Snel afgeleid door kantoor-herrie? Zo krijg je het weer stil

Snel afgeleid door kantoor-herrie? Zo krijg je het weer stil

In de meeste kantoren is er de hele dag door wel iets te horen én dat leidt altijd af van je werk, volgens onderzoek. Wat doet kantoor-herrie precies met je focus en hoe minimaliseer je de invloed van al die afleidende geluiden op je werk?

kantoorgeluidenGebliep, gepiep, geklets, gemorrel en gestommel. Een melding van je pc, een kletsende collega op de gang, een reutelende printer in de kamer naast je. Op een kantoor is het nooit stil – dat is een ding dat zeker is. Af en toe gezellig kletsen met je collega’s kan natuurlijk nooit kwaad. Het zorgt er zelfs voor dat je zo nu en dan even afschakelt van je werk om daarna weer fris en fruitig aan de slag te kunnen gaan.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Maar op het moment dat je eindelijk fris en fruitig aan de slag bent, wil je niet gestoord worden. Toch gebeurt het in de meeste kantoren. En dat heeft geen positief effect op jou en je werk – zo weten niet alleen jij en ik, maar ook de wetenschap. Kantoor-herrie schijnt zelfs ziek te maken.

Wat kantoor-herrie met je focus doet

Het vakblad ‘TRENDS in Cognitive Science’ publiceerde het onderzoek ‘The Cognitive Neuroscience of Auditory Distractions’. Hierin werd duidelijk dat wanneer je een geluid hoort dat niet bij de taak hoort waar je aan bezig bent (zelfs wanneer je iets onbewust hoort of wanneer je het geluid negeert), het je focus genadeloos versnippert.

afleiding op kantoor“[…]. this distracting sound thus crucially influences the processes of executive functioning within the brain that support the active selection, monitoring and manupilation of information in working memory.” – ‘The Cognitive Neuroscience of Auditory Distractions’

 

Wanneer je bijvoorbeeld 2 collega’s een deur verder hoort kletsen, maak je al 10% meer fouten. Bovendien werkt het frustratie en stress in de hand. Je prefrontale cortex (het gedeelte in je brein dat emoties regelt) wordt namelijk telkens gekieteld door die storende geluiden, vooral wanneer het gesprek gaat over iets waar jij ook betrokken bij bent.

Volgens Julian Treasure, onderzoeker van geluiden en adviseur in de zakenwereld over hoe werknemers moeten omgaan met geluiden, neemt je productiviteit door afleidende geluiden zelfs met 66% af!

Een paar feiten op een rij, zoals Treasure ze presenteert in deze TED-talk:

* Kantoor-herrie kost de zakenwereld in Europa zo’n 30,8 miljoen per jaar volgens een rapport uit 2011 van The World Health Organization.

* Wanneer je iemand hoort praten terwijl je aan het werk bent, daalt je productiviteit met 66%volgens dit Britse psychologische onderzoek.

* Wanneer er geluidsmaskerende technologie wordt toegepast in een kantoor stijgt het concentratievermogen van werknemers weer met 46% en maken ze 10% minder fouten – cijfers op basis van dit onderzoek.

Julian Treasure’s (geluidsdeskundige) TED-talk over het effect van afleidende geluiden 

Treasure creëerde met zijn organisatie ‘The Sound Agency’ en ‘Biamp Systems’ een compleet white paper over het effect van herrie op je werk en welzijn genaamd ‘Building in Sound’. Alle confronterende feiten over geluiden en herrie en welk effect ze hebben op jou en je werk zijn hier in te vinden.

Onderschat herrie op je kantoor dus niet. Neem het serieus en onderneem er actie op – om je concentratie, focus en productiviteit er zo weinig mogelijk onder te laten lijden.

Omgaan met die afleidende herrie op 4 manieren

Meredith Haberfeld, nog een expert in ‘beter werken’ en mede-oprichter van het ‘Institute for Coaching’, reageert  uitermate treffend op de bevindingen uitde verschillende onderzoeken:

“Onderbrekingen en afleidingen op het werk zijn onvermijdelijk. Het gaat erom hoe je er mee omgaat.”

En daar heeft ze helemaal gelijk. Je weet welk effect kantoorgeluiden hebben op je werk (10% minder functioneren, 66% minder productiviteit,10% meer fouten, frustratie, stress) én je weet dat ze nu eenmaal onvermijdelijk zijn.

Wanneer je daarnaast ook weet hoe je dan met die afleidingen moet omgaan kun je het effect dat ze op je werk hebben minimaliseren. Dit zijn 4 manieren waarop je je focus hervindt door beter om te gaan met afleidende herrie op je kantoor:

1. Zet alle bliepjes en piepjes uit

Een logische eerste stap is verantwoordelijkheid nemen voor alle geluiden en trilsignalen die jouw eigen apparatuur produceert en daarmee de aandacht van jezelf en die van je collega’s versnippert. Je telefoongeluid, e-mailnotificaties, meldingen van games, Facebook-messenger, Whatsapp: zet de hele zaak stil en draai het scherm van je mobiele telefoon naar je bureau zodat je niet alsnog visueel wordt afgeleid. Naast de rust die dit voor jou en je omgeving brengt, is dit is gelijk een uitstekende oefening in leren omgaan met FOMO (Fear of Missing Out). En ja, dit zal in het begin ontwenningsverschijnselen opleveren…

Natuurlijk wil je uiteindelijk wel weten waar deze bliepjes en piepjes je op attenderen. Neem daarom bijvoorbeeld 3 tot 5 keer per dag een momentje om je (voice)mail, persoonlijke berichten en social media te checken. Maak verder de afspraak met collega’s dat ze voor écht urgente zaken bijvoorbeeld een SMS of chat-bericht (via bijvoorbeeld Skype of Lync) sturen. Alleen van deze applicaties laat je gedurende de dag de visuele notificaties en indien nodig het geluid wel aan. Hetzelfde kun je doen met bepaalde type e-mails die je écht niet mag of wilt missen, denk bijvoorbeeld aan urgente telefoonnotities, offerte-aanvragen etc. Een applicatie als Boxcar (gratis) of Pushover kan je meldingen geven van vooraf door jou geselecteerde e-mailberichten op basis van bijvoorbeeld afzender of een bepaald woord in (het onderwerp van) de e-mail.

cursus time management

2. Plan ‘focus-blokken’ in in je agenda

Vooral de meer complexe en omvangrijke klussen van de dag kun je het best in een ‘focus-blok’ inplannen – het liefst aan het begin van je werkdag. In dit ‘focus-blok’ of ‘focus-uurtje’ leg je je helemaal toe op één taak, zonder afleidende kantoor-herrie. Je licht je collega’s bewust in dat ze je even met rust moet laten, zet alle andere mogelijke geluidjes uit (zie #1) en gaat er even helemaal voor. Zo vermijd je de uitkomst uit het onderzoek dat je ‘meer fouten maakt door afleidende kantoorgeluiden’ zoveel mogelijk.

Tip: pas tijdens je ‘focus-blok’ eventueel de Pomodoro-techniek toe, bijvoorbeeld door de add-on Strict Workflow in je browser te installeren of gewoon met een keukenwekker.

kantoorherrie-2

3. Gebruik een (noise cancelling) koptelefoon

In een beetje modern kantoorhuishouden is het helemaal geen vreemde gewaarwording meer: de koptelefoon – of nog beter: noise cancelling earphones. Zet ze op je hoofd en je hele omgeving verdwijnt.

Zo duik je probleemloos in je taak en kun je (bijna) niet meer afgeleid worden door geluiden van buitenaf – of je nu productieve muziek draait, of gewoon helemaal niets hoort. Jij kunt lekker aan het werk én je collega’s weten hoe laat het is wanneer ze je met je koptelefoon zien zitten. Lekker rustig zo.

Koptelefoon-etiquette tip: communiceer duidelijk met je collega’s dat je tijdens focus-werk bewust je koptelefoon opzet. Zo weten ze dat ze je op dat moment even met rust moeten laten en dat je niet asociaal bezig bent, maar productief aan het werk bent. Zo vermijd je onbegrip en verklein je de kans op afleidend geluid van buitenaf optimaal.

koptelefoon op kantoor

4. Eet breinvoedsel

Zorg goed voor je brein met slim breinvoedsel vol proteïnen, koolhydraten, vezels, vitamines en een lage Glycemische Index (waardoor de energie geleidelijk vrijkomt). De juiste voedingsstoffen kunnen je brein namelijk al een heel eind op weg helpen wanneer het op concentratie en focus aankomt.

Neem dus een voedzaam ontbijt, eet op tijd slimme tussendoortjes, optimaliseer je koffiemomenten en neem een perfecte (lunch)pauze om je focus op een natuurlijke manier te bevorderen. Wanneer je je brein goed voedt, is het namelijk veel beter bestand tegen afleiding van buitenaf.

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

voedzaam ontbijt

Kantoor afleiding verminderen samen met je collega’s

Dit zijn 4 voorbeelden van praktische manieren om op persoonlijk niveau om te gaan met de afleidende geluiden die bij een kantooromgeving horen.

Ga nog een stap verder en breng dit thema eens ter sprake in een teamoverleg. Leg daarbij eerst kort uit waarom (zie bovengenoemde onderzoeken) het belangrijk is om iets te doen aan de herrie op kantoor en zoek daarna samen naar praktische oplossingen die het beste bij jullie team en organisatie passen.

De oplossing voor het verminderen van kantoor-herrie bestaat altijd uit een combinatie van praktische hulpmiddelen (koptelefoon, notificaties uitzetten, geluidsisolatie etc.) en communicatie-etiquette (welke communicatiemiddelen gebruiken we tijdens de dag om elkaar geruisloos op de hoogte te stellen van écht urgente zaken, zoals bijvoorbeeld SMS of chat).

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Comments

  1. dr. L. Kreukels reageert:

    Er zijn tal van mogelijkheden middels een professionele aanpak van geluidsoverlast in kantoren dit probleem bij de bron te bestrijden. Opvallend dat daar geen aandacht aan wordt besteed. Het grootste probleem is immers dat bij de inrichting van kantoren geen aandacht wordt besteed aan een optimale akoestische inrichting waardoor een slechte akoestiek het grootste probleem in kantoren is.

Trackbacks

  1. […] als je gefocust aan het denken bent: je werkgeheugen. Zodra je ergens (irrelevante) spraak hoort, zoals nogal eens gebeurt op kantoor, slaat je werkgeheugen meteen af. Alleen de spraakgedeeltes in je brein lichten nog op. Herkenbare […]

  2. […] zijn er nog veel meer manieren om jezelf weg te krijgen van je telefoon, zoals het uitzetten van je notificaties, het pauzeren van je email, het instellen van nightshift als je hem na zonsondergang of voor […]

  3. […] Zet alle bliepjes en piepjes uit. Van telefoon tot inbox. […]

X