“80% van het resultaat wordt bereikt met 20% van de input.” Wil je dus niet alleen meer tijd en energie overhouden, maar ook nog kwalitatief beter werk leveren, pas dan deze 80/20 regel toe in je (werk)leven. Of dat lastig is? Nee hoor, gepiept in 4 eenvoudige stappen.
Pareto: “80% van de uitkomsten wordt veroorzaakt door 20% van de oorzaken”
De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto kwam tijdens zijn onderzoek naar inkomensverschillen erachter dat 80% van het vermogen in handen was van slechts 20% van de bevolking. Dit patroon leek vervolgens een universele waarheid te worden, toen Joseph Juran – een bedrijfsadviseur – deze cijfers toepaste op meerdere gebieden.
De 80/20 regel bleek namelijk niet alleen uitermate geschikt om op het financiële vlak te gebruiken, maar op eigenlijk… alles;
Bijvoorbeeld:
- 80% van de omzet wordt verdiend dankzij 20% van je klanten.
- 80% van de lezers bezoekt maar 20% van de blogs.
- 80% van alle mensen kijkt maar 20% van de series die Netflix aanbiedt.
- 80% van de software problemen worden veroorzaakt door 20% van de bugs.
- 80% van alle iPhone-gebruikers gebruikt maar 20% van de iPhone-functies
- …
- …
En misschien wel de belangrijkste:
80% van het resultaat wordt bereikt met 20% van de input.
Natuurlijk staan deze cijfers niet in steen gebeiteld — het is meer een richtlijn, dan een keiharde wetmatigheid. Dat doet verder niet af van zijn effectiviteit;
Neem bijvoorbeeld je eigen werkdag maar eens onder de loep. Stel dat jij 80% van jouw dag kwijt bent aan het uitvoeren van kleine, vruchteloze klusjes — het beantwoorden van mail bijvoorbeeld of hij bijhouden van de zakelijke social media.
Ondanks dat het misschien ontzettend tijdrovende bezigheden zijn, leveren ze maar 20% van de resultaten op. Toch geef je deze zaken vaak voorrang op een andere, nuttigere taken. Hierdoor ervaar je aan het eind van je werkdag wél het gevoel dat je keihard hebt gewerkt, maar echt voortgang heb je niet geboekt.
Leer je echter het pareto-principe toepassen, dan begrijp je dat jij je moet focussen op de kwaliteit en waarde die een bepaalde taak oplevert.
Tijd besparen met de 80/20 regel: kijk kritisch naar je taken
In plaats van dus veel tijd verloren te laten gaan aan activiteiten die weinig resultaat opleveren – het beantwoorden van die mail, bijvoorbeeld – zul je kritisch moeten nadenken over waar jij je wél op moet focussen.
Om dit te verduidelijken nemen we Tim Ferriss als voorbeeld; de auteur van de bestseller ‘The 4 Hour Workweek’. Ook hij gebruikte dit principe in extreme vorm bij zijn bedrijf ‘BrainQuicken’.
In plaats van zijn energie en tijd in zijn totale clientèle te steken, besloot Ferriss om zich enkel nog te focussen op dat gedeelte die de meeste omzet oplevert. Pas wanneer hij tijd over had, kwamen de overige klanten aan de bod. En kon een van zijn werknemers dit account afhandelen, dan was dat een kers op de taart.
Waarom? Tim vindt het veel nuttiger om zijn volledige aandacht te besteden aan kleine groep waar hij het meeste resultaat mee bereikt, dan veel tijd en energie kwijt te zijn aan iets dat toch niets oplevert. En kan hij delegeren, dan doet hij dat graag.
Slimme man dus, die Ferris.
Om nou net als hem efficiënter met je tijd om te gaan, zul jij ook op die manier met jouw taken moeten omgaan.
Hiervoor zul jij je bij iedere klus het volgende moeten afvragen:
- Welke taak levert het meeste resultaat op of heeft de grootste impact? (80% resultaat…)
- Welke taak vraagt ontzettend veel tijd en energie, maar levert eigenlijk niets echt iets op? (… 80% energie)
Bij deze laatste categorie sta je ook bij het volgende stil:
- “Moet het uitvoeren van deze taak per sé door mij gebeuren of ik kan dit ook uitbesteden aan een ander?”
- “Moet deze taak überhaupt uitgevoerd worden of kunnen we hem net zo goed schrappen?”
Niet alleen zul je zo tijd besparen met de 80/20-regel, je wordt ook bewuster van de investering die bepaalde taken van je vragen — is het werkelijk jouw tijd en energie waard? Kan iemand anders het misschien voor je doen? Je wil namelijk voorkomen dat jij veel kostbare tijd verliest omdat je met de verkeerde zaken bezig bent.
In 4 stappen tijd besparen met de 80/20 regel
Om dit principe nou zelf in de praktijk te kunnen toepassen, hoef je enkel deze 4 woorden te onthouden: prioriteren, delegeren, automatiseren en elimineren.
1. Prioriteer zaken met hoge impact
Om succesvol de 80/20-regel te kunnen gebruiken, zal je eerst moeten kijken naar welke klussen de hoogste prioriteit hebben. Met andere woorden: welke taken leveren de hoogste waarde en impact op?
Dit kan bijvoorbeeld het ontwikkelen van een website zijn of het verbeteren van de online marketing. Voor Tim Ferriss was dit bijvoorbeeld het bekommeren om die kleine groep klanten die samen 80% van zijn omzet voor hun rekening namen.
