Door de corona uitbraak zitten veel Nederlanders aan huis gekluisterd. Voor sommigen is dit even wennen, anderen zijn doorgewinterde thuiswerkers. Toch is het in beide gevallen passen en meten — vooral wanneer er ook nog (jonge) kinderen thuis aanwezig zijn. Hoe blijf je dan productief? Wij stelden een uitgebreide thuiswerk-handleiding met 9 tips op om die vraag te beantwoorden!
Thuiswerken en corona
Nederland lijkt stil te liggen.
De treinen zijn leeg, de straten haast verlaten. Waar we eerst in de ochtendspits stonden, zitten we nu aan onze eettafel, bewapend met laptops, webcams en dossiermappen. De ochtenden nemen we niet langer door bij de koffieautomaat, roerend met een plastic lepeltje in onze lauwwarme koffie. In plaats daarvan drinken we het uit onze eigen, vertrouwde mok terwijl de kinderen verveeld op de bank een tekenfilm kijken.
Nederland werkt thuis.
Maar zijn we ook productief? Kunnen we dezelfde hoeveelheid werk verzetten, wanneer onze werkplek gelijk onze woonplek is? Wanneer we niet te maken hebben met kletsgrage collega’s, maar met kletsgrage kinderen? Wanneer ons niet alleen een overvolle inbox staat te wachten, maar ook een overvolle wasmand?
Wij bij Tijdwinst zeggen volmondig ‘ja’. Zolang je deze tips opvolgt werkt thuiswerken.
Corona en thuiswerken? Een prima combi (dankzij deze 9 thuiswerken tips)
Het corona virus heeft misschien een grote hap genomen uit bepaalde werkzaamheden die je moet verrichten. Toch blijven er een hoop vaste taken over die simpelweg uitgevoerd moeten worden.
Hiervoor moet je een aantal dingen doen.
Output, output, output!
Thuiswerken biedt enorm veel vrijheid en flexibiliteit. Om dit in goede banen te leiden, zul je op een aantal zaken moeten letten.
1. Spreek concrete resultaten af
Maak vooraf duidelijke afspraken met je baas en collega’s over de resultaten die je gaat bereiken. Jij zorgt vervolgens dat je op het eind van de dag (week of maand) de bijbehorende taken uitgevoerd hebt. Hoe en wanneer je dat doet, is aan jou. Zolang het maar afkomt.
Betekent dit dat je ‘s avonds een uur langer moet doorwerken, omdat je gedurende de dag een flinke wandeling met de kinderen hebt gemaakt? Het zij zo.
Jij hebt de flexibiliteit om je uren in te delen, maar ook de verantwoordelijkheid om je taken af te ronden.
2. Wees transparant
Welke klussen staan op het programma? Waar ga je vandaag aan werken? Welk resultaat kun je deze week verwachten? Wie neemt de verantwoordelijkheid voor het afhandelen van klant ‘x’?
Weet van elkaar waar de ander mee bezig is en communiceer hier ook over. Zo kunnen jullie sneller bijspringen en bijsturen.
3. Houd agenda’s up to date
Zelf je tijd kunnen indelen kan een verademing zijn. Je hebt de mogelijkheid om een uur eerder te starten, of om langer door te werken wanneer je een langere lunchpauze neemt.
Toch is het niet de bedoeling dat jouw werktijd te losjes wordt ingevuld. Je leidinggevende zal alsnog willen weten waar jouw werkuren aan zijn opgegaan. Houd daarom in je agenda bij wat je gaat doen en wat je gedaan hebt. Niet ter controle, maar om inzicht te verschaffen.
Zorg voor zo weinig mogelijk prikkels
We schreven er al eerder over: wil je productief (thuis)werken, dan zul je jouw werkplek zo bewust mogelijk moeten inrichten. Het is namelijk vrij lastig om een serieus rapport op te stellen, wanneer je op de achtergrond de tv hoort blèren. Zoek daarom een afgezonderde plek of creëer er desnoods een.
Behandel je werkkamer, of desnoods keukentafel, als een professionele werkplek.
Let daarbij op de volgende punten:
1. Zorg ervoor dat de plek is opgeruimd
Je wilt niet uitkijken op een stapel onbetaalde facturen of eerst een aantal speelgoedauto’s onder je bureau vandaan moeten schoppen, voordat je kunt plaatsnemen.
2. Hanteer een goede werkhouding
Voorkom dat je onderuitgezakt op de bank aan dat verslag werkt. Zorg voor een goede (bureau)stoel, een overzichtelijke monitor en een stevig bureau of werktafel. Niet alleen doe je daar je lijf een plezier mee, het is ook velen malen beter voor je concentratie en productiviteit.
3. Doe de deur van je (werk)kamer dicht
Niet alleen heb je hierdoor minder geluidsoverlast, het functioneert ook als barrière — het geeft het signaal af dat je bezig bent. Je kinderen of partner zullen je hierdoor minder snel storen.
