door Redactie TIJDwinst.com
Slimme tips voor ieder druk bezet mens.

Een 100% betrouwbaar time management systeem (dankzij de wekelijkse reflectie)

Een time management systeem dat ‘zo goed als’ waterdicht is, geeft evenveel rust als een parachute die ‘zo goed als’ werkt. Zorg er dus voor dat je systeem betrouwbaar is. Zodat je niet 99% van de tijd overzicht hebt, maar de volle 100%. Dán pas kun je die sprong wagen. (De wekelijkse reflectie zorgt ervoor!)

Een parachute die 99% van de tijd opengaat, daar spring je niet mee uit een vliegtuig

Tijdens je sprong zou je alleen maar bezig zijn met piekeren;

“Wat als het misgaat?, “Wat als dit het 1%-geval is?” of “Waarom ben ik hieraan begonnen?!”

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Wil je niet. 

Niet alleen omdat het de vreugde en avontuur uit je sprong haalt, maar ook omdat het je de nodige stress en onrust oplevert. 

En daar krijg je tijdens je dagelijkse werkzaamheden al genoeg mee te maken. Daar wil je geen extra bron van stress aan toevoegen. Jij wil met een gerust hart kunnen afdalen. De sprong kunnen wagen, zonder je telkens zorgen te maken over een wel of niet falend systeem.

Wekelijkse reflectie tips

Dat laat zich perfect vertalen naar jouw time management systeem: 

Een time management systeem dat ‘zo goed als’ waterdicht is, geeft evenveel rust als een parachute die ‘zo goed als’ werkt.

Jij moet er vanuit kunnen gaan dat je zicht hebt op al je taken en afspraken. Dat het werkelijk compleet is. Ontbreekt er namelijk maar 1 ding, dan ontstaat er twijfel:

Ik heb dinsdag die afspraak staan toch? Of was het nou donderdag?

Op zo’n moment is je systeem niet waterdicht. Het lekt. Dat maakt ‘m onbetrouwbaar, met als gevolg dat je brein moet bijspringen. Je ervaart stress, onrust en gaat piekeren — 3 zaken die een goed functionerend time management systeem juist zou moeten verhelpen.

De enige manier om deze onzekerheid tegen te gaan is door je systeem – en parachute – 100% betrouwbaar te maken. Een wekelijkse reflectie doet dat voor je:

Wekelijkse reflectie geeft rust én overzicht

De tijd nemen om terug te blikken, en vooruit te kijken — dat is wat een wekelijkse reflectie in principe doet. Een moment waarop je kort stil staat bij taken, projecten en afspraken. Je weet wat er komen gaat, welke projecten je aandacht verdienen, en wat je prioriteiten zijn voor die week. Dat geeft rust. Overzicht. Een frisse start

Hiervoor hoef je slechts 3 onderdelen uit te voeren. Op een gezet tijdstip, op een gezette dag. Iedere week. 

Aanschouw:

Stap 1: losse eindjes opruimen

Wekelijkse reflectie onderdeel 1 opruimenLaten we eerst de boel opruimen. Je weet wel: de losse eindjes van vorige week wegwerken vóórdat we naar de komende week kijken. Wel zo overzichtelijk. 

1. Je ruimt je takenlijst op

Check je je takenmanager — de plek waar al je projecten en taken zich bevinden. Hoe staat het daarmee? Heb je deze week alle taken kunnen afronden, of ben je aan een aantal niet toegekomen? 

Indien dat laatste: vraag jezelf dan af of je deze taken moet doorschuiven. Misschien zijn ze achterhaald. In dat geval schrap je ze. Anders plan je ze opnieuw in. 

2. Je verwerkt je notities

Jouw aantekeningen bevatten een hoop informatie. Voorkom een verzameling aan verborgen klussen en afspraken door wekelijks deze notities na te gaan. Verwerk ze gelijk aan de hand van de OHIO-methode:

Informatie die je niet meer nodig hebt, verwijder je. Notities die later van pas komen, archiveer je (netjes!). Afspraken die je wellicht tegenkomt plan je in je agenda. Taken krijgen een mooi plekje binnen je takenmanager.

‘A place for everything and everything in its place’

3. Je gaat voor Mailbox Zero

Die OHIO-methode voer je gelijk door naar je mailbox. Ook daar bepaal je kritisch wat er met ieder mailbericht moet gebeuren — weggooien, archiveren, plannen of toch gelijk uitvoeren?

Idealiter doe je dit iedere dag, zo bereik je die Mailbox Zero-status — 0 berichten in je inbox. Mocht dit in de afgelopen week nou niet zijn gelukt, gebruik dan de wekelijkse reflectie om alsnog die overige mail te verwerken. Zo krijgen jij – en je mailbox – een frisse start.

4. Je werkt je agenda bij

Reflecteer over de afgelopen week. Welke afspraken heb je allemaal bijgewoond? Aan welke grote projecten heb je je tijd besteed? Loop dit even voor iedere dag na, en vraag je gelijk af of deze zaken volledig zijn afgerond. 

Soms roepen bepaalde klussen namelijk nieuwe acties in het leven. Zo kom je er bijvoorbeeld achter dat je nog een vervolgmail moet sturen omdat die meeting niet doorging. Rekening houden met dit soort losse eindjes helpt je systeem betrouwbaar te maken. 

