Time management kan je het idee geven dat alles te plannen valt. Dat wanneer jij de perfecte planning maakt, je nóóit meer in de knel komt en alles rozengeur en maneschijn is. Laat ik je uit die droom helpen:
Niet alles is maakbaar…
Waarom plannen? Je kunt nog zo’n strakke planning hebben, maar er zullen altijd onvoorziene dingen gebeuren. Problemen die je niet had verwacht en dingen die gewoon niet lopen zoals je had gehoopt. Zo gaat het nou eenmaal in het leven.
Niets is maakbaar en niet alles valt te plannen of te overzien. Je hebt hooguit regie. Het enige dat je kunt doen, is je erop voorbereiden en niet in paniek raken wanneer er iets onverwachts gebeurt.
Dat betekent dat jij flexibel moet zijn. Je wilt vooruitkijken naar de lange- en kortetermijn. Naar wat er nu moet gebeuren versus naar wat jij wilt dat gebeurt. En dat is waar plannen en timemanagement van pas komen; je werkzaamheden plannen en verantwoordelijkheden in kaart brengen zodat jij kunt meebewegen. In dit artikel vertel ik je hoe je dat doet; plannen en organiseren op een realistische wijze die voor iedereen werkt.
Plannen en organiseren: waar het bij de meeste mensen mis gaat
Waarom is plannen belangrijk? Wanneer ik tijdens een training aan cursisten vraag om hun takenlijst te laten zien, krijg ik vaak een to do-lijstje waar je ‘u’ tegen zegt. Het ding barst zowat uit zijn voegen! Dus ik vraag dan: “Ben je van plan om dit allemaal morgen te doen?” en dan hoor ik vaak iets als: “Nee, dat gaat sowieso niet morgen lukken. Ik denk dat ik hier wel een paar weken mee bezig ben.“
Ze plannen makkelijk zestig uur aan werk in hun veertigurige werkweek. Ontzettend onrealistisch natuurlijk. Ze beseffen niet dat er altijd wel onvoorziene taken, onverwachte afspraken en plotselinge verantwoordelijkheden opduiken. Life gets in the way, zeg maar. En dan schuift al dat werk mooi weer een week op.
Waar gaat het nou mis bij hen? Simpel: hun planning is onrealistisch, incompleet, omslachtig en inflexibel. Het is al lang geen ‘to do’-lijst meer, maar een wensenlijst die propvol gestolde emoties staat.
Het is slechts een lijst van dingen die nog moeten gebeuren. Maar dat maakt het nog geen planning.
Hierdoor ontstaat er een gebrek aan overzicht, wordt het lastig om ‘nee’ te zeggen of om keuzes te maken. Hierdoor loopt niet alleen hun planning in het honderd en zien de klussen over het hoofd, maar eindigen ze ook met een stress-gevoel: “ik heb deze week zoveel gedaan, maar aan dat ene belangrijke project ben ik helemaal niet toegekomen!”. Uitstelgedrag, gebrek aan overzicht en frustratie steken dan de kop op, evenals het idee dat plannen toch niet werkt.
Tot ik hen het volgende uitleg…
Behandel jouw tijd zoals je ook met geld omgaat.
Wat bedoel ik hiermee?
‘Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving’
Het is een uitspraak van Warren Buffett. Het gaat over geld maar het is ook van toepassing op tijd. Zie het als een huishoudboekje voor je tijd.
Je kunt niet uitgeven wat je niet hebt. Dat geldt niet alleen voor geld, maar ook voor tijd. Als je meer uitgeeft dan je hebt, kom je in de problemen en sta je rood. Of dat gebeurt, hangt af van hoe je omgaat met je vaste lasten en onvoorziene uitgaven.
‘Vaste lasten’ — terugkerende werkzaamheden
Laten we eens kijken naar die vaste lasten. Dit zijn de uitgaven waarvan je weet dat ze eraan komen, zoals je hypotheek of je boodschappen. Hoewel de kosten voor die boodschappen per maand kunnen verschillen, weet je over het algemeen wel hoeveel geld je kwijt bent.
Dit geldt ook voor je dagelijkse werkzaamheden. Misschien heb je wel een wekelijks overlegmoment of verwerk je dagelijks je e-mails. Hoewel de hoeveelheid werk per dag kan verschillen, weet je meestal wel hoeveel tijd je hieraan kwijt bent.
‘Onvoorziene uitgaven’ — ad hoc klussen
Maar dan heb je ook nog die onvoorziene uitgaven. Dat zijn kosten waar je niet op gerekend had, zoals een wasmachine die het begeeft of die té leuke aanbieding die je niet kon laten liggen. Als je hier maandelijks rekening mee houdt, levert het geen problemen op. Maar heb je geen potje, dan voel je het in je portemonnee.
Het is hetzelfde met je werkzaamheden. Soms komen er ad hoc klussen voorbij of krijg je kansen die je niet wilt missen. Als je daar geen ruimte voor hebt, zul je moeten schuiven. Anders kom je in de knel (en dus ‘rood’ te staan).
Met andere woorden:
Jouw ‘budget’ bestaat uit wat je te besteden hebt minus de vaste lasten en onvoorziene uitgaven. Dit geldt niet alleen voor jouw financiën, maar ook voor jouw werkschema.
Hoe zich dit vertaalt naar plannen
Hoewel we vaak begrijpen hoe het werkt met geld, gaat het vaak mis met wanneer we een planning maken. De meeste mensen hebben namelijk geen idee wat hun vaste taken zijn en welke onvoorziene taken erbij kunnen komen. Hierdoor nemen ze werk op zich zonder te weten of ze er daadwerkelijk tijd voor hebben. Dan kom je in de knel.
Als jouw agenda bijvoorbeeld vol staat met afspraken, dan is er dus geen tijd meer voor extra projecten, hoe graag je dat wel wil. Je hebt dan twee keuzes:
- Je doet het niet.
- Je past je planning aan.
In het laatste geval werk je langer door en offer je weer jouw vrije zaterdag op. Dit is voor een keertje geen probleem, maar als je te vaak overwerkt, kun je uiteindelijk in de problemen komen. Dit geldt niet alleen voor jouw bankrekening, maar ook voor jouw mentale gezondheid.
Behandel jouw tijd daarom liever zoals een slimme investeerder het ook zou doen. En wie kan jou dan beter advies geven dan superinvesteerder Warren Buffett? Hij zegt:
‘Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving.’
Dit betekent dat je alleen uitgaven doet die je je kunt veroorloven, zodat je niet in de problemen komt. Bij het maken van een goede planning geldt datzelfde.
Wij bespraken dit inzicht in de Tijdwinst Podcast
Naar aanleiding van dit inzicht hebben Inge en ik een interessante podcast aflevering gemaakt. We bespreken het waardevolle advies van Warren Buffet en vertellen hoe we dit hebben toegepast op onze eigen planningen. We laten zien dat niet alles te plannen valt en dat flexibiliteit essentieel is, zelfs als time management experts.
Benieuwd? Luister naar de aflevering om te ontdekken hoe ook jij realistisch kunt plannen en organiseren, zodat je je tijd efficiënt kunt benutten en stress kunt verminderen. Ga er even lekker voor zitten en luister mee naar onze inzichten en praktische tips:
Leer je liever lezend, check dan onderstaande tips:
Hoe een goede planning maken? 3 vuistregels
1. Ken je vaste lasten
Laten we het hebben over het in kaart brengen van je dagelijkse uitgaven. En nee, we hebben het hier niet over je financiën. We hebben het over het bijhouden van je terugkerende taken, afspraken en verantwoordelijkheden.
Stel jezelf de vraag: wat zijn de terugkerende klussen in mijn dagelijks werk? Is het het beantwoorden van e-mails? Het verwerken van declaraties? Of misschien het bijhouden van je administratie? Wat zijn taken die dagelijks, wekelijks of maandelijks terugkeren?
Dit zijn jouw vaste lasten. Dat betekent dat je al een minimale hoeveelheid tijd kwijt bent die je niet aan andere zaken kunt uitgeven.
Wanneer je dit voor het eerst onder elkaar zet zul je misschien schrikken. Je ziet voor het eerst waar jouw werkweek uit bestaat en dat kan confronterend zijn. Ineens begrijp je waarom je nooit toekomt aan andere zaken; een flink deel van jouw tijd gaat namelijk al op aan terugkerende klussen!
Wanneer dat knelt, zul je kritisch moeten zijn. Misschien moet je bepaalde klussen inkorten of zelfs helemaal laten vallen. Want laten we eerlijk zijn, je hebt belangrijkere dingen te doen dan je tijd te verspillen aan onnodige verplichtingen.
Wat overblijft plan je terugkerend in, zie het als een soort van ‘basisopstelling’.
2. Houd rekening met onvoorziene kosten
Je hebt vast een reservepotje voor als je wasmachine of de vaatwasser het plotseling begeeft. En misschien heb je ook een maandelijkse buffer voor onverwachte uitgaven. Datzelfde moet je doen met je tijd!
Houd wekelijks ruimte vrij voor onvoorziene gebeurtenissen zoals ad hoc taken of klusjes die langer duren dan gepland. Het hoeft niet veel te zijn, afhankelijk van je werk en functie kun je de benodigde tijd kiezen.
En dat verschilt echt per persoon. De één heeft misschien twee extra uur per dag nodig, terwijl de ander genoeg heeft aan twee uur per week. Overdrijf het niet, want het is niet de bedoeling dat je zowel je vaste lasten als een overdreven hoeveelheid tijd reserveert voor onverwachte zaken.
Door hier rekening mee te houden, kom je niet in de knoei wanneer iets uitloopt of wanneer een mooie kans zich voordoet. En als alles volgens plan verloopt, heb je extra tijd over.
3. Blijf flexibel en realistisch
Zoals ik al zei, hoef je niet te strak te plannen als het gaat om je vaste lasten en onvoorziene kosten. Je wilt tenslotte niet op je centen gaan zitten. Houd het realistisch en ga uit van wat gebruikelijk is, niet van een scenario waarin elke maand je wasmachine én vaatwasser kapot gaan…
Dit geldt ook voor je werk: als je normaal gesproken vijftig e-mails en dertig telefoontjes per dag krijgt, is dat jouw startpunt. Natuurlijk kan het een keer drukker zijn, maar houd een realistische buffer aan op basis van wat gebruikelijk is.
Blijf ook flexibel: het is prima om een taak te verschuiven als er iets tussendoor komt. Zelfs uitstellen kan af en toe, maar als het structureel wordt, is het tijd om te kijken waar dat aan ligt.
Tijd is geld, dus behandel het ook zo. Weet waar jouw tijd structureel in gaat zitten, houd rekening met onvoorziene omstandigheden, maar sla er niet te ver in door. Zo maak je een planning die werkt!
Laten we het nu samen doen. Hoe een planning maken, uitgelegd:
Hoe moet je plannen? Hoe je met 8 stappen de perfecte planning maakt en meer gedaan krijgt
1. Breng in kaart wat je doet
Wil je jouw planning realistisch houden? Dan is het belangrijk om te kijken naar de tijd die je hebt en het werk dat op je wacht. Je kunt je zaakjes namelijk pas ordenen wanneer je weet wat er ligt.
Neem daarom eens de tijd om alles dat jou bezighoudt op te schrijven: welke (terugkerende) taken kom je tegen, wat wordt er van je verwacht? Welke (terugkerende) afspraken staan in je agenda? Zijn er (terugkerende) projecten die je ieder half jaar moet uitvoeren? Met andere woorden: welke taken en verantwoordelijkheden horen bij jouw functie? Door middel van de Gedachtendump breng je dit overzichtelijk in kaart.
De Gedachtendump is een belangrijke oefening uit onze training Time Management. Hiermee schrijf je aan de hand van een triggerlijst alles op waar jij je mee bezig moet houden of wat er zich in je hoofd verzamelt heeft. Probeer het zelf eens uit: neem een half uur de tijd en ga de lijst af.
Onthoud:
Deze zogenaamde gedachtendump kan overweldigend zijn, maar besef dat het werk er toch al lag. Je brengt het nu alleen in kaart.
2. Bepaal hoe vaak dit moet gebeuren
Je hebt nu een lijst van al je taken, projecten, afspraken en verantwoordelijkheden. Pak nu een stuk papier en teken vier kolommen. Bovenaan elke kolom zet je een interval: dagelijks, wekelijks, maandelijks en periodiek. (Hiervoor kun je ook ons handig digitaal bestand gebruiken.)
En dan:
Neem de lijst met taken die je zojuist hebt opgesteld en vraag je bij elke taak af hoe vaak deze uitgevoerd moet worden: is dit iets dat dagelijks moet gebeuren, misschien wekelijks? Eén keer per jaar? Plaats het vervolgens in de juiste kolom.
Taken op je lijst die slechts éénmalig moeten gebeuren, laat je hierbij even achterwege. We focussen ons nu alleen op de terugkerende zaken.
3. Bepaal hoeveel tijd dit doorgaans in beslag neemt
Om een goede planning te maken, moet je nu bij elke terugkerende taak bepalen hoe lang je ermee bezig bent, zonder te overdrijven natuurlijk!
Wees hierin eerlijk naar jezelf toe: kost het bijwerken van de gezamenlijke mailbox écht maar één uur per week of zou je graag willen dat het dat kost?
Misschien ben je er doorgaans wel twee uur mee bezig? Snijd jezelf dus niet in de vingers en schrijf de duur erachter die het realistische kost. Sla ook daarin weer niet te ver door; niet aandikken, verkrampen of jezelf marges gunnen.
4. Reken je wekelijkse kosten uit
Nu kijk je naar het totale kostenplaatje. Om te weten hoeveel vrije tijd je wekelijks hebt, moet je alles terugrekenen naar het gemiddelde per week. En dat is eigenlijk heel makkelijk!
- Je vermenigvuldigt je dagelijkse vaste lasten met vijf,
- en deelt je maandelijkse kosten door vier.
- Voor periodieke kosten bereken je hoe vaak deze voorkomen en pas je de kosten aan op basis daarvan.
Een paar voorbeelden:
- Stel dat je dagelijks dertig minuten besteedt aan het bijhouden van statistieken, dan ben je daar wekelijks tweeënhalf uur aan kwijt.
- En als je bijvoorbeeld elke maand een vier uur durend overleg hebt, dan kost je dat in feite maar één uur per week.
- Als je eens in de drie maanden twaalf uur besteedt aan het nalopen van je website, dan zou je minstens één uur per week moeten vrijmaken voor dit werk.
- En vergeet niet dat je ook wekelijks tijd kwijt bent aan facturatie, wat in totaal zo’n drie uur kost.
Als we al deze tijdsbestedingen bij elkaar optellen, kom je uit op zeveneneenhalf uur uur die je op voorhand wekelijks vrij moet houden. Deze tijd kun je dus niet besteden aan andere zaken. Uitgaande van een veertigurige werkweek blijven er dus nu nog maar ruim tweeëndertig uur over.
5. Plan terugkerende taken en afspraken in
Nu je een goed beeld hebt van wat je wekelijks moet doen en hoeveel tijd jou dit kost, ga je zaken plannen en vastleggen. Neem de terugkerende taken en plan deze terugkerend in je agenda of zet ze op je takenlijst.
Een goed ezelsbruggetje:
- Taken die je binnen dertig minuten uitvoert plaats je op je takenlijst.
- Doe je er langer over dan dertig minuten, dan komen ze in je agenda te staan.
Enkele adviezen hierbij:
- Denk altijd na over het meest geschikte moment. De wekelijkse meeting laat je liever aan het eind van de dag terugkomen in plaats van op de maandagochtend wanneer jouw concentratie nog fris is.
- Taken met de hoogste prioriteit plan je het liefste zo vroeg mogelijk op de dag in én aan het begin van de week.
- Reactieve taken, zoals het checken van je e-mail of het afhandelen van telefoontjes, plan je liever na de lunch in; zo kun jij jouw concentratie bewaren voor…
- … concentratieklussen! Werk waarbij jij je echt langdurig moet focussen plan je het liefst ook zo vroeg mogelijk op de dag in. Kies hierbij een plek uit waarbij je zo weinig mogelijk wordt gestoord.
- Terugkerende projecten – klussen die dus uit meerdere handelingen bestaan – kun je beter eerst uiteenzetten. Zo weet je wat je precies moet doen en kun je beter inschatten hoeveel tijd jou dit kost. De mini-scrum kan hierbij helpen:
En dan:
Je hebt nu het gros van je werk terugkerend ingeroosterd. Dit geeft je hopelijk een beter beeld van hoe ‘beschikbaar’ jouw planning is. Voordat we echter verder gaan met plannen, één belangrijk inzicht:
6. Houd ruimte voor onverwachte zaken en ad hoc klussen
Hoe vaak gebeurt het niet dat je onverwacht een taak krijgt voorgeschoteld — ‘… of je hier vandaag even naar kunt kijken? Spoedje!’ Tuurlijk! Het probleem is alleen dat wanneer je onjuist plant en dus geen rekening hebt gehouden met zulke onverwachte klussen je in de knel komt met je planning; je moet zaken verschuiven of andere klussen laten liggen.
Wanneer je echter bij voorbaat al rekening hiermee houdt – je houdt ruimte in je planning voor zaken die zich onverwacht aandienen – dan plan je veel efficiënter. Je kunt spoedjes of mooie kansen die zich aanbieden oppakken, zonder in de stress te schieten.
Zoals eerder gezegd is de tijd die je hiervoor opzij zet afhankelijk van je functie. Ik kan me voorstellen dat wanneer je een leidinggevende rol vervult, je vaker moet bijspringen dan wanneer je vooral uitvoerende werkzaamheden verricht.
Dus: hoe kan ik beter plannen?
Kijk naar wat binnen jouw takenpakket past: houd tijd vrij per dag voor onverwachte klussen of ad hoc zaken. Variërend van zo’n twee uur per dag tot dertig minuten.
In het geval dat je er dus voor kiest om één uur per dag open te houden voor onverwachte klussen, gaan er dus nog eens vijf uur van je netto beschikbare tijd af. Je hebt dus nu nog maar zevenentwintig uur tot je beschikking.
7. Bepaal welke klussen je erbij kunt nemen
Je planning is bijna klaar. Je hebt terugkerende taken gepland en rekening gehouden de onverwachte dingen waarmee je in een werkweek te maken kunt krijgen.
Met de tijd die je nu nog over hebt, kun je kijken naar de eenmalige taken die voortkwamen uit de Gedachtendump: heb je hier nog plek voor?
Houden we het voorbeeld aan, dan zou je nog zevenentwintig uur hebben om zulke losse taken op te pakken. Hiervoor pluk je natuurlijk niet random taken van je lijst, maar kijk je naar welke taken prioriteit hebben. Je wilt jouw tijd namelijk zo nuttig en productief mogelijk besteden.
Kijk bij het inplannen van zulke taken ook weer naar het beste moment, het beste tijdstip en welk soort klus de taak is; zwaar concentratie werk of een ideale klus voor na die afternoon-dip?
8. Past het niet? Bepaal wat je moet schrappen
En wat als je lijst groter is dan je beschikbare tijd? Dat kan natuurlijk gebeuren. In zo’n geval zul je moeten kiezen: waar houd ik mij wel mee bezig en waarmee wil of moet ik mij niet meer bezig houden?
Je komt er achter dat je bepaalde zaken wellicht moet schrappen. Of misschien kun je bepaalde zaken delegeren aan een andere afdeling, collega of aan een stagiaire. De prioriteiten-matrix kan je hierbij helpen.
Let wel op:
Wanneer je merkt dat je structureel meer werk dan tijd hebt, dan zul je moeten kijken naar de oorzaak:
- Ligt er daadwerkelijk teveel werk?
- Houd jij je misschien bezig met werk dat niet (meer) jouw verantwoordelijk is?
- Kun je zaken slimmer aanpakken of automatiseren?
- Zul je jouw verwachtingsmanagement moeten aanscherpen?
- Heerst er een te hoge werkdruk?
In zo’n geval kun je het beste met je leidinggevende het gesprek aangaan om te achterhalen wat er scheelt. We schreven een uitgebreid artikel over het bespreekbaar maken van een te hoge werkdruk.
Conclusie: organiseren en plannen? Geef niet meer uit dan je hebt
Weet je wat John Lennon ooit zei? “Life is what happens to you while you’re busy making other plans.” En man, had hij gelijk. Leer daarom goed plannen. Niet alleen zodat jij weet wat jou deze week te wachten staat, maar vooral om die rust terug te vinden. Je wilt namelijk weten waar jouw tijd in gaat zitten. Juist zodat jij beter kunt kiezen waaraan je jouw kostbare tijd en energie wilt schenken!
Succes!
Björn Deusings
Directeur Tijdwinst.com
Meer ‘hoe kun je goed plannen en organiseren’?
- Plannen en organiseren als een pro: timemanagement bureau geeft zomaar hun beste tips weg
- Wat kun je doen aan uitstelgedrag? Leer beter plannen en organiseren (6 tips)
- Leren plannen en organiseren? “Je bent te optimistisch” zegt Nobelprijswinnaar
- Hoe maak ik een planning? Een goede planning maken volgens een timemanagement expert
Hulp bij plannen en organiseren? Volg de cursus Time Management
‘Hoe leer ik plannen’, vraag je? Wil jij ook meer gedaan krijgen in minder tijd? Dan hebben wij dé oplossing voor jou: de 1-daagse cursus Time Management van Tijdwinst.com!
Tijd is ons meest waardevolle bezit en daarom is het belangrijk om er slim mee om te gaan. Onze cursus is de perfecte manier om te leren hoe je beter kunt plannen en organiseren, zodat je meer tijd overhoudt voor leuke dingen.
Onze ervaren trainers leren je alle ins en outs van time management en geven je praktische tips waar je meteen mee aan de slag kunt. We gebruiken een playfull tone en maken er een gezellige dag van, want leren hoeft helemaal niet saai te zijn!
Dus waar wacht je nog op? Hoe leer je plannen? Schrijf je nu in voor onze cursus en ervaar zelf hoe onze aanpak jou kan helpen om je doelen te bereiken en meer tijd over te houden voor de dingen die jij écht belangrijk vindt!
Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over plannen
Hoe plannen en organiseren? Volg ons op social media!
Wat is plannen en organiseren? En wat houdt de Pomodoro Techniek precies in? Antwoord op deze vragen en meer? Volg ons dan onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme plannen en organiseren tips om je dag te plannen. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