4. Maak gebruik van een noise cancelling headset
Is er geen ontkomen aan; je werkt vanuit de woonkamer waar ook je kinderen of partner druk bezig zijn? Maak dan gebruik van een noise cancelling koptelefoon, waarbij je eventueel muziek afspeelt om achtergrondgeluid te verdringen. Doet wonderen voor je concentratie!
5. Zet je telefoon op stil en je notificaties uit
Voorkom dat je wordt afgeleid door appjes, notificaties of andere digitale aandachttrekkers. Gebruik desnoods deze functie zodat je alleen bereikbaar bent voor werkgerelateerde zaken.
Blijf communiceren
Doorgaans is het makkelijk om even een kantoor binnen te wippen om te checken hoe het ervoor staat. Werkt het merendeel van de mensen echter thuis, dan ben je toch al snel aangewezen op andere communicatievormen.
- Zo zal een vergadering bijvoorbeeld plaatsvinden via Skype of Google Hangout Meet. Hierbij is het belangrijk om een paar regels in acht te houden om zo communiceren op afstand goed te laten verlopen. Je leest ze hier.
- Voor het delen van- en samenwerken in documenten gebruik je Google Drive. Zo kunnen jij en je team realtime reageren en gesynchroniseerd werken.
- Een korte reactie geven of een vraag stellen? Gebruik Signal in plaats van Whatsapp. Zo houdt je werk en privé gescheiden en voorkom je dat je wordt afgeleid door privé-appjes.
Hoe je ook communiceert, voorkom dat je jouw collega’s bestookt met appjes of e-mails. Je wilt niet dat zij telkens de werkzaamheden moeten stilleggen omdat er wéér een communicatiemoment is. Vraag je daarom af of je vraag of bericht werkelijk dringend is.
Probeer deze periode iets meer zelfredzaam te zijn. Vanuit huis werken vraagt immers voor velen al veel. Je zult verstelt staan van hoe creatief je werkelijk bent.
Houd je werk/privé-balans gezond
Het werk komt nooit af. Zeker nu. De telefoon staat roodgloeiend en afspraken met klanten moeten worden verzet. Jij zal een tandje moeten bijschakelen. Daarnaast heb je wellicht kinderen thuis zitten, die misschien niet altijd de begrijpen dat ‘papa of mama nu even geen tijd heeft’.
Zulke zaken oefenen druk uit op je werk/privé balans. Je bent misschien geneigd om twee uurtjes langer door te werken. Of om ‘s avonds een deel van het werk te verzetten.
Op zich is dit prima. Werk je immers op basis van output, dan is het aan jou wanneer jij je werkzaamheden verricht — zolang ze maar afkomen. Waak er toch voor dat dit binnen de perken blijft. Je wilt immers niet met een burn-out eindigen.
Het is daarom handig om enigszins werktijden af te bakenen en voor jezelf richtlijnen op te stellen.
Neem je bijvoorbeeld voor om een uur eerder te starten, zodat je in alle rust kunt werken terwijl je kinderen nog slapen. Of eindig je werkdag iets eerder, wanneer je merkt dat je concentratie verloren gaat. Je kunt dan altijd nog in de vroege avond een taak afronden.
Hoe je je werkdag ook invult, focus op regelmaat. Ga niet tot laat in de avond door, maar breek je dag op.
Dat brengt ons bij het volgende:
Neem geregeld een (prikkelvrije) pauze
Op het werk neem je geregeld een korte pauze. Je kletst even bij, haalt een frisse neus of spreekt de dag door onder het genot van een kop koffie. Werk je vanuit huis, dan schiet dit er nog wel eens bij in.
Toch is het belangrijk om gedurende het thuiswerken geregeld je werkzaamheden te onderbreken. Zo om de 90 minuten, het liefst een kwartier. Daar doe je niet alleen je concentratie een plezier mee, het verhoogt ook je creativiteit en besluitvorming.
Daarnaast is dit een uitstekend moment om even de dag door te nemen met je partner of kinderen. Het doorbreekt hun dag en jij kunt er weer met frisse moed tegenaan!
Wees streng als het om privé-prikkels gaat
Even tussendoor een wasje draaien of de zolder opruimen; nu je vanuit huis werkt, kun je makkelijk een aantal huishoudelijke taken tussendoor oppakken. Doe dit toch niet. Weersta de verleiding om werktaken af te wisselen met privé-klussen.
Thuiswerken is namelijk thuis werken. Dat houdt niet in dat je ineens tijd hebt om naar de kapotte vaatwasser te kijken. Zou je immers op kantoor zijn, dan zou je daar ook geen mogelijkheid toe hebben.
Vraag je daarom telkens af: “Zou ik dit ook doen als ik nu op kantoor zou zijn?”. Is het antwoord daarop nee, voer deze klus dan op een later moment uit — zodra je werktaken af zijn of wanneer je een vrije dag hebt.
Maak duidelijke afspraken met je omgeving
Daarnaast is het verstandig om duidelijke afspraken te maken met je omgeving. Geef aan dat je gedurende je werkdag niet inzetbaar bent, ook al ben je zichtbaar.
“Je bent toch de hele dag thuis nu, zou je misschien even…”. — Nee.
Je partner en directe omgeving zullen hier begrip voor hebben. Jonge kinderen zullen dit echter als een vreemde gewaarwording ervaren. Zij zullen niet begrijpen waarom mama of papa geen tijd heeft om met ze te knutselen — “… maar je bent toch thuis?”
Leg hen uit dat hoewel jullie nu allemaal thuis zijn, dit niet hetzelfde is als de zomer- of kerstvakantie. Jij moet gewoon werken en kunt daarom niet met hen spelen. Zodra je daar echter klaar mee bent, wil je best een puzzel met ze maken of een tent bouwen.
Afhankelijk van de leeftijd van je kinderen kun je hierbij tijden aangeven.
“Papa is tot twee uur bezig voor het werk. Tot die tijd doen we gewoon even alsof hij er niet is. Daarna gaan we even een blokje om en mag je je step meenemen. Afgesproken?”
Kids? Zorg voor voldoende vermaak
Normaal gesproken ben je terughoudend in de hoeveelheid televisie of schermtijd die jij je kinderen toestaat. Nu het coronavirus speelt is het begrijpelijk wanneer je hier even iets losser in bent.
Het is namelijk nogal wat: je wilt zo productief mogelijk zijn en je werk er niet onder laten leiden. Tegelijkertijd draag je zorg voor je kinderen.
Om die twee succesvol te combineren, grijp je misschien al snel naar een tablet. Zo zijn zij even zoet en kun jij je concentreren op de taak die voor je ligt. Prima. Schat zelf in wat voor jouw kinderen het beste tijdverdrijf is.
Voor de een betekent dit tekenfilms kijken op een tablet. De ander speelt buiten of maakt huiswerk dat is meegegeven door de school. Zolang het je kinderen bezighoudt kun je je concentreren op je werkzaamheden.
Zorg er in ieder geval voor dat het zich niet te dicht in de buurt van je eigen werkplek afspeelt. Je wilt niet telkens je werkzaamheden moeten onderbreken om vragen te beantwoorden of om tekeningen te beoordelen. Creëer daarom een eigen plek voor ze waar zij ongestoord kunnen spelen (zonder dat jij daardoor wordt afgeleid.)
Houd contact
Verlies ook niet je collega’s uit het oog. Want ondanks dat we thuiswerken, blijf je deel uitmaken van een team.
Op een doorsnee werkdag ontmoet je ze immers geregeld. Je kletst even bij bij de koffieautomaat of brengt de middagpauze gezamenlijk door. Nu je thuiswerk ontbreekt dat contact. Je mist een sociaal moment en hebt niet de kans om spontaan een probleem te bespreken. Dat kan vervreemdend werken.
Probeer daarom minstens iedere dag even contact te hebben met je teamleden. Al is het tien minuten; peilen hoe het met de ander gaat, draagt bij aan het groepsgevoel. Dat maakt werken vanuit huis (en deze vreemde periode) een stuk minder eenzaam.
Kortom: deze tips maken thuiswerken in coronatijd goed te doen
We hopen van harte dat deze tips je op weg helpen in deze vreemde periode. En ja, wanneer je niet gewend bent om vanuit huis te werken, kan het even wennen zijn.
Toch is het niet vanzelfsprekend dat je minder productief bent. Deel je dag zo efficiënt mogelijk in, neem geregeld pauzes en leg de focus op concentratie. Verlies daarbij je teamleden, partner en kinderen niet uit het oog. Op die manier kom je deze periode door en krijg je toch nog wat werk verzet!
Thuiswerken in coronatijd? De beste thuiswerktips op een rij:
- Output, output, output!
- Zorg voor zo weinig mogelijk prikkels
- Blijf communiceren
- Houd je werk/privé-balans gezond
- Neem geregeld een (prikkelvrije) pauze
- Wees streng als het om privé-prikkels gaat
- Maak duidelijke afspraken met je omgeving
- Kids? Zorg voor voldoende vermaak
- Houd contact
Verder lezen? Lees ons boek (of deze artikelen)!
Meer tips ontdekken waarmee je efficiënter en slimmer werkt? Ook buiten het thuiswerken en deze shitty tijd om? Koop dan ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Leest niet alleen lekker weg, je leert ook hoe je slimmer werkt in plaats van harder. ‘Kunnen we allemaal wel gebruiken!
Deze artikelen helpen je daar ook bij
- 8 tips om kalm te blijven in tijden van coronastress
- 3 eenvoudige tips bij thuiswerken beschermen je werk/privé-balans
- Thuiswerken met kinderen? Recipe for disaster (tenzij je deze 4 dingen doet)
- Omgaan met de stress van thuiswerken? 1 oplossing
Wie zijn wij? | Training Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
