door Redactie TIJDwinst.com
Slimme tips voor ieder druk bezet mens.

Plannen en organiseren tips – de 3 beste om het jaar goed te beginnen!

Goede voornemens? Jij neemt je voor meer orde aan te brengen in alle chaos. Echter, in februari lukt het je al niet meer het hoofd te bieden aan die eindeloze stroom verzoeken en afspraken. Gelukkig biedt één onderzoek jou het geheim achter het blijvend maken van jouw dappere poging – en hij is reuze simpel: maak het jezelf makkelijk! (3 plannen en organiseren tips helpen daarbij)

Wat jij leert in dit artikel

In de komende 8 tot 9 leesminuten ontdek jij waarom jouw goede voornemen om eindelijk eens wat rust en overzicht in je leven te brengen 80% kans heeft om te mislukken. Gelukkig is dit het laatste jaar dat dat gebeurd. Wij brengen jou namelijk 3 plannen en organiseren tips waarmee jij eindelijk wel georganiseerd het nieuwe jaar in kunt gaan!

Wat jij daar aan hebt

Het is natuurlijk reuze vervelend zodra jij je ieder jaar voorneemt dat dit het jaar wordt waarin je eindelijk weer de touwtjes in handen krijgt – om er vervolgens in februari weer achter de komen dat jouw werkwijze niet werkt. Zodra jij weet waardoor dat komt, en nog beter – hoe je dat voorkomt – krijg jij eindelijk weer de regie over je eigen leven.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Hoe dat werkt

We beginnen met een onderzoek dat aantoont waarom je maar voornemens blijft maken – ondanks dat ze sneuvelen. Vervolgens toont een professor de achterliggende oorzaak hiervoor aan. Gelukkig geeft hij je ook de oplossing, waardoor jouw goed voornemen om georganiseerd het jaar in te gaan, een blijvende gewoonte wordt!

Maar eerst:

Je voornemen om georganiseerd te werken werkt niet

We willen onszelf altijd verbeteren – en wat is nou een geschikter moment om daaraan te werken dan de start van het nieuwe jaar? Dat moeten ook de universiteit Cornel en de universiteit van Chicago hebben gedacht toen ze gezamenlijk onderzoek deden naar onze alom bekende goede voornemens.

In het onderzoek, gepubliceerd in het ‘Personality and Social Psychology Bulletin’, bleek dat onder de ondervraagden maar liefst meer dan de helft (55%) goede voornemens blijft maken. Dat vervolgens 80% het niet langer dan 6 weken volhoudt – en de goede voornemens dus halverwege februari sneuvelen – houdt ons niet tegen.

“We kunnen het simpelweg niet laten om de kans op ‘een nieuwe start’ te laten schieten”, aldus ook een van de onderzoekers.

Iedere december blijven we daarom toch nieuwe hoop koesteren dat het deze januari wél lukt. En waar we dan het liefst aan werken? Gezonder eten en meer bewegen blijft natuurlijk de eerste plek behouden, met maar liefst 55,2%.

Een meer georganiseerd (werk)leven leiden, neemt echter de tweede plek in, met maar liefst 34,4%, en blijft groeien.

Dat is ook niet gek.

Je lijkt immers altijd druk te zijn: klanten verwachten een reactie terug, een mailtje moet ‘gauw’ opgepakt worden en je collega trekt je aan de mouw om te vragen of die documenten al verwerkt zijn. Kortom, je hebt het gevoel dat je altijd achter de feiten aanholt en geen controle hebt over je eigen leven of planning.

Dat moet anders.

Daarom beloof jij jezelf op 31 december plechtig dat je dit keer wél netjes je agenda bijhoudt, wél eindelijk bovenop die stapel aanvragen zit en wél eindelijk eens de teller van je inbox op 0 krijgt.

In theorie prima voornemens. Toch gaat er ergens iets mis, want na een paar weken puilt jouw inbox weer uit, loop je achter op verschillende projecten, en ben jij het overzicht – en daarmee jouw goede voornemen – weer verloren.

De reden daarvoor is, volgens mede-onderzoeker professor Seppo Iso-Ahola, vrij simpel:

“Jouw voornemen om een meer georganiseerd te leven, wordt geen blijvende gewoonte omdat je het jezelf te lastig maakt.”

Jij start begin januari dan wel met de juiste intentie – meer overzicht in je leven – maar in jouw zoektocht daar naar toe, rommel je maar wat aan. Je probeert alles uit wat maar voorhanden is: de nieuwste zelfhulpboeken, apps, of theorieën. Stuk voor stuk zaken die jou meer controle en overzicht beloven.

Echter, door het op de hals halen van zoveel verschillende oplossingen, maak je het jezelf onnodig lastig. Je ziet door de bomen het bos niet meer, weet niet waar je in hemelsnaam moet beginnen en alle dappere poging om ergens orde in aan te brengen, sterven daarom richting februari een langzame dood.

Plannen en organiseren tips

3 plannen en organiseren tips om de controle terug te pakken

Hoe zorg je er dus voor dat dat voornemen wél blijft hangen?

“Door het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken”, zegt Seppo Iso-Ahola.

Een inkoppertje, wellicht – maar de professor heeft gelijk.

Pas zodra jij duidelijk weet wát je moet doen, wáárom en bovendien hoé, verander je jouw voornemen in een blijvende gewoonte. Geen ingewikkelde theorieën uit het zoveelste zelfhulpboek dus, maar heel simpel jouw nuchtere verstand gebruiken – in een paar vragen:

  1. Wat is de situatie nu?
  2. Hoe wil ik dat de situatie wordt?
  3. Wat is de snelste en makkelijkste manier daar na toe?

Op die manier maak jij van een vaag voornemen – dat je toch nooit volhoudt – een concreet en helder streven.

Laten we kijken hoe we een aantal van jouw voornemens om meer georganiseerd te worden op deze manier kunnen aanpakken:

Voornemen 1: Ik wil meer rust in mijn hoofd

Hoe het nu is

Je weet dat je een nabespreking moest inplannen met je collega, je had ook nog toegezegd dat je een offerte zou opvragen bij de leverancier – maar wat was dat andere ook alweer dat je vandaag op de planning had staan? Had je trouwens morgen ook geen zakenlunch?

Waarom dat niet werkt

Door alle taken en informatie maar in je hoofd te bewaren, verlies je compleet het overzicht. Bovendien zul je ook veel sneller belangrijke taken over het hoofd zien. Het resultaat? Een overvolle planning, omdat je ineens zaken op het laatste moment moet uitvoeren, en onnodig veel stress.

Hoe je het wil

Jouw nieuwe voornemen is daarom om voortaan je hoofd te gebruiken waarvoor het bedoeld is; om na te denken – niet om allerlei klusjes en taken te onthouden. Dat geeft rust.

Hoe je het jezelf makkelijk maakt

Vanaf 1 januari vertrouw jij dus niet meer blindelings op je geheugen, maar noteer je elke klus, taak of project zodat je het niet kan vergeten — dat doe je in een time management systeem. Je kunt hier uitgebreid lezen hoe dat werkt, maar dit is waar het op neer komt:

  • Afspraken en andere tijdgerelateerde zaken komen in een agenda.
  • Taken en projecten plan je in een takenmanager.
Alles op één plek, niets meer in je hoofd behalve rust en overzicht - een time management systeem is de makkelijkste manier om dat te bereiken. Click To Tweet

Voornemen 2: Ik wil meer structuur in mijn dag

Hoe het nu is

Die lastige taak, je stelt hem liever uit tot na de lunch. Zo kun je je tenminste nog mentaal voorbereiden – tenminste dat denk je. In werkelijkheid wordt jouw middagdipje je de baas en heb je al jouw kostbare energie verspilt aan makkelijke en minder belangrijke taken.

Waarom dat niet werkt

Zodra jij geen duidelijk doel voor de dag hebt vastgesteld, geef jij de regie van jouw planning bij voorbaat al uit handen. Omdat je meestal de ochtend besteedt aan een handvol makkelijke taken, moet je op het eind van de dag haasten om ook nog dat grote project te behandelen – dat wil zeggen, als er geen ad hoc klussen of verzoeken van anderen tussendoor komen. Wat dus bijna iedere dag lijkt te gebeuren.

Hoe je het wil

Je begint je dag met een duidelijke missie; je weet precies wat er gedaan moet worden en je hebt je werkdag zo gepland dat je voor de lunch de lastigste taken hebt afgerond, terwijl jij je nog fris en productief voelt. Op het eind vink je met een voldaan gevoel jouw takenlijst af.

Hoe je het jezelf makkelijk maakt

Om je dag goed te beginnen, zul je dus vooraf al moeten weten hoe jij je dag invulling geeft. Maak daarom ‘s avonds een actieplan voor de volgende werkdag. Hier lees je uitgebreid hoe je werkt met deze zogenaamde MIT’s – maar voor nu:

  • Bepaal wat de top 3 belangrijkste taken zijn waaraan jij wil werken.
  • Reserveer tijd in je agenda om deze uit te kunnen voeren én houd zo’n 2 uur in je agenda vrij voor eventuele onverwachte zaken.
  • Start de ochtend met  het uitvoeren van meest belangrijke of meest vervelende, dus niet meteen beginnen met het checken van je mail!
  • Check na de lunch of je nog op schema zit.
  • Inventariseer op het eind van de dag hoe ver jouw takenlijst is opgeschoten en plan de volgende dag.
Begin je werkdag met een duidelijk actieplan - zo vaar je een rustige koers en behoud jij de controleClick To Tweet

Voornemen 3: Ik wil me niet meer laten afleiden door niet-urgente zaken

Hoe het nu is

Terwijl je bezig bent met het opstellen van dat rapport, ontvang je een mailtje: “Kun jij contact opnemen met deze klant”. Abrupt laat jij alles uit je handen vallen en stort je op je nieuwe taak. Zodra jij je nadien weer wil richten op je eigenlijke werk, rinkelt er alweer een telefoon met een nieuw verzoek. Zo komt die taak die jij je had voorgenomen natuurlijk nooit af.

Waarom dat niet werkt

Momenteel besteed je duidelijk jouw hele dag aan het afhandelen van ad hoc verzoeken die op je worden afgevuurd. Wat blijkt nou achteraf? De taken die zogenaamd reuze belangrijk waren en op stel en sprong moesten worden uitgevoerd, blijken ineens niet zo dringend en belangrijk te zijn. Het resultaat? Jij voelt je alsof je ontzettend druk bent geweest, maar in werkelijkheid zijn jouw taken niet af en zit jij met de gebakken peren.

Hoe je het wil

Jij wil aan het eind van de dag een hoop gedaan hebben, op een efficiënte en productieve manier. Tijd overhouden voor de werkelijk belangrijke dingen, dat is het doel – niet je nog bezig moeten houden met zaken waar je niet aan toe kwam.

Hoe je het jezelf makkelijk maakt

Jouw nieuwe voornemen is dan ook dat jij je niet meer bezighoudt met energievreters en tijdverspillers. De werkelijk belangrijke en urgente zaken, daar gaat jouw aandacht voortaan heen.

De makkelijkste manier om dit voornemen te handhaven, is door vooraf iedere (ad hoc) klus te beoordelen op basis van prioriteit, voordat je deze op stel en sprong uitvoert. Je leest hier uitgebreid hoe dat werkt, maar voor nu:

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
  • Die 3 belangrijkste taken uit de vorige tip, die komen hierbij weer van pas. Dáár werk je aan – niets anders.
  • Komt nou toch die collega op de deur kloppen met een “ontzettend urgente klus die nu opgepakt moet worden”, laat je dan niet gek maken.

Stel hem de vraag “Wat is het ergste dat kan gebeuren als ik het niet nu doen?” Waarbij je dit natuurlijk netter formuleert. Je kunt zelfs doorvragen naar wanneer hij het uiterlijk nodig heeft en of het goed is als je dit na uit uitvoeren van jouw 3 taken doet.

Wat je zult merken is, die zogenaamde dringende taak toch niet zo dringend blijkt en dat jij het ook makkelijk een paar uur later kunt uitvoeren. Op die manier houd jij ruimte vrij voor de taken die jij had voorgenomen en geef je ad hoc klussen niet vrij spel jouw planning overhoop te halen.

Eindelijk eens een berg werk verzet hebben aan het eind van de dag, het kan - zolang jij weet welke zaken wel en niet jouw aandacht verdienen. Click To Tweet

Jouw voornemen om georganiseerd het nieuwe jaar in te gaan, lijkt ineens een stuk praktischer met behulp van deze 3 plannen en organiseren tips. Jij weet nu concreet hoe je de zaken moet aanpakken – en dat zorgt ervoor dat jouw voornemen het ditmaal tot ver na februari redt.

Wat moet jij hier nu van onthouden?

  • Jouw voornemen wordt pas een gewoonte zodra jij stopt met het jezelf lastig te maken.
  • Door voor jezelf na te gaan wat jouw huidige situatie is en wat het resultaat is dat jij voor ogen hebt, kun jij naar de makkelijkste manier zoeken om dit te bereiken.
  • In het geval van jouw voornemen om een meer georganiseerd leven te leiden, kun je deze 3 plannen en organiseren tips gebruiken:
  1. Jij gebruikt niet langer je hoofd om taken en afspraken in op te slaan, maar een time management systeem.
  2. Jouw werkdag bestaat niet langer uit een aaneenrijging van taken, maar je werkt met behulp van een actieplan.
  3. Jij besteedt niet langer je hele werkdag aan het uitvoeren van ad hoc klussen, maar bent kritisch over wat werkelijk dringend is.

Zodra jij op deze manier met jouw nieuwe voornemen omgaat, zijn wij er zeker van dat dit eindelijk het jaar wordt dat jij weer controle over jouw leven terug krijgt – in ieder geval tot de volgende december, wanneer je weer nieuwe voornemens mag maken!

Plannen en organiseren tips

En jij? Graag horen we wat jouw goede voornemens zijn op het gebied van time management. Ben je misschien van plan minder tijd door te brengen in vergaderingen of wil je minder vaak je mail checken? – hoe ga je dat doen en bovendien, denk je deze vol te houden? Deel het met ons, in  de comments! ?

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees alles over een 1-daagse in-company training bij jou op locatie

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
X