Time management systeem nodig?

Wil je echt productiever zijn en wat meer rust in je leven ervaren? Dan is het tijd om je werk te organiseren in één betrouwbaar extern geheugen — een time management systeem dat niet alleen makkelijk te onderhouden is, maar ook helder laat zien wat je te doen staat. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je zo’n systeem opzet én onderhoudt.

Je bent met van alles bezig, dat echt gedaan moet worden, maar waarom en waarom nu weet je vaak niet.

• Omdat je een mailtje kreeg en je dat ‘gauw moest oppakken’.
• Omdat je ergens tegenaan liep en je daar nu opeens mee bezig bent. Het lag op een stapel en je was eigenlijk totaal vergeten dat het bestond.
• Omdat een klant belde en je daar ad hoc op reageerde.
• Omdat je iets te binnen schoot, dat je gaat vergeten als je het niet ‘meteen even’ doet.

Dat alles klinkt vooral heel reactief, om nog maar te zwijgen over heel vermoeiend. Daarnaast is het voor te stellen dat regelmatig ‘echt belangrijke’ dingen blijven liggen tot het laatste moment, dat sommige taken compleet vergeten worden en dat je regelmatig naar huis gaat met het gevoel:

“Ik ben vandaag heel druk geweest, maar vraag me niet wat ik nou precies allemaal gedaan heb?”

Dát gevoel. Dat is het teken dat jouw time management systeem verre van waterdicht in elkaar zit. Tijd voor een upgrade naar een verbeterd én versimpeld time management systeem: het Tijdwinst.com Time Management Systeem!

Dat zet je zo op:

Het geheim van een goed time management systeem: niet te ingewikkeld, niet te simplistisch!

Het succes van een timemanagementsysteem hangt volledig af van de hoeveelheid energie die je nog hebt wanneer je uitgeput bent. Je moet een systeem dus zo opzetten dat het gemakkelijk te onderhouden is. Waarom? Omdat je het niet het meest nodig hebt wanneer je barst van energie en vrije tijd hebt om lijsten te doorzoeken. Ook niet wanneer alles rustig is en je een overvloed aan tijd hebt om alles te organiseren.

Juist op die momenten waarop je overweldigd bent, mentaal uitgeput raakt en geen seconde te verliezen hebt – dát zijn de momenten waarop je alles op één plek wilt hebben, in een waterdicht systeem. Het laatste waar je behoefte aan hebt, is om een ingewikkeld systeem doorgronden met talloze lijstjes en tools. Dat kost te veel tijd en energie.

• Maak je time management systeem daarom niet te ingewikkeld…
  Op momenten waarop je geen tijd en energie hebt, ga je geen omslachtig systeem raadplegen, laat staan het up-to-date houden. Hierdoor verliest het systeem vrijwel onmiddellijk zijn betrouwbaarheid en dus zijn essentiële functie: jou overzicht bieden. Het wordt te gecompliceerd.
• … maar ook niet te simplistisch!
  Aan de andere kant wil je ook geen systeem dat te simplistisch is, denk aan slechts één enkele lijst die vol staat met acties en afspraken. Dat stimuleert geen actie en verliest daardoor zijn waarde. Het is te eenvoudig.

Kortom, een goed timemanagementsysteem moet betrouwbaar zijn en eenvoudig, maar niet te eenvoudig. Zoals Einstein ooit zei: 

Everything should be made as simple as possible. But not simpler.

Daarom bestaat het Tijdwinst.com time management systeem slechts uit twee onderdelen:

• Eén agenda: Iedereen weet wat een agenda is. Je hebt er waarschijnlijk al een voor al je afspraken. Het is de plek waar je alles noteert wat met tijd te maken heeft. Wij geven de voorkeur aan Google Calendar.
• Eén takenmanager: Dit is niets meer dan een takenlijst: een plek waar je acties en projecten bijhoudt. Hiervoor gebruiken wij Todoist.

