Time management systeem nodig?

Hapert je time management systeem? Zit je met die typische “ik zal het meteen maar even doen, dan ben ik er vanaf”-mentaliteit en dat “er was nog iets”-gevoel. Reactief werken, onrust in je hoofd en gebrek aan overzicht. Niet logisch. Niet lekker. In 5 stappen ben je er voor altijd van verlost!

Je bent met vanalles bezig, dat echt gedaan moet worden, maar waarom en waarom nu weet je vaak niet.

• Omdat je een mailtje kreeg en je dat ‘gauw moest oppakken’.
• Omdat je ergens tegenaan liep en je daar nu opeens mee bezig bent. Het lag op een stapel en je was eigenlijk totaal vergeten dat het bestond.
• Omdat een klant belde en je daar ad hoc op reageerde.
• Omdat je iets te binnen schoot, dat je gaat vergeten als je het niet ‘meteen even’ doet.

Dat alles klinkt vooral heel reactief, om nog maar te zwijgen over heel vermoeiend. Daarnaast is het voor te stellen dat regelmatig ‘echt belangrijke’ dingen blijven liggen tot het laatste moment, dat sommige taken compleet vergeten worden en dat je regelmatig naar huis gaat met het gevoel:

“Ik ben vandaag heel druk geweest, maar vraag me niet wat ik nou precies allemaal gedaan heb?”

Dát gevoel. Dat is het teken dat jouw time management systeem verre van waterdicht in elkaar zit. Tijd voor een upgrade naar een verbeterd én versimpeld time management systeem – in 5 stappen.

 “Er was nog iets dat ik moest doen…!” Maar wat? – heb jij geen last meer van

Jouw time management systeem

Geen indrukwekkend systeem hier dat bestaat uit tientallen lijstjes, die je hooguit één à twee weken bijhoudt. Daarna verwatert het weer. Teveel gedoe, te veel opties en een hoop zaken die ‘lekken’ uit je waterdichte systeem.

De kracht van het time management systeem dat wél werkt, is zijn simpele insteek. Uitgezet in 5 stappen.

Stap 1 – onderscheid projecten van acties

Simpel, zoals beloofd – bestaat je time management systeem uit 2 onderdelen: projecten en (4 soorten) acties.

1. Een project is in feite alles wat je doet, dat uit meer dan één actie bestaat. Het zijn de dingen die je bezighouden, interesseren of waar je verantwoordelijk voor bent – dat groter is dan 1 dingetje doen. Een project kan dus groot (vergaderlunch organiseren, bestaande uit 15 acties) maar ook klein (jaarverslag feedbacken, 2 acties) zijn.
2. Acties zijn kortweg de dingen die je doet om een project uit te voeren en af te ronden. Alle soorten taken die je maar kunt bedenken, zijn onder te verdelen in 4 smaken:
   • Grote taken – taken die langer duren dan een half uur.
   • Kleine taken – taken die korter duren dan een half uur.
   • Wachten op – dingen die je nog retour moet krijgen van een ander of die een ander moet doen, terwijl jij de verantwoordelijkheid draagt dat het gedaan wordt.
   • 1 op 1 – zaken die je op een later tijdstip wilt bespreken met of vragen aan een bepaald persoon of groep.

Heel creatief, maar niet zo’n goed time management systeem

Bijvoorbeeld

Je moet een rapport schrijven. Het materiaal ervoor ligt al weken op je bureau. Als je er kritisch naar kijkt kom je erachter welke acties het project ‘rapport schrijven’ omvat:

• Plan van aanpak bedenken ⇒ Kleine taak
• Lezen toegestuurde stukken ⇒ Grote taak
• Opvallende zaken bespreken met collega ⇒ 1:1 bespreekpunt
• Rapport schrijven ⇒ Grote taak

Maar dan bedenk je dat ‘plan van aanpak bedenken’ alleen kan als je het rapport van vorig jaar hebt gekregen van je baas, die beloofd heeft om dat te sturen. In dat geval is je eerste actie:

• Checken: rapport gekregen? ⇒ Wachten op

Simpeler dan dit kunnen we het niet voor je maken. Je hebt projecten en die bestaan uit acties: grote en kleine dingen die je moet doen, zaken die je in de gaten moet houden en dingen die je moet bespreken.

Voila. Door naar stap 2.

Stap 2 – hou het waterdicht

Een boodschappenlijst waar de helft op staat wat je nodig hebt: nutteloos. Een bellijst waar bijna alle klanten op staan die je moet bellen: zelfde verhaal.

Een lijst heeft als doel om je brein te ontlasten. Zodat je brein weet: ‘dit is alles wat ik mee moet brengen uit de winkel’ of ‘dit is iedereen die ik moet bellen’. Ben je ‘s nachts wel eens wakker geschoten met de gedachte ‘shit, ik ben helemaal vergeten om….?’ – dan zijn je lijsten met acties niet compleet geweest. En je time management systeem niet waterdicht. Niet gunstig, want (uit de training):

Een time management systeem dat ‘zo goed als’ waterdicht is, geeft evenveel rust

als een parachute die ‘zo goed als’ werkt.

