Een goede samenwerking maakt je werkdagen leuker en het resultaat beter. Maar laten we eerlijk zijn: we doen allemaal maar wat. Er bestaat geen vak ‘samenwerken’ op de middelbare school. En het is ook geen skill waar je 7-daagse spoedcursussen in kunt volgen. Wat je wél kunt leren, is je tijd zo managen dat de samenwerking met collega’s er vanzelf op vooruitgaat. Dat lukt met deze 21 tips!

Waarom is samenwerking belangrijk?

Er is sprake van wederzijdse afhankelijkheid tussen jou en je collega’s of opdrachtgevers. Als je collega bijvoorbeeld zijn aandeel in het project niet oppakt, dan heeft het gezamenlijke resultaat daaronder te lijden. En lever jij je werk te laat aan? Dan baalt je collega omdat hij ook tot in de late uurtjes moet doorwerken om alles gedaan te krijgen.

Het belang van samenwerken zit ‘m er dus in dat je elkaar hard nodig hebt voor het gezamenlijke resultaat. Daarnaast is goed samenwerken om deze redenen belangrijk:

  • Je houdt tijd over door niet alles zelf te willen doen.
  • Door samen te werken, maak je slim gebruik van ieders kennis en expertise.
  • Je hoeft niet alles zelf te weten of te kunnen, wat een fijne gedachte is.
  • Met elkaar optrekken en brainstormen kan tot nieuwe oplossingen of perspectieven leiden.
  • Je kunt elkaar versterken doordat elke collega een eigen DISC-profiel heeft. Zo helpt een resultaatgericht persoon de creatieve denker om zijn ideeën concreet te maken. De creatieve denker helpt de resultaatgerichte persoon dan weer om ook buiten de kaders te denken.

samenwerken

Wat wordt er verstaan onder samenwerken?

Voordat we strooien met samenwerkingstips, eerst nog de definitie van samenwerken. De betekenis van samenwerken komt op het volgende neer:

Elk lid van een groep spant zich in voor een gezamenlijk doel, ieder vanuit een eigen rol, om zo samen een zo goed mogelijk resultaat te behalen in zo min mogelijk tijd.

Daarbij kun je allerlei vormen van samenwerking hebben. Je kunt samenwerken met collega’s binnen je team, met collega’s van een andere afdeling of met klanten of opdrachtgevers.

Wat houdt goed samenwerken in?

Bij hbo-opleidingen en soms ook op de werkvloer wordt samenwerken gezien als een competentie. In werkelijkheid is samenwerken een verzameling van competenties. Zo is voor goed samenwerken het volgende belangrijk:

  • Je communiceert helder en duidelijk en bent proactief.
  • Je kunt constructieve feedback geven.
  • Je communiceert assertief over wat je wilt en belangrijk vindt (zonder eromheen te draaien of in passief agressief of subassertief gedrag te vervallen).
  • Je kunt effectief digitaal samenwerken (door je collega’s ook via de juiste digitale middelen op te zoeken als je vanuit huis werkt).
  • Je hebt je planning op orde en krijgt je werk op tijd gedaan.

In dit artikel zoomen we – niet geheel verrassend voor een website die Timemanagement.nl heet – in op het aspect plannen, tijd managen, prioriteiten stellen en focus houden. Dat alles is namelijk essentieel om efficiënt samen te werken, verwachtingen te kunnen managen en op tijd jouw aandeel in het project op te leveren.

Waar moet een goede samenwerking aan voldoen?

Vooruit, toch nog een lijstje! Want wat is nu belangrijk bij samenwerken? De Amerikaanse organisatieadviseur en auteur Patrick Lencioni heeft vijf kenmerken bedacht die bijdragen aan goed samenwerken in een team.

Elk teamlid moet deze vaardigheden hebben om samen tot een sterk staaltje teamwork te komen:

  1. Vertrouwen hebben in de mensen met wie je samenwerkt.
  2. Conflicten durven aan te gaan (op een constructieve manier) in plaats van dingen op te kroppen.
  3. Betrokkenheid tonen bij het proces, bij het project en bij je samenwerkingspartners.
  4. Je verantwoordelijkheid nemen voor jouw aandeel in het eindresultaat (ook als dat niet expliciet wordt uitgesproken).
  5. Je focus houden op het teamresultaat en dat centraal stellen.

samenwerken

21 plannings- en concentratietips om beter samen te werken

Je focus houden bij de juiste dingen, je planning helder hebben en je tijd goed managen zijn essentieel om effectief samen te werken. Zo mis je geen deadlines, hoef je je collega’s niet te vaak te storen, krijg je je beloofde werk daadwerkelijk gedaan en blijft er tijd over om collega’s te helpen. Daar maak je vrienden mee!

Deze 21 tips helpen je om de samenwerking met je collega’s goed te houden of te verbeteren.

