Hoe hoog je werktempo ook ligt, het lukt je maar niet om het eind van je to-do-list te vinden. Aan het eind van je werkdag blijft er altijd een stukje takenlijst over. En blijf jij zitten met een onvoldaan gevoel. Het lijkt je zo fijn om de dag af te sluiten met een voldaan gevoel. Met het idee dat je lekker hebt gewerkt. Maar dan zonder dat je nóg een tandje moet bijzetten. Dé oplossing? Beter timemanagement, met 7 tips.

Wat komt aan bod:

  1. Waarom heb ik nou nooit eens een voldaan gevoel?
  2. Wat betekent een voldaan gevoel?
  3. Hoe kun je een voldaan gevoel krijgen?

Wel meer mensen hebben last van een knagend gevoel na een werkdag. Je holt de benen uit je lijf en zit urenlang achter je laptop of in vergaderingen. Je doet wat je moet doen en bent niet de persoon die urenlang in de koffiecorner blijft plakken. Tóch ga je naar huis zonder het gevoel dat je lekker hebt gewerkt vandaag.

Het kan zelfs zo zijn dat de monday blues je elke week aanvliegt. Je ziet op tegen de nieuwe werkweek die voor de deur staat, vol afspraken, afleiding, e-mails, vergaderingen en meer van dat. Je wilt niet steeds met een onvoldaan gevoel de deur uitlopen; je wilt weer plezier hebben in je werk en weggaan met een “Hell yeah, lekker bezig geweest!”-gevoel.

En die monday blues (die overigens ook op dinsdag, woensdag of donderdag kan spelen) wil je koste wat kost volkomen. Good for you! Rita Friedman (een carrièrecoach uit Philadelphia) zegt namelijk in het tijdschrift Forbes:

“Het ‘ik-heb-geen-zin-in-werk’-gevoel kan een enorm negatief effect hebben op de kwaliteit van je werk. Dat blijkt uit veel psychologie- en neurologiestudies. Als je met lood in je schoenen naar kantoor gaat, dan ben je niet alleen minder productief. Je hebt ook minder motivatie, bent vaker pessimistisch, hebt minder creativiteit en pakt nieuwe dingen minder goed op.”

Kortom: van die blues wil je zo snel mogelijk af.

Waarom heb ik nou nooit eens een voldaan gevoel?

Dat kan allerlei oorzaken hebben. Dit zijn de belangrijkste boosdoeners die een onvoldaan gevoel geven:

  • Er komen alsmaar taken bij. E-mails waar je nog iets mee moet, collega’s die wat te vragen hebben, spoedjes… Je begint je dag met een goede planning, maar er komt altijd iets tussendoor. Daardoor komt het eind van je takenlijst nóóit in zicht.
  • Je hebt je prioriteiten niet helder. Je besteedt bijvoorbeeld veel tijd aan de eindeloze stroom e-mails beantwoorden, soms wel 5 vergaderingen op een dag bijwonen en taken waarvan je je zelf ook afvraagt “Wat voegt dit toe?”.
  • Je raakt snel afgeleid op een werkdag. Je hebt moeite om te focussen in een rumoerige kantoortuin. Je wordt voortdurend uit je concentratie gehaald door belletjes. Of je raakt afgeleid door bijvoorbeeld pop-ups, appjes of plotselinge geniale ideeën waar je acuut iets mee wilt.
  • Je takenlijst is onrealistisch. Je begint je dag met meer werk dan dat je tijd hebt. Daardoor blijft er zelfs na 8 uur stevig doorwerken nog een restje takenlijst over. Elke dag opnieuw. Niet gek dat je dan zonder een voldaan gevoel naar huis gaat.
  • Misschien heb je een bore-out. Dit betekent dat je ziek bent van verveling. Je doet bijvoorbeeld continu werk onder je niveau of hebt te weinig werk om je dagen mee te vullen. Je verveelt je te pletter en zou graag meer (of uitdagender) werk willen doen dan wat je doet.

voldaan gevoel

Wat betekent een voldaan gevoel?

