Prioriteiten stellen? Gebruik het Eisenhower Model

Prioriteiten stellen? Gebruik het Eisenhower Model

Eisenhower, 34e president van de VS, was één van de meest productieve personen die ooit deze aarde bewandeld heeft. Hij is niet voor niets bestudeerd door een reeks wetenschappers om er achter te komen wat de sleutel tot zijn buitengewone productiviteit was. Het resultaat: het Eisenhower model.

Dwight Eisenhower, president van de Verenigde Staten tussen ‘53 en ‘61, was geen bezige bij te noemen. Hij was degene die de bezige bijen leerde hoe ze bezig moesten zijn.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Een time management meester die buitenproportioneel veel werk in zijn leven wist te verzetten. Niet alleen binnen zijn ambtstermijn als president, ook daarvoor én daarna.

Zo was hij, voordat hij president werd, generaal van het Amerikaanse leger tijdens de Tweede Wereldoorlog, waar hij mede verantwoordelijk was voor de invasie van Noord-Afrika, Frankrijk en Duitsland. Na zijn presidentschap werd hij hoofd van de Universiteit van Colombia én opperbevelhebber bij de NAVO. Daarnaast hield hij ook nog wat hobby’s achter de hand zoals golfen, vissen en olieverfschilderijen maken.

eisenhower time management

Niet alleen kreeg hij veel gedaan binnen één vakgebied, hij was een duizendpoot die overal tot de bodem ging wanneer het op kennis en productiviteit aan kwam.

Hoe kreeg hij dat voor elkaar?

Het Eisenhower Model – time management van presidentiële klasse

Eisenhower’s productiviteitsstrategie staat bekend als het Eisenhower Model. Het is een simpele manier om slim met je levensdoelen, je (lange-termijn) planning en je (dagelijkse) taken om te gaan. Het draait daarbij allemaal om prioriteiten stellen, beslissingen maken en het verschil tussen dringend en belangrijk.

“Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk” – Dwight Eisenhower

Volgens Eisenhower is zijn hele takenlijst in vier categorieën in te delen:

eisenhower-model

© missing-link.nl – het Eisenhower Model

1. Dringend én belangrijk.

Taken die je zo snel als mogelijk uitvoert omdat er anders (grote) problemen ontstaan. Écht urgente ad-hoc taken vallen ook onder deze categorie. Voor een reguliere kantoorwerker mag deze categorie taken niet meer dan 5% van de takenlijst en tijd in beslag nemen. Het zijn je zogenaamde ‘Most Important Tasks’.

2. Belangrijk, maar niet dringend.

Taken die je inplant om op een later moment uit te voeren. Dit zijn de taken waar je als time management meester 95% van je dag mee bezig wilt zijn.

3. Dringend, maar niet belangrijk.

Taken die je zo mogelijk aan anderen delegeert.

4. Dringend noch belangrijk.

Taken die je van je lijst schrapt, vooral in drukke periodes waar hogere prioriteiten om je aandacht vragen.

eisenhower model

Waarom het werkt

Het Eisenhower Model geeft je een helder raamwerk om slimmer te werken én leven, zolang je elke taak indeelt in één van de vier vlakken. Je weet op die manier namelijk waar je (1) meteen aan moet beginnen, waar je (2) daarna mee aan de slag kan, wat je (3) aan je secretaresse, je accountant of een collega kan overlaten en wat je (4) eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.

Die laatste is een interessante. Daar zit namelijk de sleutel tot time management van presidentiële klasse. Desondanks is de vierde, de meest onderschatte categorie van ze allemaal. Deze categorie draait in essentie om het erkennen van dingen waar je totaal niet mee bezig zou moeten zijn, maar waar je toch je tijd aan (hebt) verspilt en quasi druk mee bent geweest. Die moet je schrappen.

Schrappen = de sleutel

Het principe van schrappen is simpel: er is geen manier om iets sneller te doen, dan door het helemaal niet te doen.

Dit is geen excuus om lui achterover te gaan hangen, het is een manier om prioriteiten in je takenlijst aan te brengen en om de juiste beslissingen te maken over je taken – a la Eisenhower.

eisenhower model

Eisenhower (links): geliefd president, geliefd time manager

Het Eisenhower Model is dé manier om ruimte te creëren voor de taken die er wel toe doen (1, 2 en 3) en daarmee aan de slag te gaan. De vierde categorie is er namelijk een die bestaat uit taken die je vaak als uitvlucht van de eerste drie categorieën gebruikt.

Soms is die uitvlucht overduidelijk, wanneer je nutteloos Facebook aan het checken bent bijvoorbeeld. Maar vaak weet je niet eens dat je een taak uit categorie 4 aan het uitvoeren bent, terwijl je dringende en/of belangrijke zaken aan de kant aan het schuiven bent. En daar zit het probleem.

Vaak gebruiken we time management en productiviteitstechnieken namelijk, zonder die ene lastige maar essentiële vraag te blijven beantwoorden: “Zou ik me hier eigenlijk wel mee bezig moeten houden?”.

Het is gemakkelijk om jezelf bezig te houden en ‘druk, druk, druk’ te lijken dan om écht na te denken over wat je aan het doen zou moeten zijn: met taken uit Eisenhower’s categorie 1, 2 of 3.

cursus time management

Dringend of belangrijk?

De drie vragen die je jezelf moet stellen om er achter te komen of een taak (eigenlijk) in categorie 4 thuis hoort zijn de volgende:

Waar ben ik naartoe aan het werken? (om ‘dringend’ te definiëren)

Op korte termijn kan dat zijn om die presentatie van vrijdag voorbereiden. Alle taken die daartoe behoren zijn dan ‘dringend’ te noemen. Ergens naartoe werken kan ook op een wat langere termijn dan een week spelen. Werk je bijvoorbeeld naar een promotie in het volgende kalenderjaar toe? Dan staan alle taken die daar mee te maken hebben in dienst van dit doel, en worden ze daarmee ‘dringend’ binnen de context van de langere termijn.

Dringend betekent dus niet dat iets a la minuut gedaan moet worden, het betekent dat het noodzakelijk is om je doel te bereiken. Om een handig overzicht van je doelen en de ‘dringende’ taken die daarbij horen te maken, kun je het beste Todoist gebruiken: mijn favoriete taken- en projectenmanager.

Wat zijn mijn normen en waarden? (om ‘belangrijk’ te definiëren)

Waar sta jij voor in het leven? Ben je een familieman? Een carrieretijger? Een combinatie? Hecht je veel waarde aan je hobby’s of aan tijd met je kinderen?

Dan zijn dat jouw normen en waarden. Die zaken zijn per definitie ‘belangrijk’, want ze maken jou wie je bent. Verlies ze nooit uit het oog doordat ‘dringende’ zaken teveel op de voorgrond dringen.

Draagt deze taak iets bij aan één van beide? (om categorie 4 taken te ontmaskeren)

Er komt een taak op je af, of hij staat al op je takenlijst. Bedenk daarbij altijd of deze bijdraagt aan een doel of deadline (vraag 1) of aan je normen en waarden (vraag 2). Doet hij dat bij geen van beide? Schrap de taak. Nu. Doe het. Streep erdoor – en kijk eens hoe veel tijd je zojuist vrijgemaakt hebt voor de leuke dingen in het leven:

eisenhower time management

Aan de slag

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Dus: wil jij als een ware Eisenhower de nieuwe minister-president van Nederland, hoofd Defensie én directeur van de UvA worden terwijl je in je overige tijd een balletje slaat of je penseel en ezel uit de kast trekt? Of wil je gewoon je bedrijf leiden, je gezin managen of je dagelijkse taken tackelen?

Pas dan eens minimaal een week lang elke dag het Eisenhower Model toe, in een vierkant vlak in je notebook, of in de takenmanager Todoist. Onthoud daarbij het verschil tussen dringend en belangrijk (categorie 1-3) en wees kritisch op de taken die je mag schrappen (categorie 4)!

Nóg slimmer werken en leven?

Volg onze cursus time management, van even grote presidentiële klasse!

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] Maak onderscheid tussen de verschillende taken. Welke taken moeten echt vandaag af? Geef de meest dringende én belangrijke taken een A-label. Welke taak is belangrijk om te doen, maar niet per se dringend? Geef deze een B-label. Deel je takenlijst zo in met met A-, B-, C- en D-prioriteit taken. Wil je de fijne kneepjes van prioriteiten stellen leren? Lees dan dit artikel. […]

  2. […] en agenda je persoonlijke cockpit van waaruit je alles dat nog moet gebeuren fijn kunt overzien en waarmee het ook veel makkelijker wordt om prioriteiten te stellen. Alle bij de taken en afspraken horende documenten of andere spullen, geef je een vast plek – […]

  3. […] zijn en die echt alleen door jou gedaan kunnen worden. Delegeer of schrap de rest (volgens het Eisenhower-model). Wees […]

  4. […] Dit is de stap waar je orde in de chaos gaat aanbrengen. Hier ga je voor Google spelen, zoals Eco het graag ziet. Je brengt categorieën aan in je lijst, volgens het Eisenhower-prioriteiten-model bijvoorbeeld: […]

  5. […] van groot belang zijn (goed om het verschil tussen belangrijk en dringend te […]

  6. […] Lees verderLees meer over een cursus voor jou alleen […]

  7. […] Eisenhower-principe ga ik toepassen om taken in te […]

  8. […] dan pas met het beantwoorden van de meest urgente en belangrijke mails en werk zo op basis van prioriteit de nog te beantwoorden voorraad weg. Pas als je helemaal klaar bent, haal je weer een verse kop […]

  9. […] dagelijks je inbox minimaal 1x leegmaken als de basis voor gemoedsrust en goed prioriteiten stellen. Daarom is het zo […]

  10. […] gauw openen. Om er dan achter te komen dat je verzoek eigenlijk helemaal niet dringend is (omdat je het verschil tussen dringend en belangrijk niet kent). De tweede keer dat je dit trucje flikt, kun je het vergeten. Je collega wordt al snel […]

  11. […] Prioriteer ze in de juiste volgorde van belangrijkheid. […]

X