Om erachter te komen welke taken dit voor jou zijn, neem je jouw functieomschrijving en je dagelijkse werkzaamheden eens onder de loep. Kijk er kritisch naar: is het resultaat dat deze klusjes opleveren de investering die ze afdwingen waard?
Ben je namelijk 100% eerlijk tegenover jezelf, dan weet je ook wel dat het opstellen van die kwaliteitscontrole niet zó belangrijk is. Daartegenover is het opgeven van die statuten wél ontzettend nuttig…
Wil je dus tijd besparen met de 80/20 regel, weet dan aan welke taken jij je aandacht moet schenken en welke niet. Taken die écht nuttig zijn, dáár moet je focus liggen. En de rest, door doe je dit mee:
2. Delegeer zaken die jij niet hoeft uit te voeren
Natuurlijk zijn er ook taken die veel tijd vragen, misschien niet echt héél nuttig zijn, maar die wel uitgevoerd moeten worden — bijvoorbeeld ieder kwartaal de BTW-aangifte verzorgen. Bij dit soort klusjes zul jij je moeten afvragen of dit daadwerkelijk door jou moet gebeuren.
Kun jij namelijk een taak die alleen maar veel tijd opslokt laten uitvoeren door iemand anders, (bijvoorbeeld een boekhouder) dan bespaar jij een hoop tijd en energie. Tijd en energie die jij weer kunt besteden aan die 20% taken die wél wat opleveren.
Kost een taak dus veel tijd, maar hoeft deze niet perse door jou uitgevoerd te worden? — delegeer het dan of besteed het uit. (Wel netjes natuurlijk.)
3. Elimineer zaken die veel tijd vragen en niets opleveren
Daarnaast zullen er vast en zeker ook nog klusjes zijn die je dagelijks uitvoert, die net zo goed geskipt kunnen worden — bijvoorbeeld die tijd slurpende MT overleggen.
Zijn die écht wekelijks nodig? Misschien kan het ook in de helft van de tijd of hoeft het maar om de week. Hetzelfde geldt voor het bijhouden van allerlei cijfermateriaal of gespreksverslagen waar niemand ooit nog naar kijkt — moet dit werkelijk nog bijgehouden worden?
Kortom: wanneer bepaalde taken veel tijd vragen en amper wat opleveren, zul jij je kritisch moeten afvragen of ze überhaupt wel nodig zijn. Dat een taak ooit zijn weg richting je functieomschrijving heeft gevonden, wil namelijk niet zeggen dat deze nog relevant is.
Neem dus regelmatig je functieomschrijving onder de loep en kijk kritisch naar het resultaat en de investering die een taak vraagt. Taken die een grote investering eisen maar amper wat opleveren, zul je dus misschien moeten schrappen — elimineren, dus.
4. Automatiseer zaken die veel tijd vragen, maar wel veel opleveren
Tot slot kun je veel kostbare tijd winnen wanneer je tijdrovende klussen, die wel wat opleveren, automatiseert — vooral wanneer je deze op regelmatige basis uitvoert.
Trek jij bijvoorbeeld iedere dag een uur uit om belangrijke analyses op te stellen, waarbij je regelmatig dezelfde soorten tekst gebruikt, wees dan slim — automatiseer dit.
Zo kan bijvoorbeeld de text expanding software ‘A-text’ jouw schrijfwerk ontzettend versnellen. Jij hoeft niet telkens dezelfde lappen tekst uit te tikken, A-text doet het voor je!
Dit is natuurlijk maar één voorbeeld. Dagelijks steken er tientallen soorten software de kop op, allen met het doel op het werk van jou en je collega’s te vergemakkelijken. Wil jij dus minder tijd kwijt zijn aan tijdrovende klussen, onderzoek dan hoe jullie gezamenlijk meer taken op kantoor kunnen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan chatbots die de meest voorkomende vragen op jouw website beantwoorden of aan een goede FAQ waar je klanten naar kunt verwijzen.
Veelvoorkomende taken automatiseren is een prima manier om de 80/20-regel te benutten.
Kortom: tijd besparen met de 80/20 regel?
Efficiënter werken hoeft dus niet lastig te zijn. Wanneer jij dit pareto-principe gebruikt, dwing jij jezelf kritisch te kijken naar de taken en projecten die voor je liggen — leveren ze daadwerkelijk iets op of is het enkel pure tijdsverspilling?
Leer je op die manier naar je je werk kijken, dan houdt je niet alleen meer tijd en energie over, je zal ook veel sneller geweldige resultaten boeken.
Onthoud daarom:
- Prioriteer zaken die een hoge impact hebben.
- Delegeer zaken die jij niet hoeft uit te voeren.
- Elimineer zaken die veel tijd vragen en niets opleveren.
- Automatiseer zaken die veel tijd vragen, maar wél veel opleveren.
Nog efficiënter werken? Volg een training Time Management
Wil je nou meer weten over efficiënt werken en wil je leren hoe je bovenstaande tips nog beter kunt toepassen in de praktijk? — volg dan eens onze 1-daagse training Time Management.
Hier gaan we dieper in op bovenstaand principe en leren we je een aantal handige tips and tricks waardoor jij je nog beter kunt focussen op de taken die er écht toe doen.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
