjes, maar praten in het algemeen. Complete stilte, dus. Je zult verbaast staan over de hoeveelheid werk die je opeens gedaan krijgt wanneer niemand je stoort.

Vragen stellen, informeren en overleggen gebeurt dan volgens passieve media, maar alleen als het echt noodzakelijk is. Skype, interne chat of Workchat van Evernote, zijn dan de voornaamste communicatiemiddelen.
Checken van deze media doe je pas wanneer het jou uitkomt of op vaste tijdstippen. Zet dus ook de notificaties uit, anders wordt je alsnog afgeleid.

Wellicht is zo’n communicatief vrije dag radicaal, maar deze af en toe invoeren is wel een perfecte manier om iedereen aan die concentratietaken te laten werken. Vind je een dag te heftig kies dan voor de mildere variant:

Tip 60 Introduceer ‘Stoortijd’

Loopt iedereen steeds zomaar je kantoor op om even iets aan je te vragen? Vervelend, want zo wordt jouw werk constant onderbroken en ben jij jouw concentratie weer kwijt. Houd een ‘inloopuurtje’ en voorkom dat jij gedurende de dag gestoord wordt met ad hoc zaken.

Kader je tijd in waarop je wel gestoord mag worden, bijvoorbeeld vóór de lunch van 11:00 tot 12:00.
Geef duidelijk aan collega’s aan dat ze alleen tijdens het inloopuurtje je kantoor mogen binnenkomen om je te storen.
Bekijk in dit uur ook meteen je mail of luister je voicemail af. Zet het echter wel in je e-mailhandtekening dat jij je inbox op vaste tijden checkt. (Geldt ook voor je voicemail!)

Prikkels uit je omgeving heb je niet altijd zelf in de hand. Jouw eigen stoorzenders, echter wel. Breng daarom ook deze terug naar een minimum en je zult jouw concentratie en focus ten goede doen;

Tip 61 Zet je notificaties uit

Neem verantwoordelijkheid voor alle geluiden van je eigen apparatuur: jouw PC, je telefoon, je tablet, ga zo maar door. Al die meldingen en bliepjes hebben als enig doel jou af leiden. Zet ze daarom uit. Jij bepaalt wanneer je je telefoon checkt en wanneer het tijd is om je mail te openen, niet de mediums zelf!

Outlook doe je dat zo.
Gmail op deze manier.
Notificaties op je smartphone stop je zo.
Zet meteen die rode bolletjes uit die naast de icoontjes staan – app badges – en je zult nog minder snel aanleiding hebben om een app te pas en te onpas te openen.

En als je dan toch meteen die afleidende geluidjes en aandacht vragende balkjes hebt uitgeschakeld, maak de rest van je telefoon dan ook een minder grote stoorzender:

Tip 62 Richt je telefoon slimmer in zodat hij niet afleidt

Wat zie je zodra jij je telefoon unlocked? Waarschijnlijk tientallen apps die schreeuwen “OPEN MIJ”. Zonder dat je het op dat moment nodig hebt, open je dan toch sneller even whatsapp om te kijken of je nog een nieuwe melding hebt. Weg concentratie.

Richt daarom je telefoon zo ‘prikkelvrij’ in:

Het startscherm van je telefoon, daar hoort helemaal niets te staan. Oké, 1 of 2 apps zijn toegestaan, maar kies daarvoor wel de meest belangrijke. (Dat betekent niet de meest gebruikte of leuke apps, zoals Whatsapp of Facebook.) Elke app waar je ‘even gauw op klikt om het te checken’ vermijd je. Wat kies je wel?
Één app die je een helder hoofd bezorgt. Niet heel spannend of leuk, maar gewoon een app die ervoor zorgt dat jij bovenop je taken en projecten zit. Denk aan de app Todoist of Braintoss.
Één app die een goede gewoonte stimuleert. Neem jij je bijvoorbeeld al weken voor om meer te bewegen, zet dan bijvoorbeeld Runkeeper op je eerste pagina. Jezelf voorgenomen meer kwalitatief nieuws te lezen, Pocket it is!

Geen Whatsapp, mail of zelfs het weerbericht. Dit soort apps zijn namelijk een te grote afleiding bron. Die krijgen dus een plekje waar ze dus niet zo snel in het oog springen.

Op de tweede pagina plaats je de apps die je het meest zou moeten gebruiken. Productieve apps die je leven een stuk makkelijker maken en die doen waar je smartphone voor bedoeld is. Denk aan je agenda, wekker, muziek of verschillende gezondheidsapps.
De derde en volgende pagina’s, daar plaats je al die stoorzenders. Natuurlijk wil je soms even je Facebook tijdlijn checken, maar nu gebeurt dat alleen wanneer jij er voor kiest, niet wanneer het icoontje jou afleidt. Nieuws-apps, social media-apps, games – al die zaken, krijgen dus een mooi plekje. – na die slimme apps!

Op naar een minder afleidend toestel en meer concentratie! Wil je er echt zeker van zijn dat je niet afgeleid wordt door je telefoon, bijvoorbeeld tijdens een belangrijke meeting of bij het uitvoeren van een (denk)taak, zet dan zwaarder geschut in:

Tip 63 Gebruik ‘automodus’ voor meer concentratie

Een taak waarbij jij het je echt niet kunt veroorloven om uit je concentratie gehaald te worden? Gebruik de functie ‘auto modus’ op je iPhone. Ja… officieel is het bedoeld om je ervan te weerhouden je telefoon te gebruiken tijdens het autorijden, maar ook voor het behouden van je concentratie is het een geweldige tool:

Het blokkeert alle binnenkomende appjes, telefoontjes en andere stoorzenders én zorgt ervoor dat je ook niet even snel kunt kijken wat je gemist hebt. Je zult dan namelijk eerst de modus moeten uitschakelen.
Heel handig: zodra je de modus aan hebt staan, stuurt hij automatisch een bericht terug aan je contactpersonen om te laten weten dat je op dit moment écht geen tijd hebt. Dit kun je volledig personaliseren.
Een noodgeval? Berichten die verstuurt worden met ‘urgent’ komen gelukkig wel door, net als telefoontjes waarbij je in een korte tijd 2 keer gebeld wordt. Zo blijf je wel bereikbaar voor urgente gevallen.
Instellen doe je zo.

Je telefoon een stoorzender? Niet meer! Vanaf nu is jouw concentratie niet meer afhankelijk van een storende notificatie, maar check jij jouw smartphone op door jezelf vastgestelde momenten, bijvoorbeeld in je pauze. Die zijn ook heel belangrijk voor je concentratie.

Tip 64 Neem pauzes om je concentratie op peil te houden

Te lang en te geconcentreerd aan een taak blijven doorbuffelen, werkt niet en zal alleen maar averechts werken. Neem daarom voldoende pauzes. Het heeft direct effect op je concentratie en productiviteit, (maar wel als je het goed doet):

Verlaat je werkplek. Snel een bammetje aan je bureau eten, geeft je brein toch niet echt het gevoel dat het mag rusten. Al pauzeer je in de vergaderruimte, geef je hersenen een teken dat het mag herladen.
Sport in je pauze, gewoon bewegen mag ook. Je reset je brein door het wat afleiding van je werk te geven en je boost gelijk je energie met wat beweging. Geen sportschool tegenover je kantoor of ruimte om je yogamatje uit te rollen, maak dan gewoon een wandeling. Werkt ook prima.
Het scherpe randje van een drukke ochtend van je afschudden? Mediteer. ‘T kan best in je pauze en je hebt er maar maximaal 20 minuten voor nodig. Je hoofd rustig, jij rustig.
Druk? Neem dan juist pauzes. Dit hoeven geeneens lange pauzemomenten te zijn, maar een paar breaks van 5-10 minuten doen ook wonderen voor het vasthouden van je concentratie!