Stap 2: plannen wat je gaat doen

Wekelijkse reflectie onderdeel 2Nu je alle afgedane zaken hebt geregeld, kun je een frisse start maken. Je kijkt naar de weken die komen gaan — wat hebben zij in petto? 

5. Je kijkt vooruit

Nu kritisch naar je planning kijken voorkomt tijdnood en onnodige problemen. Ineens zie je in dat je planning helemaal niet realistisch is. Je hebt helemaal geen tijd voor de afspraak! En verdorie: nu je er bij stilstaat zie je dat je geen rekening hebt gehouden met die fikse reistijd. 

Tijdens je wekelijkse reflectie kijk je daarom kritisch naar alles dat jou de komende week te wachten staat. Welke klussen vragen je aandacht? Kun je er gelijk aan beginnen, of heb je nog input van een ander nodig? Heb je ruim de tijd genomen om eraan te werken, of is het toch wat krap? Zaken om bij stil te staan… 

6. Je loopt je projectenlijst na

Check gelijk even hoe het ervoor staat met de projecten waaraan je momenteel werkt. Lopen ze nog? Staan er nog acties gepland zodat jij – of een ander – vooruit kunt? 

In het geval dat er enige vertraging ontstaan, of indien je projecten tegenkomt die on hold staan, bepaal dan welke stappen je kunt zetten om de boel weer op de rit te krijgen — welke eerstvolgende actie kun je uitvoeren? Plan dat in.

Indien je deze week een project hebt kunnen afsluiten, evalueer dan. Is het project volledig afgerond of moet je er misschien toch nog iets mee? Hoeveel tijd heb je erin gestoken? Was dat realistisch? — … helpt je bij het juist plannen van toekomstige projecten.

7. Je houdt een mini-scrum

Tijd voor een nieuw project. Twee zelfs, indien je voldoende tijd hebt. Ga je takenlijst na en bepaal welke projecten de hoogste prioriteit hebben. ‘Hak’ deze vervolgens in uitvoerbare en concrete stappen, en maak er tijd voor vrij in je agenda.

Om je daarbij te helpen, voer je de mini-scrum oefening uit. Hiermee bepaal je de deadline en duur van het project. En dat in slechts 5 minuten!

Stap 3: betrouwbaar maken

Wekelijkse reflectie 3De reserveparachute ook wel. Het onderdeel dat ervoor zorgt dat je met een gerust gevoel uit dat vliegtuig springt aan je week begint. De stap die jouw time management systeem betrouwbaar maakt. Hoe?

8. Je zet de puntjes op de ‘i’

Je loopt alles nog even goed na. Zo weet je zeker dat je geen taak, afspraak of project over het hoofd hebt gezien. De zogenaamde ‘trigger-lijst’ helpt je hierbij. Loop hem door, vink hem af. Zo weet je zeker dat er zich nergens gapende gaten bevinden — niet in je time management systeem, niet in je parachute. 

Kortom

Jij wil een parachute die 100% werkt, keer op keer. Zodat je vol zelfvertrouwen die sprong kunt wagen. Dat lukt alleen wanneer hij betrouwbaar is. Volledig. Gemaakt van sterk materiaal. 

Dat geldt ook voor je time management systeem. Pas zodra je wéét dat hij 100% betrouwbaar, krijg je die rust. Dat gevoel waarbij je weet dat je met de juiste dingen bezig bent, met je prioriteiten — dát is waar die wekelijkse reflectie voor zorgt. 

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Plan ‘m daarom in je agenda als een terugkerende afspraak. Aan het eind van je (werk)week bijvoorbeeld. Of besteed er een klein gedeelte van je zondagochtend aan. Het neemt slechts 30 minuten (hooguit één uur) van je tijd in beslag. Een klein offer, met groots resultaat!

Wekelijkse reflectie overzicht

Meer weten over slimmer (thuis)werken?

De wekelijkse reflectie is een techniek die we veelvuldig tijdens onze training Time Management behandelen. Onder andere. We gaan namelijk op veel meer zaken in; zoals het zorgvuldig plannen van projecten bijvoorbeeld, of het zo efficiënt mogelijk inrichten van je mailbox. Eigenlijk alles dat met slimmer (thuis)werken te maken heeft komt aan bod. Reuze interessant dus, voor mensen die meer gedaan willen krijgen in minder tijd. Ben jij er daar een van? Volg dan onze 1-daagse Training Time Management.

Ook reuze interessant voor teams!

Onze cursus is ook ontzettend nuttig voor teams. Zo leren jullie resultaatgericht en slimmer werken, jezelf wapenen tegen tijdgebrek en omgaan met de dagelijkse stortvloed aan mails en informatie. 

En dat is niet alles: onze nieuwe training Effectief Thuiswerken voor Teams behandelt bovenstaande zaken, met als extra kers op de taart: thuiswerken. Hoe werk je effectief samen op afstand? Hoe spreek je anderen aan op hun verantwoordelijkheid? En online vergaderen, hoe doe je dat (goed!). Je leert het tijdens de cursus. 

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees alles over een 1-daagse in-company training bij jou op locatie

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X