Doorbreek afleiding en ad hoc werken met MIT’s

Doorbreek afleiding en ad hoc werken met MIT’s

Hoe doorbreek je de grip van afleidingen en ad-hoc klussen op je werkdag? Door jouw MIT’s op te stellen – elke dag opnieuw. MIT’s helpen je te onthouden wat belangrijk is en je tijd optimaal te benutten. Benieuwd geworden naar dit wondermiddel?

MIT’s… Waar hebben we het dan over? ‘Meer Intern Touwtrekken’, ‘Mag Ik Thuiswerken’ of ‘Marginale Interesse Tonen’? Nee, iets beters. Iets dat je dagelijkse leven en je kijk op tijd zal veranderen als je er nog niet mee werkt.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

MIT’s: Most Important Tasks

MIT’s zijn de kern van het belangrijkste onderdeel van time management: prioriteiten stellen. Wanneer je niet weet welke taak je vandaag het best als eerste kunt oppakken – en welke als tweede en derde – zul je ad-hoc blijven reageren op je omgeving en bepalen anderen je dag volledig.

Je werkt jezelf continu in de nesten door altijd tijd tekort te hebben, deadlines te missen en elke avond extra te werken om je slechte gebrek aan prioriteiten maar rechtgebreid te krijgen. Geen gezonde situatie om lang vol te houden. Voer voor een burn-out, zelfs.

Liever werk je met MIT’s en krijg je daarmee de controle over je taak en tijd weer terug.

tijd winnen 2

MIT’s: wat & wanneer

Wat zijn die wonderlijke MIT’s dan precies? Wat moet je er precies mee doen? En wanneer?

Je Most Important Tasks zijn de taken waarvan je besluit: “Dit ga ik vandaag in elk geval gedaan krijgen.” Het zijn de taken die voorrang hebben op alle andere taken.

Het zijn, zoals de naam al zegt, je ‘meest belangrijke taken’. Welke taken dat vandaag (of morgen) voor jou gaan zijn, dat bepaal jij. Afhankelijk van de kern van je functie, de doelen in je werk en leven, pik je de belangrijkste taken van je takenlijstje en plaats je deze helemaal bovenaan. Meestal zijn dat er een stuk of 3. Een mooi, haalbaar aantal.

Begin daarbij het allereerst met de taak waar je het meeste moeite mee hebt, het meest tegenop ziet en/of die het allerbelangrijkst is – ook wel je ‘kikker’ genoemd. Het afronden hiervan geeft energie en motivatie. Daarna volgen de tweede en derde belangrijkste taken pas.

tijd winnen 1
Je voert je MIT’s dus uit, vóórdat je alle andere dingen gaat doen. Vóórdat de drukte en chaos begint en vóórdat anderen allerlei ‘dringende’ taken naar jouw hoofd gaan slingeren. En doe me een plezier, rond op zijn minst één MIT af nog vóórdat je je mail gaat checken.

Vroeg op de dag, voordat je iets anders doet, is hét perfecte moment voor je MIT’s doordat je brein dan het meest optimaal werkt. En waar wil je nou liever je beste breincapaciteit aan besteden dan aan je belangrijkste taken?

3 vragen om te bepalen wat jouw MIT’s van de dag zijn

Weet je niet goed wat jouw belangrijkste taken zijn? Begrijpelijk. Niet iedereen heeft een duidelijke koers in zijn (werk)leven. Jammer, maar waar.

Om je desondanks te helpen bij je MIT’s, zijn er een paar vragen die je jezelf kunt stellen om erachter te komen wat er op dit moment belangrijk is (in je werk- en je privéleven!):

1. Wat zijn mijn belangrijkste projecten op dit moment?

(een nieuwe website voor je bedrijf, of thuis de zolder op orde krijgen bijvoorbeeld)

2. Welke acties kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?

(probeer de rest, zo snel mogelijk, te delegeren)

3. Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?

(dat kan een ontspannen weekendje met je partner plannen, of de koers van je afdeling of bedrijf opnieuw bepalen zijn)

Deze 3 vragen werken het best in deze volgorde, maar je mag jezelf ook alleen de laatste vraag stellen. Die is namelijk het effectiefst van allemaal. Het gaat uiteindelijk allemaal om ‘de waarde van je tijd’. Kies daarom de taken met de meeste impact en het meeste waarde.

Extra tips:

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

* Wil je meer weten over waardevolle taken, prioriteren en delegeren? Check het handige model van Eisenhower dan eens.

* Stel je MIT’s het liefst de avond van tevoren (voor de beste nachtrust) of ’s ochtends vroeg op.

cursus time management

MIT’s helpen je verder – beloofd.

Door te werken met MIT’s ga je niet alleen doelgericht, maar ook gegarandeerd zinvol met je tijd om. Je werkt ergens naartoe, in plaats van een slag in de rondte. MIT’s helpen je namelijk je projecten af te ronden en doelen te bereiken, doordat je elke dag een stapje (of 3) in de juiste richting zet. Ze helpen je slimmer te werken, in plaats van meer te werken.

Dit durf ik je te beloven, omdat ik wéét dat het werkt – uit eigen ervaring en doordat andere toonaangevende time managers precies diezelfde ervaring hebben met MIT’s:

“I’ve found this to be one of the best things I’ve ever done in my work day, because it helps me to focus, I get important stuff done, and I can accomplish a lot with less effort.” – Leo Babauta, ZenHabits

“It’s not a new concept, and it’s almost too simple to need explanation. But it’s been revolutionary in my life.” – Tsh Oxenreider, The Art of Simple

“It is a very simple habit, but extremely powerful if done every day.” – Asian Efficiency

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Comments

  1. Clara reageert:

    Ten eerste wil ik zeggen dat ik dit een handig en nuttig artikel vind, bedankt! Ik heb echter twee vraagjes: wat als het niet lukt om (een van) de MIT’s te behalen en is het verstandig om een MIT klein te houden (dus om bijvoorbeeld een project op te delen in meerdere MIT’s)?

  2. Beste Clara, dank voor je compliment en reactie.

    Ik houd voor mijn eigen werk/functie als richtlijn aan dat ik minimaal 2 uur in de ochtend besteed aan mijn 3 MIT’s. Echter, als het even gaat probeer ik hier liefst de hele ochtend voor te nemen (+/- 3,5 uur in totaal). De middag gebruik ik nagenoeg standaard voor het wegwerken van e-mail, (telefonische) afspraken, belangrijke onverwachte zaken die in de ochtend zijn binnengekomen etc.

    Het niet behalen van een MIT komt bij mij nagenoeg niet (meer) voor, omdat ik in dat geval desnoods doorwerk aan het afronden van de MIT in de middag. Het gaat hier immers om de voor jou belangrijkste zaken van de dag.

    Indien het regelmatig voorkomt dat je je MIT’s niet afgerond krijgt door externe omstandigheden of (interne) afleiding, is het van belang om hierop te reflecteren en te kijken wat je daaraan in de toekomst kunt doen om je werkomstandigheden te optimaliseren. Denk daarbij aan: hulp van collega’s inschakelen voor het opvangen van telefoontjes, afleidingen van niet-relevante programma’s op je computer uitschakelen, op een andere locatie werken etc.

    Wat betreft je vraag over de tijdsduur: ik maak mijn MIT’s altijd passend voor bovengenoemd tijdvak in de ochtend, dus 2 tot 3,5 uur in totaal. Dit kan inderdaad betekenen dat ik een groter project opknip in meerdere kleine MIT’s.

Trackbacks

  1. […] basis daarvan stel je je MIT’s (Most Important Tasks) voor de volgende dag op. Je prioriteert, houd je doelen helder en hebt een duidelijk beeld van de […]

  2. […] nu te checken (je inbox). Weersta dat alles en start met plannen. Niets uitvoerigs of ingewikkels. Kies gewoon de 3 belangrijkste, grootste of ergste taken (MIT’s = Most Important Tasks) uit en start daarmee. Slik die nare kikker als eerste, pak dan de op-één-na belangrijkste op en […]

  3. […] hebt je prioriteiten verkeerd in de planning staan (let op je MIT’s!); […]

  4. […] Accepteren is dus een lastig proces, dat lukt niet zomaar. Oefeningen die je daarbij kunnen helpen, zijn om iedere dag een dankbaarheidslijstje te maken voor je naar bed gaat en om ‘s ochtends na het ontbijt niet meer dan drie (haalbare) doelen per dag op te schrijven. […]

  5. […] die je zo snel als mogelijk uitvoert omdat er anders (grote) problemen ontstaan. Écht urgente ad-hoc taken vallen ook onder deze categorie. Voor een reguliere kantoorwerker mag deze categorie taken niet […]

  6. […] Het eerste uur van je dag wordt ook wel ‘The Golden Hour’ genoemd. Je hoofd is nog leeg, terwijl je zintuigen al op scherp staan. Het is dit moment waarop je de toon zet voor de rest van de dag. Wordt het er eentje vol stress, of vol overzicht? […]

  7. […] dus eens afstand te nemen van alle ad hoc taken op je werk en van die collega die NU iets van je wilt hebben. Wees je bewust van die stip op de horizon. […]

  8. […] verspillers te voorkomen, bepaal je voor elke dag van de week wat jouw belangrijkste bezigheid is. Één allerbelangrijkste taak die voorrang heeft op alle andere. Dát is de taak die je als eerste op je werkdag inplant, wanneer je hersens het meest optimaal […]

  9. […] ontneemt jezelf het genot van een smeuïge gevulde koek uit de kantine, totdat je de drie belangrijkste taken van vandaag hebt […]

X