En wanneer neem je dan een break? Ook daar zijn richtlijnen en time management tips voor. Dit zijn de 3 beste momenten om pauze te nemen:

Wat werkt wetenschappelijk het beste? 52 minuten werken met vervolgens een break van 17 minuten. We kunnen ons voorstellen dat je baas zijn wenkbrauwen zal fronsen zodra je dit aantal minuten aanhoudt.
Misschien is het natuurlijk ritme daarom realistischer voor een kantoorwerker: 90 minuten werken met een break van 20 minuten.
Nog te lang, dan is de Pomodoro-techniek wellicht de beste pauze methode voor je. 25 minuten werken en vervolgens 5 minuten pauzeren. Ideaal voor je concentratie en zeer realistisch in een drukke kantooromgeving. Hier gaan we nog verder op deze geweldige concentratietechniek in.

Welk pauzemoment je ook kiest, voor elke geldt dat je ook daadwerkelijk werkt in het ‘werkmoment’ en pauze neemt in het ‘pauzemoment’. Je telefoon checken of even doelloos surfen tussendoor is er dus niet bij! – Dat geldt ook zeker voor het checken van je inbox:

[Time management tips om slimmer te mailen]

We ontvangen gemiddeld zo’n 111 mails per week en of jij dit getal amper redt, of al rond lunchtijd dit soort aantallen uit je inbox vist; slimmer omgaan met onze mail willen we allemaal wel. Je besteedt namelijk ontzettend veel (onnodige) tijd aan dit tijdrovende medium. Tijd dus om wat efficiëntie erin te brengen met deze time management tips!

Tip 65 Houd een grote schoonmaak in je inbox (in minder dan 30 minuten!)

Is dat rode bolletje bij je mail app permanent aanwezig en staat er altijd wel iets in je inbox? Krijg overzicht door de meuk weg te werken en begin fris met een lege inbox en dat binnen een half uurtje! (Ja, dat kan!)

Verzamel eerst al je mails in één map, noem deze ‘Backlog’. Laten we onszelf niet voor de gek houden: het lijkt nu opgeruimd, maar we hebben alleen de kruimels onder het tapijt geveegd.
Verwijder nu alle rotzooi in de map ‘Backlog’ waar je niet op zit te wachten: reclames, mededelingen dat je een iPhone hebt gewonnen of nieuwsbrieven die je toch niet leest.
O, die nieuwsbrieven? – Schrijf je uit. Al een stapje dichter bij een lege inbox? – Check.)
Nu blijven de mails over die een actie verwachten. Een mail die hooguit één minuutje kost om te beantwoorden? – Meteen doen.
Voor de mails die niet langer dan een half uur nodig hebben om te beantwoorden, mag je een speciaal mapje maken: ‘Beantwoorden’. Pleur ze er allemaal maar in.
Plan nu één á anderhalf uur in je agenda om deze te verwerken en te beantwoorden. (Tip: na de lunch, wanneer je waarschijnlijk jouw dipje hebt en al het belangrijke denkwerk er al op zit.)
Die ene mail waar je reuze veel voorwerk en onderzoek voor moet doen voordat je hem kunt beantwoorden? – Geef deze XL-mails een eigen afspraak in je agenda zodat je er later aan kunt werken. (Breng wel even de afzender op de hoogte dat je er mee aan de slag gaat – wel zo netjes.)

Overzichtelijk en praktisch, die lege inbox. Nu moet je hem ook zo houden:

Tip 66 Houd je inbox squeaky clean met OHIO

Met OHIO (nee, niet de Amerikaanse staat) houd jij je je inbox (en je hoofd) leeg door iedere keer zodra je mail krijgt een beslissing te maken:

“Een nieuwe mail. Zal ik deze ‘Weggooien’, ‘Archiveren’, ‘Delegeren’, ‘Meteen beantwoorden’, of ‘Later doen’?”

Om jouw de inbox-teller op 0 te laten staan, verwerk je gelijk iedere nieuwe mail, eenmalig: Only Handle It One (Goed geraden: OHIO dus.)

Spam? – Schrijf je meteen uit en ‘Weggooien’.
Geen interessante nieuwsbrief? – Uitschrijven die handel in en ‘weggooien’!
Goed artikel toegestuurd gekregen? – Bewaar hem in ‘Pocket’ en verwijder de mail. ‘Weggooien’ dus.

En wat dan met persoonlijk gerichte of werkgerelateerde mails?

Je krijgt een mail van een collega betreffende de vergadering die al geweest is. Deze heb je niet meer nodig, dus ‘weggooien’.
Een andere collega stuurt je het notulen overzicht van die betreffende vergadering. Deze heb je wellicht nodig in de toekomst, ‘archiveer’ deze.
Een andere mail die vraagt of jij de notulen kunt verwerken in een jaarverslag? Mooi klusje voor de stagiair, lekker ‘delegeren’ dus.
Memo van je baas waarin hij een korte terugkoppeling vraagt over de vergadering van zojuist? Mwah, duurt niet lang, ‘meteen beantwoorden’!
Je stagiair stuurt het jaarverslag terug, maar je ziet dat er nog iets ontbreekt. Toch maar even bespreken. Dit wordt ‘later doen’: zet het op je 1:1-lijst.
Je baas mailt je of jij de volgende vergadering wil organiseren, inclusief presentatie! Dat heb je niet 1,2,3 gedaan. Typisch gevalletje van ‘later doen’. Pak je agenda en takenmanager er maar bij!

Voila; een lege inbox, de informatie verwerkt en alles overzichtelijk geordend. Fijn gevoel toch? Nu jouw inbox leeg is, wil jij ook niet de oorzaak zijn van overvolle inboxen bij anderen, mail daarom slimmer:

Tip 67 Stel vast of een mail het juiste middel is

Een mail is nooit dringend. Punt. Je kunt dus wel claimen dat je “zo snel mogelijk” of “vandaag nog” een reactie wil ontvangen op jouw ‘urgente’ mail, maar onthoud deze vuistregel:

“Je mailt simpelweg nooit wanneer je boodschap dringend is.”

Het medium is bedoeld om iemand een boodschap te sturen die hij kan lezen wanneer het hem uitkomt. En antwoorden? Dat doe je volgens de email etiquette gebruikelijk binnen 24 en 48 uur.

Is de kwestie dus zo urgent en hangen er serieuze consequenties vanaf als jouw collega niet binnen 10 minuten zijn mail beantwoordt? Bel diegene dan of loopt simpelweg even zijn kantoor binnen. (Wel pas nadat jij er zelf zeker van weet dat het werkelijk dringend is, en niet alleen dringend lijkt!)
Is de kwestie toch minder dringend dan dat jij bij voorbaat dacht? Stel een nette mail op, wel pas nadat je dit punt in overweging hebt genomen:

Is de kwestie zodanig ingewikkeld of komt er simpelweg veel informatie bij kijken? Stuur dan liever geen mail, maar nodig de ontvanger uit voor een gesprek waarin je de kwestie met elkaar bespreekt. Dit geldt ook zeker bij te persoonlijke zaken waarbij je context wil geven. Zet het op je 1:1-lijst en bespreek het op de ouderwetse manier; face-to-face.

