Politieke spelletjes, achterklap, conflicten, mensen die niet doen wat ze beloven — nee, we hebben het niet over een aflevering ‘Game of Thrones’, maar over jullie team. Hierdoor lopen jullie resultaten mis én is het vertrouwen ver te zoeken. Dat moet anders. De Piramide van Lencioni helpt jullie daarom op weg naar het worden van een goed geoliede machine!
Lencioni: “80% van de teams presteert niet”
Één man weet het zeker: 8 op de 10 teams functioneert niet.
Al werk je met een nauwkeurig samengesteld team waarbij kritisch is gekeken naar ieders vaardigheden, competenties en persoonlijkheden, het merendeel van de tijd gaat het gewoonweg mis;
Je durft elkaar geen oprechte feedback te geven en je vindt het lastig om elkaar aan te spreken op verantwoordelijkheden of slechte resultaten. Nog erger: doordat iedereen zo bezig is met zichzelf verliest men het het eindresultaat uit het oog.
Kortom, in plaats dat het team werkt als een goed geoliede machine lijkt het vaak alsof je werkt met moeren en bouten die op geen enkele manier op elkaar aansluiten.
… zegt Patrick Lencioni, Amerikaanse consultant en schrijver van vele team- en managementboeken.
In zijn zijn bestseller ‘De 5 Frustraties van Teamwork’ pleit hij dan ook voor een gezondere teamsfeer waardoor men doelgerichter en beter samenwerkt — iets wat volgens hem cruciaal is:
“Vergeet financiën, vergeet strategieën, vergeet technologie. Teamwork is datgene dat de ultieme voorsprong biedt op de concurrentie — niet alleen omdat het zo krachtig is, maar ook zeldzaam.”
Je hoort het: wil je efficiënter werken en sneller resultaten boeken, focus je dan op het functioneren van het team — de rest volgt vanzelf. Om dit te bereiken zul je wel eerst een aantal obstakels uit de weg moeten ruimen:
De Piramide van Lencioni: 5 redenen waarom jullie team niet lekker loopt
Volgens Lencioni zijn er namelijk een aantal valkuilen die een goed functionerend team in de weg zitten — 5 om precies te zijn.
Om het belang van ieder punt aan te tonen, geef hij ze weer in een piramide-model: de zogenaamde ‘Piramide van Lencioni’.
Stuk voor stuk zaken die zowel de teamgeest als het uiteindelijke succes ondermijnen. Deze factoren te lang een rol laten spelen, leidt uiteindelijk naar een team dat niet vies is van politieke spelletjes en achterklap — Games of Thrones praktijken die je niet op de werkvloer wilt aantreffen.
Lencioni geeft gelukkig aan dat geen enkel team te disfunctioneel is om op te lappen.
Een team dat dan ook vastbesloten is om deze vijf valkuilen te omzeilen, zal vervolgens niet alleen de resultaten verbeteren, ook de onderlinge band zal opbloeien — en aangezien je haast zo’n 40 uur per week met je collega’s doorbrengt is dat geen overbodige luxe.
… maar waar begin je?
Resultaten boeken? Begin onderaan de piramide van Lencioni
Om de vijf valkuilen aan te pakken, zul je eerst beter moeten begrijpen hoe een piramide-structuur werkt.
De onderste laag het het fundament — je kunt dan ook pas bouwen wanneer deze stevig is. Het heeft dus weinig zijn om te werken aan de resultaten die het team voortbrengt wanneer het vertrouwen – de onderste laag – ontbreekt. Begin dus daar.
Door het team te laten werken aan hun fouten en zwakheden betreffende hun gebrek aan vertrouwen, zal men kunnen opbouwen naar de hogere lagen. Uiteindelijk zullen de disfuncties plaatsmaken voor waarden die passen binnen een goed geoliede machine:
Laten we deze verder toelichten.
In 5 lagen op weg naar een goed functionerend team
Laag 1: Vertrouwen versus afwezigheid van vertrouwen
Om een lekker lopend team te hebben, zal men elkaar eerst moeten vertrouwen, zegt Lencioni. Je wil natuurlijk voorkomen dat collega’s zich niet durven open te stellen tijdens een vergadering, maar vervolgens wel hun frustraties uiten bij de koffieautomaat.
“Vergeet niet dat teamwerk begint met het opbouwen van vertrouwen. De enige manier om dat te doen is door het door het team aan te sporen zich kwetsbaar op te stellen — we moeten hiervoor onze behoefte aan onkwetsbaarheid overwinnen.”
Deze eerste stap is echter ook meteen de lastigste; vertrouwen binnen een team bouw je namelijk niet over één nacht ijs op. Je zult je collega’s daarom moeten leren kennen.