Oké, genoeg over dat knagende “Dit was geen goede werkdag!”-stemmetje. Laten we het artikel een positieve twist geven. Want wat houdt het in als je wél een voldaan gevoel hebt?

De betekenis van een voldaan gevoel is dat je je blij en tevreden voelt over de (werk)dag die erop zit, omdat je de resultaten hebt behaald die je wilde behalen. Het voelt als “genoeg”. Je sluit de werkdag positief af.

Waarom is zo’n voldaan gevoel belangrijk? Nou, om een paar redenen:

  • Dat geeft zelfvertrouwen.
  • Het zorgt voor werkplezier.
  • Het geeft je een gevoel van zingeving: het doet ertoe wat jij doet.
  • Je wordt productiever en creatiever als je voldoening haalt uit je werk.
  • Je voelt je meer betrokken wanneer je werk voldoening geeft.

Bericht van @tijdwinst
Bekijken op Threads

Hoe kun je een voldaan gevoel krijgen?

Maar wat als de voldoening bij jou vaak ver te zoeken is na een werkdag? Dan zijn dit 7 tips die je kunt toepassen om een meer voldaan gevoel te krijgen van je werk.

1. Begin je dag met een realistische (!) takenlijst

Het helpt al enorm als je werkt met een takenlijst die realistisch is. Dus geen eindeloze reeks taken meer die je onmogelijk in 8 uur gepropt krijgt, maar wel een doordachte verzameling met concrete to-do’s die passen binnen jouw beschikbare tijd.

Goed, dat klinkt leuk. Maar hoe krijg je het voor elkaar? Deze video geeft je alvast wat handige tips:

Daarnaast zijn dit een paar concrete dingen die je kunt doen:

  • Houd bij hoeveel tijd je kwijt bent aan taken. Doe dat bijvoorbeeld met de timer op je telefoon of met het programma Toggl. Zo krijg je zicht op hoeveel tijd je kwijt bent aan bijvoorbeeld offertes maken, een social-media-post schrijven of je e-mails beantwoorden. Daardoor kun je beter inschatten hoeveel tijd die taken je kosten.
  • Pas je takenlijst aan je beschikbare tijd aan. Dus kijk kritisch hoeveel tijd elke taak kost en zorg ervoor dat je maximaal 7 uur aan werk hebt staan. Dan houd je 1 uur over voor tussendoortaken, telefoontjes en andere onverwachte dingen. En dan loop je niet elke dag achter de feiten aan.
  • Plan voor taken en meetings structureel iets te veel tijd in. Duurt een meeting 1 uur? Ruim er dan bewust een kwartier extra voor in, voor als de meeting uitloopt. Verwacht je over het uitwerken van een interview 2 uur te doen? Maak er 2,5 uur van. We hebben de neiging om te optimistisch in te schatten hoeveel we in bepaalde tijd gedaan krijgen. Dus schat liever iets ruimer, zodat je sowieso goed zit.
  • Noteer taken altijd heel concreet. Hoe concreter je een taak opschrijft, hoe beter je kunt inschatten hoeveel tijd die taak kost. Dus noteer bijvoorbeeld ‘interviewafspraak inplannen’, ‘interview transcriberen’ en ‘interview uitwerken’ allemaal als losse taken. Dan kun je beter zien wat er moet gebeuren en hoeveel tijd dat kost.
  • Reserveer ook tijd voor je e-mails. Binnenkomende e-mails zijn nu eenmaal een dagelijks terugkerend ding in ieders agenda. Dus ruim er structureel tijd voor in. Bijvoorbeeld 30 minuten of – als jij flink wordt gespamd op een dag – misschien 1 uur. Dan kom je niet in de knel met je taken als je ook nog iets met je inbox moet.

voldaan gevoel

2. Ga voor écht compleet, start een timemanagementsysteem

Dat klinkt groots, meeslepend en tijdrovend. Maar nee hoor, dat valt alles mee. In zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ gaat Björn hier uitgebreid op in. Je bespaart met zo’n systeem juist veel tijd.