Beslist dat jouw kwestie mail-waardig is? Vermijd veel voorkomende mail fouten door eens anders te werken:

Tip 68 Stel je mails altijd van beneden naar boven op

Bijlage vergeten toe te voegen? Stom. Voorkom dit door je mails in de omgekeerde volgorde op te stellen. De eerste keer dat je dit doet, voelt het misschien onwennig, maar zo kun je er zeker van zijn dat je jouw mail niet per ongeluk tussentijds verstuurd (mét ontbrekende bijlagen en een halve tekst!).

Start met de bijlagen en vermijd dat je een mail moet nasturen omdat je ze weer vergeten bent in te voegen.
Vervolgens ga je met de (beknopte) inhoud van je bericht. Hier zometeen meer over.
Daarna vul je de onderwerpregel in.
Ten slotte vul je de ontvanger(s) in, pas als allerlaatste.

Bijlagen toegevoegd? Check, check, dubbelcheck! Op naar de inhoud:

Tip 69 Houd je mail glashelder en beknopt

Het is onnodig dat jouw collega eerst door oneindig veel ‘fluf’ moet lezen, voordat ze bij de reden van jouw mail aankomt. Het merendeel van je mails bevat namelijk meestal een verzoek. Dit kan een antwoord op een vraag zijn, een akkoord op een offerte of het vaststellen van een vergadering.

Open je mail daarom gelijk met de kern van je verzoek en wat je van de ander verwacht.

“In de bijlage vind je de offerte die ik heb opgesteld naar aanleiding van het gesprek met klant x, afgelopen donderdag. Wil jij deze offerte doornemen, eventuele aanpassingen toevoegen en deze vervolgens ondertekenen?”

Voor jou én de ontvanger glashelder wat je verwacht en wanneer. Wil je er daarnaast zeker van zijn dat je niet constant heen en weer blijft mailen? Doe dan dit:

Tip 70 Voorkom heen en weer mailen – Geef opties

Die vergadering op donderdagmiddag komt je bij nader inzien toch niet uit. Je mailt je collega dat je niet kunt en stelt voor de vergadering te verplaatsen naar vrijdagochtend. Daarop krijg je weer een mail terug dat dat niet schikt. Jij mailt terug. etcetera, etcetera.

5 jaar en 1 volle inbox later hebben jullie eindelijk een geschikte oplossing gevonden. Dat kan (en moet) slimmer! In plaats van het balletje heen en weer te slaan, geef je opties:

“Helaas komt mij de vergadering van donderdagmiddag niet uit doordat klant X onverwacht diezelfde dag een evaluatie wil bespreken. Graag wil ik de vergadering daarom verplaatsen naar vrijdagochtend 10:30.

Laat mij even weten of dat moment voor jou uitkomt. Is dit niet het geval, heb ik nog 3 andere mogelijkheden:

Maandag 9:00

Dinsdag 11:00

Donderdag 10:30”

Als dat niet makkelijk is.

Reden nummer 1 voor onnodig heen en weer gemail? – Afgewend.
Reden nummer 2? Vervelende, maar soms onvermijdelijke groepsmails:

Tip 71 Vermijd groepsmails

Er is niets zo vervelend als in een whatsapp groep zitten waarin verschillende mensen een gesprek houden waar jij geen deel van uitmaakt. Waarom zou je dit dan wel doen in een email? Bedenk daarom of het de enige en echte oplossing is voor je bericht.

Wil je bijvoorbeeld een afspraak plannen tussen meerdere personen, maak dan gebruik van Datumprikker of Doodle. Zo voorkom je onnodig heen en weer gemail.
Valt het toch niet te vermijden? Benoem dan het bericht en de bijbehorende acties, per persoon, apart.

Zo voorkom je dat jij steeds je inbox moet openen voor nutteloze berichten. Het enige dat nu nog jouw perfecte bericht in de weg staat is het ontbreken van een goede afsluiting:

Tip 72 Wees duidelijk over jouw verwachtingen

Heldere inhoud? – Check

Voorkomen dat je onnodig moet replyen? – Check

Tijd om je mail tot een goed einde te brengen met een heldere afsluiting: laat jouw collega weten wanneer je graag van hem terughoort en waarom:

“Graag zou ik deze vóór woensdag ontvangen. Donderdag zal ik namelijk een kopie naar de klant moeten versturen.”

Niets meer en niets minder. Zodra jij er zeker van bent dat je bericht van alle kanten klopt (geen spelfouten en vergeten bijlagen dus), heeft jouw perfecte mail een perfecte onderwerpregel nodig:

Tip 73 Glasheldere onderwerpregels

“!!! BELANGRIJK: LEZEN en BEANTWOORDEN graag :)”

Krijg je ook vaak zulke mails van je collega (of maak jij je er zelf schuldig aan)? Pak het slimmer aan:

Geen uitroeptekens, alles in hoofdletters of andere signalen waarmee jij wil aanduiden dat jouw mail ‘urgent’ is. Gebruik “[actie]” en beknopt de inhoud van je bericht.

“[Ondertekenen s.v.p] aanvraag offerte klant x”

Jouw collega weet meteen waar de mail over gaat en welke actie er van hem verwacht wordt. Andere voorbeelden die je kunt gebruiken zijn: “[Ter info]…”/ “[Ter correctie]….”/ “[Ter inzage]…” etc.

Spreek met het hele team af dat dat de norm wordt binnen jullie onderlinge mailcontact en jouw inbox verandert in een oogopslag van schreeuwerig naar overzichtelijk!

Tip 74 Haal een verzonden mail terug

Toch na al deze tips de bijlage vergeten toe te voegen, een verkeerde ontvanger ingevoerd of misschien in the heat of the moment een boze mail naar een collega gestuurd? Haal hem terug! Als dat geen hoop ellende scheelt…

In Outlook red jij je hachje in 3 stappen:

Ga naar ‘Verplaatsen’ bovenin de balk
Klik op ‘Acties’ en vervolgens op ‘Dit bericht intrekken…
Voila, de inhoud van het bericht wordt gewist en de ontvanger ziet alleen in plaats van jouw oorspronkelijke tekst ‘Dit bericht is ingetrokken.’
Onthoud wel dat dit alleen werkt als de ontvanger ook Outlook gebruikt, de mail nog in de inbox zit en natuurlijk nog ongelezen is.

Gmail? Nog simpeler:

1. Boze mail verstuurd? Maak het ongedaan door bovenin je scherm op ‘Het bericht is verzonden. Ongedaan maken. Bericht bekijken.’ te klikken nadat je deze verstuurd hebt.

2. Zorg wel dat deze opties vooraf ingeschakeld zijn:

3. Zijn de standaard 10 seconden je te kort en wil je graag het zekere voor het onzekere nemen? Zet hem op 30 seconden. Zodra je namelijk de ‘Ongedaan maken’-knop mist, kun je niet zoals in Outlook de mail nog terughalen.

Lifesaver, dat terughalen! Nog meer van deze trucjes? Stop met het onnodig veel tijd in je mails stoppen, het kan namelijk nog makkelijker:

Tip 75 Maak het je makkelijk, werk met sneltoetsen

Mails versturen, je kunt het jezelf niet leuker maken, wel makkelijker. Deze sneltoetsen helpen jou razendsnel die mails op te stellen en te beantwoorden;

Sneltoetsen in Outlook

Mail opstellen

CTRL+N (windows) / CMD⌘+N (mac) = nieuw bericht maken

Ontvanger(s) toevoegen

ALT+B = naar BCC-veld en adresboek openen

ALT+C = naar CC-veld en adresboek openen

Verzenden

CTRL+ENTER = verzenden

Beantwoorden en doorsturen

CTRL+R = mail beantwoorden

CTRL+SHIFT+R = allen beantwoorden

CTRL+F = doorsturen

Wegwerken

CTRL+D = verwijderen

CTRL+SHIFT+S = verplaatsen naar map

Sneltoetsen in Gmail

Mail opstellen

SHIFT+C = nieuw bericht maken

Ontvanger(s) toevoegen

CTRL+SHIFT+C (windows) / CMD⌘+SHIFT+C (mac) = CC-ers toevoegen

CTRL+SHIFT+B (windows) / CMD⌘+SHIFT+B (mac) = BCC-ers toevoegen

Verzenden

TAB+ENTER = verzenden

Beantwoorden en doorsturen

R (reply) = beantwoorden

A (reply all) = allen beantwoorden

F (forward) = doorsturen

Wegwerken

E = archiveren

# = verwijderen

Teveel om te onthouden?

