Houd je aan de agenda, nodig niet te veel mensen uit… Etcetera. De ‘standaard vergadertechnieken’ lijken maar weinig te veranderen aan onze eindeloze vergadercultuur. Laat daarom deze CEO’s van wereldformaat je eens vertellen wat pas écht effectief vergaderen is. Dit zijn de 3 verrassende vergadertechnieken die ze gebruiken.
We hebben het met z’n allen al jaren over vergadertechnieken om efficiënter te vergaderen. Elk jaar komt er wel weer een nieuwe visie of een nieuwe hype voorbij. Kórt vergaderen! Stáand vergaderen! Buíten vergaderen! Op je kóp vergaderen! Zo veel adviezen, zo veel verschillende visies. We zouden er samen een lange vergadering over kunnen houden.
Terwijl alle kantoor-guru’s en vergader-revolutionairen in de rondte roepen, zit jij op het werk waarschijnlijk nog altijd ontzettend veel én ontzettend niet effectief te vergaderen. Onderzoekers van Harvard stellen dat de helft van alle meetings nog steeds onproductief zijn.
Weinig veranderd. Zou je zeggen. Maar dat is niet overal het geval.
Deze mensen kunnen wél effectief vergaderen
Er zijn een paar organisaties in de wereld waar ze het wél begrepen hebben. Zij doen het echt ánders. En dat werpt vruchten af. Ze hebben een complete fan-base aan klanten, mensen die in de rij staan om hun producten of diensten af te nemen, maar ook om bij hen te mogen werken. Omdat het bij hen zo slim en… – ánders werkt.
Al die lof en al dat succes is voor een groot deel te danken aan één persoon zijn visie. Deze visionairs zijn frontmannen en -vrouwen die het óók druk hebben en véél te vergaderen hebben, maar die daar net even anders dan anderen mee omgaan. Vooral: slimmer.
Ok: ‘Vertel op, over wie hebben we het hier?’ en ‘Wat doen deze topmensen dan zo anders tijdens hun vergaderingen?’
Over wie we het hebben
Elon Musk.
Steve Jobs.
Marissa Mayer.
Drie grootheden als het aankomt op vernieuwing in kantoorcultuur en vergaderen daarin. Wat zeg ik? Vernieuwing in de wereld als geheel. Kijk even mee naar een stukje achtergrond over deze mensen met hun bovengemiddelde bedrijfsvoering en -visie, en daarmee hun bovengemiddelde vergadertechnieken:
Elon Musk is de visionair die ons eerst de online betaalmethode Paypal bracht, en het daarna zijn missie maakte om iedereen aan de elektrische auto (Tesla) en aan de raketvlucht (SpaceX) te krijgen. Ja, er staat ‘raket’. Iets dat voorheen alleen weggelegd was voor grote organisaties als NASA en grote ruimtevaarders als André Kuipers. Als het aan Musk ligt kan iedereen straks naar Mars. Niets weerhoudt deze bijzondere man ervan om verder te denken waar anderen stoppen. Dat zie je ook terug in zijn vergadertechnieken. Waarover zometeen meer.
Steve Jobs is de tweede in de rij der grootheden. Welbekend. Geen uitleg nodig. Oké, een heel korte dan: hij is de man achter alles met een ‘i’ er voor. iPod, iPad, iPhone, iMac. Niet meer weg te denken in onze tijd, hij bedacht het ooit allemaal. Zijn visie is vandaag de dag, na zijn overlijden, nog altijd heilig binnen Apple. Waaronder zijn vergadertechnieken.
Marissa Mayer lijkt de minst bekende in deze top 3 van vergader-grootheden, maar zeker geen bescheiden hekkensluiter. Zij tilde de belangrijke innovatie-afdeling van Google naar een hoger niveau en sleepte daarmee de topbaan van Yahoo CEO in de wacht. Daar voerde ze meteen een aantal succesvolle ommezwaaien in het bedrijfsbeleid door, waaronder haar heilige graal der vergadertechnieken. Waarover nú meer.
Vergadertechnieken: hoe deze 3 mensen efficiënter vergaderen
De visie van deze drie topmensen is samen te vatten in drie regels voor écht effectief vergaderen. Of noem het drie gebruiken. Drie heilige gralen. Drie geboden. Drie vergadertechnieken.
1. Zeg nooit “Ik…”
Oké, er zal geen verbanningsstraf op staan als je het doet binnen Yahoo of Tesla, maar het is wel een simpele truc om te onthouden wat je vooral moet vermijden in het geval van effectief vergaderen – volgens Marissa Mayer en Elon Musk:
- Kom niet aan met meningen;
- Kom niet aan met persoonlijke ervaringen;
- Kom niet aan met ‘algemene kennis’.
Communiceer alleen in feiten, wetenschappelijk onderlegde statements, onderbouwde input en data-gedreven informatie. En o wee als Musk of Mayer doorvragen op je stelling en het blijkt dat je niet elk onderdeel van wat je zegt in een vergadering, op basis van feitelijke informatie en keiharde bewijzen kunt onderbouwen.
Één van Marissa Mayer’s heilig verklaarde regels binnen het bedrijf klinkt dan ook:
“Don’t politic, use data.”
Oftewel, vrij vertaald:
“Klets niet, kom met feiten.”
Klinkt extreem, maar er zit een visie achter. Beide CEO’s mogen gerust nerds genoemd worden. Doen ze zelf ook. Ze komen uit een wereld van tech, ICT en wetenschap. Dat betekent dat ze wel mensen zijn, maar dat ze alleen denken vanuit feiten – niet meningen of belevingen. Deze vergadertechniek heet: denken en communiceren vanuit ‘The First Principles’.
Musk legt het principe zo uit:
“We hebben het in een overleg alleen over iets waarvan we weten dat het feitelijk waar is. Alleen die basisfeiten worden genoemd en vanuit daar denken we verder. Niet vanuit onze ervaring rondom die feiten of wat in de wereld gebruikelijk is om te denken over die feiten.”
Que? Wat deze nerd bedoelt, in mensentaal, aan de hand van een eigen genoemd voorbeeld:
“Je zou in het ontwikkelen van een elektrische auto in een vergadering kunnen zeggen: ‘Accu’s zijn duur. Dat zijn ze namelijk altijd geweest en zullen ze dus altijd zijn.’ – Dat is dom gedacht, vanuit je eigen beleving en ervaring. Zo kom je nooit tot resultaat. Op basis van ‘First Principle’ zou je zeggen: ‘Wat zijn de kernonderdelen van een accu? Kunnen we dat veranderen of vervangen? Zou dat goedkoper zijn?’ Dat is slim denken, vanuit feiten.”
Noot: door op deze manier te denken en vergaderen bouwde Musk’s bedrijf SpaceX zijn raket ‘Falcon 9’ voor 2% van de reguliere prijs. Zijn andere bedrijf Tesla ontwikkelde op die manier elektrische auto’s voor 20-25% van de reguliere prijs. Slimme vent. Slimme vergadertechniek.
Alleen feiten op de vergadertafel, dus. Geen persoonlijk belevingen of meningen. Alleen First Principles. En van daaruit verder denken en communiceren. Spreek je collega’s (en jezelf) daar vanaf nu kritisch op aan als er tijdens de volgende vergadering weer aangekomen wordt met ‘ik denk/vind/weet…’ verhandelingen.
2. Vergader liever 70 (!) keer per week
Dat is zo ongeveer het gemiddelde van Marissa Mayer, in haar tijd bij Google. En Steve Jobs kon er ook wat van. Vergadering hier, vergadering daar. Maar hoe deden ze dat?! En: hoe kan dat nu een efficiënte vergadertechniek zijn: 70 vergaderingen per week?! Klinkt als tijdverspilling. Niet dus.
Hoe het werkt? Simpel: houd meer gefocuste 1:1 micro meetings en indien hoogst noodzakelijk meetings met een zéér beperkt aantal collega’s. Vermijd vergaderingen met grote groepen stelselmatig.
Elke bijeenkomst met één of een paar collega’s duurt nooit langer dan een half uur. En dat is dan ook echt de max; 30 minuten. De meeste vergaderingen zijn een over-en-weertje van 5 à 10 minuten. Even gauw één onderwerp bespreken, liefst één op één – met zo min mogelijk ruis – tot een akkoord komen, en door. Dit is de aanpak voor het kernachtig en kort houden van een vergadering, makkelijk om op te nemen in overvolle agenda’s en toegankelijk voor elke werknemer.
Voor Mayer en Jobs was het een manier om overal een vinger in de pap te houden en “in sync” (zoals Jobs het noemde) te blijven met alle teams in het bedrijf; van de schoonmaakploeg tot de knapste koppen.
Zo kom je makkelijk aan de 70, als CEO van een multinational. Mag ook minder. Zolang je het maar micro houdt.
3. Eindig altijd met EVA’s
EVA. Nee, heeft niks met ADAM te maken. Als we het over EVA hebben, hebben we het over de EerstVolgende Actie vergadertechniek. Die bepaal je aan het einde van élk agendapunt tijdens een effectieve vergadering. Volgens Steve Jobs, dan. En daar zijn wij als time management experts het roerend mee eens. Gouden dingen, die EVA’s. Het nut van vergaderen is immers niet meer dan bepalen wat er als eerstvolgende gedaan moet worden met betrekking tot een bepaald punt.
Je focust aan het einde van een bespreekpunt dus telkens opnieuw op wie, wat voor wanneer moet doen. En dat bepaal je openlijk tijdens de vergadering voor elk besproken item, benadrukt Jobs. Met de blote vinger wijzen en verantwoordelijkheid toekennen mag dus, met deze vergadertechniek.
Genoeg gepraat. Nu aan de slag met deze 3 belangrijke vergadertechnieken! Bepaal vanaf nu aan het einde van elk agendapunt welke EerstVolgende Acties er zijn. De aangewezen persoon voert deze actie(s) uit en komt er op het afgesproken moment op terug. Tijdens een volgende (micro)vergadering bijvoorbeeld. Waarin hij of zij alleen de feiten op tafel legt. En dan weer een nieuwe EVA bepaalt – om de cirkel van dé 3 vergadertechnieken maar even helemaal rond te maken.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
