Je brein kan niet optimaal functioneren zonder regelmatig afschakelen. Daarom is het zo belangrijk om zo nu en dan met vakantie te gaan. Maar waarom is het zo lastig om echt af te schakelen van je werk, terwijl je daar op je strandstoel aan zee ligt? Gebruik deze 5 tips die je op weg helpen naar jouw (volgende) ultieme afschakel-vakantie.
Wat komt aan bod:
Regelmatig en effectief afschakelen van je werk is goed voor je brein en je productiviteit, zoals het nemen van een vakantie. Dat is een ding dat zeker is, volgens de wetenschap. Uit eigen ervaring weet ik echter dat effectief afschakelen van werk een typisch gevalletje ‘makkelijker gezegd dan gedaan’ is.
Zit je in je strandstoel, schiet je plotseling te binnen dat je Marco dat projectverslag nog moet mailen. Maar even gauw doen omdat je je tablet toch net in je handen hebt voor het lezen van een ebook. Of ben jij zo iemand die in zijn vliegtuigstoel na de landing gelijk snel zijn werk-inbox checkt zodra alle apparatuur die je verbindt met de buitenwereld weer aangezet mag worden?
Je bent helaas niet de enige. Uit een Amerikaans onderzoek is gebleken dat 67% van de kantoorwerkers een lijntje met kantoor blijft houden. Dat wil zeggen: mail checken, vragen beantwoorden en überhaupt bereikbaar zijn voor contact. 61% gaat zelfs zover dat ze toegeeft echt aan het werk te zijn tijdens vakantie.
Waarom afschakelen van werk zo lastig is
Is dit nu allemaal onze schuld en is het een kwestie van je vermannen om de verleiding van mailen, bellen en appen te weerstaan? Nee. Een groot deel van de schuld ligt niet bij jou, maar bij je kantoor.
Slechts in 17% van de gevallen is het ons eigen idee om aan het werk te gaan tijdens vakantie. 24% van de tijd die tijdens vakantie wordt besteed aan werk, ontstaat doordat collega’s contact met ons zoeken. 20% van die tijd komt doordat de baas ons opzoekt. Afschakelen wordt ons zo wel heel moeilijk gemaakt.
Zo schakel je wél af van werk tijdens je vakantie
Om écht af te schakelen van werk tijdens je vakantie is het zaak om die lijntjes met kantoor van tevoren door te knippen. Zonder dat je hierover ruzie met je collega’s of baas krijgt. Of dat je zelf met een schuldgevoel aan je cocktail op de Copacabana nipt. Dat doe je door van tevoren afspraken te maken, helder te communiceren over je absentie en jezelf te behoeden van de verleiding. Enkele praktische tips:
1. Laat geen onafgerond werk achter voor collega’s
Zorg dat taken die tijdens je vakantie kunnen gaan opspelen afgerond zijn, zodat je in de eerste plaats al niet opgebeld, gemaild of ge-appt hoeft te worden. Probeer het aantal taken en werkzaamheden die je mogelijk voor collega’s achterlaat te minimaliseren.
2. Regel een ‘gatekeeper’
De taken die daarna toch nog overblijven, leg je bij een ‘gatekeeper’ neer. Dit is iemand die voor jou instaat, terwijl je weg bent. Hij of zij lost noodgevallen en uitzonderlijk dringende zaken in jouw plaats op – mochten deze zich ondanks je voorbereidingen voordoen.
Het is daarom van belang dat je ‘gatekeeper’ weet wat jouw functie inhoudt en welke lopende projecten je hebt. Zorg er dus altijd voor dat jij niet de enige bent die dat project kan oppakken. Er moet altijd iemand zijn die het (tijdelijk) van je kan overnemen. Dit verlicht de druk voor jou en zorgt er voor dat je zorgeloos kunt afschakelen. Geef in overleg de naam van je ‘gatekeeper’ aan in je out-of-office melding.
3. Maak je inbox vakantie-proof
Communicatie en verwachtingen-management is waar het allemaal om draait wanneer je van je werk wil afschakelen tijdens je vakantie. Ook wanneer we het over e-mail hebben: een welbekend struikelblok in vakantie-tijd. Je inbox op een professionele manier vakantie-proof maken doe je als volgt:
Vóór je vakantie
De datum van terugkomst in je externe out-of-office bericht zet je twee dagen later dan de dag waarop je daadwerkelijk terugkomt. Hiermee creëer je ruimte om de tijdens je vakantie binnengekomen e-mail goed te kunnen verwerken en overzicht hierin te creëren. Door het overzicht dat je in deze twee dagen creëert kun je daarna beter prioriteiten stellen. Deze aanpak helpt daarnaast bij het voorkomen van onrust die kan ontstaan doordat externen mogelijk van je verwachten dat je op de dag van terugkomst gelijk op hun bericht zult reageren. Na terugkomst zul je immers al genoeg collega’s aan je bureau hebben staan met hun verzoeken en vragen. Onze uitgebreide out-of-office handleiding leert je de do’s and don’ts van een goed out of office-bericht.
Ná je vakantie
De tijd die je nodig hebt om de tijdens je vakantie binnengekomen mails te verwerken plan je van te voren (ruim) in in je agenda. Onderschat de tijd die dit kost niet, zo minimaliseer je verder de kans op onrust en stress. Ga tijdens deze afspraak met jezelf ook écht aan de slag met je mails en verwerk ze één voor één om te komen tot een lege inbox en heldere prioriteiten.
4. Spreek vaste werk-momenten af
Oké, is het écht écht écht nodig om een lijntje met kantoor te houden? Spreek dan met je baas en collega’s af om te werken of met je werk bezig te zijn op afgesproken tijdstippen. Wanneer het duidelijk is dat op je op dinsdag tussen vier en vijf je mail gaat checken en dan bereikbaar bent voor contact, hoeft niemand je de rest van je vakantie lastig te vallen op andere tijdstippen.
Zo kun jij met een gerust hart het zwembad in duiken, zonder bang te zijn dat je telefoon misschien af gaat omdat iemand op kantoor je meer nodig heeft dan jij dat frisse bad nodig hebt.
5. Doe de Digital Detox: een vakantie zonder internet
Niets zo ontspannend als het gegeven dat niemand je kán lastig vallen en dat je daar een goed excuus voor hebt. Jij doet aan Digital Detox: een internetloze week. Hotels en vakantieplekken zonder WIFI vind je op de handige kaart van www.hotels-ohne-wlan.com. Ervaar zo eens hoe heerlijk het kan zijn om dat lijntje met kantoor definitief door te knippen. Oké, tot je vakantie over is dan. Maar heerlijk is het zeker!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