Laat ‘Keyrocket’ het voor je doen. Dit briljante programma onthoudt niet alleen de sneltoetsen voor je, het wijst je erop wanneer je beter een sneltoets kunt gebruiken. Zo hoef jij niet steeds te klikken met je muis, maar houd jij je bezig met het sneller opstellen van die mail.

Tip 76 Check je mail bewuster

Stop met constant je inbox te checken. Ja, ook jij doet doet. Hoe vaak controleer je niet even tussen je werkzaamheden door of je een nieuwe mail hebt binnengekregen? Dit is werkelijk funest voor je concentratie én productiviteit.

Behandel het als echte post, ga er daarom bewuster mee om. Net als dat je niet 50 keer per dag richting de brievenbus loopt, moet je ook niet je inbox compulsief controleren:

1. Maak het een proactieve taak door jezelf een limiet te stellen: bijvoorbeeld 2, 3, (misschien maximaal 4 keer) per dag je inbox te openen. Dit werkt niet alleen efficiënter dan die honderd keer per dag checken of je nieuwe mails hebt, je voorkomt ook dat je jouw hele ochtend besteedt aan ad hoc verzoeken.

Jouw 1e check: niet meteen zodra je één voet over de kantoor drempel hebt gezet, maar nadat je je MIT’s hebt afgerond.
Jouw 2e check: na de lunch wanneer jouw middagdipje op komt zetten.
Jouw 3e check: richting het eind van de dag.

2. Blok specifiek tijd in je agenda om je mail te bekijken en te verwerken.

3. Tussendoor check jij je mail niet. Voel je toch steeds de neiging opkomen om even snel te checken of je collega al gereageerd heeft? Pauzeer je inbox en voorkom deze afleiding:

Tip 77 Je inbox notificaties uitzetten? Pauzeer liever je inbox

Je wil niet constant afgeleid worden zodra je een nieuwe mail binnen krijgt. De melding ‘Nieuwe e-mail’ staat daarom bij jou uit. Wist je echter dat dit averechts werkt? Je gaat namelijk compulsief je mail checken. (En als je nu denkt, dan zet ik de notificatie toch gewoon aan; dat blijkt ook een slecht idee.) Wat moet je dan wel doen?

Je inbox pauzeren. Door je mail tijdelijk te ‘bevriezen’, valt er niets te checken, klinken er geen afleidende bliepjes en is er niks te zien. Opgelost.

https://youtu.be/SuhnoFDM5S4

Pauzeer je inbox in Gmail

Installeer ‘INBOX PAUSE plugin’ en een magische blauwe knop verschijnt bovenin je Gmail inbox. De constante e-mailstroom pauzeren? Kwestie van klikken.

en in Outlook?

Nog simpeler, de functie is al automatisch ingebouwd: de ‘ontvangen/verzenden’-knop. Normaal staat ‘ie ingesteld op ‘elke 2 uur e-mail binnen halen’, maar zet dit lekker uit en doe het handmatig:

Door je inbox te pauzeren kies jij er bewust voor je even niet af te laten leiden door die oneindige mailstroom. Zo lees en beantwoord jij de mails wanneer het jou uitkomt.

[Time management tips om je technologie slimmer te gebruiken]

Ook zodra het aankomt op andere digitale informatiebronnen valt er nog het een en het ander te ontdekken. Bekijk deze technische time management tips en ontdek hoe je deze mediums slimmer inricht.

Tip 78 Krijg betere zoekresultaten met deze Google Hacks

Die zoekterm intypen, fluitje van een cent, maar op de juiste pagina uitkomen heeft vaak nog al eens een omweg nodig. Vind precies wat je zoek – meteen bovenaan! Gebruik deze hacks:

Zoek binnen één site

Zoek jij naar een naald in een hooiberg zodra je op een grote site informatie wil vinden? Maak het jezelf makkelijker:

Typ de URL van de site in je zoekbalk, plaats een dubbele punt erachter en het zoekwoord waar je naar zoekt:

2. Zoek een specifieke woordvolgorde

Ben je opzoek naar die perfecte quote voor in je presentatie of een specifieke zin, maar krijg je steeds zoekresultaten gebaseerd op losse flarden woorden? Vind hem door de woordgroep tussen dubbele haakjes te zetten:

3. Zoek het één óf het ander

Verschillende termen in één zoekopdracht zoeken, maar niet samen? Gebruik een verticaal balkje tussen de zoektermen en Google toont je alles waar het één óf het ander instaat.

4. Zoek vergelijkbare sites

Jij checked altijd een specifieke site, maar ditmaal ben je op zoek naar iets anders. Vind heel simpel alternatieven bronnen of informatie die lijken op je oude vertrouwde site door ‘related’, dubbele punt en dan de url van de site in de zoekbalk te benoemen.

5. Zoek de vertaling

Kom jij even niet op de vertaling van dat woord? Sla niet meteen je woordenboek open, maar typ het woord ‘vertaling’ of ‘vertalen’ er achter en binnen enkele seconden heb jij het woord én meerdere synoniemen. Handig!

6. Zoek de betekenis

De juiste definitie van een woord benoemen in jouw verslag? Door ‘definitie’ en dan jouw zoekterm in te geven, krijg jij binnen luttele seconden een duidelijke omschrijving.

Google kan dus meer dan alleen een jouw zoekterm vinden. Als je er slim gebruik van maakt, vind jij sneller de informatie die je zoekt en houd je met deze hacks tijd over!

Tip 79 Check je privacyinstellingen

Je wist waarschijnlijk als dat jouw rondsurfen op internet reuze handig is voor Google – zij schetsen namelijk, met de informatie die jij zoekt, een beeld van jou en leveren op basis daarvan gerichte advertenties.

Moet je daar bang voor zijn? Nee hoor. Ten eerste maakt het je internetervaring alleen maar makkelijker en dan tweede je hebt het zelf in de hand. Je kunt er namelijk voor kiezen deze functies uit te zetten!

1. Je kunt in jouw ‘Dashboard’ alle statistieken inzien die Google bijhoudt:

Het profiel dat google van je geschetst heeft, vind je via ‘Advertentie-instellingen’
Waar je allemaal bent geweest, via ‘Locatiegeschiedenis’
Wat je in je leven opgezocht hebt, in je ‘Web- en app activiteit’
Welke andere partijen dat nog meer van je weten, zie je in ‘Gekoppelde apps en sites’.

2. Vind je het handig om maandelijk inzicht te krijgen in jouw internetgedrag? Je kunt namelijk een maandelijkse rapportage ontvangen met alle beveiligings- en privacy gegevens. Heel transparant!

3. Wil je deze informatie verwijderen? Dat kan in een paar klikken. Bij elk onderdeel staat namelijk een optie in de vorm van een schuifje. Simpelweg ‘omzetten’ en voila, jouw gegevens worden niet meer bijgehouden.