Hoe het in grote lijnen werkt? Noteer in je agenda deadlines, reminders die je moet versturen, terugkerende taken, grote projecten en al het andere dat aan een datum gekoppeld is. Maak daarnaast per dag een takenlijst waarop je de concrete taken zet waar je die dag aan gaat werken. In je agenda zet je dus grote projecten; op je takenlijst zet je alleen hapklare taken die maximaal 30 minuten kosten.

Zorg ervoor dat je zowel je agenda als de takenlijst structureel bijhoudt. Wen jezelf bijvoorbeeld aan om direct als je een verzoek per e-mail ontvangt daar een actie in je takenlijst aan te koppelen. Dan weet je zeker dat je dit niet vergeet.

3. Benut je piekmomenten

Iedereen heeft zijn eigen productieve momenten en zijn eigen dipmomentjes. Maak daar slim gebruik van om efficiënter te werken. Haal meer uit je werktijd door de taken die veel focus en creativiteit vereisen in te plannen op je beste momenten van de dag. Bewaar taken als informele meetings liever voor je minder productieve momenten.

Bijvoorbeeld:

  • Ben jij een ochtendmens? Start de dag dan direct met taken waar je veel focus voor nodig hebt.
  • Moet je er juist even inkomen ‘s ochtends? Begin dan met simpele taken, zoals je e-mails verwerken of facturen inboeken.
  • Plan belangrijke meetings op de momenten dat je op je scherpst bent.
  • Blok je productieve tijden voor concentratieprojecten.
  • Moet je veel leeswerk doorploegen? Doe dat dan niet tijdens je after-lunch-dip.
  • Heb je bijpraatafspraken met collega’s? Doe dat dan tijdens de momenten die je niet aan focustaken besteedt.

voldaan gevoel

4. Don’t waste your time

Oftewel: probeer geen tijd te verliezen aan taken die onnodig een hap tijd uit je agenda nemen. Als je niet oplet, kun je heel wat tijd verdoen op een dag. En nee hoor, dan hebben we het niet over de leuke koffiezetapparaatgesprekken. Die horen bij het werk en geven – tenminste, als je leuke collega’s hebt – ook werkplezier. Nee, we hebben het over taken die zeker geen must zijn.

Zeg bijvoorbeeld vaker ‘nee’ tegen:

  • Vergaderingen waarvan je je afvraagt wat jij daar hebt in te brengen
  • Afspraken die uitlopen (je kunt prima laten weten “Ik heb nog vijf minuten, dan moet ik ervandoor!”)
  • Tussendoorverzoekjes die no way in je agenda passen
  • Telefoontjes waar je helemaal geen tijd voor hebt (en die geen spoed hebben)
  • Taken waarvan je je afvraagt waarom jij daar de aangewezen persoon voor zou zijn
  • Perfectionistische puntjes op de ‘i’ die totaal overbodig zijn

5. Tussendoortaken? Pak de Eisenhower-matrix erbij

We zeiden het net al: prioriteiten stellen gaat je helpen om vaker een voldaan gevoel te hebben. Daar bestaat een handig hulpmiddel voor. Kom je om in het werk of komt er wel heel veel extra op je af? Ga dan zitten met de Eisenhower-matrix om je prioriteiten helder te krijgen.

EISENHOWER-MATRIX-5

Het idee is dat je voor elke taak die op je afkomt, nagaat of dit dringend en belangrijk is of niet. Vraagt een collega bijvoorbeeld of jij tussendoor de kaasvlaggetjes voor de vrijmibo kunt bestellen terwijl jij omkomt in het werk? Dan kom je waarschijnlijk al snel tot de conclusie dat dit niet belangrijk én niet dringend is. Dus kun je de taak schrappen.

En als je collega er echt vurig op staat dat de kaas niet vlaggetjesloos wordt geserveerd? Dan is delegeren een optie.

6. Spiek minder vaak in je inbox

Duiken op jouw computerscherm nog elke paar minuten Outlook-pop-ups op? Dan is dit hét moment om die meldingen alvast uit te zetten. Zo word je minder vaak uit je concentratie gehaald. Een volgende stap is om je inbox voortaan OHIO af te werken. Dat staat voor ‘Only Handle It Once’.

Het idee is simpel: kies een paar vaste momenten op een dag waarop je je e-mail checkt. Kijk buiten die momenten om niet in je inbox. En als je in je mailbox zit, werk dan elke e-mail in één keer af. Zo hoef je e-mails niet 3x te lezen en heb je geen last meer van een uitpuilende mailbox en de bijbehorende stress.

Dit schema helpt je om per e-mail te bepalen wat je ermee moet doen:

mailbox opschonen

En als we het toch over afleiding verminderen hebben, zet ook je meldingen uit voor WhatsApp en social media. Of zet tijdens focustaken zelfs je 4G en wifi uit, zodat je alleen nog maar telefoontjes hoort, geen notificaties. Dat voorkomt veel afleiding en helpt je om beter te concentreren.

7. Las elke week een reflectie in

Hoe goed je ook aan de slag gaat met deze tips, er zullen altijd momenten zijn waarop dingen minder soepel lopen of toch meer tijd kosten dan gedacht. Plan daarom elke week een half uur in voor zelfreflectie. Het liefst op vrijdagmiddag. Neem dan de tijd om te bekijken wat deze week goed ging, wat minder soepel liep en waar je misschien in de knel kwam met je planning.

Waren er ook dagen waarop je een onvoldaan gevoel had? Schrijf op wanneer dit was, waardoor het kwam en wat je een volgende keer anders kunt doen.

Fouten maken we allemaal. Verkeerde inschattingen ook. Maar als jij regelmatig bij jezelf nagaat wat je ervan kunt leren, zijn fouten helemaal niet erg. Met elke fout weet je beter hoe je het de volgende keer slimmer kunt aanpakken, zodat je de week dan wél met een voldaan gevoel eindigt.

Weg Monday (of Tuesday, Wednesday of Thursday) blues, hallo fijne werkdag om met een voldaan gevoel te eindigen!

voldaan gevoel

In minder tijd meer bereiken? Volg Tijdwinst

Wil jij meer te weten komen over hoe je al je taken kunt afvinken in minder tijd zónder jezelf over de kop te werken? Daar praten wij je dagelijks over bij. Volg ons op Instagram, LinkedIn, Facebook of Pinterest voor dagelijkse updates rondom een productiever en georganiseerder (werk)leven.

Ken je ook onze podcast al? In de Tijdwinst-podcast vertellen we je alles over slimmer werken, persoonlijke effectiviteit en timemanagement. Vaak samen met boeiende gasten die je nóg meer kunnen bijbrengen over efficiënt werken, productiviteit en werkgeluk. Beluister de afleveringen gratis.

Volg onze training timemanagement voor meer productiviteit en voldoening

Wil je vaker met een voldaan gevoel de kantoordeur achter je dichttrekken én meer halen uit je werkdagen, maar dan zonder dat je jezelf over de kop werkt? Dan is onze 1-daagse training timemanagement iets voor jou. Hier leer je om productiever te werken, je focus te verbeteren, minder werkstress te ervaren en afleiding buiten de deur te houden. Allemaal met praktische tips en deskundige inzichten. Dan kun je alles wat je leert direct toepassen.

Wie zijn wij? | Cursus Timemanagement

Bij Tijdwinst zijn we al ruim 20 jaar gespecialiseerd in slimmer (samen)werken. We geven allerlei praktische trainingen die jou en je collega’s helpen om bijvoorbeeld productiever te werken en meer werkplezier te ervaren. Zo kun je bij ons o.a. trainingen volgen rondom timemanagement, gesprekstechnieken en assertiviteit.

Ben je nieuwsgierig naar onze trainingen of naar onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of schrijf je direct in voor een training.