To do lijstje maken – dit doe je fout (1 tip)

Je hebt je to do lijstje elke dag bij de hand. Je houdt het netjes bij en streept af en toe iets af. Tóch zijn er altijd taken waar je maar nooit aan toe komt: de grote klussen. Je lijstje komt nooit ‘af’. Dit is de reden (en de oplossing).

Als je je nu afvraagt of het gek is, hoe dat bij jouw to do lijstje altijd gaat? Het antwoord is voluit: nee.

Je bent bij lange na niet de enige die aan het eind van de dag z’n lijstje nog eens bekijkt en denkt:

“Hmm, waar is het mis gegaan?”

63% van de professionals heeft ditzelfde probleem. Dat is namelijk het aantal dat werkt met een to do lijstje, volgens onderzoek van LinkedIn. Slechts 11% van die takenlijstjes-mensen krijgt namelijk dagelijks alle taken gedaan die ze gepland hadden staan! Dat betekent dat 89% dat dus niet voor elkaar krijgt. Om maar niet te spreken over die andere 37%, die helemaal zonder takenlijst werkt. Da’s nog erger.

Het to do lijstje is namelijk een briljante time management tool, maar dan moet je hem wel goed gebruiken. En dat is waar het mis gaat, bevestigt ook onderzoek van de takenlijstjes app ‘I Done This’:

  • 50% van voltooide taken in deze app werd binnen een dag afgerond,
  • maar 41% van de to do-taken wordt helemaal nooit afgerond,
  • en 15% van de voltooide taken was nooit een to do-taak!

Oftewel:

  • De helft van onze taken voeren we meteen uit.
  • Bijna de complete andere helft voltooien we nooit!
  • En voltooide taken correleren lang niet altijd met geplande taken.

Oftewel:

  • We zijn niet zo goed met to do lijstjes.

Waar het mis gaat

Maar waarom zijn we niet zo goed met to do lijstjes? Omdat we één essentieel element  helemaal verkeerd aanpakken. Onze to do lijstjes zijn een wirwar van taken. Van ‘zolder opruimen’ tot ‘bloemist bellen’.

Geef nu eens eerlijk antwoord op de vraag:

“Welke taak zou jij eerder aanpakken en doorstrepen? ‘Bloemist bellen’ of ‘zolder opruimen’?”

Het eerste. Uiteraard. (Tenzij je een hekel hebt aan je bloemist.) Die is lekker makkelijk; zo gedaan en dan kun je meteen door naar het afvink-gedeelte. Want dat voelt zo goed! Klopt, elke keer als je een taak afvinkt krijg je een dosis dopamine binnen. Word je blij van.

Maar ondertussen blijft ‘zolder opruimen’ steeds staan… En ‘sporten’ ook. Net als ‘kwartaalcijfers nakijken’ en ‘presentatie maken’. Totdat het de dag voor de presentatie is en jij als een malle wat slides bij elkaar flanst.

Allemaal de schuld van die dopamine, die die lekkere kleine taakjes voorrang geeft. Maar hoe zorg je dat die grotere taken óók van je to do lijstje verdwijnen?

Door ze er af te halen.

Het geheim van het betere to do lijstje

De taken op je to do lijstje moeten je die lekkere dopamine-kick geven. Het moet zelfs een voorwaarde zijn om op die lijst terecht te mogen komen. Een taak op je to do lijstje moet daarom:

1 – simpel,

2 – concreet en

3 – snel af te vinken zijn (hallo dopamine!).

Wat is ‘heel snel’? Maximaal 30 minuten.

Alle taken die lastig, vaag en zo groot zijn dat ze langer dan een half uur duren – horen niet op je lijst. Waar ze wel horen: in je agenda.

[Lees hier hoe je die grote klussen slim in je agenda inplant (hint: iets met 30 minuten blokken)]

Test het maar eens voor jezelf. Welke taken zou jij, onder deze voorwaarden, NU al van je takenlijst kunnen halen? Of probeer het met dit to do lijstje, van iemand die waarschijnlijk een weekendje weg plant:

  • ‘Diner-menu opstellen’ kan vast in minder dan 20 minuten. Mag er staan.
  • ‘Blog post maken’ klinkt als een hele ochtend werk. In je agenda!
  • ‘Foto’s uploaden’ waarschijnlijk te doen, mits het er niet te veel zijn.
  • ‘Reisroute voor het weekend plannen’ zo gepiept, mag blijven.
  • ‘Tas inpakken’ mits niet te groot, waarschijnlijk zo te fixen. Blijft.
  • ‘Inchecken voor vlucht’ paar minuutjes tijd, mag blijven.

Zie je waar het vaak al gauw mis gaat? En hoe het (wél) werkt?

Weg dus met die grote klussen en projecten van je to do lijstje, doorverhuizen naar je agenda. Hou het bij die lekkere dopamine-klusjes van minder dan een half uur op je lijst en jij kunt lekker vinken, vinken en vinken. Tip: plan ook dat vinken in in je agenda. Een uurtje per dag voor je to do lijstje, bijvoorbeeld. Of een half, als dat voor jou genoeg is. Plan echter liever ruim dan krap!

Want:

Waarom dat zo goed werkt

Er bestaat één gouden regel voor alle grote klussen en projecten die je wil/moet doen:

“Als je het niet plant, gebeurt het niet.”

En eentje voor je takenlijst:

“Een to do lijstje maken ≠ plannen.”

Dát is de reden waarom je aan bepaalde dingen op je to do lijstje nooit toekomt. Grote klussen van meer dan 30 minuten, zoals ‘zolder opruimen’ of ‘presentatie voorbereiden’ – maar helaas ook leuke dingen, zoals ‘sporten’ en ‘familietijd’ en zelf belangrijke projecten als ‘naar de dokter gaan’ schieten er als eerste bij in. Simpelweg door 1 feit: je plant ze niet in je agenda, dus gebeuren ze niet. Een stelregel die bewezen is, trouwens.

Dus: plan je grote klussen in, alleen dán gebeuren ze. Alle kleine (#1), simpele (#2) en concrete (#3) taken mag je op je to do lijstje laten staan. Hoef je alleen nog de dopamine z’n werk te laten doen – en lekker blijven vinken!

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees alles over een 1-daagse in-company training bij jou op locatie

X