Met deze twee tools ben jij in staat al jouw verantwoordelijkheden te beheren, zoals:

• De projecten die jouw aandacht vereisen, zowel nu als later.
• Tijdgebonden afspraken die je met jezelf of anderen hebt gemaakt.
• Grote acties die jij moet uitvoeren.
• Kleine acties die jij moet ondernemen.
• Acties van anderen die je in de gaten wilt houden of waarop je wacht.
• Punten die je wilt bespreken en niet wilt vergeten.

Kortom, alles wat jij in jouw leven tegenkomt, kan je in jouw timemanagementsysteem opnemen. Waar zet je wat?

Het Tijdwinst Time management systeem inrichten: 5 pointers

1. Afspraken zet je in je agenda

Denk aan een telefonische afspraak, een vergadering, een zakenlunch, maar ook aan reistijd: alles waaraan een specifieke tijd gebonden is, zet je in je agenda. Zou houd je al jouw afspraken handig bij elkaar. 

2. Grote acties plan je in je agenda

Grote acties zijn handelingen waarmee je langer dan dertig minuten bezig bent, denk aan het beoordelen van een rapport. Omdat je nooit zomaar “even” tussendoor zo’n klus kunt oppakken, plan je er tijd voor in. Yes, ook in je agenda. Op die manier zie je gelijk hoe vol je week is en voorkom je uitstelgedrag.

3. Kleine acties zet je in takenmanager

Dingen die je makkelijk binnen dertig minuten kunt uitvoeren, krijgen een plekje in je takenmanager, denk aan het aanpassen van een kleine fout op de website. Geef er een duidelijke omschrijving aan, een deadline en geef aan welke prioriteit ze hebben. Zo kun je ze later realistisch inplannen. 

4. Bespreekpunten zet je in je takenmanager (op de een-op-eenlijst)

De zaken die je op een later moment wilt bespreken of vragen aan iemand, zet je op een ‘een-op-eenlijst’. Deze ‘een-op-eenlijst’ bewaar je in je takenmanager. Je maakt voor iedereen waarmee je nauw samenwerkt een speciale sectie. Zodra er dan iets in je opkomt, schrijf je het bij de desbetreffende persoon.  Op die manier voorkom je dat je ze vergeet én respecteer je de tijd en focus van de ander. 

5. Acties waar je op wacht zet je in je takenmanager (op de wachten-oplijst)

Soms zijn acties tijdelijk de verantwoordelijkheid van iemand anders, zoals wanneer je een taak hebt gedelegeerd of wacht op een reactie van die persoon. Het is belangrijk om deze zaken in de gaten te houden zonder de persoon voortdurend te storen. Daarom maak je gebruik van een ‘wachten-oplijst’ die je in jouw takenmanager bijhoudt. Telkens wanneer je iets delegeert of iemand vraagt iets te doen, noteer je het daar, inclusief de verwachte deadline. Dit voorkomt dat het constant door jouw gedachten spookt. Mocht de persoon in kwestie het dreigen te vergeten, kan je hen vriendelijk eraan herinneren, bijvoorbeeld als het gaat om het ontvangen van een ondertekende offerte van een klant.

Waarom dit werkt

Dit systeem is eenvoudig, maar niet overdreven simpel. Het is allesomvattend, maar niet buitengewoon complex. Het is een time management systeem dat je daadwerkelijk kunt volhouden. Dit komt doordat het voldoet aan vijf essentiële principes:

• Het Tijdwinst.com time management systeem is overzichtelijk: Een effectief time management systeem stelt je in staat om in één oogopslag te zien wat jouw aandacht nodig heeft. Je merkt direct op wat prioriteit heeft en welke taken je tijd en aandacht verdienen. Zo kun je snel de juiste beslissingen nemen.
• Het is simpel: Je wilt niet lang nadenken over welk soort actie iets vereist en waar het thuishoort. Een goed systeem draait om eenvoudige keuzes. Het moet zo eenvoudig zijn dat je zelfs als je uitgeput bent nog steeds weet waar je iets kunt vinden.
• Dit time management systeem is waterdicht: Een systeem dat slechts een deel van je taken of afspraken beheert, is onbetrouwbaar. Je brein kan hier niet op vertrouwen, omdat het niet weet wat er ontbreekt. Stel je voor dat je een badkuip hebt die voor 99% waterdicht is; het lekt hier en daar. Voordat je het weet komt je plafond naar beneden…
• Het systeem spoort je aan actie te ondernemen: Na één blik op je systeem te werpen, wil je meteen aan de slag kunnen gaan. Je wilt niet nog nadenken over wat je precies moet doen. Daarom moeten je taken en afspraken altijd helder, duidelijk en concreet zijn.
• Het bestaat uit slechts twee tools: Een goed timemanagementsysteem is compact. Het bestaat niet uit talloze lijstjes, mappen en tools. Wat je nodig hebt, zijn een takenmanager en een agenda. 

Een systeem dat niet aan deze basisprincipes voldoet, zal niet standhouden. Het zal ingewikkeld zijn, gebrek aan overzicht bieden en je niet aanzetten tot actie. Deze principes zijn daarom geen suggesties, maar vereisten. 

Zolang je systeem waterdicht is, simpel, overzichtelijk en aanzet tot actie, heb je een verkeerstoren waarmee je elk ‘vliegtuig’ ziet aankomen en veilig kunt laten landen!

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder. 

Doe het nu zelf: richt jouw time management systeem in (4 stappen)

Je weet nu waar een goed time management systeem aan voldoet en op welke plekken je alles bewaart. Nu is het tijd om jouw eigen Tijdwinst.com time management systeem in te richten, in vier eenvoudige stappen:

Stap 1. Kies jouw time management tools

Het maakt dus niet uit welke tools je kiest, zolang je het maar zo simpel mogelijk houdt. Zorg er in ieder geval voor dat jouw systeem over een agenda en een takenmanager beschikt: één plek voor tijdgerelateerde afspraken en -acties, één plek voor acties en de verschillende lijsten, dus.

Opties voor een digitale agenda

• Google Calendar: Google Calendar is een populaire en veelgebruikte digitale agenda-app. Het is gratis, synchroniseert gemakkelijk met andere Google-services en biedt functies zoals het delen van agenda’s, herinneringen en integratie met Gmail. Onze favoriet.
• Apple Agenda: Voor iOS- en Mac-gebruikers is de Apple Agenda-app een uitstekende keuze. Deze app is naadloos geïntegreerd met andere Apple-apparaten en -services, zoals iCloud en Siri. Het biedt ook de mogelijkheid om agenda’s te delen en uitnodigingen te versturen.
• Microsoft Outlook Calendar: Microsoft Outlook is een krachtige agenda-app die beschikbaar is voor verschillende platforms, waaronder Windows, Mac, iOS en Android. Het biedt uitgebreide functies voor e-mail, agenda en taken, evenals integratie met Microsoft 365-services.
• Calendar: Calendar.com is een digitale agenda- en afsprakenplanningsdienst die gebruikers helpt bij het beheren van hun agenda’s en het plannen van afspraken. 
• Fantastical: Fantastical Calendar is beschikbaar voor iOS en macOS en staat bekend om zijn intuïtieve interface en krachtige functies voor agenda- en taakbeheer. Het biedt ook integratie met populaire diensten zoals Google Agenda, iCloud en Microsoft Exchange, en het ondersteunt natuurlijke taalverwerking, waardoor je gemakkelijk evenementen kunt toevoegen door gewoon te typen wat je wilt.