  1. Stel prioriteiten met het Eisenhower-model. Stem met je collega’s af wat prioriteit heeft en wat later kan. Zo weet je zeker dat je met het juiste bezig bent.
  2. Zorg voor een agenda en een takenlijst. Die twee samen vormen jouw timemanagement-systeem (zo leert Björn je ook in zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’). Schrijf in je agenda alle afspraken, grote projecten en deadlines. Maak daarnaast elke dag een takenlijst voor kleine taken van 30 minuten of minder.
  3. Stem je werkplek af op je taak. Moet je ergens gefocust aan werken? Doe dat dan op een thuiswerkdag. Dan komen collega’s minder in de verleiding om je te storen. Staat er juist een meeting gepland of werken jullie vandaag samen aan een project? Kom dan naar kantoor. Dat werkt efficiënter.
  4. Gebruik een “wachten op”-lijst. Dat betekent dat je op één lijst alle punten noteert die je straks in één keer aan een specifieke collega of klant wilt voorleggen. Dan hoef je elkaar niet steeds voor één kleine vraag te storen.
  5. Geef het aan als je niet gestoord kunt worden. Zet bijvoorbeeld je telefoon uit als je aan een focustaak werkt of ga ergens apart zitten op kantoor. Je kunt ook simpelweg zeggen “De komende drie uur werk ik aan een verslag. Vanaf 16.00 uur ben ik weer bereikbaar.”
  6. Maak afspraken over spoeddingen. Bespreek met elkaar wanneer iets écht dringend is en voorgaat op al het andere (spoiler: er zijn minder dingen “dringend” dan vaak wordt gedacht). Beslis ook samen hoe jullie elkaar voor spoedjes storen. Dan weet iedereen dat er sprake is van spoed als je – bijvoorbeeld – een sms of telefoontje krijgt van een bepaalde collega.
  7. Werk samen in projectmanagementtools. Pakken jullie grote projecten op waarin iedereen eigen taken heeft en er veel door elkaar loopt? Overweeg dan om in een tool als Trello, Monday of Asana te werken. Zo zie je altijd direct wie waarmee bezig is.
  8. Geef het op tijd aan als iets niet lukt. Bij voorkeur al ver voor de deadline. Dan valt er vaak nog wel iets op te verzinnen.
  9. Zeg ‘nee’ als dingen niet passen. Zie je al van tevoren dat een verzoek wel erg krap wordt in je agenda? Geef het direct aan en zeg ‘nee’. Bang dat je daar geen vrienden mee maakt? Het tegenovergestelde is waar! Door op tijd ‘nee’ te zeggen, voorkom je dat je straks mensen moet teleurstellen of een belabberd resultaat oplevert.
  10. Gebruik de Pomodoro-techniek. Dat houdt in dat je steeds 25 minuten gefocust werkt en geen enkel ander ding tussendoor oppakt. Vervolgens neem je 5 minuten pauze en start je opnieuw aan een focusblok van 25 minuten. Je kunt ook voor langere focusblokken kiezen: 50 minuten focussen, 10 minuten pauze.
  11. Verlies je niet in perfectionisme. Besteed niet meer tijd aan de puntjes op de ‘i’ dan nodig is. Wat helpt? Geef jezelf een tijdslimiet voor de laatste blik op je werk.
  12. Zet je notificaties uit (voor je eigen focus en die van collega’s). Daarmee voorkom je dat je tijdens je werk snel afgeleid raakt door appjes, e-mails, NOS-notificaties en al het andere wat nu niet belangrijk is. Ook fijn voor je collega’s als je hen jouw pinggeluiden bespaart!
  13. Wees niet bang om te delegeren. Trek niet direct al het werk naar je toe, maar geef ook anderen de kans om hun werk te doen. Ook als jij vermoedt dat je het zelf sneller doet. Iedereen moet het een keer leren.
  14. Communiceer to the point. Bereid voor wat je wilt zeggen tijdens meetings, zodat je snel tot de kern kunt komen.
  15. Verlies e-mails niet uit het oog dankzij de OHIO-methode. Dit staat voor Only Handle It Once. Het idee is dat je je mailbox op een paar vaste momenten op een dag checkt en daarbij in één keer alle e-mails afwerkt. Zo hoef je nooit meer in een enorme lijst met ongelezen e-mails naar dat ene mailtje te zoeken waar je collega naar vraagt. Dat heb jij allang gezien én afgehandeld.
  16. Doorloop de checklist thuiswerken voor een goede thuiswerkplek. Samenwerken met anderen doen we steeds vaker vanaf afstand. Zorg ervoor dat je in elk geval de goede webcam, oortjes en stabiele internetverbinding tot je beschikking hebt. Je wilt niet die ene collega zijn die de hele tijd moet vragen “Horen jullie me nog? En nu?”.
  17. Stuur niet overal e-mails voor. Soms kun je beter de telefoon pakken of een meeting inplannen. Bespaar jezelf bij complexe zaken een uur ploeteren op een e-mail en pak die telefoon.
  18. Plan belafspraken in. Bel niet uit het niets collega’s op voor lange gesprekken. Check dan van tevoren of dat lukt of – nog beter – plan er een afspraak voor in.
  19. Reserveer tijd voor tussendoorvragen. Op elke dag komen er wel dingen tussendoor die niet in je agenda stonden. Hoe je dat oplost? Reserveer elke dag minimaal 30 minuten voor verzoekjes of vragen van collega’s.
  20. Houd rekening met voorbereidingstijd. Dan kom je daar niet qua planning mee in de knel en ga jij goed voorbereid de meeting in.
  21. Houd je collega’s op de hoogte én blijf zelf op de hoogte. Vraag regelmatig aan je collega’s hoe het ervoor staat met een project en of ze ergens tegenaan lopen. Vertel ook zelf proactief hoe het bij jou verloopt. Dat vergroot het teamgevoel, helpt om obstakels te tackelen en bevordert de samenwerking.

samenwerken

Zoek je meer slimme samenwerkingstips?

Op Instagram delen we dagelijks tips om slimmer (samen) te werken. Die komen vanzelf voorbij in je feed als je Björn en Tijdwinst volgt op Instagram. Dan leer je elke dag bij over hoe je samen betere resultaten levert en efficiënter werkt.

Kijk ook eens naar deze artikelen:

Mensen vroegen ook

Wat is samenwerken?

Samenwerken betekent dat jij en één of meer collega’s, klanten en/of opdrachtgevers jullie samen inspannen om een gezamenlijk resultaat te behalen. Iedereen speelt daarin een eigen rol. Een voorbeeld van samenwerken is dat je in teamverband aan een nieuwe website werkt. Eén persoon maakt het ontwerp, de ander bouwt de site, weer een ander maakt de foto’s en de vierde persoon schrijft de webteksten.

Wat zijn de kenmerken van samenwerken?

Samenwerken is een veelomvattend begrip. Belangrijke kenmerken van samenwerking zijn in elk geval onderling vertrouwen, constructieve conflicten durven aangaan, betrokkenheid tonen, verantwoordelijkheid nemen en steeds het gezamenlijke resultaat niet uit het oog verliezen.

Wat is interprofessioneel samenwerken?

Bij interprofessioneel samenwerken heeft ieder persoon binnen de samenwerking een eigen functie en specialisme. Door die specialismen te bundelen, komen zij samen tot het beste resultaat.

Waarom samenwerken?

Samenwerken is belangrijk omdat je sneller tot een goed resultaat komt als iedereen doet waar hij of zij goed in is. Bovendien is het doel eerder behaald als iedereen een taak op zich neemt dan wanneer één persoon alles doet.

Wat is een goede samenwerking?

Voor een goede samenwerking heb je meerdere dingen nodig. In onze ogen is in elk geval het volgende belangrijk:

  • betrokkenheid;
  • open communicatie;
  • constructieve conflicten durven aangaan;
  • (positieve en negatieve) feedback geven;
  • wederzijds vertrouwen hebben;
  • verantwoordelijkheid nemen voor je eigen aandeel;
  • focus houden op het eindresultaat;
  • taken kunnen delegeren.

samenwerken

Hoe moet je samenwerken?

Samenwerken vraagt vooral om een gezamenlijke focus op het eindresultaat, waarbij je erop vertrouwt dat iedereen zijn eigen taak zo goed mogelijk vervult. Die gezamenlijke focus behaal je deels door je eigen verantwoordelijkheid te nemen. Ook een goede planning, een slim timemanagementsysteem en helder hebben wat de prioriteiten zijn, is belangrijk. Zo kun je jouw werk daadwerkelijk afkrijgen en voorkom je frustraties in de samenwerking.

Wat is belangrijk bij samenwerken?

Voor samenwerken zijn onder meer goede gesprekstechnieken, constructieve feedback geven en assertieve communicatie belangrijk. Verder is het cruciaal dat je je verantwoordelijkheid neemt voor jouw aandeel in het project en ervoor zorgt dat je dat zo goed mogelijk doet. Dat laatste vraagt om goede planningskills en heldere prioriteiten.

Efficiënter leren samenwerken? Volg onze training timemanagement

Slim samenwerken begint bij een goed timemanagement-systeem. Daarmee voorkom je dat je door de grote workload het overzicht verliest, last krijgt van uitstelgedrag of deadlines niet haalt. Houd de samenwerking goed door je eigen agenda en planning goed bij te houden, je taken efficiënt te verdelen en altijd helder te hebben wat je wanneer gaat doen.

Dat alles kun je in 1 dag leren bij onze training timemanagement. Ontdek hoe je slimmer werkt in plaats van harder, waardoor je in minder tijd meer gedaan krijgt en daarmee tijd overhoudt om bijvoorbeeld wél je collega goed te helpen bij een vraag tussendoor.

Wie zijn wij? | Training Timemanagement

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Met onze online en offline trainingen in onder meer timemanagement, gesprekstechnieken en assertiviteit helpen we je om meer uit jezelf, je werk en uit je samenwerking met anderen te halen. Onze trainingen zijn te volgen in het hele land en ook online.

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.