Waarom je brein zo van lijstjes houdt (en hoe je ’t goed doet)

Waarom je brein zo van lijstjes houdt (en hoe je ’t goed doet)

Boodschappenlijstjes, takenlijstjes, goede voornemenslijstjes – praktisch ons hele dagelijks leven lijkt te bestaan uit lijstjes. Niet voor niets! Ze helpen ons brein om optimaal te functioneren, maar alleen als je het goed doet.

Umberto Eco – Italiaans wetenschapper, schrijver, filosoof en ‘vader der lijstjes’ – ziet onze hele maatschappij en ons dagelijks leven als een verzameling van lijstjes. Volgens hem schuilt alles achter een lijst, en hij vindt het prachtig.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Zijn favoriete boek is dan ook: het telefoonboek.

lijstjes maken

Kun je mee lachen, maar daar heeft hij niet eens zo’n verkeerd punt, die Italiaan.

“Als je aan mensen vraagt welk boek ze mee zouden nemen naar een onbewoond eiland, zullen de meesten iets roepen als ‘Shakespeare’ of ‘Tolstoy’ of ‘Dante’. Ik neem liever het telefoonboek mee. Achter elke naam gaat namelijk een heel verhaal schuil, een boek van Shakespeare vertelt er maar eentje.”

Dat dát het aller mooiste en slimste aan lijstjes is, benadrukt hij hier mee: ze geven een hele grote hoop data in één overzicht weer. Er gaat altijd méér schuil achter een lijst, maar lijstjes zijn de manier voor je brein om al die info aan te kunnen – zonder het allemaal minutieus te moeten onthouden.

“Lijsten zijn indicaties, die leiden naar meer”, is daarom Umberto’s favoriete definitie.

Waarom je hoofd is als het internet, en een lijstje als Google

“Het internet is de lijst der lijsten. Het is de lijst die alle andere lijsten overbodig maakt – de moederlijst”, zegt Umberto Eco. “Het is een oneindige collectie van data en het heeft maar één ding gemeen met andere lijsten: complete chaos.”

Complete chaos is nodig om een lijst goed te kunnen gebruiken. Het is de eerste versie van de lijst: een hele hoop ongeordende data.

En dat is exact hoe het in je hoofd ook werkt met lijsten. Het begint allemaal met een hele hoop gedachtes en hersenspinsels die om elkaar heen vliegen en waar je maar geen overzicht of orde in krijgt.

Ben je op dat punt, met een hoofd dat bijna lijkt over te lopen van data? Dan ben jij klaar voor de tweede stap in het lijstjes maken.

lijstjes maken

En die stap is eigenlijk als Google, om maar in Eco’s vergelijking te blijven. Het zet al die grote data volgens een standaard algoritme om in een overzichtelijke en behapbare lijst. Een lijst die je brein wél aankan en begrijpt. Een lijst waar mee je aan de slag kan, dingen gedaan krijgt, in plaats van niet vooruit komen omdat je niet eens meer weet waar je moet beginnen.

Zo’n briljant algoritme als Google gebruikt is wellicht wat te ingewikkeld voor ons, dus we houden het bij een even briljant maar iets simpeler algoritme. Een standaard methode om de enorme data in je hoofd om te zetten in logische lijsten. Lijsten waar je iets mee kán:

Hét algoritme voor een bruikbare (taken)lijst, in 3 stappen

Dit is een standaard algoritme dat je keer op keer kunt toepassen zodra je hoofd overvol dreigt te raken. Het bestaat uit niet meer dan 3 stappen, om het praktisch te houden.

lijstjes maken

Stap 1: Schrijf alles uit je hoofd

Stap 1 is waarschijnlijk de omvangrijkste, maar ook de broodnodigste: Je gaat alle losse data in je hoofd in kaart brengen. Schrijf het op, tik het in, zorg dat het uit je hoofd en op (digitaal) papier komt. En met alles bedoel ik ALLES. Taken, gedachten, ideeën, ‘niet vergeten’, ‘nog te doen’, ‘ooit doen’, hersenspinsels, mailtjes, mensen… ALLES waar je aan denkt met je hoofd moet er uit, zodat je weer mentale ruimte vrijmaakt om over dingen te gaan denken (stap 2).

Stap 2: Speel voor Google en organiseer

Dit is de stap waar je orde in de chaos gaat aanbrengen. Hier ga je voor Google spelen, zoals Eco het graag ziet. Je brengt categorieën aan in je lijst, volgens het Eisenhower-prioriteiten-model bijvoorbeeld:

“Welke dingen kunnen écht niet lang wachten?” (dringend & urgent) / “Wat zijn de zaken die je verder helpen met het oog op de lange termijn?” (belangrijk) / “Wat kan iemand anders ook?” (delegeren) en “Wat hoeft überhaupt niet?” (schrappen)

Zie je de rust in de onrust ontstaan? En voel je ‘m ook, in je hoofd? Dat was dus de bedoeling! Maar er is nog meer…

Stap 3: Haal de weerstand uit de items op je lijst

De laatste stap: maak items op je (taken)lijst behapbaar voor je brein, zodat ze zo min mogelijk weerstand oproepen tijdens een drukke dag. Dus niet: ‘Dak woonhuis vervangen’, maar maak ze zo klein en actief mogelijk. ‘Googelen naar dakdekkers met goede reviews’ en daarna ‘Bel 3 gevonden dakdekkers voor aanvragen offerte’ bijvoorbeeld.

Dit is je takenlijst zoals hij hoort te zijn: alle chaos is uit je hoofd verdwenen, door het overzicht worden je prioriteiten helder, en alles wat moet gebeuren of waar je aan moet denken staat er op – behapbaar voor je brein zonder losse eindjes.

Om je een nog beter beeld te geven: zó behapbaar, dat het door een rietje zou passen. Nog een mooie metafoor, de wereld in gebracht door Maria Konnikova in ‘The New Yorker’:

lijstjes maken

“Informatie verwerken in lijst-vorm is een beetje zoals een groentesapje opslurpen, in plaats van aan een groene kool te zitten zuigen.”

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Helder? Mooi. Afvinken dan maar!

Meer zien van Umberto Eco over lijstjes? Bekijk dit filmpje:

 

En dit is dan nog maar het begin… Effectieve lijstjes maken – en afvinken als een échte pro? Volg dan de 1-daagse cursus time management.

cursus time management
Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] het nu een lijstje is, een half boekwerk over je gedachtenstroom of een overzichtelijk ‘levensplan’: kies wat voor […]

  2. […] Eisenhower is zijn hele takenlijst in vier categorieën in te […]

X