Opties voor een digitale takenlijst

• Todoist: Todoist is een populaire en gebruiksvriendelijke takenmanager met apps voor verschillende platforms, waaronder web, mobiel en desktop. Het biedt krachtige functies zoals projectorganisatie, prioriteitsniveaus en integratie met diverse andere apps en services.
• Microsoft To-Do: Eerder bekend als “Wunderlist” en overgenomen door Microsoft. Het biedt eenvoudige taakbeheerfuncties, lijsten, herinneringen en integratie met Microsoft 365-services.
• Trello: Trello is een visuele takenmanager die gebruikmaakt van kaarten en borden om taken en projecten te organiseren. Het is handig voor teamsamenwerking en biedt integraties met veel andere apps en diensten.
• Asana: Asana is een krachtige takenmanager die zich richt op projectbeheer en samenwerking. Het biedt functies zoals taakafhankelijkheden, tijdslijnen en het delen van projecten met teams.
• Notion: Notion is een alles-in-één tool voor takenbeheer, notities en projecten. Het heeft een flexibele structuur waarmee je aangepaste databases en workflows kunt maken, waardoor het ideaal is voor mensen die behoefte hebben aan meer dan alleen een takenlijst.

Stap 2. Richt je time management tools in

Nu je jouw systeem hebt gekozen, richt je jouw tools in. Vaak zul je hiervoor een aantal stappen moeten doorlopen, maar de meeste programma’s wijzen zich vanzelf. Het enige dat jij moet doen, is een stabiele basis voor jouw time management systeem opzetten. Voeg daarom zelf nog twee zaken aan jouw takenmanager toe:

1. Maak een ‘wachten-oplijst’ aan. Dit is de plek voor acties die je in de gaten wilt houden of waar je op wacht.

2. Maak een ‘een-op-eenlijst’ aan. Later plaats je hier alle vragen en bespreekpunten die je voor iemand hebt. Het is hierbij handig om alvast voor de personen waarmee je intensief samenwerkt een apart kopje aan te maken.

In ons boek hebben we het ook nog over een ‘projectenlijst’ en een ‘land-van-ooitlijst’. Ben je benieuwd wat dat inhoudt, lees dan zeker hét time management boek ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar’.   

Stap 3. Plaats alles in je time management systeem

Je hebt nu een systeem. Tijd om het verder in te richten!

Bonustip: Om te achterhalen wat er allemaal op je bordje ligt, is het slim om eens een ‘Gedachtendump’ te doen. Dit is een oefening waarbij je alle taken, afspraken en verplichtingen uit je hoofd haalt en op papier zet. Op die manier krijg je een complete takenlijst aan zaken die jouw aandacht vragen en die je dus wilt inplannen. Je vindt de Gedachtendump oefening hier.

Zodra je weet wat er allemaal ‘ligt’, geef je het een plekje:

Zaken naar je agenda omzetten: 

Alle afspraken die tijdsgerelateerd zijn, zoals vergaderingen, telefonische afspraken, of een lunchafspraak met een klant, horen thuis in je agenda. Kies de dag en het tijdstip en geef meteen aan hoe lang je verwacht dat de afspraak zal duren. En vergeet niet om je pauze in te plannen. Daarnaast is het ook belangrijk om de grote taken, de taken die meer dan dertig minuten in beslag nemen, in je agenda te plaatsen. Doe dat.

Kleine acties in je takenmanager zetten:

De kleine taken die je gemakkelijk binnen een half uur kunt afronden, horen thuis in je takenmanager. Maak het extra overzichtelijk door elke taak te beginnen met een werkwoord, bijvoorbeeld “beoordelen voorstel” of “opstellen offerte.” Geef meteen een deadline aan: op welke datum moet deze taak voltooid zijn? Veel takenmanagers bieden de optie om een prioriteit aan een taak toe te wijzen. Doe dit meteen: hoe dringend of belangrijk is deze taak?

Bespreekpunten in je takenmanager zetten, op je ‘een-op-eenlijst’: 

Dingen die je aan iemand wilt vragen of die je nog wilt bespreken, komen dus op je ‘een-op-eenlijst’ te staan. Kies het kopje dat bij de desbetreffende persoon past en werk ook hierbij met prioriteiten en deadlines indien je dat handig vindt.

‘@Rowan: hoe zit het met het plannen van het personeelsfeest? 

‘@Serge: heb jij al iets gehoord over de toelevering?’

‘@Lisa: wat vond je van het boek dat ik je heb geleend?’

Zaken waar je nog op wacht in je takenmanager zetten, op je ‘wachten-oplijst’:

Heb je iets gedelegeerd, een boek uitgeleend of wacht je nog op een reactie van een klant? Houd het bij in je ‘wachten-oplijst’. Geef aan op wie je wacht en waarop. Ook kun je er een deadline aan koppelen: wanneer wil je hier uiterlijk een reactie op krijgen? Zo weet je wanneer je een ‘friendly reminder’ moet sturen. Ook kun je er prioriteit aan geven.

‘Wachten op reactie Thomas – kostenanalyse maart’.

‘Wachten op offerte Klant x — vóór woensdag’.

‘Wachten op Lisa retourneren boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’.

Op deze manier plaats je al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden in jouw gloednieuwe time management systeem. Trek er de eerste keer gerust twee uur voor uit, zo weet je zeker dat je systeem alles bevat dat jouw aandacht vereist!

Stap 4. Houd het bij

Hoera, je hebt nu eindelijk een time management systeem dat werkt! In één oogopslag zie je wat er vandaag en deze week moet gebeuren. Besef wel dat het bijhouden van een time management systeem een on-going ding is. Houd je het niet consequent bij, dan is het simpelweg niet langer waterdicht: je mist taken of ziet afspraken over het hoofd.

• Leer jezelf daarom aan alleen nog maar vanuit dit systeem te werken. Geen post-it’s, geen losse to-do-lijstjes of krabbels op blaadjes. Wil je een taak of een afspraak noteren, dan doe je dat in jouw time management systeem. Punt.
• Werk het dagelijks bij. Liep een vergadering uit? Pas het aan in je agenda. Vandaag enkele taken afgerond? Streep het af in je takenmanager. Punten besproken die op je ‘een-op-eenlijst’ staan? Vink ze af. Komen er nieuwe taken bij? Zet het in je takenmanager.
• Doe een wekelijkse reflectie. Neem wekelijks de tijd om door je time management systeem heen te lopen, bijvoorbeeld op vrijdagmiddag:

• • Loop door je takenlijst heen: wat heb ik afgekregen?
  • Verwerk notities: staan hier nog taken of afspraken in?
  • Verwerk je mailbox: staan hier nog taken of afspraken in?
  • Werk je agenda bij: wat heb ik deze week allemaal gedaan?
  • Kijk vooruit: wat staat me volgende week allemaal te wachten? Moet ik hier nog iets voor doen?
  • Zijn er taken waar ik volgende week aan wil werken? Kan ik deze alvast in mijn agenda plannen?

Op die manier zorg je ervoor dat jouw tijd management systeem waterdicht en up to date blijft. Dat geeft rust. Je merkt dat gevoel op waarbij jij weet dat je met de juiste dingen bent, dat zaken op jouw radar staan en dat je aandacht geeft aan jouw prioriteiten.

Jouw ideale time management systeem; ga jij het uitproberen?

Werk jij reactief, met allerlei reminders om je heen en ad hoc werkdagen – waardoor je nachten vaak verstoord worden door ‘o shit, ik ben X vergeten’? Dan heb je te maken met een time management systeem dat hapert. Misschien werkt het voor geen meter, misschien werkt het voor 99% – het is beiden niet genoeg. Je wilt een time management systeem dat 100% werkt, zoals je wil dat je badkuip of je parachute werkt. 

Dat heb je nu, dankzij het Tijdwinst.com Time Management Systeem. 

