Omdat je manager pas sinds kort is begonnen met het rondslingeren van de term scrum, betekent niet dat het een nieuwerwetse kantoorhype is. De makers van Honda bijvoorbeeld, die scrummen al sinds de 80’s! En met succes. Wél is het nu hoog tijd om je eens af te vragen: wat is scrum eigenlijk?
Wees gerust: je afvragen ‘Wat is scrum?’ is iets waar je niet alleen in bent. De meeste kantoorwerkers hebben deze vraag wel eens door hun hoofd laten schieten. Je komt er ook bijna niet meer omheen in de meeste organisaties. De vraag ‘wat is scrum’ valt typisch in het rijtje: ‘wat is agile’, ‘wat is kanban’, ‘wat is stand up’ en ‘wat is holacracy’. Allemaal termen die je in je kantoorcarrière heel waarschijnlijk al één of meerdere keren voorbij hebt horen komen. Waarschijnlijk zonder veel context. Alsof je als kantoorwerker vanzelf weet waar al die semi-hippe Engelse termen voor moeten staan.
Geen zorgen, over een paar minuten ken jij ze allemaal. En weet je zelfs hoe je ermee aan de slag gaat, zoals ze dat succesvol bij Honda doen, in een paar stappen.
Wat is scrum?
Om te beginnen met ‘scrum’ als werkmethode – en ‘kanban’, ‘sprinten’, de ‘feedbackloop’ en ‘stand up meeting’ als praktische aspecten daarvan. Kijk om te beginnen eens naar deze fijne video, die alles verheldert:
Helder?
Wat verder goed is om te weten, is dat ‘scrummen’ onder de bedrijfsfilosofie van ‘holacracy’ valt. Zoals ik hier al eerder uitlegde;
Bij holacracy is er geen sprake van een top-down of bottom-up aanpak. Het is een samenwerking in gelijkwaardige cirkels, in plaats van teams met managers – waarin rollen centraal staan, in plaats van taken of functies. Transparantie en het vermogen om structureel aan te passen staan daarbij centraal. – uit: ‘Wat is holacracy en wat kun je er mee?’
En dat is precies waar het bij Honda in de jaren 80 mee begon. Deze zogenaamde holistische aanpak zag het levenslicht op de werkvloer van deze autogigant uit Japan. Als er daarom iemand antwoord kan geven op de vraag ‘wat is scrum’, dan zijn zij het wel.
Scrummen volgens Honda
Één van de managers bij Honda geeft – op geheel eigen wijze – antwoord op de vraag ‘wat is scrum’, in een case onderzoek van Harvard Business Review uit 1986:
“Het is alsof je teamleden bij elkaar zet op de tweede verdieping, de trap weghaalt en hen vertelt dat ze alleen nog maar kunnen springen. Ik ben er van overtuigd dat creativiteit wordt geboren door mensen in een hoek te drijven en hen bijna tot extreme dingen aan te zetten om daar van weg te komen.”
Bij Honda bleek het in namelijk 1986 al: scrum is de oplossing voor alle logge en problematische samenwerkingen op de werkvloer.
“Deze aanpak is essentieel voor bedrijven die nieuwe producten snel en flexibel willen ontwikkelen. De verandering van een lineaire naar een geïntegreerde benadering bevordert de ‘vallen en opstaan’ aanpak en verandert de complete status quo. Het stimuleert nieuwe manieren van leren en denken binnen de organisatie op verschillende niveaus en functies. Minstens zo belangrijk; deze strategie voor productontwikkeling kan ook fungeren als start van een compleet nieuwe aanpak in het hele bedrijf. De energie en motivatie die het voortbrengt, kan zich door de hele organisatie verspreiden waarmee het de vastgeroeste gewoontes afbreekt die zich in de loop van de tijd in de organisatie hebben gevestigd.”
Resultaten onderzoek HBR
Wat je ziet: Type A is de aanpak zoals die al sinds jaar en dag bestaat. Ook wel het NASA-type PPP systeem genoemd. Een lineaire benadering van productontwikkeling: ieder teamlid werkt aan zijn eigen onderdeel, van begin tot eind. Type B werkt ongeveer hetzelfde, al worden bij het begin en het einde de onderdelen van verschillende teamleden aan elkaar geregen. Type C is de scrum aanpak. De overlap tussen de verschillende onderdelen en teamleden is constant.
Car of the Year 1983-1984: gemaakt met scrummen
In Honda’s premature ervaring bleek al dat scrummende projectteams al gauw functioneerden als een ‘start up’. Ze namen initiatieven en gezonde risico’s, ontwikkelden een eigen onafhankelijke agenda en begonnen als vanzelf een eigen concept te creëren.
De groep had deze compleet zelfregulerende dynamiek, door de 3 cruciale elementen waar ze uit bestaat:
- autonomie: geen manager die je op de vingers kijkt
- transparantie: ieder teamlid houdt de rest op de hoogte van zijn bezigheden
- kruisbestuiving: het team bestaat uit leden uit alle hoeken van het bedrijf
Honda’s scrumteam kreeg in 1980 één taak: “Ontwerp een betaalbare stadsauto, aantrekkelijk voor jonge mensen en compleet anders dan alle varianten op de Honda Civic die we hiervoor gehad hebben.”
Het resultaat: de Honda City, uitgebracht in 1981.
Oké, over smaak valt nog te twisten. Maar het beoogde resultaat was er: een auto zoals nog nooit iemand hem gezien had in die tijd. Een minuscuul koekblik waarmee je moeiteloos en goedkoop door de straten van elke metropool zou kunnen scheuren. Én een sterk staaltje time-management, want de auto was binnen no-time bedacht en gefabriceerd, dankzij scrum.
Volgens dezelfde methode ontwikkelden ze in die tijd ook nog een compleet vernieuwde Honda Civic met o.a. de beroemde Hondamatic aandrijving. Niet veel later werd deze variant uitgeroepen tot Car of the Year ‘83-’84.
Zelf aan de slag met scrum – in 5 stappen
Ook een koekblik fabriceren? Of gewoon een topauto, een brug of een slimme marketingcampagne? Fix het met de toch-niet-zo-nieuwerwetse-maar-wel-tijdloze scrum methode. In 5 stappen heb je het al voor elkaar.
1. Verdeel de teamrollen
Je hebt één scrum master (verantwoordelijk voor het proces), één product owner (verantwoordelijk voor het productresultaat) en verder zoveel teamleden als nodig. Zolang ze maar elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden hebben.
Honda’s executive over deze eerste stap:
“Selecteer de juiste mensen voor het projectteam. Hou de verandering in groepsdynamiek in de gaten. Verwijder of voeg teamleden toe wanneer nodig. Wij voegen bijvoorbeeld een ouder en iets conservatiever persoon toe, wanneer de uitkomsten iets te radicaal worden. We kiezen de teamleden uit met de grootste zorg. We analyseren de verschillende persoonlijkheden uitgebreid om te zien of ze goed samenwerken.”
2. Maak een sprintplanning
Bepaal samen welke taken (of ‘sprints’) er door wie uitgevoerd gaan worden. Het hoe laat je aan het teamlid zelf over. Hoe de sprints in de praktijk werken lees je in dit artikel over scrummen.
3. Houd stand up meetings
Je gaat elke dag of week (afhankelijk van grootte project) even kort bij elkaar staan, om de stand van zaken te peilen. Zitten kan ook, hoor. Maar staan is natuurlijk altijd beter, en geheel volgens de originele scrum methode. Zoals je daar bij elkaar staat of zit, hou je elkaar op de hoogte van de voortgang van zaken door elk twee vragen te beantwoorden:
‘Wat ga ik doen?’
‘Waar liep ik tegenaan?’
Eventuele problemen of obstakels los je in deze stap samen op.
4. Gebruik het kanban of scrum bord
Op dit bord zie je precies wie waar mee bezig is (welke sprint, uit de sprintplanning van stap nummer 2) en in welke fase dat zit. Het kanban / scrum bord laat de mogelijke fases zien in 3 opties:
- to do
- doing
- done
Elk teamlid geeft in zijn kleur aan welke taak nog gedaan moet worden / hij aan bezig is / al gedaan is. Als het goed is verschuift elke taak of sprint van links naar rechts over het bord, zodat iedereen kan zien hoe het met elk onderdeel in het project staat. Over transparantie gesproken. Erg holistisch, allemaal.
5. Houd feedbackloops
Zodra een bepaalde sprint, projectdeel of het complete project is afgelopen houd je een feedbackloop met z’n allen. Hier in kijk je terug op het proces en stel de vragen:
- Wat ging er goed?
- Waar liepen we tegenaan?
- Hoe losten we dat op?
- Wat kan er beter?
Daarna begin je weer bij stap 1. Op precies dezelfde manier, maar dan steeds net een beetje slimmer – door opgeloste problemen uit het verleden – en nog steeds even creatief en slagvaardig.
Wat is scrum: samengevat
Het antwoord op de vraag ‘wat is scrum’, in het kort – om in je geheugen te prenten:
Scrummen is een werksysteem om op een slimme manier projecten te draaien. De scrum aanpak stamt uit de productontwikkelingsindustrie. Honda bijvoorbeeld, produceerde er sinds de jaren 80 haar beste modellen mee. Het systeem wérkt, en sijpelt ook tegenwoordig nog steeds door in andere branches.
Om te starten met scrummen heb je een aantal dingen nodig:
- Een team met teamleden die elk een eigen ‘rol’ hebben. Gewone leden, die verantwoordelijk zijn voor hun eigen taken. Een product owner, die verantwoordelijk is voor het product. En een scrum master, die verantwoordelijk is voor het proces.
- Een sprintplanning, om te bepalen wie wat gaat doen in welk tijdsbestek – maar niet hoe! Het hoe wordt aan de teamleden zelf overgelaten.
- Regelmatig (elke dag of wekelijks, afhankelijk van het type project) terugkerende stand up meetings, waarin iedereen deelt waar hij/zij mee bezig is en waar hij/zij tegenaan loopt.
- Een kanban bord, om de voortgang van elk teamlid op bij te houden (to do, doing, done).
- Regelmatig terugkerende feedbackloops om te reflecteren op het proces en eventueel bij te sturen.
Daarna is het een kwestie van ‘gewoon doen’. En ja, dan worden er wel eens fouten gemaakt. Maar óók die fouten zijn een waardevol onderdeel van het proces, vertelt Honda:
“Het is heel normaal voor jonge ingenieurs om een hoop fouten te maken. De sleutel ligt ‘m in het tijdig opsporen van die fouten en het direct bijsturen ervan. Onder ingenieurs bij Honda heerst het gezegde: ‘een succesratio van 1% wordt mogelijk gemaakt door de fouten die 99% van de tijd gemaakt worden’.”
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
