De ultieme vraag die Getting Things Done voor jou overbodig kan maken

De ultieme vraag die Getting Things Done voor jou overbodig kan maken

Heb jij ook zo’n hekel aan films met een open einde? Onze hersenen houden ervan om zaken te kunnen afsluiten, wat gemoedsrust geeft. Bij films en series wordt dankbaar gebruik gemaakt van dit psychologische effect. In het dagelijkse leven kan de natuurlijke hunkering naar ‘sluiting’ echter knap lastig zijn. Op het werk maar ook thuis wordt je op (meestal) ongelegen momenten getriggerd door allerlei zaken die onaf zijn. De ene persoon kan hier makkelijker mee kan omgaan dan de andere. Iedereen heeft echter een maximum aan losse eindjes dat je kunt verdragen. Daarna ontstaat er stress of zelfs burn-out. Een ding is zeker losse eindjes negeren is niet de juiste manier om ermee om te gaan.

Om je hoofd vrij te maken van losse eindjes is het allereerst van belang je bewust te worden dat ze overal in het dagelijkse leven verborgen zitten: de deurklink die je elke dag vastpakt waarbij je je telkens weer bedenkt dat deze nog vastgezet moet worden, het tuinhuis dat niet meer goed in de beits zit en al lang geleden opnieuw gebeitst had moeten worden, de digitale foto’s die je nog wilt uitzoeken om er een album van te maken etcetera. Op het werk geldt precies hetzelfde voor de fysieke, digitale en mentale input die elke dag van alle kanten op je afkomt.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Eerder kon je lezen dat de eerste stap richting een helder hoofd bestaat uit de gewoonte om losse eindjes direct uit je hoofd te halen met behulp van handige apps op je smartphone.

Getting Things Done David Allen

Het uitgebreide beslismodel van David Allen

In het populaire boek Getting Things Done (GTD) van David Allen, wordt aan de hand van een uitgebreid beslismodel beschreven hoe je slim omgaat met losse eindjes (en nieuwe input) op het werk en thuis. Wanneer je gemotiveerd bent om een grondig systeem op te zetten om je leven op orde te krijgen, dan is Getting Things Done lezen een aanrader. In de praktijk zie ik dat veel lezers van Getting Things Done moeite hebben met het consequent toepassen van het beslismodel dat David Allen beschrijft. Zodra je de basispsychologie van een helder hoofd echter begrijpt, zul je zien dat je al een heel eind komt met het tackelen van losse eindjes en nieuwe input.

Dit bracht mij tot het definiëren van één eenvoudige vraag, met maar twee mogelijke antwoorden, waarmee je je hoofd vrij kunt houden van losse eindjes.

De vraag luidt als volgt:

Is het belangrijk genoeg voor mij (of ons) om deze situatie op korte termijn te veranderen?

Zo ja:

Besluit wat de eerstvolgende actie is om de gewenste situatie te bereiken. Een voorbeeld hiervan:

Je hebt jezelf een e-mail gestuurd met de notitie:

Notitie: trapleuning zit los
Overweging: als ik dit zo laat wordt de schade aan de muur alleen maar erger.
Eerstvolgende actie op je klussenlijst: [trapleuning] bekijken wat er aan materiaal nodig is om deze te maken (en of ik in staat ben om hem zelf te maken).

Het definiëren van de eerstvolgende actie en daarvoor gelijk een extern geheugensteuntje aanmaken (in je agenda, takenlijst, boodschappenlijst, klussenlijst etc.), maakt dat je de volgende keer dat je geconfronteerd wordt met de situatie (bijvoorbeeld de losse trapleuning) weet dat deze binnenkort zal veranderen door de geplande actie. Zo is het losse eindje voor je brein gesloten. Verder zorgt de eerstvolgende actie ervoor dat het niet blijft bij een vaag voornemen, maar een concrete kleine stap die je sneller geneigd zult zijn te doen.

Nee:

Neem met overtuiging het besluit dat het voor nu niet belangrijk voor je is om de situatie te veranderen. Een drietal voorbeelden van besluiten om de situatie (voorlopig) te accepteren:

Je hebt jezelf een e-mail gestuurd met de ingeving:

Notitie: nieuwe website laten maken?
Overweging: gezien de drukke planning in de komende maanden en het feit dat de website eigenlijk nog prima bij de tijd is, gaan we er voorlopig nog niet mee aan de slag.

Notitie: woonkamer verven
Overweging: aangezien we volgend jaar hebben gepland om de garage anders in te richten en opnieuw te verven, doen we dit liever in één keer samen met de garage. We laten de woonkamer dus even voor wat het is, waarmee het losse eindje gesloten is vanwege dit besluit.

Notitie: sneller internet
Overweging: aangezien de gemeente heeft aangekondigd dat er volgend jaar glasvezel wordt aangelegd bij ons in de straat, houden we het nu even bij onze huidige internetaanbieder.

cursus time management

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Tip: ook al besluit je dat je voorlopig niet aan de slag gaat met het losse eindje, noteer het dan toch op bijvoorbeeld een ‘ooit/misschien lijst’. Zo’n lijst kun je eenvoudig opmaken in een tekstverwerker of in je favoriete lijstjes-app op je smartphone. Een keer in de zoveel tijd (bijvoorbeeld 1x per maand) is het de moeite waard om deze ‘ooit/misschien lijst’ door te lopen. Want misschien dat je houding ten aanzien van zaken die je aandacht hebben veranderd is en je er een eerstvolgende actie aan wilt gaan koppelen om de situatie te gaan veranderen.

Extra tip: wanneer je een partner (of collega’s) hebt waarop jouw beslissing ook van invloed kan zijn, voer dan altijd samen het gesprek of het wel of niet nodig is om actie te ondernemen. Anders blijft het alsnog een los eindje voor één van de twee wat zorgt voor onnodige stress.

Bonustip: heb je weinig tijd om te klussen in huis? Of doe je liever andere dingen met je tijd? Kijk dan eens naar de website Werkspot.nl, de marktplaats voor het aanbieden van klussen. Met behulp van Werkspot heb ik al menige klus van mijn klussenlijst kunnen wegstrepen en laten uitvoeren door een vakman met goede beoordelingen en een fijne prijs.

Hoe ga jij om met losse eindjes? Deel je tips en ideeën in de reacties.

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Comments

  1. Kirsti reageert:

    Leuke site hier ga ik voor zitten om te lezen.

  2. Goed artikel. Hieronder een leuke aanvulling hierop
    http://www.eurobespaar.nl/time-management-hoe-ga-je-om-met-het-onverwachte/

Trackbacks

  1. […] 18 dubbelgevouwen vellen staan voor alles wat Leonardo met zijn tijd deed. Veel. Immens veel. ‘Getting Things Done’ was duidelijk geen onbekende techniek voor […]

  2. […] experts en goeroes gaan er helemaal los op. Doelen stellen. David Allen bijvoorbeeld (ken je van ‘Getting Things Done’) heeft het over maar liefst “6 Horizons of Focus”. En Stephen Covey (je weet wel, van het […]

X