Weet: er zijn ontelbare manieren om een timemanagementsysteem op te zetten, en de specifieke tools die je gebruikt, doen er niet toe. Het draait allemaal om het creëren van een systeem dat bij jou past en aansluit bij jouw behoeften en voorkeuren. Dus of je nu Todoist, Outlook, Trello of Asana gebruikt, het maakt niet uit. Het belangrijkste is dat jouw systeem voldoet aan de hierboven genoemde principes:

• Een timemanagementsysteem fungeert als een extern geheugen en ontlast je brein bij het managen van je werk.
• Dit lukt alleen als het systeem betrouwbaar is. Daarvoor moet het waterdicht en simpel zijn.
• Een systeem dat te simpel is, zal niet alle zaken bevatten, waardoor het niet langer betrouwbaar is. Is het systeem te complex, dan ga je het niet gebruiken.
• Jouw timemanagementsysteem bestaat daarom uit één agenda en één takenmanager.

Makkelijker kunnen we het niet maken.

Dit in de praktijk leren? Volg onze training Time Management

Als je meer wilt weten over hoe je zo’n waterdicht time management systeem kunt opzetten en onderhouden, raden we je aan om de 1-daagse training Time Management te volgen. In deze training zul je leren hoe je een eenvoudig, maar effectief systeem kunt creëren met behulp van een agenda en een takenmanager. Dit systeem zal je helpen om overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en actie te ondernemen op een manier die je tijd en energie bespaart.

Bij de training zul je ook leren hoe je je time management systeem consequent kunt bijhouden, zodat het altijd betrouwbaar blijft. Dit zal resulteren in meer rust in je leven en een hogere productiviteit!

Lees het boek ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar‘

Ook raden we je aan om het boek ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar‘ te lezen. Dit boek is een uitstekende aanvulling op de training Time Management en biedt diepgaande inzichten en praktische tips om je time management verder te verbeteren. Het boek is geschreven door Björn Deusings, expert op het gebied van time management, en biedt waardevolle strategieën om productiever te zijn en meer rust in je leven te ervaren.

Door het boek te lezen, zul je meer te weten komen over onze geavanceerde time management technieken en hoe je ze kunt toepassen in je dagelijkse routine. Dit zal je helpen om nog doeltreffender te worden in het beheren van je tijd en taken!

Heb je nog specifieke vragen over het time management systeem of wil je meer informatie over de training, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We helpen je graag om je time management te verbeteren en meer controle over je werk en leven te krijgen.

Succes!

Meer weten over time management? Lees verder!

• Time Management met het OHIO-systeem
• Hoe maak ik een planning? Een goede planning maken volgens een timemanagement expert
• Wat is time management en waarom is het belangrijk? Hét antwoord
• Plannen en organiseren als een pro: timemanagement bureau geeft zomaar hun beste tips weg
• Concentratie verbeteren? Time management expert deelt beste tips

20 meest gestelde vragen over “time management systeem”

1. Wat is het belangrijkste doel van het Tijdwinst.com Time Management Systeem?

Het belangrijkste doel van het Tijdwinst.com Time Management Systeem is om kenniswerkers en teams te helpen hun tijd effectiever te beheren en meer rust in hun leven te ervaren. Ons systeem streeft ernaar om overzicht en structuur te bieden, zodat mensen hun taken, afspraken en verantwoordelijkheden beter kunnen organiseren.

2. Welke specifieke functies biedt het systeem om tijd effectiever te beheren?

Het systeem biedt specifieke functies om tijd effectiever te beheren, zoals een agenda voor het plannen van tijdgebonden afspraken en taken, en een takenmanager voor het beheren van projecten, grote en kleine acties, bespreekpunten en zaken waarop wordt gewacht. Hierdoor kunnen mensen al hun verantwoordelijkheden netjes op één plek bijhouden.

3. Is dit systeem geschikt voor individuen, teams of beide?

Dit time management systeem is geschikt voor zowel individuen als teams. Individuen kunnen het gebruiken om hun persoonlijke taken en afspraken te organiseren, terwijl teams het kunnen gebruiken om projecten en samenwerkingen te beheren. Iedereen kan het dus gebruiken!

