Multitasking werkt niet. Dat wisten we al. Maar wat moeten we dan? Single tasking. Het is het nieuwe multitasking en switchtasking. Voorkomt fouten, chaos en burn out. Dit is hoe het werkt.
Het bezighouden met meerdere taken tegelijk (multitasking) of door elkaar (switchtasking) is dodelijk voor je productiviteit, je werk, je brein en je gemoedsrust. Multitasking wérkt simpelweg niet. Dat wist je misschien al, of je had al een vaag vermoeden.
Sindsdien dénk je misschien dat je er niet mee bezig bent, of dat jij er niet zo’n last van hebt – van die problemen met multitasking. Maar daar heb je het hartstikke mis. Alle twee de denkfouten, hersteld:
“Ik heb geen problemen met multitasking”
Jawel, hoor. Niemand kan multitasken. Stel je een piloot voor die tijdens het vliegen een boterham met pindakaas smeert. Of die makkers op de weg die je van de linker- naar de rechterkant van de strook ziet zwalken, omdat ze tussen het rijden door op hun telefoon aan het kijken zijn.
Twee dingen tegelijk doen, kan niet. Multitasking en switchtasking gaat altijd ten koste van de kwaliteit van de uitvoering van beide taken – op het gevaarlijke af.
“Ik doe niet aan multitasking!”
Je dénkt misschien dat je het niet doet, maar waarschijnlijk ben je het nu zelfs aan het doen – multitasking. Bewust, of onbewust. Een testje. Sinds je vanochtend binnenkwam op kantoor:
- Hoeveel meldingen zijn er binnengekomen op je scherm?
- Hoeveel collega’s zijn er bij je langs gekomen of hebben iets naar je geroepen?
- Hoeveel tabs heb je nu openstaan in je browser?
- Hoeveel programma’s heb je open op je PC, op dit moment?
- Hoeveel keer keek je op of in je telefoon?
- Hoeveel keer heb je je inbox gecheckt? Of er aan gedacht om te checken? (Geen gekke vraag, hoor. Het gemiddelde blijkt 30 keer per uur voor kantoorwerkers.)
En, waar sta jij op de multitasking ladder? Gevalletje ‘ik had geen idee’? Of de meer ernstige gradatie ‘afkicken noodzakelijk’? Waar je ook staat: stop. En doe dit.
Single tasking
“1 taak tegelijk, met 0 afleiding.”
Dat is de definitie. Doe één ding tegelijkertijd. Dan de volgende. Één voor één. Het werkt namelijk, bewijst niet alleen die niet-multitaskende piloot in de cockpit. Op je werk, werkt het dus ook!
Je gaat aan de slag met 1 taak, onderdeel van 1 project. Zonder onderbrekingen, met 0 afleiding. Beginnen, afronden, dan de volgende.
Werk met blokken. Letterlijk. Tijdblokken waarin je één vooraf bepaalde taak van één project uitvoert, tot-ie af is! Dan de volgende.
Bijvoorbeeld: je project is het maken van het jaarverslag. De taak waar je je mee bezighoudt is ‘financiën verzamelen’. Plan er een tijdblok voor, start, rond af, volgende taak.
Tijdens de geplande tijd voor die ene taak hou je je dus niet tegelijkertijd bezig met andere taken binnen het project, zoals het opzoeken van goedkopere aanbieders in plaats van alleen maar bezig houden met de factuur betalen – en je houdt je al helemaal niet bezig met andere taken buiten het project, zoals collega’s en inboxen.
Blokje voor blokje, bouw je het project.
Dát is het briljante alternatief voor ‘even dit’, ‘even dat’, ‘oja hier was ik mee bezig’, ‘Ping!’, ‘wat was ik daar ook alweer aan het doen’, ‘hé dit is nog niet af’, ‘laat ik eerst…’ – enzovoorts. Niet efficiënt, niet slim en verre van slim werken.
Ja maar… Afleiding!
Tja, de moeder van multitasking. Afleiding. In de test kwam het al naar boven. Afleiding door collega’s, afleiding door meldingen, afleiding door de verleiding van je telefoon, afleiding door allerlei tabbladen en programma’s die openstaan en afleiding door je eigen inbox-nieuwsgierigheid. Die moet je kunnen weerstaan.
Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. In de ochtend kun je je misschien nog redelijk afsluiten, maar in de middag verval je weer in multitasking. Je wilskracht is immers een uitputtelijke bron.
Gelukkig hoef je het niet helemaal alleen te doen, de afleiding weerstaan. Er zijn een paar (4) hulpjes:
1. Pomodoro aan
Een briljante timertechniek, met bijbehorend browser- of PC-programma, om je focus een half uur lang vast te houden door alle digitale afleiding ondertussen te blokkeren. Je favoriete afleidende websites bijvoorbeeld, worden niet meer begaanbaar. En programma’s die niks met je taak van dat moment te maken hebben, kun je even uitschakelen. Tot je taak klaar is.
2. Notificaties uit
Zet ze uit. Gewoon voor altijd. Op je PC en telefoon. Ze dienen namelijk geen enkel doel, behalve jou afleiden. Jij bepaalt wanneer je je mails bekijkt. Jij bepaalt wanneer je je telefoon checkt. Jij bepaalt wanneer het Whatsapp-tijd is. Neem de touwtjes terug in handen; stop de meldingen. In Outlook doe je dat zo, in Gmail zo, op je telefoon zo.
3. Inbox pause aan
Hou je mail-check-verleiding koest met Inbox Pause van Boomerang (gratis te downloaden functionaliteit voor Outlook of Gmail). Geen verleiding om te kijken, wanneer je weet dat er niks te zien valt! Inbox Pause pauzeert, zoals de naam al suggereert, je inbox om mail binnen te halen. Dit kun je een half uur lang instellen, of een halve dag! Ligt er maar net aan hoeveel of weinig afleiding je wil.
4. …en Tabless Thursday invoeren!
En dan nog eentje in de bonus: Tabless Thursday. Een uitvinding van the Atlantic redacteur James Hamblin.
“Het gaat niet alleen om de tabs”, verduidelijkt hij in deze toch wel heel grappige video. “Het is een metafoor voor het leven. Als je single taskt ben je helemaal aanwezig in het moment.”
Onthouden! Single tasking in plaats van multitasking gaat namelijk niet alleen om beter werk leveren. Het gaat om beter leven. Bewust met iets bezig zijn, in plaats van als een dolle rondrennen en alles tegelijk aan het doen zijn. Op het werk, én thuis. Niet doen. Stoppen met multitasking. Krijg je alleen maar stress van. Helemaal niet goed voor je.
Zo passé.
Dus
Multitasking is passé, singletasking is het briljante alternatief – om wel productief en overzichtelijk te werken.
“1 taak tegelijk, met 0 afleiding” is het devies.
En die afleiding weerstaan, daar zit hem de sleutel om het verschil tussen multitasken en singletasken makkelijk(er) te maken. Een paar hulpjes, om dat voor elkaar te krijgen zijn:
- Werk met de pomodoro techniek.
- Zet notificaties op je computer en telefoon uit.
- Pauzeer je inbox, om op gezette momenten pas mail binnen te krijgen.
- Sluit je tabjes!
Heb je dat voor elkaar, dan zijn je werkomgeving en jij helemaal singletask-proof.
Aan de slag nu!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