Hoewel het allemaal een beetje eng klinkt, hoeveel Google over ons weet, heb je heel makkelijk zelf in de hand hoeveel informatie de dienst over je verzamelt. Het geeft je in ieder geval een inzicht in jouw eigen internetgedrag.

Tip 80 Kies een veilig wachtwoord met 1Password

Ongeacht welk technologies snufje je gebruikt, van je mailadres tot de cloud, een wachtwoord blijft in de meeste gevallen dé beveiligingsmethode.

Misschien vind je jouw oude, vertrouwde wachtwoord dat je al járen gebruikt het handigst, maar helaas blijkt ‘Hondmax1983’ redelijk eenvoudig te kraken. De beste en simpelste manier om je wachtwoord te beschermen en te bewaren? 1Password!

Het programma functioneert als een kluis en slaat al jouw wachtwoorden, veilig, op.
Daarnaast heeft een een ingebouwde ‘Password Generator’, die zo’n sterk wachtwoord aanmaakt dat het niet te kraken valt!
Moeilijk om dat wachtwoord te onthouden? Nee hoor. Hij bewaart ze voor je én hanteert een 2-staps-verificatie. Slimme jongen als je daar doorheen breekt!
Alle voordelen lees je hier! Het zijn er simpelweg te veel om te benoemen.

Er zeker van zijn dat jouw foto’s en gegevens niet op straat belanden? Bewaak ze dus extra goed met dit programma.

Tip 81 Filter je informatie intake

In de afgelopen decennia is het aantal media explosief toegenomen; iedereen kan namelijk een nieuwe video op Youtube plaatsen of een ‘interessant’ artikel publiceren. Of de kwaliteit echter ook is toegenomen valt te betwisten. Vraag je daarom af of die dagelijkse stortvloed aan vaak overbodige informatie wel werkelijk jouw tijd waard is. Helaas heb je niet in de hand of jouw vriend een zoveelste foto van zijn cavia op Facebook plaatst. Wat je wel in de hand hebt? – Een mediafilter!

Filter je nieuwsbrieven

Automatische updates van je favoriete blog of handige informatie over je tennisclub; nieuwsbrieven zijn zeker handige tools op informatie binnen te krijgen – als je ze ook werkelijk leest, natuurlijk.

Nieuwsbrieven die je ongeopend weggegooid of waar jij je geeneens meer van kunt herinneren dat jij je daar ooit voor hebt ingeschreven, daar schrijf je je direct voor uit. Simpel.

Maak er ook meteen een maandelijks terugkerende taak van in je agenda; neem iedere vier weken een kwartier de tijd om kritisch te bepalen of de nieuwsbrieven die binnenkomen ook daadwerkelijk nog interessant en informatief zijn. Zo niet? Weg ermee. (Behalve die van ons natuurlijk ;))

Dag overbodige informatie!

Filter je blogs & artikelen

Nog zoiets waar zich vaak een berg van overbodige informatie bevindt: blogs. Filter het kaf van het koren en lees alleen nog maar artikelen die jou werkelijk aanspreken!

Een goed blog gevonden waar je regelmatig meer van wil lezen? Voeg hem toe aan je Feedly-newsfeed. Deze app installeer je makkelijk op je smartphone en tablet en zorgt ervoor dat jij de laatste nieuwtjes op één plek kunt volgen!
Dat steengoede artikel dat op je Feedly-newsfeed langskwam bewaar je in Pocket. Het is de ideale manier om al die artikelen op te slaan zodat je ze op een later tijdstip kunt lezen. Op deze manier heb jij al jouw kwalitatief goede informatie gebundeld!

Filter je twitter-feed

Verschijnen er te vaak onzinnige tweets van mensen die je amper kent? Laat Tweepi er eens kritisch naar kijken. Deze dienst schoont je hele Twitter-feed op. Zo zul je, onder andere, niet langer inactieve volgers volgen, ontvolgt het iedereen die jou niet volgt en helpt het je vinden van interessante gebruikers om te volgen. Volg jij het nog? – Wij wel.

Regelmatig even met de bezem door je informatie intake gaan in geen overbodige luxe. Maak er een doorlopende taak van in je takenlijst om te voorkomen dat jouw newsfeed weer volloopt met onbruikbare informatie.

Tip 82 Houd een digitale schoonmaak

Rotzooi leidt af en dan hebben we het niet alleen over die stapels papieren op je bureau. De computer die daarachter verscholen zit, ook die kan eens een opfrissertje gebruiken. Houd een grote digitale schoonmaak:

1. Clean Desk(top) Policy

Staat je bureaublad vol met apps, afbeeldingen en loze documenten? Opruimen die handel!

Kies bij elk pictogram of bestand wat er mee moet gebeuren: verwijderen of op de juiste plek zetten.
Net als met je inbox kun je ook hier één grote map maken waar je alles in propt, weg van het oog. Vervolgens plan je een aantal blokken in je agenda waarin je door de map heen gaat en de documenten op de juiste plek zet. Misschien op een externe schijf?

2. Afbeeldingen, muziek & films

Hetzelfde geldt voor al die afbeeldingen die opgeslagen staan en waar je eigenlijk nooit naar kijkt.

Natuurlijk gooi je deze niet weg, de prullenbak in, maar je haalt ze wel van de pc af. Upload ze in de cloud of bewaar ze op een externe schijf. Als je dan toch bezig bent, verwijder meteen al die wazig en dubbele foto’s van dat personeelsfeest. Lekker opgeruimd.

3. Programma’s & Apps

Ook al die overbodige programma’s en apps zorgen voor een hoop rommel, verwijder daarom wat overbodig is.

Sorteer de programma’s in het overzicht op volgorde van ‘laatst geopend’. Langer dan 3 maanden niet gebruikt? Weg ermee. Scheelt ruimte, snelheid en een hoop rommel op je pc.

Plan regelmatig een opfrissessie in, bijvoorbeeld elk kwartaal of halfjaar. Zo houd jij je pc schoon en bewaar je alleen bestanden en programma’s die je echt gebruikt! Opgeruimd staat netjes.

Tip 83 Gebruik sneltoetsen voor Mac & Windows

Kopiëren, plakken: oud nieuws. Toch bestaat er nog een onuitgeputte bron aan sneltoetsen die jij nog niet kent, maar die wel heel handig zijn!

Sneltoetsen voor Windows

Alt + tab = wisselen tussen openstaande programma’s

Alt + F4 = het openstaande programma sluiten

Windowstoets + E = open File Explorer om snel met bestanden te kunnen werken

Windowstoets + D = ga naar bureaublad

Windowstoets + L = vergrendel je beeldscherm

Windowstoets + < = minimaliseer alle openstaande vensters

Windowstoets + shift + M = heropen alle geminimaliseerde vensters

Ctrl + D = geselecteerd item naar prullenbak verplaatsen

Ctrl + shift + N = maak nieuwe map aan

F2 = geef document nieuwe naam

F3 = een bestand of map zoeken

Alt + home / end = naar begin of einde van document of internetpagina

Ctrl + F = woord of stuk tekst zoeken in document of browser

En natuurlijk de welbekende:

Ctrl + C = kopiëren

Ctrl + V = plakken

Ctrl + X = knippen

Ctrl + Z = laatste actie ongedaan maken

Ctrl + Y = ongedaan gemaakte actie opnieuw uitvoeren

Sneltoetsen voor Mac

cmd ⌘ + spatiebalk = Zoek in alle programma’s en documenten via Spotlight of krijg snel de uitkomst voor je rekensom door deze in te voeren
cmd ⌘ + pijltje omlaag/omhoog = Naar het begin of einde van de pagina (in browser of document)
cmd ⌘ + tab = Wissel tussen openstaande programma’s

cmd ⌘ + shift + 4 = Maak een screenshot van een door jou geselecteerd stukje bureaublad (houd de linkermuisknop ingedrukt en schuif over het beeldscherm tot je het gewenste stuk hebt). De afbeelding wordt automatisch op je bureaublad opgeslagen

cmd ⌘ + Q = Sluit het openstaande programma

cmd ⌘ + F = woord of stuk tekst zoeken in document of browser

cmd ⌘ + plusteken / minteken = Je beeldscherm inzoomen (plus) of uitzoomen (min)

Ook hier de klassiekers:

cmd ⌘ + C = Geselecteerd stuk tekst kopiëren

cmd ⌘ + V = Geselecteerd stuk tekst plakken

cmd ⌘ + X = Geselecteerd stuk tekst knippen

cmd ⌘ + Z = Je laatste actie ongedaan maken

cmd ⌘ + Y = De ongedaan gemaakte actie opnieuw uitvoeren

Misschien wist je de meeste al, maar een opfrisbeurt kan nooit kwaad! Dat geldt ook voor je brein: fris die ook een regelmatig op. Door het nieuwe informatie te geven bijvoorbeeld:

[Time management tips om up to date te blijven]

Jezelf ontwikkelen houdt niet op zodra je een diploma op zak hebt. Je leert je hele leven lang door en of je het nu doet om vooruit te komen in je werk of puur op het persoonlijk vlak, op de hoogte blijven van de nieuwste informatie helpt daarbij. Bekijk deze time management tips en ontdek nieuwe manier om die grijze cellen soepel te houden:

Tip 84 Lees iedere dag 15 minuten

Je weet natuurlijk al dat lezen goed voor je brein is; het vergroot je vocabulaire, vermindert stress en het verbetert je geheugen. Toch schiet het er vaak bij in. Zonde! Maak lezen op deze manieren een gewoonte:

Maak het klein. Jouw voornemen om dat ene boek van Dan Brown in één zitting uit te lezen is ambitieus. Misschien zelfs wel zo ambitieus dat je het uitstelt, want zeg nou zelf: 638 pagina’s zijn er toch wel een hoop. Maak het daarom klein. Spreek met jezelf af dat je bijvoorbeeld 40 pagina’s per dag leest. Iedere dag. Geen uitzonderingen.
Lees op een vast tijdstip. Ook hierbij geldt: routine, routine. Neem een vast tijdstip waarop jij iedere dag even dat boek openslaat. Plan het desnoods in je agenda! Wanneer je dat het beste kunt doen? In de ochtend. Zo is je hoofd én je motivatie nog fris. O, en lees gedurende de dag gewoon door – naast je afgesproken tijdstip: bijvoorbeeld terwijl je op de trein wacht. Zo heb je dat boek binnen no time uit.
Wees consequent. Wil je de gewoonte om te lezen vasthouden, dan zul je streng en gedisciplineerd moeten zijn. Zoals eigenlijk bij iedere gewoonte. Ook al ben je moe en zak je liever weg met een afleveringetje Netflix, pak toch dat boek op. Houd het desnoods vol met de chain methode.
Leer snellezen. 500, 600 of zelfs 700 pagina’s per week lezen? Het kan, Buffett doet het ook! Zijn geheim? Snellezen! En nee, het is geen uniek talent dat maar enkelen onder ons kunnen, je kunt het namelijk leren! Volg daarom eens een cursus en voordat je het weet, lees jij ook een boek in een paar dagen ui!
Doe wat jij wil. Het belangrijkste? Heb er lol in. Zodra jij iedere avond met tegenzin een doodsaai boek openslaat, zul je nooit jouw leesgewoonte kunnen vol houden. Kies daarom boeken en genres die jouw voorkeur hebben. Lees je graag historische romans, motiverende non-fictie of zoetsappige pulp fiction? Ga ervoor!
Speel vals. Geen enkel boek openslaan, maar toch een boek ‘lezen’? Maak het jezelf makkelijk: luister ernaar;

Tip 85 Luister naar audioboeken

De geur van boeken heeft voor velen iets magisch, iets speciaals dat audioboeken of e-readers nooit kunnen vervangen. Begrijpelijk. Toch heeft het luisteren naar audioboeken één voordeel dat een ‘echt’ boek niet heeft: je kunt het overal en altijd doen.

Volgens cognitief psychologen heeft het verder nog een paar andere voordelen: je brein onthoudt de informatie beter en zelfs als je de leessnelheid verhoogt naar 1,5 tot 2x de reguliere snelheid, kunnen je hersenenen nog steeds alles volgen.

Luister daarom naar een boek op de momenten waarop je normaal niet kunt lezen, bijvoorbeeld tijdens je cardio work-out of tijdens de afwas. Zo blijft je brein ook bezig!
Neem eens een kijkje in de Luisterbieb of neem een proefabonnement op een audioboeken dienst zoals Storytel of Audible.

En als je dan toch bezig bent je oren nuttig te besteden, luister dan ook eens naar een podcast;

Tip 86 Luister (onderweg) naar podcasts

Podcasts worden steeds populairder. Dat is ook niet zo gek. Het is slimme manier om op de hoogte te blijven van de nieuwste informatie of om jezelf te entertainen door naar hoorspelen, interviews of spannende verhalen te luisteren – En dat wanneer en waar het jou uitkomt.

Er zijn ontelbaar veel podcasts aanbieders te vinden, dus iets zoeken wat bij jouw interesseveld past, zal niet moeilijk zijn. Wat heb je hiervoor nodig?

Je kunt online via de website van een podcast luisteren,
maar via de juiste app op je telefoon op tablet is het efficiënter. Voor Apple gebruik je hiervoor de app ‘Podcasts’, android-gebruikers downloaden ‘Pocket Casts’.

Reuze handig als je onderweg naar je werk je brein wil stimuleren! En heb je wel oren naar dat luisterend opdoen van informatie? Dan hebben we nog een slimme time management tip voor je:

Tip 87 Gebruik Blinkist

Houd je van persoonlijke ontwikkeling dan zit je hier goed. Er bestaat namelijk een geweldige app die jou al die bekende boeken voorschotelt: ‘Eat that Frog’, ‘The Power of Habit’, ‘Rework’, om er maar een paar te noemen. Blinkist heeft meer dan 21000 titels in hun archief, uiteenlopend van technologie, economie of biografieën tot titels over mindfulness. Voor ieder wat wils.

En het mooie? Binnen 15 minuten heb jij het hele boek gelezen! Blinkist geeft jouw namekijk alleen de belangrijkste punten uit het boek, zonder de poespas die er omheen zit. Maak het jezelf nog makkelijker door naar de samenvatting te luisteren, kan namelijk ook!

Geïnteresseerd geraakt? – Hier lees je meer over Blinkist. Zo leer je elke dag een beetje bij!

Tip 88 Blijf leren

Wil jij jezelf nog meer ontplooien, volg dan eens ‘Massive Open Online Courses’. Hele mondvol, maar het stilt zeker je honger naar kennis. Het zijn gratis online cursussen die je vanuit het gemak van thuis kunt volgen. En als je nu denkt dat het van die ‘hobby-cursusjes’ zijn, dan heb je het mis: MOOC’s worden aangeboden door gerenommeerde universiteiten zoals Harvard, MIT en TU Delft en je kunt kiezen uit een groot en divers aanbod:

Altijd al een opleiding ‘Statistiek’ willen volgen? Berkeley University biedt het je aan!