4. Hoe onderscheidt ons time management systeem zich van andere vergelijkbare systemen op de markt?

Wat ons time management systeem onderscheidt van andere systemen is de nadruk op eenvoud en betrouwbaarheid. Het systeem is ontworpen om gemakkelijk te begrijpen en bij te houden, en het bestaat uit slechts twee tools: een agenda en een takenmanager. Hierdoor wordt voorkomen dat het te ingewikkeld wordt om te gebruiken. Daar heeft niemand tijd (of zin!) voor.

5. Wat zijn enkele tips voor effectief gebruik van dit time management systeem?

• Begin je dag met het plannen van taken en afspraken in de agenda.
• Gebruik de takenmanager om al je taken overzichtelijk te organiseren.
• Stel realistische doelen en prioriteiten voor jezelf.
• Hak grote klussen in stukken: welke stappen moet je zetten?
• Regelmatige evaluatie en aanpassing van je planning zijn essentieel.

6. Wat is een time management systeem eigenlijk en waarom is het belangrijk?

Een time management systeem is een set van tools, technieken en processen die ontworpen zijn om je te helpen je tijd effectief te beheren. Het is belangrijk omdat het je helpt om taken en verantwoordelijkheden te organiseren, prioriteiten te stellen en doelen te bereiken. Het geeft je meer controle over je tijd en vermindert stress.

7. Welke verschillende soorten time management systemen zijn er beschikbaar?

Er zijn verschillende soorten time management systemen beschikbaar, zoals traditionele papieren agenda’s, digitale agenda’s en takenbeheertools, Getting Things Done (GTDⓇ), bullet-journaling en nog veel meer. Elk systeem heeft zijn eigen benadering en technieken.

8. Hoe kan ik bepalen welk time management systeem het beste bij mijn behoeften past?

Uitproberen, uitproberen, uitproberen! Identificeer je specifieke behoeften en doelen en probeer vervolgens verschillende systemen uit om te zien welke het beste bij je past.

Overweeg vervolgens of je een eenvoudige of meer geavanceerde oplossing nodig hebt.

9. Wat zijn enkele van de populaire tools of apps die worden gebruikt in time management systemen?

Enkele populaire tools en apps voor time management zijn onder andere Microsoft Outlook, Google Agenda, Todoist, Trello, Asana en Evernote. Deze tools bieden verschillende functies voor het plannen, organiseren en beheren van je tijd.

10. Hoe helpt een time management systeem bij het stellen van doelen en prioriteiten?

Een time management systeem helpt bij het stellen van doelen en prioriteiten door je in staat te stellen taken en afspraken te categoriseren en te organiseren op basis van hun belang en urgentie. Hierdoor kun je gemakkelijker beslissen welke taken eerst moeten worden aangepakt en welke doelen prioriteit hebben. Een systeem biedt structuur en overzicht, waardoor je effectiever kunt werken naar het behalen van je doelen.

11. Welke technieken kunnen worden gebruikt om mijn tijd efficiënter te besteden, in combinatie met een time management systeem?

• Gebruik de Eisenhower-matrix om taken te categoriseren op basis van urgentie en belangrijkheid.
• Pas de Pomodoro-techniek toe om geconcentreerde werksessies af te wisselen met korte pauzes.
• Leer ‘nee’ zeggen tegen taken die niet bijdragen aan je doelen.
• Maak gebruik van doelstellingen om een duidelijk beeld te hebben van wat je wilt bereiken.

12. Hoe kan ik mijn taken en projecten effectief plannen en organiseren met behulp van een time management systeem?

In ons boek ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar’ gaan we uitgebreid in op het verschil tussen projecten en taken, en waarom het belangrijk is om het verschil te weten. Een tipje van de sluier:

Een project is in feite alles wat je doet, dat uit meer dan één actie bestaat. Het zijn de dingen die je bezighouden, interesseren of waar je verantwoordelijk voor bent – dat groter is dan 1 dingetje doen. Een project kan dus groot (vergaderlunch organiseren, bestaande uit 15 acties) maar ook klein (jaarverslag feedbacken, 2 acties) zijn.

