Een Amerikaan kwam 100 jaar geleden met de 8-urige werkdag, een paar Zweden introduceerden de afgelopen jaren de 6-urige werkdag – en nu is er een Duits bedrijf dat de 5-urige werkdag testte. Het slaagde, met vlag en wimpel. Benieuwd hoe? In 3 stappen, die jij ook kunt zetten (ongeacht je bedrijfscultuur)!
Wat komt aan bod:
- Hoe dat werkt – een werkdag van 5 uur
- Dat kan toch niet?! – “Jawel”, zeggen resultaten
- Zélf korter werken door slimmer werken
- En dan
Ze beginnen om 08:00 en ze eindigen hun werkdag om 13:00 (!) uur. Een hele vrije middag ligt er dan elke werkdag in het verschiet van de werknemers van het Duitse techbedrijf Digital Enabler. Ze werken er sinds een paar maanden 5 uur per dag, in plaats van 8. En het mooiste: ze krijgen voor 8 uur betaald, en ook aan hun vakantiedagen en pensioenopbouw verandert niets!
Dat is net even anders dan de 100 jaar oude filosofie die wij ‘ouderwetse’ werkers nog altijd toepassen met onze 8-urige werkdag. Henry Ford kwam er begin vorige eeuw mee in zijn beroemde autofabriek. Destijds was het revolutionair: de 8-urige werkdag. In andere fabrieken werkte men gemiddeld 6 dagen per week, 10 uur per dag. Ford bood hen 8 uur per dag, 5 dagen in de week voor het dubbele loon! Niet alleen werd hij er een razendpopulaire werkgever mee; het bleek ook te werken. Omdat hij zijn personeel slimmer liet werken, in plaats van langer en harder.
Ford kwam 100 jaar geleden met de lopende band, om minder uren en meer productiviteit te genereren. Het werkte. Maar raad eens?
- We staan niet meer aan de lopende band. We zitten, ten eerste. Dat is al een zorgwekkende ontwikkeling, die een belangrijk verschil maakt.
- Ten tweede werken we niet meer met onze handen, maar met ons hoofd. Van 9 tot 5 aan een lopende band staan krijgt je lijf nog wel geregeld, maar van 9 tot 5 ontzettend goed en creatief en slim denkwerk verrichten, op een stoel, achter een scherm – dat is een heel ander verhaal.
Je zou zeggen dat we dit al een tijdje door zouden moeten hebben, sinds de stress en burn out epidemie door onze maatschappij woedt.
Gelukkig zijn er al een aantal vooruitstrevende bedrijven die het wél door hebben, en er werk van maakten. Het Amerikaanse Zappos, Google en Hubspot, het Engelse Virgin, het Nederlandse CoolBlue en ook de Zweden en Harvard Business Review herschreven de regels van de reguliere werkdag eerder al op hun manier. En bij dat rijtje revolutionairen hoort nu dus ook het Duitse Digital Enabler.
Het was CEO Lasse Rheingans die ontdekte dat het kon: 5 uur per dag werken, en net zoveel gedaan krijgen (en verdienen!) als in 8 uur.
Hoe dat werkt – een werkdag van 5 uur
Rheingans – CEO, echtgenoot, vader en hobbyist – kreeg al zijn activiteiten, verantwoordelijkheden en wensen vaak maar nét (en vaker net niét) in de 24 uur van een dag gepropt. Herkenbaar. Tijd met zijn familie en tijd voor zichzelf ging verloren aan tijd die voornamelijk opging aan werk. Hij besloot 2 middagen per week vrij te nemen, en die 2 ochtenden thuis te werken.
Daar ontdekte hij iets. Thuis kreeg hij zijn werk veel sneller gedaan dan op kantoor. Zijn takenlijst afwerken in de helft van de tijd was geen uitzondering. Als dit mogelijk was, besefte hij, dan moest het ook mogelijk zijn om op kantoor in de helft van de tijd te werken – en net zoveel gedaan te krijgen.
thuiswerken = slimmer werken = korter werken, ontdekte Rheingans
Hij testte het, door op kantoor net zo te werken als thuis. Met minimale afleiding, maximale focus en de motivatie om door te werken en eerder klaar te zijn. Een deadline moest er zijn, merkte hij. Dat werd 13:00, en het werkte. Opvallend, maar ook logisch, verklaarde hij aan de lokale pers:
“Gedurende een normale kantoordag wordt er veel tijd verspild. Als je planmatig en efficiënt werkt, is het ook mogelijk je taken te voltooien in vijf uur.”
