Eisenhower, 34e president van de VS, was één van de meest productieve personen die ooit deze aarde bewandeld heeft. Hij is niet voor niets bestudeerd door een reeks wetenschappers om er achter te komen wat de sleutel tot zijn buitengewone productiviteit was. Het resultaat: het Eisenhower model.
Dwight Eisenhower, president van de Verenigde Staten tussen ‘53 en ‘61, was geen bezige bij te noemen. Hij was degene die de bezige bijen leerde hoe ze bezig moesten zijn.
Een time management meester die buitenproportioneel veel werk in zijn leven wist te verzetten. Niet alleen binnen zijn ambtstermijn als president, ook daarvoor én daarna.
Zo was hij, voordat hij president werd, generaal van het Amerikaanse leger tijdens de Tweede Wereldoorlog, waar hij mede verantwoordelijk was voor de invasie van Noord-Afrika, Frankrijk en Duitsland. Na zijn presidentschap werd hij hoofd van de Universiteit van Colombia én opperbevelhebber bij de NAVO. Daarnaast hield hij ook nog wat hobby’s achter de hand zoals golfen, vissen en olieverfschilderijen maken.
Niet alleen kreeg hij veel gedaan binnen één vakgebied, hij was een duizendpoot die overal tot de bodem ging wanneer het op kennis en productiviteit aan kwam.
Hoe kreeg hij dat voor elkaar?
Het Eisenhower Model – time management van presidentiële klasse
Eisenhower’s productiviteitsstrategie staat bekend als het Eisenhower Model. Het is een simpele manier om slim met je levensdoelen, je (lange-termijn) planning en je (dagelijkse) taken om te gaan. Het draait daarbij allemaal om prioriteiten stellen, beslissingen maken en het verschil tussen dringend en belangrijk.
“Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk” – Dwight Eisenhower
Volgens Eisenhower is zijn hele takenlijst in vier categorieën in te delen:
1. Dringend én belangrijk
Taken die je zo snel als mogelijk uitvoert omdat er anders (grote) problemen ontstaan. Écht urgente ad-hoc taken vallen ook onder deze categorie. Voor een reguliere kantoorwerker mag deze categorie taken niet meer dan 5% van de takenlijst en tijd in beslag nemen. Het zijn je zogenaamde ‘Most Important Tasks’.
2. Belangrijk, maar niet dringend
Taken die je inplant om op een later moment uit te voeren. Dit zijn de taken waar je als time management meester 95% van je dag mee bezig wilt zijn.
3. Dringend, maar niet belangrijk
Taken die je zo mogelijk aan anderen delegeert.
4. Dringend noch belangrijk
Taken die je van je lijst schrapt, vooral in drukke periodes waar hogere prioriteiten om je aandacht vragen.
Waarom het werkt
Het Eisenhower Model geeft je een helder raamwerk om slimmer te werken én leven, zolang je elke taak indeelt in één van de vier vlakken. Je weet op die manier namelijk waar je (1) meteen aan moet beginnen, waar je (2) daarna mee aan de slag kan, wat je (3) aan je secretaresse, je accountant of een collega kan overlaten en wat je (4) eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.
Die laatste is een interessante. Daar zit namelijk de sleutel tot time management van presidentiële klasse. Desondanks is de vierde, de meest onderschatte categorie van ze allemaal. Deze categorie draait in essentie om het erkennen van dingen waar je totaal niet mee bezig zou moeten zijn, maar waar je toch je tijd aan (hebt) verspilt en quasi druk mee bent geweest. Die moet je schrappen.
Schrappen = de sleutel
Het principe van schrappen is simpel: er is geen manier om iets sneller te doen, dan door het helemaal niet te doen.
Dit is geen excuus om lui achterover te gaan hangen, het is een manier om prioriteiten in je takenlijst aan te brengen en om de juiste beslissingen te maken over je taken – a la Eisenhower.
Eisenhower (links): geliefd president, geliefd time manager
Het Eisenhower Model is dé manier om ruimte te creëren voor de taken die er wel toe doen (1, 2 en 3) en daarmee aan de slag te gaan. De vierde categorie is er namelijk een die bestaat uit taken die je vaak als uitvlucht van de eerste drie categorieën gebruikt.
Soms is die uitvlucht overduidelijk, wanneer je nutteloos Facebook aan het checken bent bijvoorbeeld. Maar vaak weet je niet eens dat je een taak uit categorie 4 aan het uitvoeren bent, terwijl je dringende en/of belangrijke zaken aan de kant aan het schuiven bent. En daar zit het probleem.
Vaak gebruiken we time management en productiviteitstechnieken namelijk, zonder die ene lastige maar essentiële vraag te blijven beantwoorden: “Zou ik me hier eigenlijk wel mee bezig moeten houden?”.
Het is gemakkelijk om jezelf bezig te houden en ‘druk, druk, druk’ te lijken dan om écht na te denken over wat je aan het doen zou moeten zijn: met taken uit Eisenhower’s categorie 1, 2 of 3.
Dringend of belangrijk?
De drie vragen die je jezelf moet stellen om er achter te komen of een taak (eigenlijk) in categorie 4 thuis hoort zijn de volgende:
Waar ben ik naartoe aan het werken? (om ‘dringend’ te definiëren)
Op korte termijn kan dat zijn om die presentatie van vrijdag voorbereiden. Alle taken die daartoe behoren zijn dan ‘dringend’ te noemen. Ergens naartoe werken kan ook op een wat langere termijn dan een week spelen. Werk je bijvoorbeeld naar een promotie in het volgende kalenderjaar toe? Dan staan alle taken die daar mee te maken hebben in dienst van dit doel, en worden ze daarmee ‘dringend’ binnen de context van de langere termijn.
Dringend betekent dus niet dat iets a la minuut gedaan moet worden, het betekent dat het noodzakelijk is om je doel te bereiken. Om een handig overzicht van je doelen en de ‘dringende’ taken die daarbij horen te maken, kun je het beste Todoist gebruiken: mijn favoriete taken- en projectenmanager.
Wat zijn mijn normen en waarden? (om ‘belangrijk’ te definiëren)
Waar sta jij voor in het leven? Ben je een familieman? Een carrieretijger? Een combinatie? Hecht je veel waarde aan je hobby’s of aan tijd met je kinderen?
Dan zijn dat jouw normen en waarden. Die zaken zijn per definitie ‘belangrijk’, want ze maken jou wie je bent. Verlies ze nooit uit het oog doordat ‘dringende’ zaken teveel op de voorgrond dringen.
Draagt deze taak iets bij aan één van beide? (om categorie 4 taken te ontmaskeren)
Er komt een taak op je af, of hij staat al op je takenlijst. Bedenk daarbij altijd of deze bijdraagt aan een doel of deadline (vraag 1) of aan je normen en waarden (vraag 2). Doet hij dat bij geen van beide? Schrap de taak. Nu. Doe het. Streep erdoor – en kijk eens hoe veel tijd je zojuist vrijgemaakt hebt voor de leuke dingen in het leven:
Aan de slag
Dus: wil jij als een ware Eisenhower de nieuwe minister-president van Nederland, hoofd Defensie én directeur van de UvA worden terwijl je in je overige tijd een balletje slaat of je penseel en ezel uit de kast trekt? Of wil je gewoon je bedrijf leiden, je gezin managen of je dagelijkse taken tackelen?
Pas dan eens minimaal een week lang elke dag het Eisenhower Model toe, in een vierkant vlak in je notebook, of in de takenmanager Todoist. Onthoud daarbij het verschil tussen dringend en belangrijk (categorie 1-3) en wees kritisch op de taken die je mag schrappen (categorie 4)!
Meer weten over de prioriteiten matrix?
Björn gaat er in onderstaande video dieper op in:
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
