Plannen en organiseren zonder stress (in 15 minuten)

Plannen en organiseren zonder stress (in 15 minuten)

Bijna een eeuw geleden kwam er een té simpele methode ter tafel. Die bleek toen bijna een half miljoen waard. Het verhaal daar achter? Lees en leer wat je binnen 15 minuten doet om je werk voortaan optimaal te plannen en organiseren – om nooit meer te stressen!

Charles M. Schwab. Waarschijnlijk heb je nog nooit van hem gehoord, maar een kleine eeuw geleden kende iedereen hem in de Verenigde Staten en ver daarbuiten. Hij was rond 1918 namelijk één van de rijkste mensen op deze aardbol. De Bill Gates van toen, zeg maar.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Hij leidde uiteraard geen softwarebedrijf, maar wel het nieuwste van het nieuwste dat die eeuw te bieden had: een staalproductie- en scheepsbouwbedrijf. Hét staalproductie- en scheepsbouwbedrijf. Bethlehem Steel Production heette het en het versloeg al zijn concurrenten binnen en buiten het eigen vakgebied.

plannen en organiseren

Charles M. Schwab – “meester in het voortvarend werken”, volgens Thomas Edison

Hoe Schwab de beste werd

Dat kwam doordat de heer Schwab bijzonder begenadigd was in het plannen en organiseren. Hij wist dat dat het verschil betekende tussen goed en de beste zijn. Tussen goed werken en ontzettend slim werken. Zijn efficiëntie, en die van zijn werknemers, vergroten stond daarom standaard bovenaan zijn lijstje (typisch – waarom lees je zo). Hij was daarmee één van de eerste echte time management meesters van zijn tijd. Samen met Thomas Edison. Die hem overigens prees om zijn briljante werkwijze.

Edison zei destijds letterlijk over hem (vrij vertaald “the master hustler”) :

“Schwab is de meester in het voortvarend werken.”

Toch was hij er van overtuigd dat er nog meer te halen was op het gebied van plannen en organiseren. En hij had gelijk. Degene die dat bevestigde, was Ivy Lee. Een consultant in productiviteit. Omdat men toen al time management op maat kon gebruiken. De ontmoeting tussen hen twee ging volgens bronnen ongeveer zo:

Schwab: “Lee, laat me zien hoe ik nog efficiënter kan werken en meer gedaan kan krijgen.”

Lee: “Geef me 15 minuten met al je managers.”

Schwab: “Wat moet dat kosten?”

Lee: “Betaal me achteraf maar wat je het waard vindt.”

En zo geschiedde.

Wat hij vertelde in die 15 minuten

Lee nam de managers van Bethlehem Steel Production apart en vertelde hen zijn meest simpele en tegelijkertijd meest effectieve methode. Eentje die volledig gericht was op, je raadt het al: plannen en organiseren. En eentje die absurd snel uitgelegd en uitgevoerd kon worden.

plannen en organiseren

Dit is de 15 minuten methode waar Lee met de managers van Schwab over sprak, samengevat:

  • Maak een lijstje met de 6 belangrijkste taken voor morgen.
  • Prioriteer ze in de juiste volgorde van belangrijkheid.
  • Focus morgen als eerste op de meest belangrijke (eerste) taak, tot die afgevinkt is. Dan op de tweede, dan op de derde, etcetera.
  • Kijk aan het einde van de werkdag terug op je lijstje. De taken waar je eventueel niet aan toegekomen bent, gaan op eenzelfde takenlijst voor morgen.
  • Herhaal.

Té simpel, zei ik toch? Is het dus ook. Maar er ontbreekt nog 1 dingetje:

Belangrijk detail

Het plannen en organiseren. Het kan namelijk heel goed zijn dat je die 6 taken helemaal niet gedaan krijgt in 1 dag, omdat er eentje stiekem een paar uur in beslag neemt. Het kan ook zijn dat je na een uur al door je 6 belangrijkste taken heen bent.

Hoe het ook zij, plan die 6 belangrijkste taken. Als volgt:

Plannen en organiseren als Lee – in 3 stappen

Dat het plannen en organiseren gedeelte een belangrijk detail is, komt doordat het zo belangrijk is om overzicht te hebben van wat je moet doen. Daarom doe je er goed aan om de volgende 3 stappen aan te houden, op basis van Ivy Lee’s methode.

  1. Pak je takenlijst erbij. Scan even alle items.
  2. Kies de 6 belangrijkste uit: welke taken gaan het meeste werk verzetten en/of jou de meeste voldoening geven. (Dat kan een vervelende zijn! Waarschijnlijk hoort hij dan juist bij de 6.)
  3. Kijk hoe lang elke van de 6 taken zullen duren om uit te voeren. Plan die tijd vervolgens in in je agenda. Dat kán bijna een hele dag voor 1 taak zijn (‘klantprestentatie maken’ klinkt simpel, maar kan úren kosten) of 1 uur voor alle 6 taken (belletjes, mailtjes sturen, zo gedaan).

plannen en organiseren

Let bij het plannen en organiseren (3) dus vooral op hoe lang elke van de 6 taken duurt. Bekijk ‘m kritisch en wees realistisch. Een klantpresentatie maken bijvoorbeeld. Dat betekent, als je er beter naar kijkt:

  • ‘Research naar de klant doen’ – 30 minuten
  • ‘Opzet slides maken’ – 20 minuten
  • ‘Powerpoint in elkaar zetten’ – 60 minuten
  • ‘Presentatie oefenen’ – 20 minuten

Dat zijn dus al 30 + 20 + 60 + 20 minuten = meer dan 2 uur voor die ‘ene taak’. Dat kan! Geen probleem, zelfs. Maar wees er bewust van – en plan bewust. Heb je (in je hoofd) een uurtje voor de taak gereserveerd, dan werk je jezelf alleen maar in de stress.

Hoe lang je daar ook over doet: doe ze, voordat je iets anders doet. Uiteindelijk draait het er om dat je je belangrijkste taken in elk geval gedaan krijgt. De rest is bijzaak. Ja, ook de zogenaamd ‘dringende’ verzoeken van je collega’s.

En ja, dat is soms lastig – in de kantooromgeving anno nu.

Ik weet het

Je kunt nog zó je taken in je agenda plannen: er gebeuren tussendoor even goed andere dingen. Een collega stelt je een vraag, een klant belt met een dringende kwestie, je manager plant een meeting midden door je planning heen (het gebeurt).

Probeer je takentijd zo goed mogelijk te verdedigen. Maak een fort van je agenda en je bureau. Zet bijvoorbeeld een koptelefoon op om aan te geven dat je gefocust aan belangrijke taken bezig bent.

Wat er dan alsnog gebeurt, dat gebeurt nu eenmaal. Zaak is dat je in elk geval je focus houdt op de 6-takenlijst van jezelf. Tikt een collega je op je schouder met een ad hoc verzoek, dan kan de collegialiteit inkicken. Pareer hem (zonder on-collegiaal te zijn!) door te zeggen:

“Ik ben eerst met een paar andere belangrijke dingen bezig die echt eerst af moeten, tot X uur. Daarna is jouw taak als eerste aan de beurt.”

Zo houd je focus bij wat écht belangrijk is vandaag: de lijst van Lee.

plannen en organiseren

Want die is wat waard

Voor Schwab en zijn bedrijf werkte het op een ongeëvenaarde manier. De productiviteit van Schwab en zijn werknemers rees de pan uit. Zozeer, dat Schwab Lee een cheque uitschreef van $25.000. Dat is ongeveer evenveel waard als $400.000 vandaag de dag.

Dát was dus wat deze plannen en organiseren methode waard was, voor Schwab en z’n maten. Bijna een half miljoen dollar, voor een methode die zo doodsimpel is dat Lee hem in een kwartiertje uitgelegd had.

Snel verdiend!

Waarom?!

Hoe kan een methode die zo idioot simpel is, zo effectief en zo waardevol zijn?

  • De 15 minuten plannen en organiseren takenlijst is simpel genoeg om er een vaste gewoonte van te maken, die je dit keer wél kunt volhouden.
  • Het brengt de focus terug naar je kernactiviteiten, waardoor je je werk weer concreet maakt. Dat zorgt ervoor dat je concrete taken kunt uitvoeren en afvinken, wat enorm goed werk voor de voldoening in je werk.
  • Diezelfde focus voorkomt bovendien dat je snel afgeleid wordt door randzaken; ofwel door collega’s, of door andere ad hoc taken die toch altijd op je af blijven komen.
  • Het maakt het makkelijker om te starten met een taak, zelfs wanneer die lastig is en je hem normaal gesproken liever zou uitstellen.
  • De plannen en organiseren methode dwingt je tot singletasking (1 taak tegelijkertijd, dan de volgende), in plaats van multitasken. Dat kun je namelijk niet.
  • Je doet de belangrijkste dingen in de ochtend, wat het meest ideale denkwerkmoment is.

plannen en organiseren

Dus

Als je werkelijk stressloos volgens Lee wil werken, leer je plannen en organiseren. En dat trucje fix je al binnen 15 minuten, door die tijd er elke dag even voor te pakken. Wat je in dat kwartier doet:

  1. Pak je agenda en je takenlijst erbij.
  2. Bepaal de 6 belangrijkste taken.
  3. Plan ze in volgorde van prioriteit in voor morgen, en plan aan het eind van die dag meteen een kwartiertje om hem te herzien en opnieuw opstellen voor overmorgen.

Zolang je met die taken bezig bent in je planning is je tijd heilig. Collega’s met ad hoc verzoeken pareer je, totdat ze afgerond zijn.

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Die stappen blijf je vanaf nu herhalen, en herhalen, en herhalen. Elke dag opnieuw. Totdat Lee’s plannen en organiseren methode ingebakken zit (na 66 dagen, waarschijnlijk).

Het belangrijkste is dat je je 6 taken (realistisch!) inplant en die tijd vervolgens heilig verklaard. Alleen dan houd je stress op afstand. Wat Lee’s methode doet is namelijk juist ontstressen door overzicht creëren, prioriteren, plannen en organiseren. Zodat je ook nog eens naar huis gaat met voldoening aan het eind van je werkdag.

Krijg je er gratis bij.

Da’s een betere deal dan die $400.000 van Schwab. En zelfs met dát bedrag was de methode van Lee elke dollar waard! Absoluut koopje! 😉

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
X