Misschien toch de Computer Science-cursus van Harvard volgen? Het kan!

De websites EDX.org en Coursera.org werken met al deze universiteiten samen en bieden jouw de cursussen gratis aan zodat je een leven lang kunt blijven leren – zonder dat je daarvoor je portemonnee te moeten trekken. Slim!

En je brein is niet het enige dat belangrijk is om gestimuleerd te houden. Ook je lichamelijk welzijn verdient soms de nodige aandacht. Je leest er meer over in de volgende time management tip:

[Time management tips voor een betere work-life balance]

Vergadering in, vergadering uit, business lunches en op het eind van de dag dat rapport af hebben, als een echte carrièretijger werk jij iedere dag keihard om topprestaties te leveren. – Goed zo, maar geef je echter ook genoeg aandacht aan jezelf?

Hoe beter je namelijk voor jezelf zorgt, hoe meer je uit je tijd kunt halen. Manage daarom je energie: zorg dat je je op elk vlak voldoende aandacht geeft, zowel fysiek, emotioneel, mentaal en spiritueel. Dat doe je door gezond te eten en te slapen de juiste pauze-momenten in te lassen, positief te blijven en regelmatig en effectief af te schakelen. Hoe? Dat leren deze time management tips je.

Doe je dit niet, zou je nog wel eens voor een nare verrassing kunnen komen te staan:

Tip 89 Wees geen workaholic

Leef je om te werken of werk je om te leven? Zodra je iedere dag achter blijft om die deadline te halen en hierdoor dat familiediner of andere belangrijke zaken mist, heb je wellicht een werkverslaving. (Test hier of jij dat hebt én lees welke nare gevolgen dat met zich meebrengt.)

Tijd dus om te stoppen met jezelf te laten begraven onder je werk, je zult moeten afkicken:

Tip 90 Neem een kwartaalvakantie

Ga elke 3 maanden 1 week weg, van alles! Geen mailbox, geen werk en als je het aandurft: geen telefoon. Neem je gezin mee en focus alleen nog maar op jezelf en op elkaar. Dit geeft je de ruimte om jezelf weer op te laden om daarna weer 3 maanden zo hard als je wil aan de slag te gaan – en voor die hectische periodes tussendoor neem je een ‘Go Dark Weekend’, houd je lekker scherp.

Tip 91 Plan vrije tijd in

Wat zie je als je jouw agenda openslaat; werktaken, vergaderingen en nog meer werkgerelateerde verplichtingen? Natuurlijk is het belangrijk dat je deze inpland, maar vergeet ook niet je vrije tijd in te roosteren. Doe je dit niet, dan zullen allerlei ad hoc zaken jouw enige vrije dag overmeesteren.

Plan dus éérst je vrije tijd in en plan je werktaken door omheen. Zorg voor minimaal 1 uurtje ‘playtime’ per dag. Zo kun je helemaal afschakelen.
Daarnaast houd je minimaal 1 complete dag vrij in je agenda. Geen werk, geen telefoontjes – je doet alleen maar dingen waar jij blij van wordt.

Tip 92 Wees niet altijd bereikbaar: ga ‘off the grid’

Hoe vaak komt het voor dat je ‘s avonds met je partner op de bank zit en je telefoon tilt, bliept en schreeuwt om jouw aandacht? Regelmatig, toch? Niet alleen irritant, maar ook schadelijk voor je welzijn! Vooral als het werkgerelateerde meldingen blijkt te gaan. En hoewel jij denkt dat je in een goed daglicht komt te staan als je altijd bereikbaar bent voor je baas, doet het meer kwaad dan goed.

Wees daarom streng voor jezelf, maar ook voor je baas en collega’s door na je werk niet meer bereikbaar te zijn voor werkgerelateerde zaken. Licht je baas in, laat je werktelefoon achter op het werk, maak onderling afspraken en check thuis ook niet je werkmail. Zo kun jij na een hectische werkdag eindelijk afschakelen.

Tip 93 Zorg voor een hobby die losstaat van je werk

Zodra je een workaholic bent is de kans groot dat je buiten je werk om, weinig of geen andere hobby’s hebt en als je ze wel hebt, liggen ze waarschijnlijk het verlengde van je werk.

Begin daarom eens om één avond per week plaats te maken voor een nieuwe hobby, een die compleet los staat van je werk! Bekijk de volgende time management oefeningen:

Werk je bijvoorbeeld altijd binnen, dan is wellicht een hobby die je buiten uitvoert de oplossing. Laat bijvoorbeeld je hond uit, ga tuinieren, hardlopen of schaf een wielrenfiets aan! Je komt buiten én je bent gelijk gezond bezig!
Als je altijd bezig bent met concentratie- en denkwerk is een hobby waarbij je bezig bent met muziek een aanrader! Leer een instrument, ga naar klassieke concerten of luister er gewoon naar, thuis op de bank. Het helpt je te relaxen en jouw hoofd leeg te maken!
Bestaat jouw werk uit het constant maken van lastige beslissingen en het oplossen van problemen? Ga dan gamen. Klinkt misschien puberaal, maar het verbetert jouw cognitieve prestaties, focus én aandachtsspanne. Je gaat er dus beter door werken!

Wil je dus voorkomen dat jij jezelf overwerkt, zorg dan goed voor jezelf. Dat doe je mentaal door voldoende af te schakelen van je werk en fysiek door meer rust te nemen:

Tip 94 Rust voldoende uit

Slaap. We spenderen er de meeste uren in ons leven aan en onze nachtrust kan een dag maken of breken. Voldoende en kwalitatief goede slaap krijgen is dan ook essentieel om op hoog niveau te kunnen functioneren. Slaap daarom beter:

Tip 95 Haal je slaaptekort in

Je hebt de hele nacht doorgehaald zodat je de laatste puntjes op de i kon zetten. Het resultaat is een afgerond project, maar een uitgeputte jij. Dit heeft onder andere effect op je gemoedstoestand, focus en je sociale omgangsvormen. Met de volgende time management tips kom je er van af:

Houd een powernap! Heb je een slaaptekort van 1 uur dan neem je een powernap van 90 minuten. Zit jouw slaaptekort tussen de anderhalf en drie uur, dan slaap je 180 minuten. Enzovoorts.
Het ideale tijdstip? Tussen half twee en half vier ‘s middags, net zoals de siësta in zuid-Europese landen.

Zo zet jij je slaapachterstand-teller weer op 0! En om te voorkomen dat je weer een slaaptekort opbouwt, ga je eerder naar bed:

Tip 96 Gebruik een avondwekker

Heb je structureel te weinig slaap en vind je het lastig om op een schappelijk tijdstip je bed te vinden? Maak dan gebruik van een avondwekker. Het gaat namelijk vaak niet om anders slapen, maar om eerder slapen. Met meer uren dus. Vaak is dat helaas makkelijker gezegd als gedaan en kijk je toch nog even dat afleveringetje Netflix. Tot nu.

Een avond wekker herinnert je eraan dat het tijd is om naar bed te gaan. 9 uur voordat de ochtendwekker gaat, om precies te zijn.

Natuurlijk leven we in een tijd waar daar vanzelfsprekend een app voor is: de ‘Bedtime’-functie van Apple bijvoorbeeld. Hij rekent voor je uit hoe laat je het beste naar bed kunt gaan en waarschuwt je wanneer dat moment is aangebroken! (Androids gebruiken ‘Bedtime notification’)

Het enige dat jij nu nog hoeft te doen is in slaap te vallen met behulp van de volgende time management tip;

Tip 97 Zorg voor een betere slaaproutine

Zodra woelen, draaien en keren een onderdeel van je slaaproutine is, kunnen we met alle zekerheid stellen dat je lastig in slaap valt. Vanaf nu dan maar schaapjes tellen om slaap te vatten? – Nee hoor;

Zorg er ten eerste voor dat de grootste stoorzender verdwijnt: blauw licht. Het ‘koude’ licht dat uit jouw telefoonscherm komt, knoeit namelijk met het slaaphormoon dat je lichaam aanmaakt om in slaap te kunnen vallen. Hierdoor kun jij jouw goede nachtrust wel vergeten. Gebruik daarom minimaal 1 uur voor het naar bed gaan, geen smartphone of tablet meer. Is dit voor jou ondenkbaar, zet dan minstens de functie ‘Nightshift’ aan. Deze stand zorgt ervoor dat alle blauwe tinten licht worden gefilterd.
Zorg er daarnaast voor dat je hoofd zo goed als leeg is voordat je slaap wil vatten. 20 minuutjes mediteren of mindfulness zal wonderen doen. Duurt je dit te lang? Neem dan in de avond even een momentje waarop je de dag laat bezinken en alle gedachten voor jezelf op een rijtje zet. Dit noemen we een ‘piekerkwartier’. Vul het aan met de 4-7-8-ademtechniek en je slaapt als een roosje!
Onze meest effectieve en leukste tip om in slaap te vallen? Heb seks. Ja, je leest het goed. Een orgasme geeft je namelijk gemiddeld meer dan 5 keer de normale hoeveelheid van het knuffelhormoon oxytocine. Dit stofje kalmeert en zorgt ervoor dat je in slaap valt. Slaap zacht!
O, en hoe en wanneer je ook slaapt, ‘snoozen’ blijft altijd uit ten boze! Meteen uit de veren dus!

Slaap je al? Probeer je ogen nog even open te houden, want ook deze time management tips om je welzijn te verbeteren wil je niet missen:

Tip 98 Houd je lichaam gezond

Voldoende bewegen en sporten is gezond, dat weet iedereen. Toch komt meer bij een gezond lichaam kijken dan die twee tennislessen per week. Ook op je werk zul je namelijk soms die beentjes eens moeten strekken, vooral als je een kantoorbaan hebt. Dat zitten is namelijk helemaal niet goed voor je, om allerlei redenen, de voornaamste? Je krijgt er de zitziekte van.

Is staand werken dan niet de oplossing? Nee, hoelang dat wel beweerd werd, blijkt het niet te helpen tegen de zitziekte. Sta daarom ieder half uur even op en beweeg 1 ½ minuut. Dat is al voldoende! Of je in die minuut push-ups, jumping jacks doet of simpelweg even een glaasje water haalt, het maakt geen verschil. (Hoewel wandelen erg effectief blijkt!) Zet je pomodoro wekker aan zodra het belletje rinkelt, sta je even op!
Ook tijdens het uitvoeren van je werk even je lijf laten bewegen? Dat kan zonder dat je daarbij die gemakkelijke bureaustoel hoeft te komen. Deskercize. Nee, het is geen jaren 80’s aerobics, maar een workout die je aan je bureau doet, zonder daarbij te hoeven staan. Doe bijvoorbeeld eens de ‘konten-knijper’, goede oefening ondanks zijn misleidende naam.

Zorg daarnaast dat je, ook op het werk, gezond eet. Het kan namelijk het verschil uitmaken tussen een productieve middag of een flinke middagdip.

Misschien schiet het er soms nog wel eens bij in, voldoende water drinken! Zonde, want eigenlijk zou water drinken bovenaan je takenlijst moeten staan. Je hebt het namelijk nodig om goed te kunnen functioneren. Hoeveel? zo’n 8 tot 10 glazen per dag: 3 in de ochtend, 3 op kantoor en grofweg 3 in de avonduren.
Hoe verleid je jezelf tot het ook daadwerkelijk drinken van deze glazen? Maak je water bijvoorbeeld aangenamer met wat fruit erin. Gezond en lekker!
Zet een kannetje op je bureau, zo ben je eerder geneigd bij te tanken tijdens je werk.
Maak gebruik van een app (Waterlogged of Water Your Body) die bijhoudt hoeveel water je al gedronken hebt en wanneer het tijd is voor een volgende dosis.

En wil je het nog gezonder doen? Drink dan thee!

Tip 99 Drink thee

Thee bevat namelijk de voordelen van koffie, minus de nadelen! Het bevat namelijk ⅓ van de hoeveel cafeïne die een kop koffie bevat, maar levert wel 2 tot 3 keer meer energie op. (Zonder dat je daarbij de bekende cafeïne crash krijgt.) Daarnaast vergroot het jouw focus én vermindert het je stressniveau. Lees hier meer over de voordelen van thee en wordt ook fan! Zo blijf je de hele dag productief én kalm!

Tip 100 Drink koffie, maar dan wel slimmer

Blijf je toch zo iemand die eerst een kop koffie nodig heeft voordat hij aanspreekbaar is? Prima, maar drink het dan wel op de juiste manier. Nee, niet zwart; we bedoelen op de juiste tijdstippen. Dat maakt nogal wat uit:

Je wil namelijk met jouw koffiegebruik ervoor zorgen dat je een extra energieboost krijgt voordat je moe wordt. Streef daarom naar een optimaal koffiegebruik waarbij je jouw brein een handje helpt en niet tegenwerkt.

Wist je namelijk dat die kop wat je normaal tussen 8.00 en 9.00 drinkt, helemaal niet goed voor je is? Reken daarom uit wat wel het juiste koffiemoment voor je is. – Dat doe je hier. (Vul het dan meteen aan met het ideale ontbijt, zo blijf jij de hele dag alert!)

Goed omgaan dus, met dat lichaam en dat brein! Het zorgt er niet alleen voor dat je gezond blijft, maar je kunt hierdoor net dat ene beetje extra geven, of dat nu op je werk is of privé.

Kortom,

Poeh, dat waren ze: de beste time management tips! Zoals je ziet draait het niet alleen om een strak georganiseerde agenda. Het is veel meer dan dat! Goed omgaan met je tijd is eerder een mindset. Het is inzien wat wel belangrijk is en waar je beter niet je kostbare tijd aan kunt besteden. Want laten we eerlijk zijn,

“Niemand wordt op een dag wakker en bedenkt zich ‘Had ik maar meer tijd doorgebracht op kantoor…”

Gebruik ze dus, die time management tips (een paar, of allemaal) en houdt tijd over voor de dingen die er echt toe doen – en merk je nu dat je het toch lastig blijft vinden, dat beter omgaan met je tijd, probeer dan zeker onze laatste en misschien wel beste time management tip uit:

Tip 101 Volg een cursus Time Management

De beste manier om meer tijd dan werk over te houden, is door eens een 1-daagse time management cursus te volgen. Dit kan bij ons, Tijdwinst. Wij brengen je volledig op de hoogte van alle actuele methodes en invalshoeken op het gebied van efficiënt werken en gaan samen met jou aan de slag om die eindeloze onrust en dagelijkse stortvloed aan ad-hoc zaken aan te pakken.

Waar wacht je nog op? Je hebt niets te verliezen, behalve je tijdgebrek!

Nadine
Account manager

Heb je vragen of wil je advies?

+31(0)85-0651019
Stuur een bericht

Klanten geven ons een 9.4

Time management tips – De enige lijst die jij ooit nog nodig hebt (101 tips!)