Door de tijd waarin het werk gedaan moest worden te verkorten, dwong hij zichzelf dus om geen tijd te verspillen en slimmer te werken in plaats van langer. Het werkte, en hij breidde de test uit naar de rest van zijn team.
Sinds eind 2017 werken de 12 leden van zijn bedrijf volgens deze revolutionaire werkfilosofie: kort, maar krachtig. 5 uur slimmer werken, om 3 uur vrije tijd uit te sparen, tegen hetzelfde loon. Onder begeleiding van een team arbeidspsychologen en werk-experts, om te checken of iedereen er gezond en wel bij bleef. Bovendien komen ze 2 keer per week bij elkaar om hobbels en problemen waar ze tegenaan lopen te bespreken en op te lossen.
Op die manier zijn ze tot de onweerlegbare conclusie gekomen: het werkt.
Dat kan toch niet?! – “Jawel”, zeggen resultaten
“Jawel, hoor”, zegt niet alleen Lasse Rheingans, maar zeggen ook de resultaten van dit experiment. Een paar voor de hand liggende bezwaren, weerlegd door de praktijk van Digital Enabler:
“Na 5 uur knallen ben je toch kapot?!”
Maximale efficiëntie en productiviteit werkt, maar het vergt soms ook wat van je, als je die omslag plotseling maakt, geeft projectmanager Jana Burdach toe:
“In de middag ben ik vaak echt kapot, maar de vrije tijd weegt daar echter weer tegenop.”
En inderdaad, soms lukt het gewoon niet in 5 uur, als je meer tijd nodig hebt of meer pauze neemt:
“Soms worden er natuurlijk ook nog eens overuren gemaakt, net zoals bij de 8-urige werkdag. Dan blijft men misschien 6 uur of 7 uur, maar langer dan 8 uur blijft niemand.”
“Niet kletsen met collega’s is toch niet sociaal?!”
Jawel, hoor. Je kletst alleen op het juiste moment, niet de hele werkdag door – want dat is ontzettend storend. Je beperkt sociale interactie tot de kantine. Net zo sociaal, niet zo storend, vertelt Jana:
“Om het contact met elkaar niet te verliezen, hebben we ons voorgenomen dat we de middagpauze samen doorbrengen.”
“Daar lijdt de kwaliteit van het werk toch onder?!”
Noch werknemers, noch sociaal contact, noch het werk, noch klanten lijden onder de 5-urige werkdag:
“We willen onze projecten net zo goed afleveren, en we willen dat onze klanten net zo tevreden met ons zijn als vroeger.”
“Dit kan toch alleen in de IT-branche?!”
Digital Enabler is een agile organisatie, die digitale diensten levert aan klanten – en dus op beperkte momenten klantcontact heeft en in het grootste deel van de tijd zelfstandig aan het werk is voor die klanten.
“Het idee functioneert natuurlijk alleen in branchen zonder regelmatig klantverkeer”, geeft Rheingans toe aan de krant ‘Bild’.
Is een organisatie dus erg log (niet-agile) of komt er veel klantcontact en ad hoc werk kijken de hele dag door, dan wordt het wat lastiger. Maar dat is eigenlijk een kwestie van beter time managen. Of eigenlijk klanten managen. Maak duidelijk aan je klanten dat jouw organisatie of afdeling bereikbaar is tussen 11:00 en 13:00, of alleen op bepaalde werkdagen. Zet het op je site, plaats het in je e-mailhandtekening, meld het in je voicemail en zet vooral je telefoon even op auto-modus wanneer je niet gestoord wil worden.
Dát is slimmer werken. En hoe slimmer je werkt, hoe sneller je werkt, hoe eerder je klaar bent met werken. Misschien niet (meteen) om 13:00 in jouw geval, maar wel 15:00 of 16:00 in plaats van 17:00? Da’s minimaal een uur winst, per dág!
Hoe je het ook doet, slimmer werken en daarmee korter werken komt de werknemer én het werk enorm ten goede, bevestigt CEO Rheingans nog maar eens:
“Het vermindert stress en zorgt ervoor dat er tijdens het werk minder fouten gemaakt worden uit slordigheid. En in je vrije tijd krijg je ook vaak nieuwe ideeën.”
- Stress verminderen: dat willen we wel.
- Minder fouten maken: ook wel.
- Vrije tijd voor nieuwe ideeën en creatieve inzichten: ja, graag.
- Vrije tijd voor familie en hobby’s: ook.
Maar waarschijnlijk werk jij niet voor Rheingans, en zit jij dus nog met die 9 tot 5 aanpak te kijken op het werk. Tóch is er een mogelijkheid op het ‘op z’n Rheingans’ aan te pakken.
