Voor iedereen op kantoor: 3 gouden regels voor betere e-mails

Voor iedereen op kantoor: 3 gouden regels voor betere e-mails

Duidelijke e-mails besparen jou en je collega’s veel tijd en gedoe. Zet ‘e-mail communicatie’ daarom vandaag nog op de agenda voor het volgende teamoverleg. De volgende 3 gouden basisregels kun je als voorzet voor dit belangrijke agendapunt gebruiken.

Betere e-mails beginnen, net zoals een betere wereld, bij jezelf. Jij kan het verschil maken tussen een efficiënte workflow of een stroperige mailstroom die ieders inbox dicht plamuurt.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Door het volgen van een paar handige standaardregels, worden je e-mails beter ontvangen, sneller beantwoord en bespaar je jezelf en de ontvanger een hoop tijd en frustratie. Maak jouw hoekje van de digitale wereld waarin we werken net dat klein beetje beter door deze 3 e-mailregels te onthouden:

1. Stel je mails altijd van beneden naar boven op

De belangrijkste tip die je hoe dan ook moet onthouden: bouw je mail van beneden naar boven op, in plaats van andersom.

* Start met eventuele bijlages. Voorkom zo het klassieke probleem van een bericht per ongeluk zonder bijlage te verzenden.
* Ga verder met de (beknopte) inhoud van je bericht. Gebruik bij langere e-mails zoveel mogelijk puntsgewijze opsommingen, zodat het geen ondoorzichtige lap tekst wordt.
* Vul de onderwerpregel in.
* Vul de ontvanger(s) helemaal op het einde pas in, wanneer je zeker weet dat de rest van je bericht in orde en volledig is, zo kun je de mail niet tussentijds per ongeluk versturen.

e-mail opstellen

2. Gebruik glasheldere onderwerpregels

Laat je onderwerpregel de essentie van je mail beschrijven – zo simpel is het. Geen vage omschrijvingen zoals ‘vraagje’, of nog erger, helemaal geen onderwerpregel. Kort en bondig vertel je waar de e-mail betrekking op heeft (inhoud) én wat de ander er eventueel mee moet doen (actie, ter informatie etc.).

Dat doe je zo:

* Start met de actie die aan het bericht verbonden is.

“Ter informatie”, “Controleer” of “Verwerken in voorraadbestand” bijvoorbeeld. Er kan ook helemaal geen actie aan verbonden zijn, als het om een melding gaat bijvoorbeeld. Gebruik in dat geval een afgesproken afkorting zoals NRN (“No Reply Needed”) of een andere die jij en je collega’s prettig vinden.

* Vervolg met een zo kort mogelijke beschrijving van de inhoud.

“Ter informatie > agenda vergadering woensdag as.” of “Laatste keer controleren > definitieve versie jaarverslag” bijvoorbeeld.

heldere onderwerpregel

Tip: Let bij het kiezen van je onderwerpregel ook op termen die bruikbaar kunnen zijn bij het makkelijk terugvinden van de mail (voor jezelf en de ontvanger). “BHV oefening woensdag 23 maart” of “Personeelsuitje” bijvoorbeeld, zodat je bij het zoeken in je archief de onderwerpregel snel herkent. Daarom: zodra de inhoud van een mailuitwisseling in de loop van de tijd wijzigt, verander dan altijd even de onderwerpregel mee voordat je je reactie verstuurt.

3. Groepsmails: probeer ze te vermijden

Stuur je een groepsmail? Bedenk je dan eerst of dit echt de enige en de beste oplossing is voor je bericht. Wil je bijvoorbeeld een datum plannen met meerdere collega’s of familie? Gebruik dan liever een handige dienst als Datumprikker of Doodle. Deze handige apps voorkomen onnodige inbox-vervuiling door een stortvloed aan ‘reply to all’ en werken veel overzichtelijker!

cursus time management

Is het toch nodig om meerdere personen tegelijk een mail te sturen? Benoem dan de relevantie van het bericht en eventuele bijbehorende actie(s) – per persoon apart (zoals je dat hopelijk ook al doet in ‘single-mails’):

“@Frank: ter informatie”
“@Jennifer: wil jij de contactinformattie in het CRM-systeem verwerken?”
“@Mark: check de intro nog even s.v.p.”

groepsmails

Dan nog een allerlaatste quick scan.

Heb je de juiste ontvangers ingevoerd (niemand vergeten, iedereen relevant)? Staat iedereen op de juiste plek (CC, BCC)? Onderwerpregel (helder)? Heb je de bijlage ook toegevoegd (klassieke misser)? Staat er een hartelijke groet onder (niet te onderschatten)?mails verzenden

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Check, check, dubbelcheck? And GO!

Meer lezen over slimmer mailen?

• Tijd winnen met e-mail, het vermeend onmogelijke is mogelijk – bewijzen deze 6 (onderzochte) tips.

• Wist je dat jouw e-mailprogramma ook sneltoetsen heeft? Maakt het allemaal een stuk makkelijker.

• Bill Gates, je kent hem wel, heeft ook wat te zeggen over e-mail. En het zal je verrassen. Zijn 3 visies vind je hier.

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] voordat je aan de slag gaat met die excuusbrief of -mail: excuses aanbieden doe je live. Geen mail, geen WhatsApp, geen telefoontje. Als het even kan, doe je het in levende lijve. Face to face. […]

X