Wat is time management en waarom is het belangrijk? Hét antwoord

Wil jij ook meer tijd overhouden voor de dingen die er echt toe doen? Dan is time management de sleutel tot succes! Maar wat is time management nu eigenlijk precies en hoe pas je het toe in je dagelijkse leven? In dit artikel geven we antwoord op al jouw vragen en leggen we uit welke voordelen time management skills opleveren. Ontdek de basisonderdelen van time management en leer hoe je jouw tijd optimaal benut. Benieuwd geworden? Lees dan snel verder en ontdek hoe jij ook meer controle krijgt over je tijd!

Wat is time management betekenis?

Time management wat is dat eigenlijk? Er zijn boeken over volgeschreven. Van David Allen’s ‘Getting Things Done’ tot aan Rick Pastoor’s ‘Grip’, Cal Newport’s ‘Deep Work’ of Stephen Covey’s ‘The Seven Habits of Highly Effective People’; stuk voor stuk vertellen ze jou hoe jij jouw tijd kunt managen. En hoewel de tips en adviezen die ze geven verschillen, hebben ze één gemeenschappelijk doel: jou leren hoe je meer controle krijgt over jouw hectische werkleven. Wie wil dat nou niet?

Wij van Tijdwinst.com hebben datzelfde doel voor ogen. Dat zie je niet alleen terug in de trainingen die we verzorgen, maar ook in ons eigen time management boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Hierin leren we jou niet alleen de beste time management technieken, maar ook het belang van een goede concentratie en een juiste mindset. 

Volgens ons is time management namelijk méér dan slechts slimmer omgaan met je tijd.

Time management draait niet om het managen van tijd, maar om het managen van aandacht. Focus management dus: weten wat jij wél en niet jouw kostbare aandacht verdient. 

Dát is onze time management definitie.

Om op een effectieve wijze te kunnen plannen en organiseren wil je namelijk bewust zijn van jouw prioriteiten: ‘wat verdient mijn tijd en energie?’ Pas dan kun je jouw beschikbare tijd optimaal benutten. Time management draait daarom óók om het vermijden van afleiding en het minimaliseren van tijdsverspilling. 

Waarom is time management belangrijk? 8 fantastische gevolgen van beter je tijd managen

Er is altijd teveel te doen, ongeacht jouw functie of hoe hoog je op de ladder staat. Daarbij kun je niet iedereen tevreden stellen. Time management draait om het accepteren daarvan. Beseffen dat je niet altijd alles af kunt hebben, niet alles op kunt pakken en dat ook niet iedereen tevreden zal zijn met de resultaten die je levert. 

Wat is het nut van time management? Het is met een gerust hart en een koel hoofd kiezen: waarmee houd ik mij wel bezig en waarmee niet? En wanneer jij die keuze maakt vanuit overzicht en ratio, zul je tevreden zijn met de beslissingen die je neemt. Je neemt verantwoordelijkheid voor je acties.

Wat er dan gebeurt is mooi:

1. Je staat bewuster in het leven

Je gaat kritischer om met wat jouw aandacht opeist. Dat kan werk zijn, bepaalde taken of projecten, maar dat kunnen ook mensen, opinies, activiteiten of vastgeroeste gewoonten zijn. Dragen deze zaken bij aan jouw productiviteit en geluk of vreten ze slechts tijd en energie?

2. Je reageert vanuit overzicht

Om te weten wat prioriteit heeft in je leven, zul je moeten weten wat er ‘ligt’. Je brengt zaken daarom in kaart en legt ze vast in een overzichtelijk systeem; van projecten die op je wachten tot aan verplichtingen of terugkerende afspraken. Dit geeft je inzicht. Waar gaat doorgaans jouw tijd aan op en wil je dit nog wel?

3. Je krijgt meer gedaan

In plaats van ad hoc klussen of onbelangrijke zaken eerst aandacht te geven, werk je op basis van prioriteit. Je werkt gericht en basis van een planning waardoor je niet alleen op tijd begint, je krijgt ook meer gedaan. Je bent productiever, werkt slimmer en bent efficiënter.

