Effectief vergaderen: optimaliseer je vergaderingen met Google’s geheime recept

Effectief vergaderen: optimaliseer je vergaderingen met Google’s geheime recept

Effectief vergaderen kan je bedrijf veel tijd (en dus geld) besparen. Hoe kunnen we onze vergaderingen efficiënter maken? Hoe doet een revolutionaire reus als Google dat bijvoorbeeld? Leer alle geheimen van effectief vergaderen.


Doet jouw bedrijf al aan effectief vergaderen? Misschien. Uit mijn praktijkervaring heb ik gemerkt dat er bij veel bedrijven nog een flink stuk terrein te winnen valt, als het aankomt op tijd winnen door slimmer vergaderen.

Bovendien zijn de algemene regels van een ‘effectieve vergadering’ door de jaren heen flink veranderd en aangepast aan ons digitale tijdperk waarin we zo efficiënt mogelijk willen werken om de concurrentie voor te blijven. Logisch. Maar hoe doe je dat?

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

quote vergaderen

Hoeveel geld kost jouw vergadertijd?

Wist je dat bedrijven in Amerika gemiddeld 35 miljoen euro per jaar verliezen door niet effectief te vergaderen? Maar liefst 47% van kantoorwerkers stelt dat vergaderen hun grootste vorm van tijdverspilling is. Wil je weten hoe veel geld een vergadering in jouw bedrijf kost? Reken het uit met deze handige vergaderkosten-rekenmachine.

Geschrokken van het bedrag? Het is dan geen overbodige luxe om de laatste nieuwe algemene regels van een effectieve vergadering nog eens door te nemen, gebaseerd op verschillende experimenten bij bedrijven in de afgelopen 10 jaar:

• Alle vergaderingen moeten een duidelijk doel en/of programma hebben, dat van tevoren is vastgelegd. Een goede voorbereiding is daarbij het halve werk.

effectief vergaderen

• Alle werknemers die hebben deelgenomen aan een vergadering moeten de ruimte verlaten met één of meer actiepunten.

• Niet alleen de begintijd, maar ook de eindtijd van de vergadering moet van tevoren vast staan.

Deze drie algemene regels zouden je al een heel eind op weg moeten helpen naar meer effectieve vergaderingen, die je bedrijf en jezelf tijd en geld besparen.

Wil je een stap verder gaan op het gebied van effectief vergaderen? Gluur dan eens binnen bij Google, waar ze effectief vergaderen naar een heel nieuw niveau hebben getild.

Effectief vergaderen: Google’s geheime recept

Wat is Google’s geheime recept van een effectieve vergadering? Ontdek de meest opvallende kenmerken van typische Google vergaderingen en kijk of (en hoe) jij ze kunt toepassen in de vergaderingen in jouw organisatie.

1. Deel verschillende vraagstukken en kwesties op in micromeetings

Geen ellenlange vergaderingen met 384 agendapunten. Google pakt het anders aan. Voor elke kwestie en elk vraagstuk wordt een aparte ‘micromeeting’ georganiseerd. Zo wordt er alleen overlegd met degenen die iets met de kwestie te maken hebben en blijft de tijd van anderen bespaard.

Micro-meetings kunnen standaard vergaderingen vervangen, maar ze kunnen ook ernaast functioneren. Ze slanken de standaard vergaderingen namelijk af, doordat alle ‘losse’ kwesties al in een micromeeting zijn behandeld.

Tip: Klinkt het houden van micomeetings als een ideale oplossing voor jouw bedrijf? Leer hier hoe je zo’n micromeeting organiseert.

2. Houd inloopuurtjes en gebruik 1:1 lijstjes

vergaderen als google

Marissa Mayer – voormalig directeur Google – hield inloopuurtjes

Marissa Mayer, voormalig directeur bij Google, hield dagelijkse inloopuurtjes. Iets meer dan ‘uurtjes’ eigenlijk: 90 minuten lang stond haar kantoordeur open aan het eind van elke werkdag om werknemers met prangende vragen en kwesties te ontvangen.

Hoe dat werkte? Elke werknemer die gebruik wilde maken van het inloopuurtje schreef zijn naam op een whiteboard naast de deur van Mayer’s kantoor en mocht verschijnen zodra de collega voor hem klaar was met zijn bespreking.
Zaken die tijdens zo’n inloopuurtjes aan bod kwamen varieerden van beslissingen over marketing-campagnes tot pitches voor een nieuw design.

Het fijne aan de inloopuurtjes was niet alleen dat Mayer op die manier goed contact hield met haar werknemers, het zorgde er ook voor dat alle zaken die tijdens de uurtjes besproken werden al niet meer aan bod hoefden te komen in (micro)meetings.

Tip: Een handige manier om een inloopuurtje bij jouw bedrijf toe te passen, is door het bijhouden van een 1:1-lijst voor collega’s met wie je regelmatig zaken bespreekt.

In een 1:1-lijst houdt elke werknemer een lijstje van zaken bij die hij graag face-to-face met zijn leidinggevende (of een andere collega) wilt bespreken. Je bespaart tijd doordat je op die manier bespreekpunten die belangrijk -maar niet dringend- zijn zoveel mogelijk bundelt en daarmee onnodige onderbrekingen voorkomt. De inhoud van je 1:1-lijstjes kun je tijdens een geplande afspraak met iemand bespreken of gewoon tijdens een spontaan moment gedurende de werkdag wanneer je elkaar treft.

3. Google’s regels voor ‘grote’ vergaderingen

Wanneer er bij Google team- of afdelingsbreed vergaderd moet worden, gelden er een aantal standaard regels en afspraken.

google vergadering

Zo ziet een (kleine) Google vergadering er uit

• Aan de wand wordt een grote tikkende klok die aftelt geprojecteerd. Oftewel: de duur van de vergadering is van tevoren vastgesteld als onwrikbaar gegeven.

• Niemand mag de woorden “Ik vind…” of “Ik denk..” in de mond nemen. Alleen “Ik weet…” is toegestaan. Oftewel: er worden nooit zomaar dingen geroepen, een uitspraak is altijd feitelijk onderbouwd.

• Het vergadergezelschap bestaat altijd uit: 1 notulist, 1 beslissingenmaker en in totaal maximaal 10 personen. Elke persoon die aanwezig is, komt bovendien minstens eenmaal aan het woord. Komt hij niet aan het woord? Dan had hij niet aanwezig hoeven zijn.

cursus time management

Verander jouw vergaderingen – vandaag nog

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Krijg je net alweer een uitnodiging binnen voor een vergadering waarvan je weer geen idee hebt waar die over gaat, waarom jij daarbij aanwezig moet zijn en hoe lang die gaat duren?

Probeer bovenstaande verschillende vormen van vergaderen, regels en afspraken eens uit binnen jouw team. Of leg ze voor aan je manager, teamleider of werkgever. Reken daarna nog eens uit hoeveel tijd en geld jij je bedrijf bespaart hebt met effectiever te vergaderen. Zeker weten dat vergaderen à la Google je bedrijf tijd én geld gaat opleveren.

Welke van de bovenstaande suggesties spreekt jou aan? Of heb je zelf nog andere suggesties voor effectief vergaderen? Deel je gedachten in een reactie.

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] Denk eens aan een micro- of mailvergadering. Buiten het feit dat de aanwezigheid van sommige deelnemers niet geoorloofd is, zijn meetings van een uur lastig tegelijkertijd in ieders planning te krijgen. Bedenk je eens of de kwestie ook in een half uur besproken kan worden. Of dat het misschien zelfs in een mail kan. Denk ook eens aan een micromeeting, een inloopuurtje en andere vergadervormen die Google toepast om … […]

  2. […] je meer weten over slim vergaderen? Lees dit ook eens: • Effectief vergaderen: bespaar tijd en geld met Google’s recept • Assertief vergaderen: zo doe je dat in 6 stappen • Effectief vergaderen? Stel jezelf deze 5 […]

  3. […] Marissa Mayer lijkt de minst bekende in deze top 3 van vergader-grootheden, maar zeker geen bescheiden hekkensluiter. Zij tilde de belangrijke innovatie-afdeling van Google naar een hoger niveau en sleepte daarmee de topbaan van Yahoo CEO in de wacht. Daar voerde ze meteen een aantal succesvolle ommezwaaien in het bedrijfsbeleid door, waaronder haar heilige graal der vergadertechnieken. Waarover nú meer. […]

X