Iedereen maakt wel eens een to do lijstje; een opsomming van alle taken die je vandaag of deze week wil afronden. Toch krijg je het merendeel zelden af, die verschuif je dan weer. Waardoor komt? Volgens Björn Deusings, timemanagement expert, maken velen hun to do lijst op de verkeerde wijze. Pas zijn tips toe voor een takenlijst die je wél van boven tot onder kunt afvinken!
Wat hoort niet op een to do lijst?
Over takenlijsten niets meer dan goeds. Ze helpen je overzicht krijgen en structuur aanbrengen in de chaos. Toch gaat het geregeld mis; je komt niet toe aan wat je gepland had staan of je moet de boel alwéér doorschuiven.
Volgens Björn Deusings, timemanagement expert en directeur van Tijdwinst.com, zijn daar een aantal redenen voor. Hij beschrijft ze uitvoerig in zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Klaar’, maar deelt ze nu met jou in deze korte video:
Wat kun je hier nou van leren? Nou, dat een takenlijst een fantastische tool is, mits je deze op de juiste manier opstelt. Leer daarom wat wél en niet werkt:
4 redenen waarom jouw huidige to do lijst niet werkt
1. Er staat voor meer dan één dag aan werk op
Kijk naar een gemiddelde to do lijst en je krijgt het idee dat mensen denken dat hun dag uit 80 uur bestaat; er staan zoveel taken en projecten op dat het hen minstens een week zou kosten om alles uit te voeren. Dat is demotiverend en zinloos.
Een goede to do lijst is uitvoerbaar. Daarvoor moet deze reëel zijn; jouw lijst vol plannen met taken die bij elkaar opgeteld netto meer zijn dan je beschikbare tijd, zal dan niet werken. Je hebt dan niet langer te maken met een to do lijst, maar met een ‘wensenlijst’.
De oplossing die Björn daarom gaf was vrij simpel: plan realistisch. Zet niet meer op je lijst dan dat die dag wil afkrijgen. Houd hierbij ook rekening met structurele taken (welke klussen moet je standaard al uitvoeren) en met onverwachte zaken (je kunt niet alles voorzien). Die tijd kun je dus al bij voorbaat niet gebruiken voor het afvinken van je takenlijst.
Met andere woorden: als je een werkdag van acht uur hebt en een meeting hebt die twee uur duurt, dan kun je bij voorbaat al geen acht uur aan werk plannen. Laat staan zes. Houd daar rekening mee.
2. De impact is onduidelijk
Daarnaast hebben veel mensen de gewoonte om maar allerlei klussen onder elkaar te zetten; van het plegen van een simpel telefoontje tot aan het lezen van een zwaar rapport. Hoe lang je met elk bezig bent? Geen idee, dat zie je dan wel.
Wanneer je op deze manier klussen op je to do lijst zet, is niet direct duidelijk hoeveel tijd en energie ze van je vragen. Hiermee vergroot je de kan dat je grote klussen uitstelt, plus het maakt het lastiger om in te schatten of je planning realistisch is.
De oplossing? Zet, zodra je een taak op je to lijst noteert, gelijk erachter hoeveel tijd je dit gaat kosten. Dat mag best een grove schattig zijn, maar dit stelt je in staat in één oogopslag te zien voor hoeveel uur aan werk je vandaag hebt liggen.
Bijvoorbeeld:
- Bellen Christiaan – 10 minuten
- Opvragen analyse – 5 minuten
- Doorlopen nieuwe opzet – 25 minuten
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons dan op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
3. De lijst is niet waterdicht en daardoor onbetrouwbaar
Jouw brein kan zaken pas loslaten wanneer het zeker weet dat alles – maar dan ook echt alles – zich op jouw to do lijst bevindt. Mist er iets, dan zal het daar namelijk alsnog aan moeten denken — ‘moest ik niet ook nog een memo sturen?’
Hiermee maak je in één klap jouw hele to do lijstje nutteloos. Jouw brein heeft er niets aan, want het moet alsnog bijspringen zodat je niks vergeet. Je zal jezelf er telkens aan moeten laten herinneren dat je nog iets met die memo moet.
Het doel van een goede to do lijst is jouw brein volledig ontlasten. Je plaats alle taken op die lijst, zodat je daar tenminste niet meer aan hoef te denken. Dat geeft rust, maar enkel wanneer hij waterdicht is.
Björn’s tip? Richt één systeem in dat je consequent gebruikt en waarvan je weet dat je ervan op aan kunt. Hiervoor kun je bijvoorbeeld het timemanagementsysteem gebruiken dat we uitvoerig beschrijven in ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’.
Ook kun je deze artikelen eens raadplegen:
- Hoe maak je een goede planning? De ultieme fail proof handleiding
- Een 100% betrouwbaar time management systeem (dankzij de wekelijkse reflectie)
- Time management systeem nodig? Dit is ‘m, in 5 stappen.
4. De takenlijst bevat stiekem “projecten”
Een vierde reden waarom jouw takenlijst het regelmatig nalaat, is omdat je jouw lijst volstopt met projecten. Op het eerste oog lijkt dit misschien niet zo, maar wanneer je een taak wil oppakken, blijkt ineens dat de klus uit meerdere stappen bestaat.
Wanneer jij ontzettend drukt bent, zijn dit vaak juist de klussen die je vermijdt of doorschuift. Ze roepen weerstand op, je weet niet goed waar je moet beginnen of je moet nog bepalen wat je er allemaal voor moet doen.
Wil je een werkbare to do lijst, voorkom dan dat je projecten op je takenlijst plaatst. Hak ze in stukken en zet die taken op je lijst.
Hiermee creëer je een lijst die uitvoerbaar is, kun je de werkdruk beter inschatten en weet je wat je moet doen.
Bonustip: omschrijf de klus met een werkwoord. Zo zie je in één oogopslag wat welke handeling jij moet uitvoeren. Dat maakt je takenlijst veel overzichtelijker.
Kortom: hoe maak je een to do lijst?
Het maken van een goede takenlijst is niet heel erg lastig. Je wil er vooral op letten dat jouw lijst compleet en duidelijk is, zodat jij erop kunt vertrouwen en direct kunt zien waar je vandaag jouw aandacht moet liggen.
Wil je hier nou meer over weten, check dan ook eens deze artikelen. Daarin vertellen we je meer over het maken van een uitvoerbare to do lijst.
- Leren plannen en organiseren? “Je bent te optimistisch” zegt Nobelprijswinnaar
- Takenlijst maken — van wensenlijst naar uitvoerbare ‘to do’-list
- Hoe maak je een goede planning? De ultieme fail proof handleiding
- Productiviteit verhogen? 5 tips uit onze training time management
- Een realistische takenlijst maken (met 1 eenvoudige regel)
Leer je liever in de praktijk? Volg dan een training
Volg dan onze 1-daagse training Timemanagement. Hier legt Björn of één van onze timemanagement experts je haarfijn uit hoe je jouw werkzaamheden kunt organiseren in een waterdicht timemanagementsysteem; een goede to do lijst maakt daar natuurlijk deel van uit!
Wie zijn wij? | Training Timemanagement
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