4. Je maakt doordachte keuzes

Wanneer je jouw tijd en aandacht beter beheert, leer je je prioriteiten kennen. Dit verandert niet alleen je manier van werken, maar zorgt er ook voor dat je sterker in je schoenen staat: je durft eerder ‘nee’ te zeggen en kan je keuzes zelfverzekerd verantwoorden. Naar jezelf, maar ook richting mensen die jouw planning dreigen te verstoren.

5. Je voorkomt uitstelgedrag

Een belangrijk aspect van time management is het stellen van haalbare doelen. Door realistische doelen te stellen en deze te plannen, is het gemakkelijker om je aan je planning te houden en je werk op tijd af te krijgen. Dit kan voorkomen dat je taken uitstelt omdat je denkt dat ze te moeilijk of te tijdrovend zijn.

6. Je gaat meer rust ervaren

Door je taken en verantwoordelijkheden goed in kaart te brengen en realistische doelen te stellen, creëer je meer overzicht en structuur in je dagelijkse werkzaamheden. Hierdoor hoef je minder te piekeren over wat je allemaal nog moet doen en raak je minder snel overweldigd door de hoeveelheid werk die op je afkomt.

7. Je krijgt een gezondere werk/privé-balans

Bovendien kan time management je helpen om beter om te gaan met stress. Door prioriteiten te stellen en je tijd slim te verdelen, kun je de druk op jezelf verminderen en voorkomen dat je jezelf overbelast. Dit kan zorgen voor meer rust en balans in je werk- en privéleven.

8. Je ervaart een gevoel van controle

Tot slot kan time management je ook helpen om meer rust te creëren door je meer controle te geven over je planning. Door bewuster om te gaan met je tijd en te leren hoe je afleidingen kunt verminderen, kun je voorkomen dat je constant achter de feiten aanloopt en altijd het gevoel hebt dat je iets mist. Dit kan zorgen voor meer rust en een gevoel van controle over je werk en leven.

Kortom: wat is het belang van time management? 

Door kritischer met je tijd om te gaan, sta je bewuster in het leven en reageer je vanuit overzicht. Daarnaast zul je meer gedaan krijgen omdat je je tijd efficiënter indeelt. Ook kun je doordachte keuzes maken omdat je weet welke activiteiten prioriteit hebben en welke niet.

Door time management kun je ook uitstelgedrag voorkomen en daardoor stress verminderen. Een gezonde werk/privébalans wordt ook bevorderd, omdat je beter in staat bent om je tijd tussen werk en privéleven te verdelen. En tot slot ervaar je meer controle over je leven doordat je grip hebt op je tijd en activiteiten.

Wil jij dat ook? Laten we dan vlug kijken naar de manieren om dat te bereiken!

Wat leer je bij time management? De 6 basisonderdelen 

Zoals gezegd houd iedere time management boek er zijn eigen tips en methodes op na; van ingewikkelde inzichten tot aan voor de hand liggende praktijken. Dankzij de tienduizenden time management trainingen die wij in de afgelopen jaren hebben verzorgd, weten we precies welke time management tips wel werken en welke niet. En wat blijkt? Uiteindelijk komt time management neer op slechts 6 onderdelen:

1. Inzicht krijgen

Het is normaal dat je hoofd vol zit met allerlei onafgeronde taken, verzoeken en andere ad-hoc zaken. Hierdoor kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren en dingen te onthouden. Ons brein is namelijk niet ontworpen om al deze informatie vast te houden.

Een eerste stap om meer rust in je hoofd te krijgen, is dan ook om alles wat jouw aandacht opeist in kaart te brengen. Als je namelijk een duidelijk beeld hebt van wat er allemaal speelt, kun je betere keuzes maken en prioriteiten stellen.

Een manier om dit te doen is door middel van een ‘Gedachtendump’. Hierbij schrijf je alles op wat er in je hoofd opkomt en zo ontstaat er een lijst met onafgeronde zaken waarmee je iets moet. Dit kan overweldigend lijken, maar het zorgt er wel voor dat je hoofd leeg is – zoals het hoort te zijn.

Hoe je deze Gedachtendump uitvoert, beschrijven we uitgebreid – stap voor stap – in dit artikel. 

Wat is time management? Weten wat er ligt! Schrijf al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden op.

2. Prioriteiten stellen

Om orde te scheppen, is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Het tweede principe dat hierbij komt kijken is het weten welke zaken wel of niet jouw aandacht verdienen. Een slimme aanpak hiervoor werd bijvoorbeeld door Eisenhower bedacht, waarbij hij zijn prioriteiten bepaalde met behulp van de ‘Eisenhower Matrix’ of ‘Model van Eisenhower’.

 Twee variabelen worden hierin meegenomen:

1. Is iets belangrijk?
2. Is iets dringend?

Kruis deze twee en voila: de prioriteiten matrix! 

Door iedere klus op basis van deze criteria te beoordelen, besteed je jouw tijd en aandacht aan de juiste zaken:

• Is iets dringend én belangrijk? Dan heb je te maken met een taak die direct door jou opgepakt moet worden. Het zijn klussen die voorrang krijgen op al jouw andere verplichtingen.
• Is iets belangrijk maar niet dringend? Dit zijn klussen die jij moet doen en waar je niet aan voorbij mag gaan. Deze taken maken vaak deel uit van je functieomschrijving en dragen bij aan je productiviteit. Geef deze taken prioriteit gedurende je werkdag, vooral als het gaat om ad hoc klussen.
• Is iets dringend maar niet belangrijk? Taken die niet zwaar wegen, maar wel tijdgebonden zijn, bevinden zich in het derde kwadrant. Het zijn klussen die binnenkort moeten worden uitgevoerd, maar niet noodzakelijkerwijs door jou persoonlijk. Het is prima om deze taken te delegeren, vooral als iemand anders ze sneller, beter of goedkoper kan uitvoeren.
• Is iets niet dringend noch belangrijk? Vraag je dan af of jij je hier überhaupt mee bezig moet houden. Vaak zijn dit taken die veel kostbare tijd in beslag nemen en weinig of geen waarde toevoegen. Voer ze daarom alleen uit (als laatste optie!) als je tijd over hebt, maar nog beter is om ze helemaal te schrappen.

Je ziet nu waarom prioriteiten stellen zo’n belangrijk onderdeel in time management is; het helpt bij het prioriteren van taken op basis van hun urgentie en belangrijkheid, waardoor je jouw tijd en aandacht effectiever kunt gebruiken.

Meer weten over prioriteiten stellen? Check deze artikelen eens:

•  Prioriteiten matrix uitgelegd: dringend versus belangrijk
• Hoe prioriteiten stellen? Gebruik de ‘ABCDE’-methode eens!
• Leren ‘nee’ zeggen op het werk: van people-pleaser naar assertieve collega

3. Projecten van taken onderscheiden

Een ander belangrijk onderdeel van time management is het opbreken van projecten. Ook dit bespreken we uitgebreid in ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. 

Voor je effectief je tijd kunt beheren, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen projecten en taken – het zijn namelijk twee verschillende dingen. 

• Een project is in wezen alles wat uit meerdere taken bestaat en waarvoor je verantwoordelijk bent. Het kan variëren in grootte en omvat gerelateerde taken die leiden tot hetzelfde eindresultaat. 
• Taken zijn simpelweg de dingen die je doet om een project uit te voeren of af te ronden. Het is een enkelvoudige actie.

Waarom is dit zo belangrijk? 1 woord: uitstelgedrag! 

Wanneer je een monster van een project op je takenlijst zet, dan zul je telkens manieren vinden om de klus niet op te maken. Het voelt te groot, te intimiderend, je hebt er geen tijd voor, “niet vandaag”. Daarnaast is het heel lastig om projecten te plannen; je weet niet welke stappen je precies moet doen, hoe lang je hiermee bezig bent en wat er nog moet gebeuren. 

De oplossing is daarom een mini scrum.

