“Meetings zijn vergif” (en managers ook) volgens werk-expert Fried

“Meetings zijn vergif” (en managers ook) volgens werk-expert Fried

Werk is als slaap, zegt slimmer werken expert Jason Fried: als het onderbroken wordt, moet je weer helemaal opnieuw beginnen – en beter wordt het er niet van. De grootste werk-onderbrekers? M&M’s… Pak die aan, als je wat gedaan wil krijgen op kantoor.

Jason Fried, co-auteur van het wereldberoemde slimmer werken boek ‘ReWork’, heeft nogal wat te zeggen over werken. En dan vooral over hoe we het nu fout doen. In zijn (meer dan 3½  miljoen keer bekeken) TED-talk ‘Waarom werken niet lukt op het werk’ verkondigt hij de grootste problemen van ons kantoor – én heeft hij 3 simpele oplossingen voor je.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

 

Daar zit hem dus de crux: afleidingen en onderbrekingen op kantoor.

Simpele taken krijg je misschien nog wel gedaan op je werk. Knal er even een pomodoro doorheen en je kunt na die 25 minuten weer wat van je lijstje afvinken. Maar écht denkwerk, schrijfwerk, creatief werk, probleemoplossend werk of analytisch werk; dat werkt niet op kantoor. Waarom? Simpel. Omdat je voor dit soort werk tijd en focus nodig hebt. Twee dingen die je op het moment waarschijnlijk niet vindt op jouw werkplek. Daar vind je voornamelijk tijdverlies en afleiding.

Jason: “Voor écht werk heb je een uitgestrekte, ononderboken tijdsperiode nodig. Je zit 8 uur op kantoor, maar wie heeft er nu 8 uur voor zichzelf daar? [..] Een uurtje heb je… misschien.”

Waarom die onderbrekingen zo’n probleem zijn

Omdat afleiding je werk-flow onderbreekt, je focus. En dat (denk)werk, werkt in feite net als slaap. Je komt steeds dieper en dieper in je focus-flow terecht. Je zit er net helemaal in, je brein draait op volle toeren, de ene na de andere doorbra… – tot iemand je weer stoort. Of iets, zoals je mailnotificatie. Op zo’n moment word je als het ware ‘gewekt’ uit je flow. En dat werkt niet. Net als met je slaap.

Jason: “Slapen doe je, net als diep denkwerk, in fases. Je moet door een paar stadia heen om in de echte diepe slaap te komen. En als je onderbroken wordt tijdens één van die fases, dan kun je niet weer zomaar ‘verder slapen waar je gebleven was’. Je moet opnieuw beginnen.

[..]

Hoe kan iemand verwachten dat hij goed slaapt als hij constant onderbroken wordt? En waarom verwachten we dat mensen goed kunnen werken als ze constant onderbroken worden op kantoor?”

Wie of wat dat probleem veroorzaakt

Waar rook is, is vuur. En waar een probleem is (zoals onderbrekingen op je werk), is een veroorzaker daarvan.

En in dit geval zijn dat NIET alleen, zoals we met zijn allen denken, de sociale media of de ‘kijk-deze-panda-doet-iets-grappigs’-websites. Veel werkgevers en managers wijzen deze online media aan als de grote schuldigen. Sommigen blokkeren zelfs sites als Facebook.com en Twitter.com op kantoor!

Volstrekt belachelijk, zegt Jason Fried (“Wat is dit? China?”), want degenen die met de vinger wijzen naar de zogenaamde grote online afleiders – zijn zelf de grote afleiders.

Dat lees je goed. Sociale media en dergelijke zijn niet de grootste boosdoeners. Die worden door de gemiddelde kantoorwerker slechts gebruikt als korte break, tussen de bedrijven door. Zoals het ‘even buiten een sigaretje opsteken’ normaal is, is ‘even Facebook tussendoor checken’ al een hele tijd aan een opmars bezig. Niets schuldigs. Juist een goede zaak om zo af en toe een mini-break te nemen.

Wat wel afleiders zijn, zijn de M&M’s.

Nee niet de gekleurde ronde snoepjes. Die zijn op hun beurt slecht voor je denkwerk. Jason Fried heeft het over deze M&M’s:

  • ‘Managers’
  • en ‘Meetings

managers overbodig

“Managers zijn mensen wiens taak het is om anderen te onderbreken. [..] Terwijl jij probeert gedaan te krijgen waar je voor betaald wordt om te doen, onderbreken zij jou. Want dat is waar zij voor betaald worden om te doen.”

Een stevige uitspraak van Jason. En de meetings redden het ook al niet heelhuids uit zijn betoog:

“Maar het allerergste dat managers doen, is vergaderingen organiseren. Meetings zijn vreselijke vergiftigende dingen om te doen tijdens je werk. De manager roept iedereen tegelijk bij elkaar om te vergaderen, wat ontzettend onderbrekend werkt. [..] En dan komt iedereen bij elkaar om dingen te bespreken die er niet toe doen. Dingen bespreken die ze aan het doen hadden kunnen zijn.”

Fikse statements. Maar hij heeft een punt, hoor. Uiteraard is dit statement een generalisatie en kunnen er hier en daar wat nuances aangebracht worden. Maar een punt heeft hij. Effectief vergaderen, bijvoorbeeld, gebeurt nog maar op weinig plekken. Vaak zijn ze onnodig lang, of zelfs überhaupt onnodig. En naast managers kan ik de gewone collega’s ook wel als schuldigen aanwijzen in dit probleem. Die staan waarschijnlijk net zo vaak aan je bureau als een manager.

Maar gelukkig zijn het niet louter krachtige beschuldigingen en boze vingers in Jason’s talk. Hij komt ook met oplossingen voor het onderbrekings-probleem. Zeer concrete zelfs. En heel redelijke, die elk kantoor met gemak kan invoeren. Correctie: … zou moeten invoeren.

De 3 onderbrekings-oplossingen van Jason Fried

managers overbodig1. Kletsloze donderdag

Oké, misschien lukt elke donderdag nog niet. Maar kies dan op zijn minst voor één donderdag per maand waarop er niet gepraat of gekletst mag worden. Of zelfs maar een halve. Één halve donderdag per maand: pure stilte, 4 uur lang – dat is alles.

Jason: “Wat je zult zien is dat er zo een enorme hoeveelheid werk werkelijk gedaan gaat worden wanneer niemand tegen elkaar praat. Dit is wanneer er écht werk gedaan kan worden, wanneer niemand je lastigvalt en niemand je onderbreekt.”

En dan hebben we het natuurlijk niet alleen over keuvelen over het afgelopen of komend weekend. Dat is in dit dagdeel uiteraard helemaal uit den boze, maar het gaat juist ook over gewoon praten. Overleggen, vragen, informeren, verifiëren, uitnodigen om mee te denken – je zult het even alleen moeten doen. En ook daarbij zul je zien hoe goed je dat eigenlijk kan, zodra je de mogelijkheid niet meer hebt om er meteen een collega verbaal mee lastig te vallen.

managers overbodig2. Communiceer via passieve media

Kun je het toch niet laten – dat overleggen, vragen, verifiëren, informeren en dergelijke? Beperk je communicatie dan in elk geval tot het hoognodige, én louter via passieve kanalen. Zoals de interne chat. Of mail het gewoon. Of spreek met z’n allen af dat je Skype aanzet en zo communiceert over zaken die niet dringend zijn, maar wel besproken of gevraagd moeten worden. (Praktisch alle communicatie, dus.)

Werk je samen aan een project of document? Communiceer dan daarin, want meestal zijn die middelen er wel. Bij Docs in Google Drive werkt dat bijvoorbeeld perfect. Je ziet exact wat een ander aan het tikken is en je kunt er moeiteloos opmerkingen bij plaatsen. Je kunt zelfs een compleet chatvenster openen in een zijbalk. Of Workchat van Evernote, is ook een hele fijne voor projectmatige communicatie.

Meldingen daarvan hoeven je ook niet te storen. Die zet je bewust even uit als je bezig bent.

Jason: “Je berichten-programma kun je even uitzetten. Je baas niet.”

Checken doe je die media pas als het jou uitkomt, of op vaste tijdstippen. Na een pomodoro bijvoorbeeld. Of om de paar uur. Dán vindt de wederzijdse communicatie plaats, wanneer je jezelf maar de ander niet onderbreekt met je boodschap.

Hoe je het dus ook doet, doe het niet verbaal. Niet aan het bureau. Niet wanneer de ander in z’n flow zit. Niet wanneer het alleen jou uitkomt, maar die ander waarschijnlijk net niet. Hou het passief via non-verbale kanalen, dan wint iedereen.

managers overbodig3. Stop met vergaderen

Jason: “Cancel gewoon de eerstvolgende meeting. [..] Doe het gewoon niet. Ik bedoel niet verplaats hem – wis hem compleet uit je geheugen. Doe hem verdwijnen. En je zult merken dat alles perfect op z’n pootjes terecht zal komen.”

Doe het. En niet alleen omdat je die meetings inderdaad best kunt missen, maar vooral ook omdat je die tijd vaak veel beter kunt gebruiken voor je échte (denk)werk. De meeste meetings heb je om 9 uur, toch? Laat dat nou net het perfecte moment voor je brein zijn om écht gefocust te kunnen denken en werken. En om rustig de dag of week te beginnen vanuit overzicht.

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Daar kun je je tijd in de ochtend veel beter aan besteden dan met een half oor in een vergadering te zitten – luisterend naar iets waarvan de ene helft niet relevant voor jou is, en waarvan je de andere helft over een uur alweer vergeten bent – terwijl je probeert je ogen open te houden.

Doe het buiten de deur

O, en nog een tip – die hij eerder al heel terloops noemde, maar daardoor niet minder belangrijk is dan de 3 bovenstaande: doe je échte werk, je denkwerk, zo nodig buiten kantoor.

Werk af en toe thuis, als je bijvoorbeeld in alle rust wilt werken aan een belangrijk rapport, presentatie of analyse. Mag of kun je nog niet thuiswerken? Neem het initiatief, denk eens na over hoe je dit zou kunnen aanpakken, en bespreek deze oplossingen met je leidinggevende. Of kom eerder naar je werk, voordat de hectiek en het gekakel er losbarst. Of gebruik er je reistijd voor. Denk eens rustig en diep na over het probleem bij die klant, terwijl je achter het stuur zit.

Gebruik die rustige momenten opperbest en bewust voor wat Jason het échte werk noemt. Het werk dat je nu niet op kantoor gedaan krijgt, maar met Jason’s oplossingen misschien in de nabije toekomst toch wel. Een glorieuze toekomst, vlak in het verschiet, waarbij je werkplek weer een plek om ontspannen te werken is geworden. Geen verkeerde gedachte, niet?

Jason: “Ik hoop dat sommige van deze ideeën op zijn minst provocatief genoeg waren om managers, bazen, werkgevers, planners en mensen die anderen op kantoor moeten leiden er over na te laten denken dat kantoorwerkers een beetje met rust gelaten moeten worden, zodat ze de tijd hebben om écht werk gedaan te kunnen krijgen. Het zal zijn vruchten afwerpen.”

cursus time management
Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] Elke week bijeen zitten met je projectteam. Dat plan je automatisch op een vast moment in, zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Bijvoorbeeld op elke maandagmiddag vlak voor het einde van de werkdag. (Of elimineer dat overleg!) […]

X