Dat je lijdt onder hoge werkdruk krijg je zelfs joúw baas aan het verstand gepeuterd. Een slimme 3-stappen-tactiek maakt een gesprek hierover makkelijk, en voorkomt dat je je over de kop werkt. Burn outs hebben we al genoeg. Aanpakken, dus!
Je bent niet alleen, als je worstelt met een flinke werk-overload, een altijd-druk-schema en een duidelijk stress overschot. Je hebt het ‘druk druk druk‘, of je bent een sukkel. Dat lijkt tegenwoordig zo’n beetje de maatschappelijke norm. Niet voor niets is er sprake van een ware burn-out epidemie.
Laten we wel wezen: lekker druk is helemaal niet erg. Het wordt pas een probleem wanneer je te druk bent. Te veel te doen om het overzicht nog te houden. Vork, hooi; je snapt waar ik het over heb.
Maar hoe vertel je je baas (degene die er wat aan kan doen) dat je lijdt onder een te hoge werkdruk? Dat je het op deze manier écht niet meer rond krijgt? Dat je jezelf gaat overwerken als je dit nog even doorzet? Dat je het simpelweg niet geregeld krijgt in de uren die je ervoor hebt.
Da’s een lastige, lijkt het. Je baas gaat er namelijk, naar alle waarschijnlijkheid, van uit dat jij je werk gewoon doet. Net als elke andere werknemer. Je krijgt opdrachten, je krijgt projecten, je krijgt losse taken – en die voer je uit. Zo werkt het. Kun je daar wel onderuit? En kom je dan niet over als een enorme faler? Als iemand die het niet lukt, terwijl er zoveel anderen lijken te zijn die het wel lukt. Dan is er toch iets mis met jou?
Het antwoord is dus: nee. Er is niks mis met jou. Maar dat je dat gevoel krijgt, da’s logisch, zegt werkcoach en auteur van het boek ‘Never Check E-mail in the Morning’ (goede titel):
“Diep in je buik heb je dat gevoel dat als jij de hoge werkdruk niet aankan, er iemand anders is die dat wel kan; je voelt je overbodig. Ten tweede heb je de natuurlijke neiging om te denken ‘Ik werk niet hard genoeg, ben niet slim genoeg of niet efficiënt genoeg. Ik zou dit eigenlijk gewoon aan moeten kunnen’. Dus lijd je in stilte.”
Dat lijden onder hoge werkdruk is echter nergens voor nodig. Het is namelijk een fantastische kans om het je baas te vertellen. Klinkt contra-intuïtief, maar het klopt wel. Wanneer je niet tegen je baas vertelt dat je meer werk hebt dan je aankan, loopt het gegarandeerd in de soep. Je gaat gehaast werken, fouten maken, slechte kwaliteit leveren, commentaar krijgen, het vertrouwen in je capaciteiten krimpt en voor je het weet begint je baas te twijfelen of jij nog wel geschikt bent voor je functie en voor de organisatie.
Liane Davey, auteur van het boek ‘You First’ over slim teamwork, is het daarmee eens:
“Je doet bij een hoge werkdruk juist extra je best, omdat je ambitieus bent en je wil dat je baas onder de indruk van je is. Maar wanneer je niet levert wat je beloofd hebt – of gehaast werk van slechte kwaliteit levert – laat dat juist zien dat je niet erg capabel en betrouwbaar bent.”
Nee zeggen tegen hoge werkdruk is daarom het tegenovergestelde van falen. Het is voorkomen dat je faalt.
Ik herhaal dat nog even, voor de zekerheid:
Nee zeggen tegen hoge werkdruk is het tegenovergestelde van falen. Het is voorkomen dat je faalt.
Bovendien laat nee zeggen tegen – of een gesprek aangaan over – je hoge werkdruk zien dat je je verantwoordelijkheden neemt in de kwaliteit van je werk. Jij overziet dat je schema de hoeveelheid werk niet aankan, en neemt zelf het initiatief om dat probleem op te lossen – en te voorkomen dat het een debacle wordt.
Davey:
“Werkgevers willen dat hun werknemers het zeggen wanneer er iets aan de hand is dat hen beperkt in hun prestaties. Het is het meest verantwoordelijke wat je kunt doen voor de organisatie. Wanneer het werk je over de kop groeit en je niet kunt afmaken wat je beloofd hebt dat je zou doen, laat je je organisatie en je team in de steek.”
De boodschap moge helder zijn: zeg het wanneer je prestaties lijden en/of je persoonlijk lijdt onder een te hoge werkdruk. Start dat gesprek met je baas. En wees niet bang: dat hoeft helemaal geen vervelend gesprek te zijn. Het kan juist heel prettig zijn en je doen groeien in aanzien bij je leidinggevende.
Mits je het goed doet. Hoe je dat doet? Met deze 3 heldere stappen.
Hoge werkdruk verlagen – in 3 stappen
Je bent zover. Je beseft dat het zo echt niet langer kan. Als je nog even doorgaat onder deze hoge werkdruk dan bezwijk jij of bezwijkt je werk er onder. Of allebei, nog aannemelijker. De enige oplossing hiervoor is uiteindelijk om het bespreekbaar te maken met je leidinggevende. Hij of zij is degene die iets kan veranderen aan het aantal projecten waar je aan deelneemt, het aantal taken dat bij jouw functie ligt of het aantal klanten of cases dat je beheert. Je leidinggevende is degene die je probleem voor je kan oplossen, maar dan moet jij wel met een goed verhaal komen. En een kopje koffie, misschien.
Hoe je het gesprek vervolgens insteekt, in 3 opeenvolgende stappen:
1. Benadruk de bedrijfsvisie
Open het gesprek, zodra je aan het woord bent en je hoge werkdruk bespreekbaar gaat maken, met de bedrijfsfilosofie. Geen heel betoog over missies en visies, maar een nadruk op het gedeelte dat niet strookt met een hoge werkdruk. De organisatie wil bijvoorbeeld diensten of producten van een zo hoog mogelijke kwaliteit afleveren. (Dat gaat niet lukken met je aanhoudende hoge werkdruk). Of de organisatie beoogt een optimale efficiëntie in de werkwijze van de werknemers. (Jouw werkdruk is al lang boven de efficiëntie-barometer uit gestegen.) Benadruk jouw wetenschap en erkenning van deze kernwaarden van de organisatie.
Bijvoorbeeld:
“Ik weet dat we bij staan voor een constant niveau van kwaliteitsproducten. Niets minder dan het beste. En daar sta ik vierkant achter…”
2. Benadruk het drukteprobleem
Leg uit dat jouw torenhoge werkdruk die visie in de weg zit. Je kán niet constant perfect werk afleveren, wanneer je dat altijd maar gehaast moet produceren. Haast en drukte staan garant voor minder output en minstens een paar fouten.
Bijvoorbeeld:
“…Nu merk ik de laatste weken dat mijn agenda zo vol zit en de werkdruk daardoor zo hoog is – dat ik die kwaliteit die we met z’n allen nastreven onmogelijk nog kan garanderen. De filosofie is eerder ‘als het maar af is’ dan ‘als het maar goed is’. Dat levert werk op van minderwaardige kwaliteit dan waar we voor staan bij . Dat zit me niet lekker…”
– En dan kom je bij de laatste stap terecht. Eentje die je baas nóg meer laat zien dat jij niet alleen werkt met inzicht, maar ook met een oplossingsgerichte visie. En een sterk eigen verantwoordelijkheidsgevoel.
3. Kom met de oplossing(en)!
Je komt met (suggesties voor) oplossingen. “Ga nooit naar je baas met een probleem, tenzij je ook een oplossing hebt”, is het letterlijke advies van Morgenstern. “Het bevestigt je identiteit als de verantwoordelijke werknemer die begaan is met het succes van de organisatie.”
Bijvoorbeeld:
“…Om dat probleem op te lossen en mijn werkdruk te verlagen, denk ik dat het slim is om vanaf nu elk kwartaal uit te voeren in plaats van elke maand.”
“…Om dat probleem op te lossen en mijn werkdruk te verlagen, zouden we voor een tijdelijke kracht kunnen inhuren.”
“… Om dat probleem op te lossen en mijn werkdruk te verlagen, schakel ik graag de hulp in van een collega om tevreden te houden.”
Zo toon je inzicht omtrent het pijnpunt én laat je zien dat je ook verder hebt gedacht. Met je suggesties voor oplossingen, help je je leidinggevende ondertussen in de juiste richting om ook echt samen tot een oplossing te komen. Anders blijft het probleem mogelijk liggen of komt de kwestie überhaupt niet meer ter tafel. Je zet zo meteen door tot actie.
Ga er niet vanzelfsprekend van uit dat je baas meteen met jouw oplossing akkoord zal gaan. De kans is echter groot dat hij of zij in elk geval in die richting gaat verder denken. Dankzij jouw voorzet.
Bonustip: plan aan het einde van jullie gesprek gelijk een nieuw gesprek waarin jullie samen verder kijken naar concrete oplossingen én geef aan dat je in de tussentijd graag meedenkt over oplossingen indien dat helpt.
Direct ‘nee’ zeggen tegen hoge werkdruk
Komt je baas met een nieuw project, bovenop je nu al volle agenda? Voorkom ter plekke een nog hogere werkdruk, als je twijfelt of je dit er wel bij kan hebben. Je roept niet meteen keihard “NEE!”, maar pakt het aan op de 3-stappen manier:
“Vaak delen bazen werk uit zonder een enkel idee te hebben over hoeveel tijd een taak de werknemer gaat kosten”, verklaart Liane Davey. “Je reageert dan door uit te leggen welke prioriteiten je nu al op je bordje hebt en vervolgens aan je baas te vragen welke taken de hoogste prioriteit hebben, omdat je ze niet allemaal tegelijk kunt doen.”
Of zeg, als je niet meteen zo inhoudelijk over je agenda kunt reageren omdat je nog geen goed overzicht hebt (wat je overigens vlot leert creëren in een moderne cursus time management):
“Laat me even precies weten wat je van me verwacht in dit project en dan zoek ik even uit wat ik kan doen, naast de andere projecten waar ik al mee bezig ben. Is het goed als ik er morgen dan op terugkom?”
Zie je dat? Je geeft meteen inzicht, detecteert het probleem en stelt een oplossing voor: prioriteren. De ene taak wel, de andere niet, want je kunt het onmogelijk allemaal (goed doen). Dat is de moraal van het verhaal.
Moraal van het verhaal
Je kunt bij een te hoge werkdruk bepaalde taken beter delegeren of deleten, dan dat je alles in de soep laat lopen. Daar heb je niet alleen jezelf, maar vaak ook je team en uiteindelijk de hele organisatie mee.
Een beter idee is dus om niet te wachten en het probleem aan te kaarten bij je baas, én daarbij gelijk met een oplossing-suggestie komen. Dit toont inzicht, verantwoordelijkheid en betrokkenheid in plaats van koppigheid en uiteindelijk slecht afgeleverd werk.
Je baas hoort het namelijk graag wanneer iets jouw productiviteit in de weg zit. Want uiteindelijk wil hij gezonde werknemers die consequent goed werk afleveren. Liever dat dan een bosje vol burn outs en niemand om het werk dan überhaupt nog te kunnen doen.
Als je te maken hebt met een goede baas, wil dat zeggen.
Wuift je baas je weg? Wuif je baan gedag.
Ziet je baas niet in dat hoge werkdruk verminderen een goed idee is en krijg je tóch een verontwaardigde of negatieve reactie in dit gesprek (zonder argumenten die hout snijden), dan kan ik niets anders zeggen dan dat je met een slechte baas te maken hebt. Gebrek aan visie. Tekort aan inzicht. Falend leiderschap.
Een optie is in dat geval om de zaak bij je directe collega’s aan te kaarten, die er vervolgens rekening mee kunnen houden door je te ontlasten of op z’n minst begrip binnen het team te tonen wanneer je half werk aflevert.
Dit is echter slechts een kortetermijnoplossing. Je werk is gewoon niet leuk meer op deze manier, en daar zit uiteindelijk maar één ding op.
Morgenstern:
“Als je baas ongevoelig is en blijft voor jouw hoge werkdruk, dan moet je dat maar als sein zien dat je op zoek moet naar een andere baan. Jezelf overwerken is niet duurzaam op de lange termijn.”
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