Het idee is om grote en ingewikkelde projecten terug te brengen tot kleine, concrete stappen. Op die manier ben je gedwongen om na te denken over hoe het project eruit zal zien als het af is, welke acties nodig zijn en hoeveel tijd je eraan zal besteden. Zodra je dat weet, kun jij veel eenvoudiger taken en afspraken vastleggen.

Meer weten over projecten versus taken? Check deze artikelen of de video:

• Mini scrum — een van de toppers uit onze Time Management Training
• Hoe maak ik een planning? Een goede planning maken volgens een timemanagement expert

4. Een waterdicht timemanagementsysteem gebruiken

Hét belangrijkste onderdeel van time management, volgens ons: een waterdicht timemanagementsysteem. ier komen al je taken, projecten, afspraken en verplichtingen samen. Het klinkt misschien als een onoverzichtelijke chaos, maar niets is minder waar. Een time management systeem is eerder een verkeerstoren van waaruit je overzicht hebt op je hele (werk)dag.

Om dit overzicht te kunnen behouden, vinden wij dat jouw time management systeem hooguit uit vier onderdelen moet bestaan:

• Een agenda – Hierin plan je alles wat tijdgebonden is, zoals afspraken, reistijden en grote taken. Google Calendar bijvoorbeeld. 
• Een takenlijst – Dit is een gestructureerde ’to do’-lijst waarin je al je projecten en andere taken opschrijft. Todoist bijvoorbeeld. 
• Een 1:1-lijst – Dit is een lijst waarop je alle zaken plaatst die je nog aan iemand anders wil voorleggen. Deze kan onderdeel uitmaken van je takenlijst.
• Een ‘wachten op’-lijst – Dit is een overzicht waarop je bijhoudt van wie je nog wat moet krijgen. Deze kan onderdeel uitmaken van je takenlijst.

Met deze twee tools ben je in staat al je verantwoordelijkheden, taken en afspraken te managen:

• De projecten die jouw aandacht hebben, nu of later
• De tijdgebonden afspraken die je met jezelf of anderen heb
• De grote acties die je moet uitvoeren
• De kleine acties die je moet uitvoeren
• De acties van anderen die je in de gaten wil houden of waar je op wacht
• De bespreekpunten die je niet wil vergeten

Kortom: alle zaken die ik in mijn leven kan tegenkomen kan ik in mijn time management systeem kwijt. Leren hoe je zo’n systeem inricht? Check ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ of deze artikelen:

• Weekplanning maken? Timemanagement expert deelt zijn 3 beste tips
• Hoe maak ik een planning? Een goede planning maken volgens een timemanagement expert

… of deze video:

Volg Tijdwinst op Instagram

Wil je op de hoogte blijven van handige timemanagement tips en trucs? Volg ons dan op Instagram en Pinterest! Onze pagina’s staan boordevol praktische informatie en inspiratie om jouw tijd zo efficiënt mogelijk te benutten. Of je nu op zoek bent naar handige apps, slimme planningstechnieken of gewoon wat motivatie om aan de slag te gaan, je vindt het allemaal op onze social media kanalen. 

5. Klein en groot onderhoud

Bovenstaande onderdelen zullen jou de rust en het overzicht geven waarnaar je op zoek bent. Maar dat zal snel veranderen als je jouw systeem niet bijwerkt en onderhoudt, omdat je dan snel het overzicht verliest en je systeem in feite nutteloos wordt. 

Je kunt dit voorkomen door regelmatig de boel te onderhouden; met behulp van de ‘dagelijkse planning’ en ‘wekelijkse reflectie‘.

• Dagelijkse planning: check aan het begin van je (werk)dag hoe je ervoor staat. Welke afspraken staan er gepland, welke grote taken moet je oppakken? Zijn er zaken die je wil bespreken? Aan het eind van de dag neem je jouw agenda er weer bij en ga je na wat je wel en niet hebt kunnen realiseren. Zijn er zaken die doorschuiven naar morgen?
• Dit doe je ook wekelijks. Hiervoor ontwikkelden we de ‘Wekelijkse reflectie’. Je schoont je takenlijst op, zorgt voor een Mailbox Zero en verwerkt je openstaande notities. Vervolgens kijk je vooruit: wat staat je de komende week te wachten? Zijn er nog dingen die je moet voorbereiden? 