Taken (of “Acties”) zijn kortweg de enkelvoudige dingen die je doet om een project uit te voeren en af te ronden. Alle soorten taken die je maar kunt bedenken, zijn onder te verdelen in 4 smaken:

• Grote taken – taken die langer duren dan een half uur.
• Kleine taken – taken die korter duren dan een half uur.
• Wachten op – dingen die je nog retour moet krijgen van een ander of die een ander moet doen, terwijl jij de verantwoordelijkheid draagt dat het gedaan wordt.
• 1 op 1 – zaken die je op een later tijdstip wilt bespreken met of vragen aan een bepaald persoon of groep.

Hoe je die in jouw time management systeem plant, bespreken we in het artikel hierboven.

13. Wat zijn de voordelen van een time management systeem?

• Beter plannen en organiseren, en overzicht over je taken.
• Vermindering van stress.
• Verbeterde productiviteit en efficiëntie.
• Meer tijd voor belangrijke activiteiten en doelen.

14. Welke valkuilen moet ik vermijden bij het gebruik van een time management systeem?

• Te krap plannen en niet realistisch zijn.
• Vergeten dat er altijd onverwacht zaken tussendoor kunnen komen.
• Te veel tijd besteden aan het fine-tunen van je systeem.
• Het negeren van flexibiliteit in je planning.
• Niet regelmatig evalueren en aanpassen van je systeem.

16. Hoe kan ik mijn time management systeem aanpassen aan mijn unieke behoeften en doelen?

Pas bovenstaande technieken aan op basis van wat voor jou werkt, experimenteer en pas je systeem aan naarmate je behoeften veranderen.

17. Wat zijn enkele tips voor het consistent en effectief gebruiken van een time management systeem?

• Reserveer dagelijks tijd om je planning bij te werken.
• Stel realistische doelen en prioriteiten.
• Houd jezelf verantwoordelijk voor het volgen van je planning.
• Wees flexibel en pas je systeem aan wanneer nodig.
• Houd een wekelijkse reflectie: loop door je planning en werk bij.

18. Zijn er boeken, cursussen of andere bronnen die me kunnen helpen mijn begrip van time management systemen te verdiepen?

Zeker weten. 

• Lees ons boek ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar’ om meer te leren over time management. 
• Houd ook regelmatig ons time management blog in de gaten; zo leer je wekelijks bij over de beste en nieuwste time management technieken. 
• Daarnaast raden we je aan onze 1-daagse Cursus Time Management te volgen. Daar leren onze experts je alles over productiviteit en efficiënt werken.
• En wil je meer achtergrondinformatie, luister dan zeker naar de Tijdwinst.com Podcast. Daar bespreken Björn en Inge de laatste time management boeken en inzichten.

19. Wat zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen wanneer je met een time management systeem werkt en hoe kan ik deze overwinnen?

• Uitstelgedrag: Breek grote taken op in kleinere stappen en gebruik beloningen.
• Overbelasting: Zorg voor realistische planningen en wees bereid om te delegeren of ‘nee’ te zeggen.
• Moeite met prioriteiten: Gebruik methoden zoals de Eisenhower-matrix om te helpen bij prioriteren.

20. Wie is Tijdwinst.com?

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Zo geven we trainingen over constructieve feedback geven, timemanagement, gesprekstechnieken en assertiviteit. Kortom: alles wat er maar komt kijken bij het verbeteren van je eigen werk én je samenwerking met anderen. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.

• 1-daagse training Feedback geven | Blog
• 1-daagse training Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken | Blog
• 1-daagse training Timemanagement | Blog
• 1-daagse training Assertiviteit | Blog
• 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
• 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog