Informatie overload? Zo keer je het tij en werk je slimmer

Informatie overload? Zo keer je het tij en werk je slimmer

Ons werk-strand wordt de hele dag door overspoeld met informatie-golven: mail, sociale media, notificaties, updates en meer. Informatie die onnodig veel tijd van je werkdag opslokt. Keer het tij door de informatie-overload slimmer te verwerken.

Gemiddeld gaat 28% van onze werktijd op aan het managen van e-mail. Om het nog wat schokkender te maken: dat zijn dus 560 uur per jaar, als je full-time werkt. En dan hebben we het nog niet eens gehad over het (onnodige) totaal aantal uren dat we spenderen aan sociale media, blogs, google, appjes en andere technologische tijdvreters. Alleen al aan Facebook en Twitter spenderen we in Nederland zo’n 9 uur per maand.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

social-media-overload

Wie kent het niet? Voor je het weet is er weer een half uur voorbij, sinds je je mailbox opende of ‘even’ op Facebook ging kijken naar de nieuwe updates in je Newsfeed. Zonde van je tijd, wanneer je bijvoorbeeld tegen een deadline aan zit – of wanneer je je werktijd niet wil verdoen, zodat je eerder naar huis kan of gewoon omdat je je baas tevreden wil houden.

Het is niet zo vreemd dat we zoveel tijd kwijt zijn aan het checken van die informatie-overload. Er is ook zoveel te lezen, te zien, te horen en te checken:

informatie-overload


Toegegeven: het is niet allemaal loze tijd die je spendeert aan het checken van al deze media
. Je wil nu eenmaal op de hoogte blijven (Facebook, Twitter, blogs, Youtube) en het is soms gewoon noodzakelijk (document ter voorbereiding van je bespreking lezen of mail beantwoorden).

We moeten alleen leren om slimmer om te gaan met de tijd die we spenderen aan het verwerken van al deze informatie, zodat we productiever werken en effectiever met onze uren (of opgeteld: dagen) omgaan.

Filter wat je écht wil of moet checken: maak 2 lijsten

Er is een manier om slimmer met deze eindeloze informatie-overspoeling om te gaan. Door de volgende twee lijsten te maken, leer je moeiteloos surfen op de informatie-golven zonder dat je werk-strand overspoeld raakt.

De eerste stap is de stroom uitdunnen. Filter weg wat je niet hoeft te weten of eigenlijk helemaal niet wil weten.

Bedenk eens of je echt alles op je Facebook- of Twitter-tijdlijn gezien moet hebben. Of dat het meer een neiging is die voortkomt uit Fear Of Missing Out (FOMO). Wat mis je, wanneer je niet alles mee krijgt? Niets! De belangrijke dingen krijg je toch wel live te horen van je (echte) vrienden en alle andere dingen zijn niet noodzakelijk.

Ga niet alleen op deze manier met je Facebook-tijdlijn om, maar kijk ook eens kritisch naar al je nieuwsbrief-inschrijvingen, Twitter-feed, LinkedIn-updates, rss-feeds en blogs die je volgt.

cursus time management

Maak op basis hiervan 2 lijsten:

Lijst 1 – Heb ik niks aan

De informatie waar je bar weinig aan hebt (spammende Facebook-vrienden, commerciële Twitter-updates, nieuwsbrieven waar je ooit per ongeluk voor ingeschreven bent, etc.), maar die je toch dagelijks tegenkomt zet je op de tweede lijst. Ban deze tijdverdoeners gauw uit je leven.

Uitschrijven, wegstrepen, uitschakelen, ontvolgen, weggooien

Neem alle media van je lijstje met nutteloze nieuwsbrieven, tweeps, Facebook-updates, etcetera en begin met uitschrijven, uitschakelen en ontvolgen.

• Nieuwsbrieven
Een handige manier om dat in één keer te doen is via unroll.me, een service die je in één keer uitschrijft van alle nieuwsbrieven die jij selecteert. Het is alleen al interessant om unroll.me je inbox te laten scannen, om te zien op hoeveel nieuwsbrieven je werkelijk ingeschreven staat. Schrik niet! Mijn teller kwam op 75. Laat het uitschrijven beginnen!

 

• Twitter
Geen tijd om al je Tweeps na te lopen en te kijken of ze nog wel interessant zijn? Hoeft ook niet! Ga naar untweeps.com en laat deze service voor jou checken welke Tweeps een bepaalde tijd (die je zelf instelt) niet actief zijn geweest, en unfollow ze met een klik op de knop.

• Facebook 
Wil je op Facebook niemand ontvrienden, omdat je je sociale netwerk niet in duigen wil zien vallen? Je kunt op deze manier gemakkelijk vrienden uit je tijdlijn verwijderen, zonder ze te uit je vriendenkring te knikkeren.

Lijst 2 – De moeite waard

De informatie die wel de moeite waard is (goede nieuwsbrieven, informatieve Tweeps, relevante LinkedIn-connecties, etc.). Je wil of moet deze info checken. Dat kan. Maar doe het wel op een slimme manier en spendeer je tijd zo efficiënt mogelijk.

Bedenk wanneer je aan welk medium tijd besteed

Bedenk eerst wanneer je je tijd vooral niet aan een bepaald medium wil besteden. Wanneer je gefocust aan het werk moet bijvoorbeeld. Zet daarom al je notificaties uit, op je laptop en telefoon, en ga aan de slag in productiviteitsspannes van anderhalf uur.

Wil je tussendoor op de hoogte blijven van de interessante Facebook, Twitter, Blog en nieuwsbrief-updates die er over zijn gebleven na je kritische selectie? Beloon jezelf met 5 minuten info-media checken na elke productieve werk-sessie van anderhalf uur.

Zo win je tijd en werk je productiever, door minder loze tijd te besteden aan het om de haverklap checken van alle info-media.

hootsuite informatie overload

Geschatte tijd die ik gewonnen heb door mijn Facebook-pagina, