Prioriteiten stellen? Doe dit elke werkdag 10 minuten

Net aangekomen op kantoor slingeren de vragen van collega’s, e-mails en onproductieve vergaderingen je al om de oren. Hoe krijg je op deze manier nog iets gedaan en voorkom je dat je zonder voldoening naar huis gaat? Prioriteiten stellen is de oplossing, in 10 minuten.

Je bent het overzicht nú al kwijt – en de dag is nog niet begonnen. Laat staan dat je iets concreets gedaan gaat krijgen vandaag. En gisteren ging het al net zo. Morgen waarschijnlijk weer.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

‘Werken doe je niet op het werk’

Je ben niet de enige met dit probleem, hoor. Wees maar niet bang. Kantoorwerk-guru Jason Fried besteedde er al een complete TED talk aan met de typische titel ‘Why Work Doesn’t Happen At Work’, zo wijdverspreid is het fenomeen:

Herkenbaar? ‘s Avonds kom je thuis en je hebt eigenlijk geen idee wat je vandaag allemaal gedaan hebt. Wel dat je veel gedaan hebt, maar wat dat nu precies is geweest – dat is je compleet ontgaan.

Hoe dat zo is gekomen

Komt door de versnippering van alle ad hoc zaken die op je afgevuurd worden. Het enige wat je daarop kan doen is ‘reageren, reageren, reageren’, zegt media theorist en auteur Douglas Rushkoff. Hij omschrijf het fenomeen als “present shock” in zijn gelijknamige boek:

“Alles komt zo snel op je af, dat het lijkt alsof het allemaal tegelijk op je af komt. Als één groot ‘nu’. Die inkomende stroom aan informatie mismaakte onze vaardigheid om lange termijn te plannen en heeft in plaats daarvan onze vaardigheid om alleen maar te ‘reageren, reageren, reageren’ ontwikkeld.”

En door hét grote misverstand op ongeveer alle kantoren: wat ‘urgent’ en wat ‘belangrijk’ is en wat het verschil tussen die twee is. We vervallen met z’n allen namelijk verrassend vaak in het hokje ‘urgent’, stelt auteur Scott McDowell:

“Het probleem met urgentie is dat maar niemand lijkt te kunnen onthouden wat echt belangrijk is. Daardoor spenderen we te veel tijd en energie aan activiteiten die er eigenlijk niet toe doen.”

Hoe kom je uit die cyclus van gebrek aan prioriteit en overschot aan waan van de dag? Door een gebrek aan kennis van het verschil tussen ‘urgent’ en ‘belangrijk’. We knoeien maar wat in de rondte, op het werk.

prioriteiten-stellen-2

Het verschil tussen urgent en belangrijk

  • Er zijn dingen die urgent zijn. Zeker waar. Maar vaak zijn de dingen die we als urgent bestempelen dat in feite niet. Als er iemand serieus in de problemen komt wanneer iets niet meteen gedaan wordt, met ernstige gevolgen, dan mag iets urgent genoemd worden.Maar wees eens eerlijk: hoe vaak is dat écht het geval?
  • Belangrijke dingen zijn in feite de taken waar je functie om draait. Zorg er daarom voor dat je goed weet wat je functie-omschrijving is. Het zal je misschien verbazen, maar veel mensen weten dat niet precies of zijn het uit het oog verloren. Vraag een actuele functie-omschrijving desnoods op bij je manager of werkgever.Zit je in een projectteam, dan is je teamrol ook een belangrijke taak. Ken die rol, wat hij inhoudt, en geef deze taken voorrang om met het project echt vooruit te kunnen komen.

Ken je definities! En onthoud het verschil. Want zoals Dwight D. Eisenhower het zegt:

“Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk”

Nu je de definities van, en daarmee het verschil tussen urgent en belangrijk kent, ben je klaar om beter prioriteit te herkennen in je taken. Maar wat heeft Eisenhower er mee te maken?

prioriteiten-stellen-3

Prioriteiten stellen? Eisenhower helpt je

Met zijn Eisenhower Model.

De naam komt je misschien bekend voor. Hij was ten slotte de president van de Verenigde Staten. Of doordat je er op deze plek al eerder over hebt gelezen.