Je wil een parachute die 100% werkt, niet 99% – net als je time management systeem

Vandaar de tweede stap: neem eerst een uurtje en verzamel alles dat in je time management systeem moet komen. Alle projecten, met alle bijbehorende acties. (Hoe je dat het makkelijkst doet, zonder dat je iets over het hoofd ziet, lees je hier.)

Stap 3 – kies je 2 tools en richt ze in

Opzet helder en alles in kaart wat je moet doen en waar je aan moet denken? Dan is het nu tijd om je time management systeem in te richten. En geloof me: ‘this is where the magic happens’.

Men neme – wederom simpel – 2 tools:

1. Een agenda voor alles dat tijdgebonden is: afspraken, reistijden, grote taken, etcetera.
2. Een takenmanager voor je projecten, kleine taken, wachten op en 1 op 1 acties.

Dit kan bijvoorbeeld in Outlook. In deze video zie je stap voor stap hoe je agenda en takenmanager daarin inricht:

Een andere goede optie is de combinatie Google Calendar (agenda) en Todoist (takenmanager).

Welk programma, of zelfs papieren variant, je ook kiest voor die 2 tools: gebruik ze. Vul ze. Trek er gerust een uur of anderhalf voor uit om al je projecten en acties over te brengen: al je afspraken en ‘grote taken’ in je agenda, ‘projecten’ en andere ‘acties’ in je takenmanager:

Stap 4 – hou het bij!

Zorg dat je per project 2 of 3 acties gepland hebt staan. Of in elk geval altijd op z’n minst 1 eerstvolgende actie. Bij het project ‘rapport afmaken’ bij stap 1 was dat een simpele ‘wachten op’. Bij andere projecten kan het een grote of kleine taak zijn.

Zorg er in ieder geval voor dat je elke week even een momentje pakt om door je projectenlijst heen te lopen om te checken of die nog compleet is en om te kijken of bij elk project nog minstens een actie gepland staat – en of je niks vergeten bent! Het kost je hooguit een half uurtje, maar geeft je een hoop (nacht)rust.

Die heeft een waterdicht systeem: volledige nachtrust gegarandeerd

Ook nieuwe acties die je verzameld hebt gedurende een dag of een week blijf je verwerken in je time management systeem. Aan het eind van je werkdag 10 minuutjes bijvoorbeeld, of elke vrijdag een kwartiertje – afhankelijk van de hoeveelheid. (Het OHIO-model kan je daar heel gemakkelijk helpen: ontdek hier hoe.)

Zo blijft je time management systeem up to date en waterdicht.

Stap 5 – hou het daar bij!

Je hebt je simpele, overzichtelijke, waterdichte en nachtrustbiedende time management systeem nu. Stick with it. Maak er een gewoonte van om vanaf nu alleen nog maar acties op te schrijven in dit systeem: in je agenda, of je takenmanager. Nergens anders. Dus niet op blaadjes, niet op post its of door toch weer te gaan ‘hoarden’ op je bureau.

Want, als we een wijsgeer uit vervlogen tijden (Aristoteles) mogen geloven:

“We zijn wat we herhaaldelijk doen. Succes is geen handeling maar een gewoonte.”

Samengevat

Werk jij reactief, met allerlei reminders om je heen en ad hoc werkdagen – waardoor je nachten vaak verstoord worden door ‘o shit, ik ben X vergeten’? Dan heb je te maken met een time management systeem dat hapert. Misschien werkt het voor geen meter, misschien werkt het voor 99% – het is beiden niet genoeg. Je wil een time management systeem dat 100% werkt, zoals je wil dat je badkuip of je parachute werkt.

1 takenmanager en1 agenda: de enige 2 tools die je nodig hebt

En dat werkt als volgt:

1. Je time management systeem bestaat uit 2 soorten werk – projecten en acties (grote taken, kleine taken, 1 op 1’s en wachten op’s).
2. Je brengt je projecten en bijbehorende (eerstvolgende) acties in kaart. Uit je hoofd, in je time management systeem.
3. Dat doe je met 2 tools – een agenda en een takenmanager. In je agenda komen je afspraken en grote taken, in je takenmanager de projecten en andersoortige taken. Dat is je time management systeem!
4. Dagelijks of wekelijks vul je dit time management systeem aan, zodat het 100% up to date en waterdicht blijft.
5. Je blijft vanaf nu uit de buurt van oude gewoontes als post its gebruiken om acties op te laten vallen, zodat je ze niet vergeet. Hou het bij je nieuwe time management systeem, dan hou je het overzicht – en je nachtrust.

Dát is je systeem, dat niet 50% van de tijd werkt, of maar 99% waterdicht is – maar dat lekt bij een stortbui. 1 systeem, 2 onderdelen, 2 tools, 5 stappen, 100% waterdicht.