Barst je inbox na die zonovergoten vakantie uit zijn voegen? Is het opschonen van je mailbox haast een dagtaak? Nergens voor nodig! Ik leg je aan de hand van mijn eigen ervaring uit hoe je binnen no time die teller weer op 0 krijgt. Pak dus je eindeloze lijst aan mails erbij, een kop koffie en laten we beginnen:
Mailbox opschonen na vakantie hoeft geen dagtaak te zijn
Één van de vragen die mij tijdens de training Time Management het vaakst wordt gesteld is “hoe krijg ik die teller van mijn overvolle inbox weer op 0 als ik een tijdje ben weggeweest?”
Een terechte vraag, want veel van onze cursisten worstelen maar al te vaak met een uitpuilende inbox — en dan vooral wanneer ze terugkomen van hun zuurverdiende vakantie of wanneer ze enkele dagen buiten de deur zijn geweest;
Want stel dat je – net als ik – twee weken op vakantie bent geweest — heerlijk. Helaas gaat dat gelukzalige vakantiegevoel snel voorbij wanneer jij bij terugkomst je inbox opent en 247 nieuwe berichten je verwelkomen. Bij zo’n aanblik zal je je al snel afvragen wáár je moet beginnen – en wanneer? Jij hebt namelijk écht geen tijd om een of meerdere dagen uit te trekken om je inbox door te pluizen.
Gelukkig is dat niet nodig. Ik ga je uitleggen hoe ik dit jaar zelf binnen één uur mijn hele mailbox weer op orde had. Zo start je maandag fris én blijft dat vakantiegevoel wat langer intact
Aan de slag.
Je gebruikt je inbox verkeerd — doe dit
Om op een efficiënte wijze weer overzicht te creëren in jouw inbox-chaos, zul je eerst moeten begrijpen waar jouw inbox voor is bedoeld — en waarvoor niet.
Jouw postvak is niet bedoeld om als takenlijst te dienen
Ik zie het vaak in de training voorbij komen: mensen markeren een mail als ongelezen zodat ze op een later moment de mail nog eens kunnen raadplegen of niet vergeten om de taak uit te voeren. Of nog erger: ze geven hem zo’n rood vlaggetje waarmee ze aangeven dat ze dit écht niet moet vergeten.
Dat werkt natuurlijk niet.
Telkens als jij de mail tegenkomt is je brein opnieuw aan het bedenken wat je hier ook alweer mee wilde doen, hoe hoog de prioriteit ook alweer was én wanneer je dit ook alweer wilde uitvoeren. Totale tijdverspilling en je maakt jezelf alleen maar gek.
Een mail als ongelezen markeren zodat jij niet vergeet dat jij “die cijfers nog moet aanleveren”, werkt namelijk ontzettend inefficiënt voor je brein. Op je takenlijst zetten dat je “voor woensdag omzetcijfers aanleveren Muriël” werkt daarentegen uitstekend: je hebt er een actie van gemaakt en je hoeft nu niet talloze keren je inbox te checken, omdat je precies weet wanneer je wat moet doen.
Wil jij dus die inbox-teller op 0 krijgen, onthoud dan allereerst dat je nooit een e mail gebruikt als een herinnering aan een taak. Gebruik een taak om je te herinneren aan een taak.
Jouw inbox is een wél bedoeld als een plek waar “ruwe input” zich verzamelt
Als gevolg betekent dit dus dat jouw inbox enkel en alleen bedoeld is om nieuwe informatie op binnen te laten komen, een beetje zoals je brievenbus;
Je laat ook thuis geen eeuwige stapels rekeningen en post op je deurmat liggen. Nee, je verzamelt het daar waarna je het netjes verwerkt — reclamefolders gooi je direct in de prullenbak, post waarmee je nog wat moet doen houdt je apart en dat overzicht van de belastingdienst archiveer je.
Behandel je inbox dan ook zo:
Gebruik je inbox enkel om informatie in binnen te laten komen, niet als opslagplaats voor zaken waar je nog wat mee moet doen.
Vervolgens neem je bij iedere mail die zijn weg richting je inbox vindt een besluit — dat kan met het OHIO-principe.
In 5 stappen je mailbox opschonen met OHIO
Het OHIO-principe is een fantastische methode die ik al meer dan 10 jaar gebruik om overzicht te bewaren in mijn mailbox. We schreven hier al meerdere keren op ons weblog. Wanneer dit gedeelte aan bod komt tijdens de training, is het dan ook vaak voor vele cursisten een ware eye-opener.
Wat is het?
OHIO staat voor ‘Only Handle It Once’. Dit houdt dus in dat je maar één keer een beslissing over iets neemt. Passen we dit toe op het verwerken van je mail, dan betekent dit dat je jezelf dwingt om bij iedere mail te besluiten wat er mee moet gebeuren.
Dat kan één van de volgende dingen zijn:
1. Weggooien — spam, nieuwsbrieven die je toch nooit leest of een mail over een vergadering die vorige week plaatsvond? Schrijf je uit bij de nieuwsbrief en verwijder de rest direct.
Heb je iets niet meer nodig: gooi het weg.
2. Archiveren — zaken die zijn afgehandeld maar die je wellicht later nog nodig hebt, archiveer je in een aparte map. Denk hierbij aan die notulen die je misschien ooit nog wilt raadplegen, facturen in verband met de garantie, of afspraken die je wellicht ooit nog eens nodig hebt
Hoef je er niks mee te doen, maar heb je het misschien ooit nog nodig: archiveer het.
3. Meteen doen — mails die taken bevatten die je makkelijk binnen 5 minuten kunt doen, voer je direct uit. In mijn geval kan dit bijvoorbeeld een mail zijn waar ik een korte reactie op moet geven of een verzoek of ik iets kan aanpassen in onze trainingsplanning.
Duurt het uitvoeren van deze taken korter dan vijf minuten: doe het meteen.
4. Delegeren — zaken die niet door mij opgepakt hoeven te worden, delegeer ik aan mijn collega’s. Natuurlijk voorzien van heldere instructies om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt. ‘Zaken over de schutting gooien”, daar heb je alleen jezelf mee.
Dus, is het niet jouw werk: delegeer het.
5. Inplannen — taken waarbij de uitvoering langer nodig heeft dan vijf minuten, plan ik in. Hierbij hanteer ik 3 keuzes.
- Taken die korter duren dan 30 minuten zet ik op mijn takenlijst. Deze taken kun je prima tussen andere werkzaamheden door doen. Het gaat hierbij om klusjes van enkele minuten tot maximaal 30 minuten. Al deze taken zit ik in mijn takenmanager. Persoonlijk ben ik een grote fan van Todoist — zeker een aanrader.
- Klussen die langer duren dan 30 minuten plan ik in mijn agenda. Waarom? Je krijgt niet zomaar eventjes de jaarcijfers doornemen wanneer deze taak twee uur duurt. Zelfs even een half uur ‘tussendoor’ een contract beoordelen wordt al lastig. Daarom plan ik taken die langer duren dan 30 minuten rechtstreeks in mijn agenda.Dit heeft twee voordelen: je krijgt meteen een beeld van hoe vol je dag is en je wordt gedwongen om na te denken over hoeveel tijd de taak zal kosten (of hoeveel tijd je er maximaal aan wilt spenderen).
- Zaken die ik wil bespreken met collega’s leg ik tot slot vast in een lijstje — de zogenaamde ‘1:1’-lijst. Eigenlijk is dit niks meer dan een taak in mijn takenlijst aanmaken die me eraan herinnert om iets te vragen of te bespreken. Waarom? Veel van mijn mails bevatten namelijk zaken die ik op met verschillende collega’s wil bespreken. Uit respect voor elkaars concentratie heb ik voor elke collega een bespreeklijst in Todoist waar ik vragen en bespreekpunten verzamel. Deze kan ik dan later in één keer met ze bespreken.Beter 1 x storen met 10 vragen dan 10 x storen met 1 vraag.
Op basis van deze 5 keuzes tackle jij dus die overvolle mailbox die jij na je vakantie aantreft. Niet langer staar jij je suf op waar je in hemelsnaam moet beginnen, maar je neemt bij iedere mail één besluit — OHIO, dus.
Nog niet helemaal duidelijk? Ik leg het je in deze video haarfijn uit:
Deze 2 dingen maken mailbox opschonen makkelijker
Om dat opschonen van je inbox te vergemakkelijken, houd je – voordat je begint – rekening met het volgende:
Dweil niet met de kraan open — Laat je out of office aan
Begin jij maandag na de vakantie direct met je normale werkzaamheden, dan zul je merken dat je geen tijd hebt om je inbox compleet op te schonen.
Voorkom daarom dat nieuwe mailtjes en verzoeken kunnen binnenstromen, terwijl jij de boel bijwerkt: laat je out-of-office één dag langer aan.
Binnen Tijdwinst.com heb ikzelf medegedeeld dat ik donderdag pas weer terug ben van vakantie. In werkelijkheid zit ik woensdag al weer klaar achter mijn laptop om eens flink mijn inbox onder handen te nemen. Thuis, zodat ik niet gestoord wordt. En die out-of-office? — die staat de rest van de week aan, zodat ik op maandag fris kan beginnen.
Tijdens het puinruimen verstuur je geen enkele mail
Om efficiënt je mailbox op te schonen raad ik je aan om géén mails te versturen.
Ten eerste omdat je niet wilt dat collega’s of klanten al reageren voordat jij volledig up-to-date bent. Ten tweede is het enorm inefficiënt wanneer jij op een mail reageert en er later achterkomt dat er zich nog een nieuwere mail met aanvullende informatie in je inbox bevindt.
Dit betekent natuurlijk niet dat je geen nieuwe mail mag opstellen. Laat de nieuwe mails simpelweg als concept klaar staan of gebruik de functie ‘uitgesteld versturen’ wanneer je met Outlook of Gmail werkt — handig. Doe je zo:
That’s it. Doe je dit één dag voordat je na die lange vakantie aan de slag gaat, dan begin je fris en voorbereid. En dat hoeft niet lang te duren: hanteer je bovenstaande regels en principes dan ga jij in een vogelvlucht door je inbox heen en ben je gegarandeerd binnen één uur klaar.
Dit is hoe dat bij mij ging dit jaar:
Van 247 mails naar 0 — zo deed ik het
14:08 uur “U heeft 247 nieuwe berichten” — weggooien
247 nieuwe berichten sieren mijn inbox. Ik sorteer de lijst zodat ik de nieuwste berichten bovenaan heb staan en ga aan de slag.
Het enige dat ik nu ga doen is weggooien, niks anders.
Ik begin door eerst alle mails te verwijderen waar ik niets aan heb: systeemmeldingen van onze website, aanbiedingen, social media-notificaties, etcetera.
Een aantal mails bevatten informatie die ik graag bij mijn collega Nadine wil neerleggen. Ik plaats deze kwesties op mijn bespreeklijst (de zogenaamde ‘1:1’-lijst) en verwijder de – nu verder nutteloze – mail.
Eindstand: nog maar 80 ongelezen berichten te gaan!
14:28 uur “U heeft nog 80 nieuwe berichten” — archiveren
In mijn inbox bevinden zich nog een aantal interessante nieuwsbrieven die ik graag op een later moment wil lezen. Omdat ik daar nu geen tijd voor heb, archiveer ik deze in een leesmap die ik standaard iedere vrijdag doorneem. Ook zaken die ik op een later moment nog denk nodig te hebben, sla ik op ons het Tijdwinst-mailarchief (denk hierbij aan inkooporders en een paar facturen).
Na deze 2e stap blijkt dat ik al meer dan 70% van mijn e mailberichten heb “weggewerkt” — tijd voor het echte werk;
14:43: “U heeft nog 66 nieuwe berichten” — taken afhandelen en plannen
De mails die zich nu nog in mijn inbox bevinden, zijn berichten waarvan ik zeker weet dat hier nog een actie op volgt.
– Taken van maximaal 5 minuten voer ik direct uit.
Kom ik een mail tegen waarvan het uitvoeren van de bijbehorende actie makkelijk binnen 5 minuten te doen is, dan doe ik deze direct.
Mails waarin een factuur klaar staat, betaal ik meteen, net als berichten waarin ik datums voor afspraken moet prikken. Vragen van klanten of cursisten, mits ik ze binnen 5 minuten beantwoord krijg, beantwoord ik (maar ik verstuur ze natuurlijk pas later dankzij de functie ‘uitgesteld verzenden’).
– Taken die niet bij mij horen delegeer ik.
Een aantal klanten vragen om contact op te nemen voor het plannen van nieuwe trainingen. Hoe vereerd ik ook ben; dit is het werk van mijn collega Nadine. Ik stuur een bedankje naar de klant en plan in ons CRM dat Nadine dit oppakt. Zo volgen er nog een aantal mails waarvan ik de taak delegeer naar een collega.
– Alle overige taken plan ik in.
Een contract dat ik wil bespreken met mijn collega Inge gaat naar mijn ‘1:1’-lijst.
De cijfers die de accountant me heeft toegestuurd, gaan me zeker twee uur tijd kosten. Hiervoor plan ik tijd in mijn agenda.
Het verwerken van website statistieken kost me maar een kwartiertje, maar heeft totaal geen prioriteit. Ik zet het op mijn takenlijst voor volgende week vrijdag.
Nu rest nog maar één ding:
15:06 “U heeft nog 15 nieuwe berichten over” — beantwoorden grote mails
Wat nu nog overblijftt zijn mails die ik nog moet beantwoorden, maar waar ik wat meer tijd voor wil uittrekken, bijvoorbeeld het opstellen van een maatwerkoplossing voor een grote klant. Ik schat in dat ik met al deze mails een klein uurtje bezig ben en blok hiervoor tijd in mijn agenda.
15:10 “U heeft geen nieuwe berichten meer”
Één uur later is het zover: mijn inbox is leeg, mijn takenlijst en agenda zijn up to date – en nog belangrijker – ik ben na een lange vakantie op de hoogte van wat er allemaal speelt en weet wat prioriteit heeft.
Kortom: mailbox opschonen hoeft niet lang te duren
Zoals je ziet hoeft het opschonen van je mailbox geen dagen werk te zijn. Het is wel van belang dat je het doet vóór dat je weer aan de slag gaat en voorkomt dat je geleid wordt door de waan van de dag.
Zorg er gewoon voor dat je jezelf voldoende tijd gunt om op te schonen en maak schoon schip. Doe je dat op deze efficiënte wijze, dan heb je binnen no time die teller op 0. En dat is fijn: je hebt overzicht, weet wat er moet gebeuren en waar je prioriteiten liggen — zonder daarbij je meteen je vakantiegevoel te verliezen!
Björn Deusings
Directeur Tijdwinst.com
Meer weten? Volg een training Time Management bij ons
Een lege inbox voelt heerlijk: je hebt overzicht en kunt maandag fris en met een volledige focus beginnen.
Wil je dit gevoel nou langer vasthouden, volg dan onze training Time Management. Hier gaan we dieper in op bovenstaande technieken, maar leren we je natuurlijk ook hoe je bepaalde time management principes kunt toepassen op de rest van je werkwijze.
Zo heb je niet alleen een lege inbox, maar geniet je ook van een georganiseerd (werk)leven.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
