Het is al lang geen hype meer. Staand vergaderen is het kantoorleven binnengemarcheerd om er te blijven. Geen wonder, want (als we de wetenschap mogen geloven) gaat een vergadering zonder stoelen wel 34% sneller – en leef je ook nog eens minstens 10% langer omdat staan gezonder is!
Wat komt aan bod:
Ergens in de verte hoor je je naam. Verdwaasd stop je met uit het raam turen en schrik je als je merkt dat iedereen in de ruimte je aankijkt. O ja, je was aan het vergaderen.
Maar het is zo makkelijk om weg te suffen, na een dik uur in deze (comfortabele) stoel, terwijl andere mensen om de beurt iets vertellen waarvan je na 5 minuten de weg al kwijt bent. Je was even weggedommeld, en jij was niet de enige die niet bij de les was. Naast je zie je je collega zijn e-mail checken en tegenover je zit er iemand al flink te gapen.
Niet gek. Want zittend vergaderen werkt gewoon niet.
Waarom zittend vergaderen niet werkt
We zijn gewoon niet gemaakt om zittend te vergaderen en ook nog eens productief te blijven. Bekijk het bewijs in deze magnifieke infographic met ontzagwekkende cijfers maar eens:
De gemiddelde werknemer tijdens een vergadering:
91% dagdroomt.
96% heeft wel eens een vergadering opzettelijk niet bijgewoond.
39% is wel eens in slaap gesukkeld.
45% heeft stress door het aantal vergaderingen dat ze bij moeten wonen.
73% voert tijdens een vergadering andere werkzaamheden uit.
47% klaagt dat vergaderingen op het werk de grootste tijdverspilling zijn.
Waarom staand vergaderen wel werkt
Vergaderen is in essentie geen tijdverspilling. Zolang het maar doelgericht en efficiënt gebeurt. En zoals bovenstaand bewijs aantoont: stoelen dragen daar niet aan bij.
Een stoelloze, staande vergadering daarentegen kan de meeste negatieve elementen uit een vergadering weghalen – om plaats te maken voor een reeks van positieve elementen:
1. Staan maakt de meeting minimaal 34% sneller!
Uit het onderzoek ‘The Effect of Stand-Up and Sit-Down Meetings Formats on Meeting Outcomes’ blijkt onder andere dat een ‘stand up meeting’ 34% sneller gaat dan een ‘sit down meeting’.
In de praktijk blijkt dit percentage inderdaad heel aannemelijk, misschien zelfs nog wat voorzichtig.
Blogger John Trosko zei dat het initiëren van staande vergaderingen bij een bedrijf in Los Angeles waar hij destijds werkte veel efficiënter en sneller ging:
“In plaats van te gaan zitten om een traditionele vergadertafel, haalden we alle stoelen uit de vergaderkamer en hielden we onze meetings staand. Nou, de lengte van de vergaderingen daalde DRASTISCH, onder andere om de eenvoudige reden dat mensen niet te lang wilden staan. We gingen van een gemiddelde duur van 30-60 minuten naar ongeveer de helft van dat – terwijl we evengoed inhoudelijk even productief waren.”
Voor de snelle rekenaars: dat is dus vergaderen op dubbele snelheid!
Ook Neal Taparia, Co-CEO en invoerder van de staande vergadering is erover te spreken. Bij zijn bedrijf versnelden de vergaderingen met een kwart:
“Voor de grap ging ik eens testen hoelang mijn zittende vergaderingen duurden versus de staande. Hoewel het natuurlijk geen wetenschappelijk experiment is, ondervond ik wel dat staande meetings gemiddeld 36 minuten duurden tegenover 48 minuten voor een gemiddelde zittende vergadering.”
2. Je leeft minstens 10% langer en gezonder
Zitten is levensgevaarlijk en het maakt ons doodongelukkig. Het vergroot de kans op onder andere darmkanker en diabetes, het verslecht de doorbloeding in ons brein (waar we moe en onproductief van worden), we krijgen er stress van, het veroorzaakt depressies en is in het algemeen slecht voor onze fysieke toestand. Daar staat inderdaad niets goeds tussen.
Epidemioloog en onderzoeker van het effect van zitten op ons lijf Hidde van der Ploeg van het VU Medisch Centrum beaamt dit. In een interview met NRC legde ze het als volgt uit:
“De bovenbeenspieren zijn de grootste spieren van je lichaam. Als je die niet gebruikt, voer je de suikers en vetten in je bloed minder snel af naar je spieren. Als je staat, gebruik je die bovenbeenspieren wel: alleen al om gewoon stil te staan moet je ze gebruiken.”
Volgens van der Ploeg’s onderzoek leven mensen die 2-5 uur per dag staan 10% langer dan mensen die minder dan 2 uur staan. Sta je 5-8 uur, dan heb je zelfs 15% meer kans op een langer leven en meer dan 8 uur levert je zelfs 24% meer leven op.
Gemiddeld aantal uren dat zittend wordt doorgebracht, per branche. Waar zit jij? ©nrcq
Tel eens op hoeveel jij staat? En hoeveel je vergadert? En hoeveel verschil staande vergaderingen dus zouden maken?
3. Het verhoogt performance en groepsproductiviteit
“Werken in een ruimte zonder te zitten vergroot groepsenthousiasme, vermindert territoriaal gedrag en verhoogt de opname van informatie.”
Dat is de conclusie van het onderzoek ‘The Effects of a Non-Sedentary Workspace on Information Elaboration and Group Performance’. Staand vergaderen bevordert dus op verschillende vlakken de effectiviteit van de vergadering en van de groep in het algemeen.
Taparia heeft wel een paar verklaringen voor deze toename in effectiviteit en snelheid bij staande vergaderingen, gebaseerd op zijn eigen ervaringen en die van zijn personeel:
• “Wanneer ik sta, wil ik vooral gaan zitten.”, was de reactie van één van zijn werknemers Josh. Daardoor ging hij efficiënter en kernachtiger door de vergadering heen, wanneer hij moest staan.
• “Het maakt het lastiger om in slaap te vallen” was een andere reactie. Goed punt. Deelnemers blijven alerter, doordat ze (enigszins) fysieke inspanning leveren en er zo endorfine vrijkomt wat energie en een alert gevoel oplevert dat doorwerkt in de rest van de werkdag.
• “Het elimineert afleidingen”, zei Ross – een andere werknemer. Bij zittende vergaderingen neemt iedereen automatisch zijn laptop of een ander device mee om te notuleren of de agenda op te bekijken. Op zo’n apparaat ben je al gauw verleid tot afleiding.
• “Spreken tijdens een staande vergadering heeft meer effect.” Staand eis je nu eenmaal meer aandacht op, zeker wanneer je recht tegenover iemand staat. Je hebt ook meer ruimte om met lichaamstaal te spreken en je expressief uit te drukken.
Overtuigd? Zo houd je een staande vergadering
Om een staande vergadering effectief te houden zijn er wel een paar belangrijke voorwaarden, zo ondervond Taparia in de praktijk:
• Een staande meeting moet niet langer dan een half uur duren. Daarna wordt het namelijk voor velen fysiek onaangenaam, wat afleidt van de inhoud van de vergadering. Voor eventuele langere vergaderingen kun je ook (zit)pauze inlassen na elk half uur.
• Notuleren werkt niet als je staat. Wanneer een vergadering notulen vereist is het logischer om deze zittend op te tekenen. Een statafel met 1 laptop kan hiervoor een oplossing zijn.
Verder ondervindt Taparia alleen maar voordelen van het staan tijdens vergaderingen. Vooral het meer energie hebben is volgens hem een pré:
“Ik heb zeker gemerkt dat ik meer energie heb gedurende de dag, doordat ik veel vergader. Staan maakt dan een groot verschil. Het helpt me om meer impact op de organisatie te hebben.
Het beste van alles is dat ik me meer energiek voel wanneer ik thuiskom. Ik heb meer behoefte om te vertellen over mijn dag.”
Hij heeft het staan zelfs doorgevoerd in de rest van zijn dag, iets wat ik alleen maar kan aanmoedigen:
“Ik sta nu zelfs tijdens de 30 minuten durende treinrit terug naar huis toe. Ik vind het fijn om te denken dat ik nu meer het soort kerel ben die staat in plaats van zit.”
Meer?
Wil je meer weten over slim vergaderen? Lees dit ook eens:
• Effectief vergaderen: bespaar tijd en geld met Google’s recept
• Assertief vergaderen: zo doe je dat in 6 stappen
• Effectief vergaderen? Stel jezelf deze 5 vragen
Of is je interesse gewekt in de gevaren van zitten? Lees dan hier verder:
• 4 manieren waarop zitten ons ongelukkig maakt
• Zittend werk is levensgevaarlijk. Dit is het medicijn
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