Kom meer te weten over ze, als persoon — wat doen ze graag in hun vrije tijd? Wat zijn hun normen en waarden? Een manier om hierachter te komen is door een het sociale aspect meer zichtbaar te maken op de werkvloer.
Organiseer hiervoor geen hippe teambuilding-activiteiten, maar houdt bijvoorbeeld dagelijk een ‘Fika’ — een zweedse ‘uitvinding’ waarbij jij en je team verplicht een koffiepauze in lassen om zo even bij te kletsen. Dit lijkt misschien onproductief, maar juist tijd nemen om elkaar beter te leren kennen, zal op de lange termijn zijn vruchten afwerpen: frustraties worden eerder uitgesproken en men zal eerder de moed opbrengen om om hulp te vragen.
… iets wat nodig is, wil je doorgaan naar de tweede laag:
Laag 2: Productieve conflicten versus angst voor conflicten
De tweede laag richt zich op het hebben van conflicten — iets wat jullie als team misschien liever uit de weg gaan. Als team wil je immers zoveel mogelijk conflicten vermijden, toch?
Nou, nee.
Ga je als team geregeld conflicten of stevige discussies uit de weg, dan is er geen ruimte voor verbetering en groei. Lencioni spoort teams dan ook aan regelmatig eens de confrontatie aan te gaan. Hiervoor zal men elkaar wel moeten vertrouwen — een sterke eerste laag is dan ook cruciaal.
“Pas wanneer er vertrouwen is, wordt een conflict niets anders dan het streven naar de waarheid — een poging om een zo goed mogelijk antwoord te zoeken voor problemen.”
Je hoeft elkaar nu natuurlijk niet in de haren te vliegen, maar ruimte maken om problemen of frustraties te bespreken zorgt ervoor dat het team uiteindelijk beter functioneert dan wanneer je je problemen voor je houdt.
Ga daarom geregeld eens om de tafel zitten en bespreek eventuele pijnpunten. Door een ‘1:1’-lijst te hanteren, zorg je ervoor dat puntsgewijs je frustraties kunt uiten. Hierdoor val je elkaar niet constant lastig, maar bespreek je zaken wanneer daar de tijd voor is.
Laag 3: Betrokkenheid versus gebrek aan inzet
Ongeacht de koers die het team vaart, iedereen moet bij het proces betrokken worden, ongeacht hoe groot hun rol is.
Wanneer er namelijk onduidelijkheden bestaan over de gang van zaken, rolverdeling en de prioriteiten zal men steeds minder inzet gaan tonen omdat men ervaart dat hun bijdrage niets oplevert.
Lencioni:
“Mensen zullen elkaar niet verantwoordelijk houden voor de resultaten wanneer voor hen niet duidelijk is welke op welke manier zij deel uitmaken van het plan.”
Wees daarom duidelijk:
Zorg ervoor dat na ieder overleg duidelijk is wat de belangrijkste beslissingen waren, wat er concreet is afgesproken, welke deadlines er zijn en wie hierin welke verantwoordelijkheid heeft. Overweeg ten slotte te werken vanuit een open Taak Manager – zoals Todoist, Asana of Monday – zodat voor iedereen helder is wie waar mee bezig is.
Neem je de vaagheid weg, dan is het team eerder geneigd zijn beste beentje voort te zetten.
Laag 4: Verantwoordelijkheid versus vermijden van verantwoordelijkheid
De een na laatste laag behandelt het nemen van verantwoordelijkheid richting de groep.
Wanneer de overtuiging speelt dat het ‘ieder voor zich is’, zullen mensen binnen jouw team eerder bezig zijn met hun eigen belang. Hierdoor moedig je niet alleen middelmatigheid aan, je haalt al snel de hele groep omlaag. Daarnaast kan er jaloezie ontstaan wanneer één persoon wél zijn best doet en zijn kop boven het maaiveld uitsteekt.
Wil je dus voorkomen dat de discipline binnen de groep langzaam wegebt, durf elkaar dan aan te spreken op fout gedrag of slechte resultaten. Ondermaats presterende collega’s zullen hierdoor sneller de neiging hebben gas bij te geven omdat ze niet op de vingers getikt willen worden.
Een andere manier om de moreel hoog te houden, is door resultaten vast te leggen, zegt Lencioni — hierdoor scheidt je automatisch het kaf van het koren.
“Mensen die niet goed zijn in hun werk willen niet dat hun resultaten worden bijgehouden — ze willen nergens verantwoordelijk voor moeten zijn. Goede teamplayers zijn dol op dat soort verantwoordelijkheid — het toont aan dat ze hun best doen richting het team.”
Om dit in de praktijk te brengen kun je wekelijks een werkoverleg opzetten waarbij er wordt nagegaan of eerder afgesproken doelstellingen zijn behaald. Volgens Lencioni is het hierbij ontzettend nuttig om prestaties openbaar te maken en te delen met de hele groep.
Daarnaast kan men werken met een beloning: behaalt het team een specifiek doel dan wordt het gehele team beloont. Gegarandeerd dat collega’s die niet hun beste beentje voortzetten, aangesproken worden op hun gedrag wanneer dit in het water dreigt te vallen.
Laag 5: Resultaten versus onoplettendheid naar resultaten
Zoals je ziet komen we nu pas aan bij het behalen van resultaten. Pas wanneer de vorige vier lagen stabiel zijn, kunnen jij en je team hier dan ook druk over maken.
In dit laatste stuk gaat het over het vermogen om het ego opzij te zetten voor het teambelang — het resultaat vóór het individu laten gaan.
Lencioni:
“De ultieme disfunctie binnen een team is de neiging om op zoek te gaan naar individuele erkennen en aandacht. Dit gaat ten koste van het collectieve resultaat — het doel van het team.”
Collega’s binnen het team zullen zich dus moeten bezig houden met resultaten op de lange termijn, in plaats van op zoek te gaan naar – meer plezierige – resultaten op de korte termijn.
Een manier om deze focus op het einddoel te houden en niet op zichzelf, kan echter nogal een uitdagende klus zijn. Regelmatig doelstellingen delen, voortgangsgesprekken houden en (ook weer hier) werken met beloningen, kan daarbij helpen.
Onthoud echter dat de motivatie van binnenuit moet komen en niet enkel moet afhangen van een eventuele beloning. Doorloop je echter de eerste vier lagen, dan zou dat volgens Lencioni geen probleem moeten zijn; de resultaten komen dan vanzelf.
Kortom: 5 dingen die jullie als team voortaan doen dankzij de Piramide van Lencioni
Nu je weet wat de valkuilen binnen jouw team zijn én hoe je deze kunt tegengaan, houdt niets jullie meer tegen:
In plaats van de werken in een team dat een lage standaard hanteert, gebrek aan betrokkenheid toont en waarin collega’s zich niet kwetsbaar durven op te stellen, hebben jullie de mogelijkheid om te transformeren:
1. Een afwezigheid van vertrouwen
In plaats van elkaar niet te vertrouwen, hebben jullie een persoonlijke band. Jullie nemen de tijd om elkaar te leren kennen en mede dankzij deze band durven jullie elkaar aan te spreken op fouten.
2. De angst om conflicten aan te gaan
Jullie bespreken eventuele pijnpunten en zijn niet langer bang om een hevige discussie aan te gaan. Als team begrijpen jullie dat dit juist kan leiden tot groei en ontwikkeling.
3. Gebrek aan inzet
Iedereen weet wat zijn of haar rol binnen het team is en weet ook van de ander waar hij of zij mee bezig is. Heldere deadlines en afspraken zijn de norm.
4. Het vermijden van verantwoordelijkheid
Men denkt vanuit het team en neemt verantwoordelijkheid. Doelstellingen en prestaties worden met de hele groep gedeeld en slecht presterende collega’s worden op hun gedrag aangesproken.
5. Onoplettend zijn naar resultaten
Men is niet langer bezig met korte termijn doelen, maar kijkt naar het collectieve resultaat op de lange termijn. Niet langer gaat het individu vóór op de resultaten.
Op die manier zijn politieke spelletjes verleden tijd en functioneert het team als een hechte familie — iets dat je volgens Lencioni verder brengt dan alleen sterke business-strategieën.
Ga er dus voor — samen.
Onze hulp gebruiken? Volg met je team een cursus Time Management
Alle neuzen zo snel mogelijk dezelfde kant op laten wijzen, kan nogal een uitdaging vormen. Zoals Lencioni al zei moet de motivatie en discipline vanuit het team zelf komen.
Wij kunnen hierbij helpen.
Door samen met je collega’s een cursus Time Management te volgen, leren jullie hoe je als team jullie werkproces kunnen vergemakkelijken.
Jullie ontdekken onder andere hoe jullie als team een zo transparant mogelijk systeem kunnen inrichten, zodat iedereen op elk moment weet waar de ander mee bezig is — dit en nog véél meer.
Wil je daarnaast de communicatie binnen het team verbeteren, vul deze training dan aan met een cursus Gesprekstechnieken of – voor de wat minder assertieve collega’s – een cursus Assertiviteit. Als leidinggevende heb je veel baat bij een cursus Feedback Geven — ook die vind je bij ons.
Wil je dus je team de boost geven die het verdient, volg dan eens een (of misschien wel meer) training op een van onze locaties of nodig ons uit — we komen namelijk ook graag naar jullie toe.
Tot dan!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
