De wijzen komen werkelijk uit het Oosten. De grootmeesters van Toyota (zowel in de auto-industrie als in innoverende werkwijzen) kunnen ons nog wat leren over slimmer werken. “Kaizen” heet hun aanpak. Maar wat is Kaizen? Kaizen toepassen in je dagelijkse werk zou zomaar de ultieme carrièreboost voor je kunnen betekenen!
Sakichi Toyoda was de grondlegger van Toyota (nee, geen tikfout – de merknaam werd later met een ‘t’ geschreven omdat makkelijker was in Japanse tekens) en hij werd ook wel de Thomas Edison van Japan genoemd.
Hoe het begon
Toyota startte als textielwarenfabriek, genaamd Toyoda Loom Works. Sakichi zat namelijk in die business, maar kon het niet verdragen dat er zo conservatief en inefficiënt gewerkt werd.
Niemand zat te wachten op vernieuwing, toen hij met vernieuwing kwam. Dat mag inderdaad best ‘een gevalletje Thomas Edison’ genoemd worden. Hij haalde het hele proces van textiel weven uit elkaar en zette het opnieuw in elkaar; geautomatiseerd. Het automatisch weefgetouw, oftewel textielmachine, was geboren.
Sakichi’s zoon erfde zijn innovatiedrang, maar niet zijn voorliefde voor textiel. Die ging uit naar auto’s. Dus startte hij, Kiichiro Toyoda (namen hoef je niet te onthouden, er komt geen overhoring), in 1937 de Toyota Motor Company als spin off van Toyoda Loom Works. Hij paste daar hetzelfde trucje als zijn vader toe, maar dan op de automobiel.
Een familie-tactiek op het gebied van productiviteit was geboren. En ‘Kaizen’ is zijn naam.
Akio Toyoda, de huidige directeur van Toyota, leerde Kaizen van zijn vader – en die weer van zijn vader – en die weer van zíjn vader
Wat is Kaizen?
Wat was die tactiek van de familie Toyoda dan? Dat magische middel dat elke onderneming in een succes veranderen, van opa Sakichi tot op de dag vandaag? Wat is Kaizen, uitgelegd aan de hand van zijn 4 meest typische (en zometeen door jou toepasbare!) kenmerken.
Kaizen kenmerk 1 – automatiseren
De familie Toyoda was gek op automatiseren. Sakichi deed het aan het begin van de vorige eeuw met zijn automatisch weefgetouw. Zijn zoon Kiichiro introduceerde de bekende lopende band genaamd ‘Toyota Production System’. Het hele proces van auto’s maken werd uit elkaar gehaald en opnieuw in elkaar gezet met als doel: vernieuwing, efficiëntie en slimme productie. Oftewel: automatisering. Een zoon van z’n vader. En de eerste echte concrete toepassing van Kaizen in het bedrijfsleven van Toyota.
Kaizen kenmerk 2 – stelen
“Beter goed gejat dan slecht bedacht”, is de tweede concrete uiting van de filosofie van het Kaizen.
Onder Kiichiro werd deze aanpak voor het eerst, en niet al te subtiel, toegepast. Om zijn eerste auto op de markt te brengen, hield hij namelijk geen uitgebreide brainstormsessies of creatieve teambuilding-middagen om tot een goed model te komen.
Nee, een goed model bestond al. Dus kopieerde hij dat! Openlijk keek hij af bij de concurrent, Ford in dit geval, en bouwde vervolgens een bijna exacte kopie van de Chevrolet Sedan. Onder de naam ‘Toyota AA’ kwam deze (stukken efficiënter geproduceerde) auto op de Japanse markt.
Kaizen kenmerk 3 – innoveren, innoveren, innoveren
Na Kiichiro’s dood bleef de filosofie van zijn vader en hem springlevend: de innovatietrend zette door. Toyota bleef groeien en groeien. Later nam zíjn zoon – Shoichiro – het roer over, en daarna op zijn beurt zíjn zoon – de huidige CEO Akio. Ook zij brachten alle twee hun eigen innovaties voort, zoals in de laatste jaren nog met ‘s werelds eerste massa-geproduceerde hybride auto; de Prius.
Kaizen kenmerk 4 – kwaliteit, dán kwantiteit
Akio, de huidige CEO van Toyota en achterkleinzoon van grondlegger Sakichi, zegt volgens insiders altijd tegen zijn mensen:
“Probeer niet de eerste plek te halen, maar doe dingen goed. Maak de beste auto’s en het geld komt vanzelf.”
Door te focussen op wat het belangrijkst is, de kern van wat je doet (de beste auto’s maken, in het geval van Toyota), en dát te optimaliseren en blijven verbeteren krijg je kwaliteit. En daarmee komt het succes vanzelf, zegt Akio.
Alles wat niet binnen die kwalitatieve kern valt, elimineer je. Het zijn de overbodige ‘verspillers’ in Kaizen vaktermen. Ze brengen alleen maar versnippering en houden je weg van kwaliteit, focus, verbetering en succes.
Wat jij met Kaizen kan
Oké: processen automatiseren, goede ideeën schaamteloos kopiëren, blijven innoveren en absolute kwaliteit van je product of dienst hebben voordat je overgaat op kwantiteit. Je snapt de filosofie, je kent de kenmerken van Kaizen, en je wil als Toyota: vooruit – gestaag en kordaat. Maar je bent geen Japanner met een auto-familiebedrijf dat wereldwijd miljoenen auto’s verkoopt.
Toch kan Kaizen ook heel goed voor jou werken.
Waar het om draait is namelijk: innovatie, efficiëntie, verbetering van processen en van je product. Oftewel: slimmer werken, met beter resultaat. Dat is wat Kaizen voor iedereen kan doen – wel of geen Japanner, met of zonder autobusiness.
Luister daarvoor nog eens goed naar Akio:
“Doe de dingen die je doet goed.”
En vervolgens naar het letterlijke antwoord op wat is Kaizen:
“Veranderen naar beter.”
Of, iets uitgebreider:
“Het uiteenhalen en opnieuw in elkaar steken, op een betere manier.”
Dát kun jij ook.
Door de 4 elementen van het Kaizen in te voeren in je eigen werk(planning). In 4 stappen.
Zelf Kaizen in 4 stappen
1. Bekijk je bouwstenen.
Bekijk goed uit welke bouwstenen jouw werk bestaat. Wat doe je allemaal in een gemiddelde werkweek?
Denk aan:
- vergaderingen,
- afspraken met klanten,
- opstellen van projectplannen,
- begeleiden van stagiaires,
- forenzen,
- mail wegwerken,
- …
Maak gerust een lijstje van al je bouwstenen; hoe groot of klein, hoe belangrijk of minimaal ze ook zijn.
2. Bepaal je ‘kwaliteit’. Plan dat als eerst.
Waar liggen voor jou de kern van je werk en je talenten? Wat is het belangrijkste product of de belangrijkste dienst die uit jouw werkzaamheden moet voortkomen?
Denk aan:
- de kwalitatief beste auto ter wereld maken (als je manager of directeur van een autobedrijf bent);
- klanten zo tevreden mogelijk bedienen en de goede relatie met hun bewaken en versterken (als je account-manager bent);
- huizen zo goed én efficient als mogelijk verkopen, naar tevredenheid van zowel de verkoper als de koper (als je makelaar bent);
- goed timmerwerk afleveren dat minimaal 25 jaar meegaat (als je timmerman bent);
- …
“Doe de dingen die je doet goed…” – echo van Akio
Wat dat ook is, doe het goed. Om je focus bij die kwaliteitsbezigheid te houden, en versnippering door verspillers te voorkomen, bepaal je voor elke dag van de week wat jouw belangrijkste bezigheid is. Één allerbelangrijkste taak die voorrang heeft op alle andere. Dát is de taak die je als eerste op je werkdag inplant, wanneer je hersens het meest optimaal functioneren en je de beste kwaliteit werk kunt afleveren.
Pas daarna komt al het andere, of misschien zelfs helemaal niet:
3. Automatiseer, delegeer en elimineer.
Sommige van je bouwstenen hoef jij misschien helemaal niet te doen. Het is er ingeslopen, of je hebt je nooit bedacht dat een ander het prima van je kan overnemen – of dat het misschien geautomatiseerd kan worden.
Bepaalde handelingen die je wekelijks blijft herhalen, dat is je lopende-band-werk. En dat zou je eens moeten automatiseren en ervoor zorgen dat het zo min mogelijk energie (en stress) kost, net als overgrootopa Sakichi Toyoda deed met zijn textielwerk.
Wat is Kaizen voor jou? Denk aan:
- Elke dag je mail wegwerken. Daar wil je niet meer over hoeven nadenken en plan je het liefst automatisch in door een afspraak in je digitale agenda te laten herhalen; elke werkdag in het uur voor (of na) de lunch en het laatste uur van je werkdag bijvoorbeeld. Alleen tijdens die tijdvakken ben je met e-mail verwerken bezig, daarbuiten ben je met je ‘kwaliteiten’ bezig.
- Elke week bijeen zitten met je projectteam. Dat plan je automatisch op een vast moment in, zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Bijvoorbeeld op elke maandagmiddag vlak voor het einde van de werkdag. (Of elimineer dat overleg!)
- Alle onnodige CC-mails die je krijgt. Ze blijven komen en jij blijft ze één voor één verwijderen. Kun je ook een automatische CC-map voor aanmaken in Outlook. Hoef je ze helemaal niet meer te zien. Of je plant (automatisch!) om de map eens per week te bekijken.
4. Herhaal.
Blíjf op deze manier “veranderen naar beter”, wat Kaizen letterlijk in essentie is. Blíjf je werk(wijze) optimaliseren en kritisch bekijken – door er wekelijks een momentje voor te plannen. Aan het eind van je week bijvoorbeeld, gedurende een half uurtje na de lunch op vrijdagmiddag.
Op dat moment bekijk je opnieuw:
- Wat je bouwstenen zijn.
- Welke de belangrijkste zijn en je dus als eerste op je werkdagen inplant.
- Welke je kunt elimineren of delegeren en welke je kunt automatiseren, om ‘verspillers’ te minimaliseren en te focussen op kwaliteit.
Zo doe je in feite precies wat Toyota ook heeft gedaan bij Ford. Hun beste idee stelen (of noem het ‘kopiëren’) en optimaal voor jezelf inzetten: dat is ook Kaizen, in dit geval.
Want dat werkt
Kaizen als werkfilosofie en -aanpak legde Toyota uiteindelijk geen windeieren. In 2008 verkocht het Japanse bedrijf van Sakichi Toyoda en zijn zonen meer auto’s dan het Amerikaanse General Motors. Daarmee versloegen ze na 70 jaar de meester: het land dat al sinds de dagen van Ford de meeste auto’s ter wereld verkocht.
De keizer van ‘Kaizen’, Toyota, kreeg eindelijk de kroon.
Want dát is wat hen zo groot heeft gemaakt. Die filosofie, waar overgrootvader en grondlegger Sakichi ooit mee begon en zijn nazaten nooit mee zijn opgehouden. “Wat is Kaizen?”, is voor jou vanaf nu geen raadsel en ‘vaag management-jargon’ meer.
Kaizen: blijf veranderen naar beter.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
