Je hebt bewust een aantal uur vrijgehouden om dat plan uit te werken, blijkt dat je de benodigde input niet hebt ontvangen — … en je had je collega John er nog wel zo naar gevraagd! Ontzettend vervelend, want zo kun jij niet verder. Erger nog: jij moet er weer eerst achteraan en kunt nu niet verder ! Hoe voorkom je dat het werk van anderen jouw taak wordt? Leer werken met de ‘wachten op’-lijst.
Anderen herinneren aan hún werk: jouw taak?
Wanneer je met mensen samenwerkt, ben je per definitie van elkaar afhankelijk. Zij zorgt hiervoor. Hij levert dat aan. Jij pakt dit op. Doorgaans kun je erop vertrouwen dat dit ook gebeurt. Een goed team leunt immers op duidelijke afspraken en onderling vertrouwen.
Toch gaat het soms mis. Dan moet jij haar eraan laten herinneren dat je nog geen reactie hebt ontvangen. Of dat hij nog niet de juiste formulieren heeft ondertekend. Of dat jij niet verder kunt voordat je een akkoord krijgt.
Natuurlijk is dat geen wereldprobleem. Je snapt ook waarom het gebeurt. Maar hinderlijk is het wel. Want naast het feit dat jij jouw werkzaamheden nu niet kunt uitvoeren, loop jij met het knagende gevoel rond dat je hem of haar daar nog aan moet herinneren;
“Laat ik John straks ter herinnering een appje sturen.”
“Als ik Linda tegenkom, moet ik haar vragen naar die cijfers.”
“Zou Raoul eraan gedacht hebben om een extra set op te vragen?”
In een ideale wereld zou jij je hier niet om moeten bekommeren. Het is immers niet jouw schuld dat je collega ergens niet aan heeft gedacht en het is ook niet jouw verantwoordelijkheid om een ander achter de broek aan te zitten!
“Ik heb het ‘m destijds gevraagd. Hij had eraan moeten denken!”
Helaas werkt het niet zo. Wanneer een ander iets vergeet, zit jij uiteindelijk met het probleem opgezadeld. Dat is niet alleen vervelend, het heeft ook daadwerkelijk invloed op jouw productiviteit en gemoedsrust:
Niet weten waar je van op aankunt: 2 gevolgen
Als kenniswerker wil je bezig zijn met het doen van je werk en zo weinig mogelijk met het organiseren van je werk. Maar anderen achter de broek aan zitten, hoort óók bij het organiseren van jouw werk.
Natuurlijk heb je jouw collega gevraagd dat rapport aan te leveren en waarschijnlijk heeft hij er ‘ja’ tegen gezegd. Toch wil je brein zeker weten dat het ook gebeurt. Of jouw collega eraan denkt, wordt dan misschien niet jouw probleem, maar je brein vindt van wel. Het wordt dan onrustig en dat gaat ten koste van je concentratie:
1. Er ontstaat twijfel…
Het gaat twijfelen aan de ander:
“… als Jóhn dat maar niet vergeet. Ik moet het echt maandag hebben ander heb ik een groot probleem.”
Maar ook aan zichzelf:
“… als ík maar niet vergeet om John eraan te herinneren dat ik het maandag echt moet hebben. Anders, groot probleem.”
Jij hebt wel betere dingen te doen. Bovendien is je brein gewoonweg niet gemaakt om dit soort informatie te managen — het wil óver dingen nadenken, niet áán dingen denken.
2. Het maakt reactief…
Laten we ook vooral niet vergeten dat je de tijdstippen waarop je brein aan iets denkt niet zelf in de hand hebt:
Hoe vaak gebeurt het je niet dat je net wilt gaan slapen en je te binnen schiet dat “… Raoul nog stééds die bevestiging niet heeft goedgekeurd!”. Daar wil je je op dat moment helemaal niet mee bezighouden!