Wanneer je meer wil weten over deze time management oefening, check dan eens deze artikelen:

• De wekelijkse reflectie: in 30 minuten overzicht en rust
• Gestructureerd piekeren met de wekelijkse reflectie (voor overzicht en rust)

6. Concentratie management

Uiteindelijk kun je de boel nog zo strak managen, plannen en organiseren, maar wanneer jij je telkens laat afleiden kom je nog niet aan zaken toe. 

Time management draait daarom niet alleen om takenlijstjes en systemen, maar ook om het managen van jouw concentratie en focus. 

Op deze manier ben je niet afhankelijk van impulsiviteit, emoties en beloningssystemen, maar kies je je werk op basis van overzicht en prioriteit. Dit maakt je niet alleen productiever, maar je werkt ook sneller, gerichter en levert een hogere kwaliteit. 

Leer daarom beter omgaan met afleidingen, prikkels en multitasking: 

• Noteer tussentijdse gedachten. Wanneer je diep geconcentreerd aan een taak werkt, wil je niet afgeleid worden door afdwalende gedachten. Het is belangrijk om te voorkomen dat zulke onderbrekingen je uit je concentratie halen of je aanzetten tot reactief gedrag. Hoe? Door tussentijds zaken op te schrijven! Zo kun jij het loslaten en je focussen op je werk. Dan, op een moment dat het jou schikt, onderneem je actie. 
• Zet notificaties uit. Om te beginnen hoef jij gedurende jouw (werk)dag niet constant je mailbox en digitale apparaten in de gaten te houden. Bovendien zijn de berichten die binnenkomen nooit dringend en kunnen ze best een uurtje of zelfs langer wachten. En nee, je mist niets, trust us.
• Gebruik een noise cancelling headset. Hoewel het uitschakelen van notificaties een optie is, heb je niet altijd controle over omgevingsgeluid. Daarom maak je gebruik van een noise cancelling koptelefoon. Deze headset pakt storende omgevingsgeluiden aan door deze te meten en te analyseren, om vervolgens tegenovergestelde geluiden te produceren. Op deze manier verdwijnen audiovisuele afleidingen en kun je rustig en geconcentreerd blijven werken.
• Kies een concentratie vriendelijke omgeving uit. Of je nu een koptelefoon gebruikt of niet, zelfs de beste headset is niet genoeg om je concentratie vast te houden als je voortdurend wordt gestoord in je werkomgeving. Daarom is het belangrijk om zo veel mogelijk apart te zitten. Vooral bij taken die veel concentratie vereisen, wil je in feite een kluizenaar zijn. Zoek daarom een plek waar je ongestoord kunt werken, ver weg van het bureau van je collega en – in het geval van thuiswerken – niet in een drukke woonruimte.
• Kies het juiste moment. Ook jij weet waarschijnlijk welke momenten in jouw werkweek het drukst en meest hectisch zijn. Probeer daarom geen zware concentratietaken in te plannen tijdens die momenten; het zal niet lukken en alleen maar voor frustratie zorgen. Wees dus realistisch en maak het niet mooier dan het is. Voorkom teleurstelling en plan die werkzaamheden in op de momenten dat het doorgaans rustiger is, bijvoorbeeld vroeg in de ochtend. Eat that frog!

Meer nuttige concentratie tips voor time management? Lees dan verder

• Concentratie verbeteren op de werkvloer? Zo blijf je gefocust en stressvrij
• Van saaie stilte naar superscherpe focus: deze muziek verhoogt jouw concentratie
• Je concentratie verbeteren? Deze 9 simpele tips helpen jou vandaag nog!
• Productiever mét meer rust in je hoofd? Concentratie verbeteren (2 gouden tips)

Samenvatting: wat is goed time management?

Eindelijk antwoord op de vraag ‘Wat is timemanagement’? Time management gaat niet alleen over het slimmer omgaan met tijd, maar vooral over het managen van aandacht en focus. Het gaat erom bewust te zijn van prioriteiten en te weten wat wel en niet jouw kostbare aandacht verdient. Door afleiding te vermijden en tijdverspilling te minimaliseren, kun je jouw beschikbare tijd optimaal benutten. 

Door kritischer om te gaan met je tijd, ben je bewuster van je leven en kun je efficiënter werken. Je kunt prioriteiten stellen en weloverwogen keuzes maken. Dit voorkomt uitstelgedrag en vermindert stress, bevordert een gezonde werk/privébalans en geeft je meer controle over je leven. 

Dat doe je dankzij deze time management technieken:

1. Zorg voor inzicht

Ons hoofd kan overvol raken met onafgeronde taken, verzoeken en andere ad-hoc zaken, waardoor het lastig kan zijn om het overzicht te bewaren en dingen te onthouden. Het is belangrijk om alles wat jouw aandacht opeist in kaart te brengen, zodat je betere keuzes kunt maken en prioriteiten kunt stellen. Een manier om dit te doen is door middel van een ‘Gedachtedump’, waarbij je alles wat in je hoofd opkomt opschrijft. 

2. Ken je prioriteiten

Het is belangrijk om prioriteiten te stellen om orde te scheppen. Het Eisenhower Matrix-principe kan hierbij helpen. Dit principe houdt rekening met twee variabelen: of iets belangrijk is en of iets dringend is. Op basis van deze criteria kun je jouw taken beoordelen en jouw tijd en aandacht besteden aan de juiste zaken.

3. Onderscheid taken van projecten

Door een project op te delen in kleine stappen, kun je gemakkelijker nadenken over welke acties nodig zijn en hoeveel tijd je eraan zal besteden. Dit maakt het veel eenvoudiger om taken en afspraken vast te leggen en het project uiteindelijk af te ronden.

4. Gebruik een timemanagementsysteem

Het belangrijkste onderdeel van time management is volgens ons een waterdicht timemanagementsysteem. Dit systeem bestaat uit vier onderdelen: een agenda, een takenlijst, een 1:1-lijst en een ‘wachten op’-lijst. Met deze tools kun je al je verantwoordelijkheden, taken en afspraken managen.

5. Doe aan onderhoud

Om rust en overzicht te behouden in je systeem, is het belangrijk om het regelmatig bij te werken en te onderhouden. Dit kan gedaan worden door middel van dagelijkse planning en wekelijkse reflectie. Door dit regelmatig te doen, voorkom je dat je het overzicht verliest en je systeem nutteloos wordt.

6. Zorg voor een goede concentratiespanne

Als je je voortdurend laat afleiden, zul je niet productief zijn, ongeacht hoe strak je je werk ook plant en organiseert. Je zal daarom beter om moeten gaan met afleidingen, prikkels en multitasking.

Hier hulp bij gebruiken? Volg de cursus Time Management 

Wil jij meer grip krijgen op jouw tijd en productiviteit? Antwoord op de vraag ‘Hoe gebruik je time management?’ Dan is onze 1-daagse training Time Management iets voor jou! Tijdens deze training leer je praktische technieken en strategieën om jouw tijd effectiever te managen en jouw productiviteit te verhogen.

Wat is cursus time management? Nou, je leert bijvoorbeeld hoe je jouw taken kunt prioriteren, hoe je afleidingen kunt vermijden en hoe je jouw concentratie en focus kunt verbeteren; al het bovenstaande dus! Ook krijg je handige tools en tips aangereikt om jouw workflow te optimaliseren en jouw werkdag efficiënter in te delen aan de hand van realistische timemanagement voorbeelden.

Onze ervaren trainers begeleiden je stap voor stap en geven je persoonlijke feedback en coaching. Na afloop van de training ben jij in staat om jouw tijd beter te managen, meer gedaan te krijgen in minder tijd en met minder stress te werken.

Dus waar wacht je nog op? Schrijf je vandaag nog in voor onze 1-daagse training Time Management en investeer in jouw persoonlijke en professionele groei!

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van tijdmanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen, bijvoorbeeld onze cursus Tijd Management.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog