Herken je dat? Je hebt braaf een planning gemaakt, maar toch loopt alles in het honderd. Life happend. Hierdoor kom je niet toe aan alles dat je je had voorgenomen en ervaar je stress en een gebrek aan overzicht. Hoe je dit voorkomt? Door een werkelijk goede planning te maken; iets dat ik in mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ deelde maar nu ook – free of charge – met jou!
Hoe maak ik een planning?
Ik ga meteen heel duidelijk zijn: veel mensen maken een belabberde planning. Nu vind ik het natuurlijk fantastisch dat je überhaupt een planning maakt, maar wanneer je er werkelijk profijt van wil hebben, moet deze wel functioneren. Dan wil je geen planning hebben waarbij het telkens faliekant misgaat, want dat levert juist meer stress op dan het vermindert.
Om die reden wil je géén planning die aan deze vier punten voldoet:
- Een planning die incompleet is;
- Een planning die niet flexibel is;
- Een planning die niet realistisch is;
- Een planning die uit subsystemen bestaat;
Laat me je deze punten toelichten:
Dit is waarom de meeste planningen niet werken (4 redenen)
1. Je planning is incompleet
Warren Buffett, die steenrijke investeerder, ken je wellicht. In mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 uur Klaar’ vertel ik uitgebreid waarom zijn filosofie niet alleen toepasbaar is op geld, maar ook op jouw kostbare tijd.
Buffett stelt:
‘Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving’
Met andere woorden: geef enkel uit wat je te besteden hebt. Heel simpel eigenlijk. Nou, voor tijd werkt dat dus net zo. En dat is waar het bij de meeste mensen mis gaat.Velen maken een planning op basis van wat ze die week willen doen. Hierbij houden ze geen rekening met onverwachte zaken of taken die ze dagelijks doen. Tjah, en dan kom je in de knel.
Vergelijk het maar even met geld:
Je hebt maandelijks je vaste lasten; de hypotheeklasten of je sportschoolabonnement bijvoorbeeld. Daarvan wéét je dat je er maandelijks of wekelijks een bepaald bedrag aan kwijt bent.
Kijk je naar je planning dan gebeurt daar precies hetzelfde: ook daar heb je bepaalde taken en afspraken waarbij je wéét dat jij er dagelijks, wekelijks of maandelijkse tijd aan kwijt bent.
Je vaste lasten zijn dus kosten die je bij voorbaat al niet kunt uitgeven. Dit gaat dus al van je beschikbare tijd af.
Bijvoorbeeld
Je bent per dag anderhalf uur kwijt aan het verwerken van je inbox. Per week is dat dus al 7,5 uur die je niet vrijelijk kunt besteden. Hier rekening mee houden voorkomt dat je met je planning in de knel komt.
2. Je planning is niet flexibel
Naast je verwachte uitgaven krijg je ook vaak te maken met onverwachte uitgaven. Je wasmachine gaat stuk of je oog valt op een racefiets die je niet kunt laten staan. Indien je dan een potje achter de hand hebt, kun je het je veroorloven om deze dingen te vervangen of te kopen. Zit je krap bij kas, dan wordt het al lastiger.
Ook dat kun je vertalen naar je werkzaamheden. Denk aan een ad hoc klus die onverwacht op je bordje terecht komt of een hulpvraag van een collega die meer tijd opslokt dan verwacht. Het zijn zaken die jij niet had kunnen voorzien maar die wel bij jouw functie horen. Je moet ze dus wel uitvoeren.
Tijdens onze training vertellen cursisten regelmatig over hun overvolle planning en het gebrek aan ruimte dat dat biedt. Hun planning zit zo vol dat ze onmogelijk kunnen schuiven of andere klussen kunnen oppakken. Komt er dan onverwacht zo’n ad hoc klus tussendoor of mooie kans voorbij (onverwachte uitgaven), dan hebben ze (1) geen tijd en ruimte om deze op te pakken en (2) eindigen ze met een hoop stress (en gemiste kansen). Hun planning is inflexibel.
En nu valt natuurlijk niet alles te plannen, maar je kunt er wel rekening mee houden; rekening houden met die onverwachte kosten. Zodat je planning niet te vol wordt en je jezelf ruimte geeft voor zaken (of mooie kansen) die tussendoor komen.
3. Je planning is niet realistisch
Wanneer ik met cursisten naar hun oude planning kijk, valt me vaak op dat het eerder een wensenlijst is dan een takenlijst. Niet alleen is hun ‘to do’-lijstje immens lang; grote en kleine taken staan door elkaar en hier en daar zie ik een full blown project voorbij komen. Of ze dat deze week gaan afkrijgen? Never.
Het is te veel, te vaag en te ondoordacht. ‘Niet realistisch’, beter gezegd.
Wanneer ik hen dan vraag eens de duur achter iedere klus te schrijven, komen ze erachter dat het inderdaad onmogelijk is om twintig uur aan werk op een achturige werkdag te plannen. Heel logisch misschien, maar wanneer je werkt met een onoverzichtelijke planning zie je zulke eenvoudige zaken over het hoofd.
In de vergelijking met geld staan ze dus eigen in het rood: ze hebben meer taken dan tijd (meer kosten dan geld). En voor één keer is dat niet erg, maar werk je week in week uit op zo’n manier dan raak je uiteindelijk failliet: gestressed of burned out.
Belangrijk dus, dat je planning realistisch is. Geen verzameling van wensen, maar van concrete taken die uitvoerbaar zijn in de tijd die je beschikbaar hebt. Daarvoor zul je keuzes moeten maken, prioriteiten moeten stellen en kritisch moeten omgaan met je tijd en energie.
Ik leg het je uit in deze video:
4. Je planning bestaat uit subsystemen
Dan is er ook nog zoiets als te goed organiseren. Natuurlijk ben ik een voorstander van een timemamagementsysteem (dat is zo’n beetje waar het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ om draait), maar je kunt er ook in doorslaan.
In plaats van enkel een agenda en een takenmanager (that’s all you need) te gebruiken, proppen sommigen hun planningssysteem vol met lijstjes, notities en folders. In plaats van het overzichtelijk te houden, werken ze vanuit tig sub-systemen. En dat is waar het mis gaat. Het is ‘the root of all evil’, wat mij betreft. Op planningsgebied dan.
Om een goed werkende planning te hebben moet je op je systeem kunnen vertrouwen. Jouw brein moet weten ‘taken schrijf ik altijd dáár op’.
Werk je met een boel sub-mappen en ingewikkelde lijstjes dan maak je het jezelf onnodig lastig. Dat niet alleen: je maakt sneller fouten, ziet zaken over het hoofd of vergeet bepaalde mappen te checken. Hierdoor wordt je systeem onbetrouwbaar. Jij kunt niet langer van je planning op aan, waardoor je niet alleen overzicht verliest, maar ook onrust ervaart.
Wat dan wel? Je wil een simpel systeem. Eén waarbij je alles op één plek bewaart en waarbij het bijwerken en bijhouden niet omslachtig is.
Hoe maak je een goede planning? 5 manieren die wél werken
Bovenstaande vier punten vormen op planningsgebied een ‘recipe for disaster’. Ze zorgen ervoor dat – ondanks je goede bedoelingen om je werkzaamheden te organiseren en te plannen – je planning onuitvoerbaar is. Sterker nog: in plaats van overzicht te bieden, veroorzaken ze enkel onrust en nog meer stress. Dus: hoe maak je een planning? In ieder geval niet zo.
Wat wil je dan wel?
Een planning die wel compleet is, en die wél ruimte houdt met onverwachte zaken;
Een planning die wel flexibel is, en die wél ademruimte biedt;
Een planning die wel realistisch is, en niet slechts een wensenlijst;
Een planning die wel uit één overzichtelijk systeem bestaat, en niet uit allerlei sub-systemen;
En dat bereik je zo:
Planningstip 1. Organiseer je werk in één systeem
Zoals gezegd: één simpel systeem werkt vele malen beter dan allerlei submapjes en -lagen. Je hebt daarom alleen één agenda en één takenmanager nodig. Die mogen in dezelfde tool zitten (bijvoorbeeld Outlook), maar ook bestaan uit twee aparte tools (bijvoorbeeld Google Calendar in combinatie met Todoist).
Het gaat erom dat jouw brein erop kan vertrouwen dat alles zich op één plek bevindt. Dat geeft niet alleen rust, maar stelt je ook in staat snel te schakelen.
Wat plaats je in dat systeem? Simpel: je projecten, afspraken, grote acties, kleine acties en aandachtspunten. Maar ook zaken die je aan mensen wil vragen of zaken waar je nog op wacht.
In mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ ga ik uitgebreid op dit timemanagement systeem in en leg ik stap voor stap uit hoe je deze zaken onderscheidt en plant.
Planningstip 2. Plan grote taken in je agenda
Als je ook maar één tip uit dit artikel wil meenemen, laat het dan deze zijn:
Om je planning uitvoerbaar te houden, weet je nu ook dat je voldoende ruimte moet houden voor onverwachte zaken. Daarnaast wil je realistisch zijn.
Door grote taken in je agenda te plannen dwing je jezelf na te denken over hun duur en krijg je een realistisch beeld van hoe je week er uit ziet.
Wat is een grote taak?
Ik bestempel een ‘grote taak’ of ‘grote actie’ als een klus waar je langer dan 30 minuten mee bezig bent. En aangezien je dat vaak niet even tussendoor kunt doen, is het verstandig om ze in je agenda te plannen in plaats van op je takenlijst te plaatsen. Zo zie je in één oogopslag wat je te besteden hebt en voorkom je dat je jouw planning te vol boekt.
Want stel dat je woensdag al enkele meetings hebt opstaan. Hier twee grote taken aan toevoegen, waarmee je minstens drie uur zoet bent, gaat gewoonweg niet lukken. Je zal daarom moeten kijken naar een ander, meer geschikt, moment. Zou je jouw taken slechts op je takenlijst zetten, dan mis je dit overzicht.
Planningstip 3. Werk met een basisopstelling
Dat met dat geld? Je vaste lasten en onverwachte uitgaven? Iedereen je weet wat er binnenkomt en eruit gaat, kun je budgetteren. Dat voorkomt dat je voor nare financiële verrassingen komt te staan.
Doe dat ook met je terugkerende taken en afspraken: plan die terugkerend in je agenda en takenmanager — ‘Warren Bufet’ je planning’ noem ik dat. Daarbij houd je ruimte voor die onverwachte zaken. Doorgaans kun je prima inschatten hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt.
Wat ik wil voorkomen is dat jij een onrealistische planning maakt; één waarbij je 60 uur aan werk in een 40-uur durende werkweek stopt (waarvan minstens al de helft is opgegaan aan vaste lasten en onverwachte uitgaven).
Kortom: breng die terugkerende afspraken en taken in kaart en houd wat ruimte vrij voor onverwacht — iets dat mijn collega Patrick ‘je basisopstelling’ noemt.
Planningstip 4. Werk je systeem regelmatig bij
Al je zaken op één overzichtelijke plek bewaren en daarbij rekening houden met een basisopstelling klinkt als gezond boerenverstand. Toch komt dan vaak de dagelijkse werkelijkheid om de hoek kijken — It’ll do you, and it’ll do you hard.
Je hebt dan de neiging om subsystemen te laten ontstaan; losse blaadjes, even een mapje hier of een foldertje daar. Je neemt teveel hooi op je vork, vergeet vanwege de chaos bepaalde werkzaamheden af te ronden en je inbox stroomt over. Help!
We’ve all been there. Maar wanneer je daadwerkelijk wekelijks tijd plant om de boel op te schonen en bij te werken kun je een groot deel van deze stress voorkomen. Neem daarom dagelijks een kwartier tot een half uur de tijd om door je systeem heen te lopen.
Je timemanagementsysteem opruimen en updaten is persoonlijke hygiëne voor je brein.
Ja, dat is is een investering, maar uiteindelijk kost het je niet meer tijd. Je voorkomt namelijk een hoop fouten, stress en gebrekkige kwaliteit die je anders achteraf had moeten herstellen.
Planningstip 5. Doe een wekelijkse reflectie
Ook aan het einde van je werkweek neem je even een moment om door alles heen te lopen. Wanneer je dat dagelijks al doet, zal dit hooguit een half uurtje van je tijd in beslag nemen. Maar ook hier geldt: die tijd verdien je tienvoudig terug. Trust me. Plan die ‘wekelijkse reflectie’ dus in, op vrijdagmiddag bijvoorbeeld, en ga aan de slag.
Wat doe je zoal?
- Je kijkt naar je agenda van de afgelopen week en vraagt je bij ieder item af ‘is dit klaar of moet ik hier nog wat mee?’. Indien dat het geval is, plan je het opnieuw in. Doe dit ook voor je takenlijst.
- Vervolgens check je de week die komen gaat. Moet daar nog iets voor gebeuren? Moet je nog iets voorbereiden? Gaat die afspraak en die meeting nog wel door? Indien er nog actie moeten worden ondernomen, plan je dat in.
- Kijk naar de grote projecten die je nog hebt liggen. Zijn er zaken waaraan je deze week gewerkt hebt? Wil je komende week een nieuwe project oppakken, en zo ja: kun je er meteen mee aan de slag of zul je het toch eerst uiteen moeten zetten door middel van een miniscrum?
- Vergeet ook niet je mailbox. Vóór je werkweek ten einde is zorg je ervoor dat die teller van je inbox op 0 staat. Geen enkele mail laat je staan, maar je verwerkt ze middels de OHIO-methode.
Kortom: een goede planning maken
Het lijkt misschien veel informatie, maar een goede planning maken is helemaal niet lastig, ingewikkeld of tijdrovend. Integendeel: het levert je juist tijd op. Niet langer ben je het overzicht kwijt, maar kun je weten hoeveel tijd en welke taken jouw aandacht vereisen. Het enige dat je daarvoor nodig hebt is één systeem, dat je regelmatig bijwerkt en vanuit waar je ook daadwerkelijk werkt.
Indien je hulp kan gebruiken bij het opzetten van zo’n systeem, raden we je aan het boek ‘Elke dag om 15.00 Uur Klaar’ te lezen of om onze 1-daagse Training Time Management te volgen. Daar leert één van onze experts je hoe dankzij een handig systeem slimmer kunt werken, in plaats van harder. Zien we je daar?
Björn Deusings
Directeur van Tijdwinst.com
timemanagement expert
Wie zijn wij? | Training Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