Toch kun je het dan vaak niet laten om “even” te checken of je het al ontvangen hebt. In plaats van je nachtrust te pakken, klap je jouw laptop open.
Anderen achter de broek aanzitten is dus minder onschuldig dan je denkt. Niet alleen vind je het vervelend en ronduit onprofessioneel, maar het heeft dus daadwerkelijk impact op jouw functioneren:
- Jij kunt niet verder — dat gaat ten koste van je productiviteit.
- Jij moet de ander een herinnering sturen — dat dwingt je tot reactief werken.
- Jij loopt met dat knagende gevoel rond — dág mentale rust.
- Jij kunt je niet concentreren — afleiding leidt tot meer fouten.
Hoe ga je dat nou tegen? Maak kennis met de ‘wachten op’-lijst; jouw nieuwe timemanagement tool.
De ‘wachten op’-lijst uitgelegd
Hoewel het niet jouw verantwoordelijkheid is dat anderen hun beloften nakomen, heeft het wel impact op jou. Er zelf aan denken werkt averechts, dat weet je nu. Een betere oplossing is de ‘wachten op’-lijst.
De ‘wachten op’-lijst is tamelijk voor de handliggend, maar is tegelijkertijd een ware timemanagement parel. In onze training Time Management komt hij dan ook uitvoerig aan bod. Laten we ‘m je punt voor punt uitleggen:
1. Wat is een ‘wachten op’-lijst?
In mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ hanteren we de volgende definitie:
De ‘wachten op’-lijst is een plek voor acties die je in de gaten wil houden of waar je op wacht.
Heel simpel: eigenlijk is het niets meer dan een lijstje waarop je alles dat een ander nog moet doen of waar je een ander aan wil herinneren, noteert. Een extern geheugen, if you will.
Maar alleen voor de zaken die jij echt wilt ‘monitoren’. Simpel gezegd: als er geen probleem is (voor jou) als de ander het vergeet, dan is de kans groot dat je denkt ‘bekijk het maar’.
2. Wat is het doel van een ‘wachten op’-lijst?
In plaats van alles in je hoofd te bewaren, noteer je het op de ‘wachten op’-lijst. Zo hoef jij er niet meer aan denken, maar kun je het ook niet vergeten! Dat geeft ontzettend veel rust: jij weet namelijk dat alles dat een ander nog moet doen netjes op één plek staat genoteerd. Hiermee voorkom je een hoop gepieker en kun je het mentaal loslaten.
3. Waar maak ik een ‘wachten op’-lijst?
De ‘wachten op’-lijst maakt deel uit van jouw timemanagementsysteem. Doorgaans bestaat zo’n systeem uit twee onderdelen: één agenda en één takenlijst. Jouw ‘wachten op’-lijst laat je onder jouw takenlijst vallen.
En hierbij maakt het niet uit welk soort takenlijst je gebruikt! Misschien gebruik je een ouderwetse papieren variant. Misschien noteer je taken in Outlook, Todoist, Evernote of een andere takenmanager. Hoe dan ook:
Je kunt een ‘wachten op’-lijst onderdeel laten uitmaken van iedere takenlijst.
Wil je ook meer gedaan krijgen en je leven beter organiseren? Probeer dan nu Todoist Premium! Met Todoist Premium krijg je toegang tot geweldige functies zoals labels, herinneringen en het bijhouden van je productiviteit. Het goede nieuws? Je kunt het nu 2 maanden lang helemaal gratis uitproberen. Klik gewoon op deze link ➡️ Todoist Premium – 2 maanden gratis en begin meteen met het plannen van je taken op een slimmere manier.
4. Hoe maak ik een ‘wachten op’-lijst aan?
Dat is afhankelijk van de takenmanager die je gebruikt. Doorgaans kun je een extra takenlijstje aanmaken. Geef deze simpelweg de naam ‘wachten op’-lijst en je bent klaar om zaken die je binnenvallen te noteren.
En dan…
De ‘wachten op’-lijst gebruiken: 4 eenvoudige tips
Hoe gebruik je de ‘wachten op’-lijst nou in de praktijk? Zodra jij iemand iets vraagt te doen, stel jij jezelf meteen de volgende twee vragen:
“Wil ik dit in de gaten houden?”
en
“Heb ik een probleem indien de ander dit vergeet?”
Indien je hier ‘nee’ op kunt antwoorden laat je het los. Blijkt het antwoord op één van beiden ‘ja’, noteer het dan op je ‘wachten op’-lijst.
1. Bedenk wanneer je hieraan herinnerd wil worden
Geef een datum aan de ‘wachten op’-actie zodat je op tijd actie kunt ondernemen. Bij veel takenmanagers kun je ook notificaties instellen. Geef jezelf hierbij voldoende speling zodat je de ander tijdig aan de mouw kunt trekken.
2. Bedenk wat je hiervoor moet doen
Worst case scenario: welke stappen moet jij zetten wanneer blijkt dat een ander zijn belofte niet nakomt? Moet je de klant inlichten? Moet je een back up inplannen? Moet je dat stuk dan maar opsturen zonder goedkeuring? Hier nu kort over nadenken, voorkomt achteraf een hoop stress.
3. Neem regelmatig de lijst door
Soms zet je acties op je ‘wachten op’-lijst waarvan de deadline pas over enkele weken eindigt of die geen concrete einddatum hebben. Door met regelmaat een blik op je lijst te werpen, blijf je op de hoogte van wat er speelt en voorkom je dat je ze over het hoofd ziet. Laat dit onderdeel uitmaken van je wekelijkse reflectie.
4.Trek de ander (op tijd) aan de mouw
Heb je nog niets van die collega vernomen? Eindigt binnenkort een deadline? Spreek je collega dan op tijd aan en vraag naar de voortgang. Dit doe je het liefst op één gezet moment, je wil de ander niet onnodig storen.
“Hé, hoe zit het eigenlijk met die offerte? Heb je al iets van de klant vernomen?”
“Uiterlijk vrijdag ga je me de cijfers aanleveren. Gaat dat denk je lukken?”
“John, je had me toegezegd woensdag de informatie aan te leveren. Ik heb helaas nog niets ontvangen. Kun je me hier een update over geven?”
Lichtpuntje: waarschijnlijk hoef je er zelden achteraan
De meeste mensen doen namelijk wat ze beloven. Jouw collega’s zijn per slot van rekening gemotiveerde mensen met het hart op de goede plek. Toch vergeten we allemaal wel eens iets, jij waarschijnlijk ook.
In plaats van dan te wachten tot het te laat is en de problemen zich aandienen, trek je aan de bel. Je herinnert de ander tijdig en respectvol aan zijn belofte: ‘hé, je zou…’ Vroeger deed je dat door alles in je hoofd te bewaren. Niet heel handig, want op die manier was je op de meest onhandige momenten bezig met werkzaken.
Tegenwoordig weet je beter. Je gebruikt de ‘wachten op’-lijst als extern geheugen voor alles dat je in de gaten wilt houden. Handig, want hoewel het fijn zou zijn als iedereen altijd alles op tijd zou aanleveren, is dat niet hoe de wereld werkt. De ‘wachten op’-lijst helpt je deze frustraties managen.
Björn Deusings
Directeur Tijdwinst.com
Timemanagement expert
Verder lezen?
- Het een-op-een-gesprek: volgens experts dé tip voor een betere concentratie!
- Hoe maak je een to do lijst? 4 tips voor een uitvoerbare takenlijst
- Waarom je brein zo van lijstjes houdt (en hoe je ’t goed doet)
- Productiever mét meer rust in je hoofd? Concentratie verbeteren (2 gouden tips)
- Weekplanning maken? Timemanagement expert deelt zijn 3 beste tips
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
