Microsoft Planner: optimaliseer je productiviteit met deze time management tool

Tegenwoordig leven we in een wereld vol drukke schema’s en talloze taken. Om georganiseerd te blijven en onze werkzaamheden efficiënt te beheren, is het belangrijk om een goede time management tool te hebben. Gelukkig is er Microsoft Planner! Deze tool is speciaal ontworpen om ons te helpen bij het organiseren, beheren en volgen van taken en projecten. In dit artikel gaan we de voordelen van Microsoft Planner verkennen en ontdekken waarom het een prima keuze is voor effectief tijdbeheer.

Wat is Microsoft Planner?

Microsoft Planner is een online tool die onderdeel uitmaakt van het populaire Office 365-pakket van Microsoft. Met deze eenvoudige applicatie kunnen kenniswerkers en teams hun taken gemakkelijk organiseren en beheren. Met Planner kun je bijvoorbeeld taken aanmaken, toewijzen aan teamleden, deadlines instellen, bestanden delen en de voortgang van het werk bijhouden. Handig!

Zelf gebruiken we de tool niet – wij zijn fan van de combinatie Todoist en Google Calendar – maar we zien er wel de voordelen van in. Daarnaast merken dat veel van onze cursisten wél vaak met de Microsoft Planner werken.

Waarom Microsoft Planner? Voordelen van Microsoft Planner

Het gebruik van Microsoft Planner biedt verschillende voordelen die het volgens hen tot een uitstekende time management tool maken. Hier zijn enkele belangrijke voordelen op een rijtje:

• Gebruiksvriendelijke interface: Planner heeft een eenvoudige en gebruiksvriendelijke interface, waardoor je direct aan de slag kunt zonder ingewikkelde training of technische kennis.
• Visuele weergave: Met behulp van visuele borden en kaarten geeft Planner taken en projecten overzichtelijk weer, waardoor je in één oogopslag kunt zien wat er moet gebeuren.
• Efficiënte samenwerking: Met Planner kunnen teamleden taken delen, samenwerken aan projecten en in realtime communiceren, wat de samenwerking binnen teams aanzienlijk verbetert.
• Deadlines inzichtelijk Je kunt gemakkelijk deadlines instellen voor taken en projecten, zodat je prioriteiten kunt stellen en ervoor kunt zorgen dat het werk op tijd wordt afgerond.
• Bestandsdeling: Planner biedt de mogelijkheid om relevante bestanden te delen die betrekking hebben op een taak of project, waardoor teamleden gemakkelijk toegang hebben tot alle benodigde informatie.

Wat kun je er nog meer mee?

Wat kun je met Microsoft Planner? Functionaliteiten van Microsoft Planner

Microsoft Planner biedt een breed scala aan functionaliteiten waarmee je taken en projecten effectief kunt beheren:

Taakbeheer

Met Planner kun je taken aanmaken, toewijzen aan teamleden, deadlines instellen en de voortgang van het werk volgen. Bovendien kun je taakbeschrijvingen, bijlagen en opmerkingen toevoegen om alle relevante informatie bij elkaar te houden.

Borden en kaarten

Planner maakt gebruik van borden en kaarten om taken en projecten visueel weer te geven. Je kunt taken eenvoudig verslepen en neerzetten op verschillende kaarten, zodat je ze kunt organiseren op basis van prioriteit, status of toegewezen teamlid.

Samenwerking en communicatie

Met Planner kun je gemakkelijk taken delen, opmerkingen plaatsen en in realtime communiceren met teamleden. Dit bevordert een effectieve samenwerking en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte blijft van de voortgang.

Deadlines en herinneringen

Je kunt eenvoudig deadlines instellen voor taken en projecten. Planner stuurt automatisch herinneringen wanneer een deadline nadert, zodat je altijd op de hoogte blijft en ervoor kunt zorgen dat het werk op tijd wordt afgerond.

Hoe gebruik je Microsoft Planner?

Hoe gebruik je Planner? Lijkt dit je iets en wil je hiermee aan de slag? Het gebruik van Microsoft Planner is heel eenvoudig en vereist gelukkig geen uitgebreide technische kennis. Hier is een stapsgewijze handleiding om met Planner aan de slag te gaan:

Hoe gebruik je Planner?

1. Ga naar de Planner-website of open de Planner-app in Office 365.
2. Maak een nieuw plan aan voor je team of individuele taken.
3. Voeg taken toe aan het plan en wijs ze toe aan teamleden.
4. Stel deadlines in en voeg eventuele bijlagen of opmerkingen toe.
5. Organiseer taken op borden en kaarten op basis van prioriteit, status of toegewezen teamlid.
6. Werk samen met teamleden, deel opmerkingen en bestanden.
7. Houd de voortgang van het werk bij en vink taken af wanneer ze zijn voltooid.

Extra tips voor effectief gebruik

• Blijf georganiseerd: Gebruik borden en kaarten om je taken en projecten op een logische manier te organiseren die past bij jouw team.
• Communiceer regelmatig: Maak gebruik van de communicatiefuncties van Planner om teamleden op de hoogte te houden en de samenwerking te bevorderen.
• Houd deadlines in de gaten: Stel realistische deadlines in en volg ze nauwlettend op, zodat je ervoor kunt zorgen dat het werk op tijd wordt afgerond.
• Profiteer van integraties: Maak gebruik van de integratiemogelijkheden van Planner met andere Microsoft-tools om je productiviteit verder te verhogen. Dat doe je zo:

Integratie met andere Microsoft-tools

Een van de grote voordelen van Microsoft Planner is de integratie met andere Microsoft-tools. Je kunt Planner bijvoorbeeld direct gebruiken in combinatie met Microsoft Teams, Outlook en andere Office 365-applicaties. Dit maakt het gemakkelijk om taken te beheren en samen te werken zonder steeds te hoeven schakelen tussen verschillende tools.

In deze korte video legt onze trainer Patrick uit hoe je alles op een slimme manier aan elkaar koppelt, voor maximaal overzicht!)

En check ook:

En vergeet ook niet:

Conclusie

Microsoft Planner is een prima time management tool waarmee je taken en projecten effectief kunt organiseren en beheren. Dankzij de eenvoudige interface, visuele weergave en samenwerkingsmogelijkheden kun je gemakkelijk georganiseerd blijven. Door gebruik te maken van de functionaliteiten en integraties van Planner kun je je productiviteit verhogen en projecten succesvol afronden.

Meer weten over Microsoft producten versus time management? 

• Hoe gebruik je Microsoft To Do? Inrichten in 5 eenvoudige stappen
• Werk jij met Microsoft Planner, Todo en Outlook? Zo koppel je ze aan elkaar!
• Handleiding: Microsoft Teams breakout rooms (waarom en hoe het werkt) 
• Hoe een gezamenlijke mailbox beheren? Maak deze 2 afspraken
• Out of office: dé uitgebreide handleiding (mét voorbeelden)

Dagelijks zulke tips en handige inzichten?

Volg ons dan op Instagram. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over Microsoft planner

• Is Microsoft Planner gratis?

  Nee, Microsoft Planner maakt deel uit van het Office 365-pakket en vereist een abonnement.

• Wat kost Microsoft Planner?

  De kosten van Microsoft Planner variëren, afhankelijk van het specifieke abonnement dat je kiest binnen Office 365. Er zijn verschillende abonnementenopties beschikbaar, zoals Office 365 Business Essentials, Office 365 Business Premium en Office 365 Enterprise-abonnementen. Elk abonnement heeft zijn eigen prijs. Om de meest recente en nauwkeurige informatie over de kosten van Microsoft Planner te verkrijgen, kun je daarom het beste de website van Microsoft raadplegen of contact opnemen met hun klantenservice.

• Kan ik Planner gebruiken op mijn mobiele apparaat?

  Ja, Microsoft Planner is beschikbaar als mobiele app voor zowel iOS als Android. Hiermee kun je je taken en projecten onderweg beheren.

• Kan ik Planner gebruiken zonder een Office 365-abonnement?

  Nee, om Microsoft Planner te kunnen gebruiken, heb je een Office 365-abonnement nodig.

• Kan ik Planner gebruiken voor persoonlijke takenbeheer?

  Ja, je kunt Microsoft Planner gebruiken om je persoonlijke taken te organiseren en beheren. Je kunt een individueel plan maken en je eigen taken bijhouden.

• Kan ik bestanden delen via Microsoft Planner?

  Ja, je kunt bestanden delen die relevant zijn voor een taak of project in Microsoft Planner. Dit maakt het gemakkelijk voor teamleden om toegang te krijgen tot verschillende bestanden.

• Wat is het verschil tussen Planner en To Do?

  Microsoft Planner en Microsoft To Do zijn beide tools van Microsoft die gericht zijn op het beheren van taken en het verbeteren van de productiviteit. Hoewel ze vergelijkbare doelen hebben, zijn ze verschillend:

  • Microsoft Planner is ontworpen om teams te helpen bij het plannen, organiseren en beheren van projecten en taken. Het biedt functionaliteiten zoals het maken van borden en kaarten om taken visueel weer te geven, het toewijzen van taken aan teamleden, het instellen van deadlines en het delen van bestanden. Het is vooral handig voor teams die samenwerken aan complexe projecten en behoefte hebben aan een overzichtelijke weergave van de voortgang en toewijzing van taken.
  • Microsoft To Do daarentegen, is meer gericht op individueel takenbeheer en persoonlijke productiviteit. Het stelt gebruikers in staat om hun persoonlijke takenlijsten te organiseren, deadlines in te stellen, herinneringen in te stellen en taken af te vinken wanneer ze zijn voltooid.

  Kort samengevat is het belangrijkste verschil tussen Microsoft Planner en Microsoft To Do de schaal: individueel of voor teams.

Wie zijn wij? | Training Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog