Uitstellen van lastige taken, stop je zo (1 tip)

Het tuinhuis blijft ongebeitst, je kwartaalrapport onafgemaakt, dat boek ongeschreven en je fiets staat al maanden met kapot voorwiel in datzelfde tuinhuis. Je blíjft deze lastige taken uitstellen. Dit is waarom. En hoe je dat fixt, met 1 slimme tip.

Het tuinhek kraakt. Al jaren. Elke keer dat je het opent en sluit – krieeeek – herinnert het geluid je aan het feit dat je het ding nog altijd niet gemaakt hebt. En elke keer opnieuw denk je:

“Oja, daar moet ik echt nog even naar kijken.”

Om het vervolgens niet te doen. Want er is zoveel te doen, en het tuinhek is nog nooit op de eerste plek gekomen qua prioriteit.

En op je werk, daar wil je eigenlijk al een tijdje een plan opzetten hoe je de communicatie richting klant effectiever kunt inzetten – om voor te leggen aan je manager. Je weet dat het gedaan moet worden, en dat het je werk beter zal maken, maar elke keer dat je deze taak tegenkomt op je lijstje denk je:

“Oja, daar moet ik binnenkort echt eens aan beginnen.”

Maar niet vandaag. Want vandaag heb je het druk met andere, meer dringende taken. En, verrassing, morgen ook.

Hetzelfde geldt voor:

• ‘Zolder opruimen’
• ‘Rapport afmaken’
• ‘Boek schrijven’
• ‘Fiets repareren’
• ‘Woonkamer texen’
• ‘Huisstijl vernieuwen’
• ‘…’

Logisch. Want het zijn stuk voor stuk taken waarbij je bijna niets anders kunt doen, dan uitstellen. Waarom?

Uitstellen – 3 redenen waarom je het doet

Het heeft een reden, waarom je bepaalde taken uitstelt en andere niet. Als je goed kijkt, zijn het namelijk niet per sé de vervelende, maar altijd de lastige taken die het uitstellen te verduren krijgen. Maar je hebt ze zelf lastig gemaakt, door ze op een verkeerde manier als taak te definiëren.

En dát kun je op 3 manieren hebben gedaan:

1. Je hebt überhaupt niet te maken met een taak, maar met een project.
2. Het is wel een taak, maar niet de eerstvolgende taak.
3. Het wel een taak, maar een grote taak (hij kost meer dan 30 minuten).

De derde fout hebben we al eens eerder besproken. In het kort, de herhaling: een taak die langer dan 30 minuten duurt, hoort niet thuis op je takenlijst. Die hoort thuis in je agenda.

De tweede heeft alles te maken met de eerste – en dit geval belangrijkste – reden.

Je hebt helemaal niet te maken met 1 lastige taak. Je hebt te maken met een project, dat bestaat uit verschillende eerstvolgende taken. En die definitie is belangrijk, want het maakt het verschil tussen wél en niét uitvoeren. Tussen wíllen doen en doén. Of, zoals we in de training zeggen over een lijstje vol met nooit uitgevoerde ‘taken’ die eigenlijk ‘projecten’ zijn:

“Wat je hebt gemaakt is een wensenlijst, geen takenlijst.”

Je lijstje ziet er nu namelijk vast ongeveer zo uit:

Da’s een wensenlijst. Een verlanglijst. Die krijg je nooit af, om bovenstaande 3 redenen. Zie je het? Nog niet? Ik zal je helpen.

Wat er mis is met een wenslijst

Wat er gebeurt op deze mismaakte takenlijst, oftewel wensenlijst, zijn de typische 3 fouten:

• ‘Rapport afmaken’ is een taak die zeker langer dan 30 minuten duurt (#3) en misschien zelfs eentje waarvoor je eerst nog andere acties moet uitvoeren (#2).
• Voor ‘Salesplan schrijven’ geldt hetzelfde.
• Voor ‘Lease auto’ zul je waarschijnlijk eerst wat research voor moeten doen, misschien met je manager overleggen en vervolgens afspraken maken met een paar garages. Daar ben je zo al behoorlijk wat taken verder. Het is een project (#1).
• ‘BTW aangifte’ vergt vast ook nog wat acties voordat je daadwerkelijk de aangifte gaat doen. Dát zijn je eerstvolgende taken, de aangifte volgt pas daarna (typische #1, dus). Heb je wel alles al op orde om meteen aangifte te doen, dan zal het nog steeds een grote taak zijn (#3).
• ….

Zie je wat er gebeurt? Je wenslijst is een typisch mix van alle 3 de bovenstaande redenen voor uitstelgedrag. Geen wonder dat je ze aan het uitstellen blijft.

Uitstellen op landelijk niveau: bijna íedereen doet z’n aangifte op het laatste moment, zelfs nu het digitaal supersnel gebeurd is.

Van wensenlijst naar takenlijst – dé tip

Daar wil je dus van af. Je wensenlijst schiet niet op, en je wil stoppen met dat uitstellen. Dat kan. Door van je wensenlijst een échte takenlijst te maken.

Om dat te doen, moet je 1 aanpassingen maken in je lijstje. Het sleutelwoord daarbij is:

“Eerstvolgende actie.”

Op je takenlijst komen namelijk alleen nog maar zogenaamde ‘eerstvolgende acties’ te staan, in plaats van wensen. Een eerstvolgende actie heeft namelijk alles in zich om uitgevoerd (actie) te worden, in plaats van uitgesteld (wens).

Een eerstvolgende actie is namelijk:

• Één concrete actie,
• met het werkwoord voorop,
• in hapklare brokken van maximaal 30 minuten.

Als je van je wensenlijst (vol wensen / projecten) dus een takenlijst (vol taken / eerstvolgende acties) maakt, ziet dat er ongeveer zo uit:

Wat je op deze takenlijst ziet:

• Allemaal eerstvolgende acties,
• Die daarna worden vervolgd met volgende eerstvolgende acties,
• En daarna eventueel met nog meer eerstvolgende acties…
• …Totdat je project (alles groter dan 1 actie) klaar is!

Wat je bovendien ziet zijn 3 soorten eerstvolgende acties:

• Een ‘to do’ (iets wat je fysiek moet doen)
• ‘Wachten op’ (bv. feedback van collega)
• ‘1:1’ (je moet iets overleggen met een ander)

Wat je nu moet doen

Wat je vervolgens doet met je takenlijst, om het uitstellen compleet uit te bannen, is je eerstvolgende acties inplannen. Of dat nu een to do, een wachten op, of een 1:1 is. Een ontzettend belangrijk detail, dat plannen, anders is er kans dat je je eerstvolgende acties alsnóg aan het uitstellen blijft.

Gebruik voor je takenlijst en het inplannen ervan bij voorkeur een digitale takenmanager. Daar kun je namelijk meteen aangeven wanneer een actie / taak tevoorschijn moet komen.

Dát is plannen.

Niet elke dag dezelfde takenlijst erbij pakken en eens zien wat je vandaag eens zal gaan doen. Logisch dat de lastige taken dan blijven liggen. Nee, je werkt alleen nog maar met eerstvolgende acties die op de juiste dag op je lijstje verschijnen. Misschien zelfs gecategoriseerd binnen één project (‘Rapport maken’).

Vervolgens plan je alle eerstvolgende acties binnen dat project in, op het juiste moment:

• Voor vandaag staat er dan bijvoorbeeld – ‘Lezen: Rapport 2016’.
• Voor morgen – ‘Wachten op: feedback Peter (nog niet ontvangen = stuur reminder)’.
• Voor vrijdag – ‘Verwerken: feedback Peter’.
• Voor maandag – ‘Laatste revisie Rapport’.
• Voor dinsdag – ‘1:1 bespreken: met manager’.

En voor het einde van volgende week is je rapport klaar! Zomaar! Alsof het niets is.

Let op!

Duurt een eerstvolgende actie langer dan 30 minuten (‘verwerken: feedback Peter’ bijvoorbeeld, als hij veel feedback heeft) dan plan je hem niet in je takenmanager, maar in je agenda.

Hetzelfde doe je met de rest van je wensen / projecten: van je tuinhuis verven tot Belasting aangifte doen. Alles dat meer dan één eerstvolgende actie omvat, pak je op deze manier aan.

Dus

Om te stoppen met uitstellen en te starten met uitvoeren, moet je net even anders met je takenlijst omgaan. Dat is namelijk geen takenlijst, maar een wensenlijst. Een lijst vol met grote, lastige taken die vaak zelfs complete ‘projecten’ genoemd mogen worden. En aan een groot project beginnen, is zo makkelijk nog niet. Dé reden dat je blijft uitstellen. Liever begin je vooraan, met de eerstvolgende actie. Daar zit ‘m de crux:

• Werk niet meer met wensen, maar met eerstvolgende acties (een ‘to do’, een ‘wachten op’ of een ‘1:1’) die samen één project vormen.
• Plan die in de juiste volgorde, op de juiste dagen in, in je takenmanager (kleine acties) of in je agenda (grote acties).
• Vink eerstvolgende actie na eerstvolgende actie af…
• ….Tot alle acties op zijn en – warempel! – je tuinhek is gefixt.

Lijkt opeens zo lastig niet meer, toch? Precies. Dáár heb je het uitstellen te pakken. Je hebt de 3 ‘lastig om te beginnen’-elementen geëlimineerd en je project zo concreet gemaakt dat je niet anders meer kunt dan uitvoeren, in plaats van uitstellen.

Goed nieuws voor je tuinhek. En je tuinhuis. En je kwartaalrapport. En je zolder. En je woonkamer. En je fiets. En je sales plan. En je boek. En je huisstijl. En de Belastingdienst. Die is ook blij als je stopt met uitstellen. Net als jij.