Zélf korter werken door slimmer werken – in 3 stappen
Op kantoor om 13:00 opstaan en vertrekken met de mededeling dat je gewoon heel slim en efficiënt gewerkt hebt, zal waarschijnlijk niet in goede aarde vallen bij collega’s en managers. Helaas. Dat gaat niet zomaar.
Maar misschien is jouw bedrijf al zover dat thuis werken een optie is? In dat geval zijn er mogelijkheden. Loop de volgende stappen door en bekijk in welke vorm ze voor jou zouden kunnen werken, ‘op z’n Rheingans’…
1. Bespreek thuiswerken
Als dat nog niet mogelijk is, maak dit bespreekbaar met je baas of teamleider. Lees hier hoe je hoge werkdruk bespreekbaar maakt met je baas – thuiswerken voorstellen kan op dezelfde manier!
Thuiswerken is de eerste stap naar slimmer werken (en dus korter werken)
2. Bespreek resultaten, in plaats van uren
Wellicht is het vervolgens ook bespreekbaar dat je op zo’n thuiswerkdag werkt op basis van resultaat en kwaliteit, in plaats van uren. Je hebt bijvoorbeeld het eindrapport van het laatste project netjes af, bereid de klantpresentatie voor morgen voor en zorgt dat je mailbox leeg is aan het eind van de dag. Binnen hoeveel uren je dat doet, is aan jou – zolang het maar (goed!) gedaan wordt.
Zo zou je voor elke thuiswerkdag vaste afspraken kunnen maken, met je manager en eventueel ook directe collega’s – zodat ze precies weten wat ze van je kunnen verwachten op deze dag.
3. Werk slimmer
Je hebt je thuiswerkdag en je resultaatafspraken – nu ga je zorgen dat je dat met zo min mogelijk afleiding en zoveel mogelijk focus kunt gaan doen.
“Planmatig en efficiënt werken, zonder tijdverspilling”, zoals Rheingans het noemde.
In onze training Time Management leer je het in 1 dag – dé aanpak voor slimmer werken met de beste technieken, tools en tips – en werk je het snelst naar korter werken.
In het klein kun je dat ook zelf aanpakken, met:
- Minimale afleiding
Thuiswerken helpt hier al het meest. Geen collega’s aan je bureau of rumoerige kantoortuinen die je werk-zonder-tijdverspilling dwarsbomen. De enige die je nu nog kan dwarsbomen is je telefoon of je inbox. Zet je inbox op pauze en telefoon op niet storen. De melding dat je bezig bent en later bij de bellers en mailers terugkomt, plus de mogelijkheid om urgente berichten wél binnen te laten komen, kun je automatiseren in zowel je inbox als telefoon.
- Maximale focus
Begin met het plannen en organiseren van je taken, met als belangrijkste regel: eerst denkwerk, dan doenwerk. Eerst dat rapport afmaken, en dan je mailbox leegmaken dus. Die taken vervul je vervolgens in focusblokken van 30 minuten, met singletasking als sleutelwoord. De pomodorotechniek helpt je, op deze 3 manieren.
- Een deadline
Zet hem voor jezelf. Rheingans kortte zijn werkdag in met bijna 50%, en het lukte. Kijk of dit voor jou een optie is. Experimenteer. Starten met 25% mag natuurlijk ook. Zet hem op 16:00 klaar zijn in plaats van 17:00, dan op 15:00 en later misschien zelfs op 13:00 als je vroeg begint. Hoe ver je ook komt met jouw deadline: onthoud dat alle winst is meegenomen!
Elk uur minder werken door slimmer werken is namelijk een uur meer vrije tijd. Tijd die je ruimschoots aan je familie, je huishouden, je vrienden, je hobby’s en – oja! – jezelf kunt besteden. Dat is de ‘nieuwerwetse’ manier van werken, en hij is goed voor je. Doen dus!
En dan
Probeer langzaam hetzelfde op kantoor te doen, met:
- minder afleiding op kantoor,
- dé tip voor rumoerige kantoortuinen
- en de slimste zet voor focuswerk in zo’n kantoortuin
Als er vervolgens de mogelijkheid is om eerder te vertrekken zodra je je werk hebt gedaan, pak die dan! Is die er nog niet, praat (nog eens) met je manager.
Slimmer werken – en daarmee korter werken – is namelijk de kern van time management, en de sleutel tot een leuker en meer gebalanceerd leven. Weten wij al jaren. Hoe beter je wordt in slimmer werken, hoe beter je leven wordt. Besef dat en investeer erin.
In onze 1-daagse cursus Time Management leer je echt álles over slimmer werken, om jouw werktijd te optimaliseren – en daarmee te minimaliseren – voor meer… Leeftijd!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