President Eisenhower had in zijn tijd, zoals je je kunt voorstellen, behoorlijk wat te doen. Alle staten van Amerika runnen, om maar wat te noemen. Hij had meer te doen dan hij tijd had om dat allemaal voor elkaar te kunnen krijgen. Daardoor moést hij wel prioriteiten stellen. Om dat zo snel en simpel mogelijk te kunnen doen, creëerde hij een model. Het – je raad het al – Eisenhower Model:

prioriteiten-stellen-4

Zie je dat? Hét misverstand met ‘urgent’ en ‘belangrijk’ in één klap opgelost. Hij maakte er bijna een algoritme van, door de elementen naast elkaar te zetten en ze zo van elkaar te scheiden in de juiste verhouding:

BOX I = urgent + belangrijk (A prioriteit)

BOX II = niet urgent, wel belangrijk (B prioriteit)

BOX III = niet belangrijk, wel urgent (C prioriteit)

BOX IV = niet urgent, niet belangrijk (D prioriteit)

Wat jij in de laatste 10 minuten van je dag doet, is Eisenhower’s model toepassen op je taken voor morgen. Dat doe je door:

1 Pak je (complete!) takenlijst voor morgen erbij

Zorg dat hij echt compleet is en dat er niets meer van losse eindjes in je hoofd zit. Alles wat je morgen te doen staat, wil je op je takenlijst hebben staan. Als je takenlijst niet compleet is, zal je brein deze (onbewust) niet vertrouwen, waarmee het onmogelijk is om professioneel prioriteiten te kunnen stellen. Het maakt overigens nog even niet uit in welke volgorde de taken staan, als ze er maar allemaal opstaan.

prioriteiten-stellen-1

En ja, dit kan de eerste keer wat meer werk dan een paar minuten kosten, afhankelijk van hoeveel overzicht je hebt over je takenpakket. Een moderne 1-daagse cursus time-management helpt je om gebrek aan overzicht op te lossen en je totale takenpakket en verantwoordelijkheden op een realistische manier te plannen en organiseren.

2 Vul elke taak op de juiste plek in het Eisenhower Model in

Onderscheid urgent van belangrijk. Denk aan de definities en voeg aan elke taak op je lijst een A, B, C of D prioriteit toe. In onze favoriete gratis takenlijst app Todoist, kun je hetzelfde doen door het toekennen van kleuren (Rood, Oranje, Geel en geen kleur) aan je taken. Dit gaat veel vlotter dan het organiseren van je takenlijst op papier.

3 Besteed je ochtend aan A en B prioriteit taken

Je A en B prioriteit taken zijn je ‘Most Important Tasks’ (MIT’s) van de dag. Verklaar ze heilig en plan er in je agenda ruimte voor in in de ochtend.

Verwijs iedereen die (in de eerste twee uren) van de ochtend komt met verzoekjes, hulpvragen of vergaderingen die thuishoren onder de categorie C en D, naar de middag. Hetzelfde geldt overigens ook keihard voor een activiteit als je mailbox leegmaken, daar wil je je frisse energie in de ochtend niet aan verspillen. Doe je dat toch, dan is de kans groot dat je belangrijke taken aan het einde van de dag nog steeds op je lijst staan en je niet met een helder hoofd naar huis kunt gaan.

4 Check na de lunch of je op schema zit met je ‘Most Important Tasks’.

Krijg je het in de ochtend niet voor elkaar om je A en B prioriteiten af te ronden? Neem dan voordat je gaat lunchen op basis van de afspraken in je agenda voor de middag, het besluit of je in de middag nog ruimte hebt om verder te gaan met je A en B prioriteit taken óf dat je moet omschakelen naar activiteiten als overleg met collega’s, je mailbox leegmaken en eventuele urgente taken die misschien in de ochtend nieuw zijn binnengekomen.

5 Sluit je dag af met stap 1

Zoals beschreven onder punt 1, inventariseer je aan het einde van je dag hoe je takenlijst eruit ziet. Voeg eventuele nieuwe nieuw binnengekomen taken toe aan je lijst (nog beter: doe dat gelijk zodra nieuwe taken op je afkomen) en stel je prioriteiten voor morgen zodat je morgenvroeg niet hoeft na te denken over wat je prioriteiten zijn, maar je ze gelijk terugvindt op je takenlijst.

Dat is het! Je hebt nu ‘Het Principe van Prioriteit’ onder de knie, zoals auteur Steven Pressfield het noemt. Want, in zijn woorden:

“Het Principe van Prioriteit stelt dat je: 1 – Het verschil moet kennen tussen urgent en belangrijk en 2 – Wat belangrijk is, als eerste doet.”

prioriteiten-stellen-5

Koffie bijvoorbeeld, is behoorlijk belangrijk. Dat aller aller eerst dan maar, in de ochtend. Of thee, nog beter. Dan je MIT’s in de vorm van je A en B taken en pas in de middag wat overblijft aan C en D taken.

Prioriteiten stellen én er naar handelen voelt goed, dat beloof ik je! En Eisenhower; die zou trots op je zijn.

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees alles over een 1-daagse in-company training bij jou op locatie

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X