Door de kantoortuin stijgt ziekteverzuim met 62%, daalt productiviteit met 86 minuten per dag en stijgt het aantal gemaakte fouten in het werk met 50%. Om maar wat te noemen. Gelukkig is de oplossing nabij (psst… iets met koffie).
De kantoortuin zag het daglicht decennia geleden al, in de jaren ‘50, toen men dacht dat zoiets als een compleet open kantoor een goed idee zou zijn. De gedachte erachter: onderlinge communicatie- en ideeënstromen worden bevorderd.
Mis.
Toen in 1997 het eerste echte onderzoek werd gedaan naar die gedachte bleek in de praktijk al dat er helemaal niks terecht kwam van die voordelige communicatie.
De keiharde conclusie van Canadese onderzoekers, in opdracht van één van de grootste Canadese olie- en gasbedrijven van die tijd: “Kantoortuinen werken niet.”
Het probleem van de kantoortuin
Maar bij dat ene onderzoek hield het niet op. Het was slechts het eerste vonkje van een groot vagevuur. Dit eerste, glasheldere onderzoek inspireerde honderden andere onderzoeken in de jaren daarna – tot op de dag vandaag. De conclusie luidde keer op keer:
“Kantoortuinen ruïneren onderlinge communicatie, het diepgaande soort in elk geval, en de gezondheid van werknemers en hun productiviteit. Ze maken het bovendien onmogelijk om tot nieuwe, verfrissende, creatieve ideeën te komen.”
Gebrek aan privacy en overdaad aan afleiding staan op nummer 1 en 2 als grootste veroorzakers van die kantoortuin-ellende. Met grofweg 3 grote gevolgen van dien:
1. Communicatie neemt toe, maar kwaliteit daalt.
De kwaliteit van de communicatie onder kantoorwerkers daalt drastisch zodra deze in een kantoortuin plaats vindt. De meest genoemde oorzaak: “Iedereen kan me horen”.
Het gevolg: voornamelijk oppervlakkig ‘veilig’ geklets (“Hoe was je weekend?”) dat vooral anderen afleidt en weinig tot geen diepgaande zaken of creatieve uitwisselingen in de kantoortuin.
2. Kantoortuin maakt werknemers ziek.
Letterlijk. De bloeddruk stijgt met de stressniveau’s, griep en uitputting zijn de meest voorkomende gevolgen. Maar ook mentaal zijn de gevolgen groot. De dynamiek in kantoortuinen maakt veel werknemers ook onzeker, overprikkeld en zelfs agressief.
Werknemers zelf geven ook keer op keer aan dat ze beduidend minder algemene werktevredenheid en meer stress ervaren in een kantoortuin.
En dat leidt tot een flink ziekteverzuim. Stijgingen tot wel 62% op het aantal ziekmeldingen zijn te zien bij kantoortuin-onderzoeken.
3. De kantoortuin is een aanval op je productiviteit.
Niet alleen de onderlinge communicatie en de werknemers zelf komen er bekaaid van af in de kantoortuin. Een derde onderdeel op kantoor – de productiviteit, oftewel het werk – ondergaat net zoveel ellende.
Het gebrek aan concentratie en ‘werkflow’ door de constante afleiding zorgt er voor dat een werknemer ongeveer twee keer zo lang over een taak doet, en gemiddeld 86 minuten per dag aan productiviteit verliest.
Dat zijn omgerekend zo’n 24 volle werkdagen per werknemer per jaar aan productiviteitsverlies. Bovendien maakt een werknemer 50% meer fouten in de dingen die hij wél gedaan krijgt. Vooral complexe taken krijgen het in een kantoortuin te verduren. Tel uit je verlies in productiviteit.
En dan hebben we het niet over een selectief, klein onderzoekje dat tot die ontdekkingen kwam. Niet minder dan 10.000 kantoorwerkers, verdeeld over 14 landen wereldwijd, zijn ondervraagd en bestudeerd om tot deze even specifieke als verontrustende conclusies te komen. En ze waren niet de enige.
In 2011 nog, bestudeerde Matthew Davis meer dan 100 verzamelde kantoortuin-onderzoeken uit de afgelopen decennia. De algemene conclusie van al die studies, te vinden in zijn rapport:
“Werknemers krijgen weliswaar het gevoel dat ze onderdeel zijn van een innovatief bedrijf, maar ze kunnen zich in een kantoortuin minder goed concentreren, zijn minder productief en minder creatief.”
Oké, tegenspoed en meer ellende dus. De algemene strekking is duidelijk: kantoortuinen falen, hard.
Maar wat werkt wel?
Wat moeten we dan? De eerste gedachte achter de kantoortuin was ten slotte niet verkeerd. Mensen zijn sociale dieren, en barrières weghalen geeft hen de ruimte om te communiceren en kruisbestuiven. Dat klopt ook allemaal, maar de kantoortuin is simpelweg niet het middel om die menselijke aard voordelig te laten werken.
We zijn namelijk ook wezens die privacy, tijd en ruimte voor onszelf nodig hebben. Wezens met een brein dat niet kan multitasken, waardoor het met geen mogelijkheid gefocust kan werken én omgevingsprikkels tegelijkertijd kan verwerken.
Privacy voorop
Dat is de reden waarom we vanuit onszelf een afgezonderde omgeving met volledige privacy standaard verkiezen boven de sociale open kantoortuin als werkruimte.
Maar liefst 95% van de werknemers geeft aan het liefst in een gesloten ruimte individueel te werken, terwijl maar 5% zegt: “Kantoortuinen zijn het helemaal voor mij.” (Ook weer een conclusie uit dat wereldwijde onderzoek onder 10.000 kantoorwerkers.)
Mike Mika, voormalig creatief directeur van ontwikkelingsbedrijf Backbone Entertainment, ondervond het bewijs er van in de praktijk. Hij besloot van kantoortuin naar kleine afgezonderde bureau’s te gaan. Dit is wat er gebeurde:
“Het was ooit één grote ruimte zonder muren, met alleen maar bureau’s. Toen we over gingen naar afgesloten kantoorruimtes, maakten we ons daar nogal zorgen over. Je zou denken dat mensen in een creatieve omgeving daar tegen zouden zijn. Maar wat bleek? Ze gaven juist de voorkeur aan dat eigen hoekje waarin ze konden wegkruipen van anderen om hun werk gedaan te krijgen.”
Dat betekent niet dat het één grote anti-sociale bende werd bij Backbone. Het sociale aspect verplaatste zich alleen maar, naar een plek waar de mensen ervoor kozen om sociaal te zijn. Iets dat veel beter bleek te werken dan ze de hele werkdag in een luidruchtige, sociale ruimte te laten werken.
Benieuwd naar die plek?
Werken bij de koffiepot!
Dát is de plek voor sociale interactie en zelfs waardevolle kruisbestuiving. De koffieruimte is waar de magie ontstaat. Al sinds jaar en dag. Zelfs al voor de jaren ‘50 toen men plots met de kantoortuin op de proppen kwam en deze wonderlijke ruimte naar de achtergrond verdween.
Daar hoef je geen kantoor-architect, sociaal psycholoog of communicatie-expert op los te laten. Een goeie ouwe koffiepot is alles wat je nodig hebt.
En nee, zelfs geen hip Nespresso-apparaat. Het gaat echt om de gezamenlijke, sociale activiteit van het ‘de koffie is klaar’ momentje. Even samen een bakkie doen, kletsen, ideeën uitwisselen.
Het verfrist, plaats de interactie op de juiste plek op vaste (of spontane) momenten – en de mogelijkheid om daarna zo nodig dieper op zaken in te gaan blijft bestaan. Daar zijn altijd aparte ruimtes voor waar een duo of groepje zich kan terug trekken om een en ander verder uit te werken.
Afzondering met koptelefoon
Denk je nu: “Leuk en aardig allemaal, maar ik zit nog steeds in m’n kantoortuin en mijn werkgever gaat er echt niks aan veranderen hier.” Dan zul je het privacy-heft in eigen handen moeten nemen. Niet moeilijk. In plaats van de koffiepot is er voor jou… De koptelefoon.
Zet ‘m op (letterlijk en figuurlijk) en block zo de geluiden uit je omgeving. Extra voordeeltje: je collega’s zien meteen dat je gefocust probeert te werken en dit dus niet het moment is om jou te storen.
Zo herpak je de controle dus heel simpel over jouw werk-momenten en sociale momenten. Koptelefoon op: focus, werk, productiviteit. Koptelefoon af: sociaal, interactie, communicatie. Ik zei toch dat het simpel was?
Lijkt het je toch nog lastig om jezelf zomaar af te sluiten van de rest met zo’n ding op of in je oren? Hier wat extra tips om het toch nog makkelijk te maken, zonder vreemde blikken.
Samengevat
Onze welbekende kantoortuin werkt letterlijk niet. Hoe we ons zo hebben kunnen vergissen in het effect van de kantoortuin op onze productiviteit, welzijn en communicatie? We hebben gewoonweg de verkeerde prioriteit gehad. Socializen, communiceren en uitwisselen zit dan wel in onze natuur, het is echter niet onze eerste keuze. Privacy heeft onze voorkeur, als het op werken aankomt. Daarna komt de sociale aard naar boven.
Zodra dat sociale dier in ons naar boven komt, of we een goed idee willen delen zoeken we dat namelijk zelf wel op. In dat geval kiezen we er in elk geval zelf voor om de onderlinge interactie aan te gaan of het contact op te zoeken.
Want ik begrijp, kruisbestuiving en communicatie ís belangrijk binnen elke organisatie. Dáárom is het ook zo belangrijk om het bevorderen van dat sociale aspect niet fout aan te pakken – met een kantoortuin – maar het goed te doen, met bijvoorbeeld de koffiepot of de koptelefoon in combinatie met goede afspraken.
Waarom Facebook voor zijn nieuwe hoofdkantoor dan tóch heeft gekozen voor een gebouw met gigantische kantoortuinen? Ik weet het niet. Misschien heeft het te maken met de drang van Facebook om het delen van hoofdzakelijk nutteloze informatie ook in de échte wereld te bevorderen. Fabrikanten van koptelefoons zullen er in elk geval wel bij varen.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
