Zwoegen, uitsloven, buffelen — wil je ooit succesvol zijn, dan bereik je zó je doelen. Althans, dat is wat productiviteit-goeroes prediken. Wat zij echter vergeten blijkt cruciaal: met alleen hard werken kom je er niet — je zal kwaliteit moeten leveren. Dat betekent dus niet hárder werken, maar slimmer. Hoe dat werkt, lees je hier.
Hard werken staat niet gelijk aan succes — dit is waarom
Hard werken loont.
… tenminste, dat is de overtuiging van haast iedere productiviteitscoach, ‘goeroe’ of motivatievideo die je op Youtube of op je Instagram feed vindt.
Met hun stevige woorden en meeslepende verhalen vertellen ze je dat je nog harder moet werken, wil je ooit succesvol worden of productief zijn — een opzwepend en dramatisch nummer op de achtergrond kan hierbij natuurlijk niet ontbreken.
Met kreten als “pas wanneer je 24/7 ‘hustled’ bereik je mee dan je tegenstanders” of “the hardest worker in the room is always going to beat the talented guy” vertellen ze jou dat pas wanneer jij je het apelazerus werkt, je goed bezig bent.
Aanstekelijke boodschappen, zeker — maar klopt het wel? Bereik je inderdaad meer wanneer je hard werkt?
Nee.
Als hard werken gelijk zou staan aan een goed salaris en succes, dan zouden mensen uit de bouw, het onderwijs of de agrarische sector de best betaalde banen hebben.
Hard werken staat dus helaas niet gelijk aan succes — het is zeker een onderdeel van succes, maar met alleen hard werken kom je er niet. Geloof jij echter dat dit wel het geval is dan loop je kans dat jij jezelf overwerkt. En de kwaliteit van je werk? Ook niet altijd optimaal.
Kies daarom kwaliteit, niet kwantiteit
Jij kunt wel met trots verkondigen dat je weken maakt van 40, 50 of zelfs 60 uur, maar wanneer jij deze uren opvult door aan de verkeerde taken en projecten te werken, ben je simpelweg nutteloos bezig;
- Wanneer jij bijvoorbeeld het merendeel van je tijd besteedt aan vergaderingen waarvan achteraf bleek dat jij er geeneens bij had hoeven zijn, ben je zeker ‘druk’ geweest, werkelijk productief was het niet — al tikte je die week 60 uur aan.
- Daarnaast hoef je ook niet in iedere taak dezelfde hoeveelheid energie te steken. Jij kunt bijvoorbeeld wel drie uur besteden aan het opstellen van een insignificant rapport, maar wat heb je eraan als je hierdoor geen tijd meer hebt om aan die daadwerkelijk belangrijke taak te werken.
De aantal uren en energie die jij ergens insteekt, zegt dus niets over de daadwerkelijke kwaliteit die jij levert. Uiteindelijk maakt het dus niet uit hoe hard je werkt, wanneer je enkel aan de verkeerde dingen werkt — je verspilt enkel je tijd.
De overtuiging dat hard werken loont, zul je dan ook moet aanpassen:
Focus je op de kwaliteit die je neerzet in een bepaalde tijdsduur, niet op hoeveel uren je draait. Dat betekent dus dat je niet harder moet werken, maar slimmer. Hoe?
- Wees kritisch over wat in jouw agenda staat én
- … denk na of de tijd die jij in onbelangrijke taken stopt daadwerkelijk nodig is — is dat rapport bijvoorbeeld ook goed genoeg wanneer je er één uur aan werkt, in plaats van drie?
Keiharde keuzes maken in waar jij je tijd en aandacht aan besteedt, dus.
Slimmer werken — 4 stappen bepalen je prioriteit
Om die keiharde keuzes te maken, zul je eerst in kaart moeten brengen welke klussen zich allemaal op jouw bordje bevinden. Daarna kun je prioriteiten stellen om zo te bepalen wat de meeste kwaliteit, impact en waarde oplevert.
1. Maak je hoofd leeg met een gedachtendump
Begin door alle klussen uit je hoofd te schrijven met een zogenaamde ‘gedachtendump’. Neem een lege kladblok en minimaal een half uurtje van je tijd. Schrijf alle klussen en afspraken op die in je opkomen — van onafgeronde klusjes die maar blijven liggen tot aan documenten die nog gedigitaliseerd moeten worden.
In onze training Time Management leer je meer over deze gedachtendump en alle geheime plekken waar informatie zich verzamelt. Volg ‘m eens en krijg overzicht.
Bijvoorbeeld:
Bellen adviesbureau personeelsgeschenken
Statuten opgeven
Contract Joep bespreken
Posten social media
HR mailen aanpassingen vacature
Reservering verifiëren
Contact opnemen en afhandelen klacht van belangrijke klant
Opstellen nieuwe kwaliteitscontrole
Jaarcijfers publiceren
Lunch plannen met afdeling Logistiek
2. Bepaal je prioriteiten
Een overvolle lijst ligt vervolgens voor je.
Waarschijnlijk zou je eerder direct aan de slag zijn gegaan om ieder punt zo snel mogelijk af te werken, maar zoals je weet levert die hard-werken-mentaliteit niet veel op.
Slim werken daarentegen, betekent dat je kritisch kijkt naar die taken en je afvraagt: “moet ik hier wel echt mijn tijd en aandacht aan besteden? Levert het daadwerkelijk de meeste waarde en impact op?” Prioriteiten stellen, noemen we dat.
Om nou te bepalen welke taken op je ‘gedachtendump’-lijst hieraan voldoen, plaats je al je klussen in een overzicht waarbij je kijkt hoe belangrijk een klus is.
- Wél belangrijk, de bovenste rij: jij moet er iets mee doen — nu of later.
- Niet belangrijk, de onderste rij: jij hoeft er niet iets mee te doen — het kan gedelegeerd of geschrapt worden.
Plaatsen we de klussen van jouw gedachtendump in dit schema dan ziet dat er bijvoorbeeld zo uit:
De klussen die zich in de bovenste rij bevinden zijn de taken en projecten waaraan jij je aandacht besteedt, wil jij het meeste uit je werkdag halen.
20% van jouw aandacht aan deze prioriteiten schenken, brengt al snel 80% van het resultaat op. Wil je dus een werkelijk productieve dag hebben, houd je dan voornamelijk met deze taken bezig.
Al die taken op de onderste rij schrap je volledig of je besteedt ze uit — precies, delegeren:
- Delegeren: zodra iemand anders de taken sneller, beter of goedkoper kan uitvoeren, geef het dan uit handen. Op die manier kun jij je bezig houden met die 20%-taken en kun je je productiviteit verhogen.(Hier lees je hoe je dat netjes doet. Wil je nou meer weten over het delegeren van taken, volg dan eens onze training Time Management.)
- Elimineren: taken die niet belangrijk zijn, zijn vaak slechts boosdoeners die jou van je kostbare tijd beroven. Je kunt ze dan wel laten verstoffen op je gedachtendump-lijst, maar als je zeker weet dat ze toch geen kwalitatieve bijdrage leveren, schrap ze dan in hun geheel.
De klussen die daadwerkelijk belangrijk zijn en dus de meeste waarde en impact opleveren blijven over. Wat doe je hiermee?
3. Maak een actieplan
Vanzelfsprekend lukt het niet om al deze belangrijke klussen in één keer uit te voeren. (Slim werken, in plaats van hard, weet je nog?) Je zult er dan ook maximaal 3 moeten kiezen waaraan jij deze week wil werken.
Om nou te voorkomen dat ad hoc klussen of afspraken aan de haal gaan met jouw planning, zul je deze prioriteiten moeten vastleggen. Doe dit door gebruik te maken van een agenda en een takenlijst.
Onthoud wel dat je vooraf goed bedenkt hoeveel tijd en energie een taak waard is.
Blok daarom niet zomaar willekeurige tijd in, maar maak het concreet. Kijk kritisch naar wat er moet gebeuren én bedenk met welk resultaat jij tevreden zou zijn — soms wil je voor een negen gaan, soms is een zesje ook voldoende.
Plan je taken op basis van die overwegingen in.
Hoe je precies die klussen in zo’n time management-systeem plant, lees je uitgebreid hier. Of volg een 1-daagse training Time Management waarin we samen met jou aan de slag gaan dit systeem in te richten.
4. Bewaak je tijd
Je hebt nu een duidelijk plan en een productieve werkdag in het vooruitzicht. Om de tijd die jij aan je prioriteiten besteedt nóg efficiënter te benutten, zul je jouw tijd streng moeten bewaken.
Dat houdt in dat wanneer jij bezig met met die belangrijke klus, je géén tijd hebt voor die-niet-zo-dringende-vergadering of de zoveelste collega met een onbelangrijke vraag.
Houd je daarom aan je planning en communiceer ook naar buiten dat je gedurende deze tijdsperiode niet gestoord wil worden.
Dit geldt ook wanneer jij al je prioriteiten hebt uitgevoerd — dat jij klaar bent met het opstellen van een belangrijk verslag, wil niet zeggen dat je dan wel ineens een onbelangrijke meeting moet bijwonen.
Bewaak je tijd en blijf kritisch over taken en afspraken die zich een weg proberen te banen richting je agenda of takenlijst. (Vooral bij thuiswerken!) Je wil niet weer opgeslokt worden in een werkweek van 60 uur waarin je enkel ‘druk’ bent.
Kortom
Wanneer je een tijdje op deze manier werkt, zul je merken dat je misschien minder taken van je ‘to do’-lijst kunt afvinken, maar de taken die je wél uitvoert hebben een veel grotere impact — je bereikt sneller je doelen en heb aan het eind van de week meer gedaan dan wanneer je bloed, zweet en tranen in nutteloze taken had gestopt.
En ook al ‘hustle’ je dan niet ‘24/7’, je bent productief — en dat is kostbaarder dan kunnen opscheppen dat je loze werkweken van 60 uur maakt. Dat vergeten die motivatie-video’s je nog wel eens te vertellen…
Dus, correctie:
Meer weten? Volg een Training Time Management…
In onze 1-daagse training Time Management gaan we veel dieper in op deze technieken. Ben je dus nieuwsgierig en wil je meer te weten komen over de verschillende manieren waarop jij jouw (werk)dag nog productiever kunt maken, volg ‘m dan eens en krijg meer gedaan in minder tijd — altijd fijn.
… of onze training Effectief Thuiswerken voor Teams
Ook zodra je vaak vanuit huis werkt, kun je baat hebben bij een van onze trainingen. Neem onze nieuwe training ‘Effectief Thuiswerken voor Teams’ bijvoorbeeld. Daar ontvang je tips voor thuiswerken en leer je beter samenwerken op afstand. Interessant, vooral nu. Volg ‘m daarom eens, alleen of samen met je collega’s.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
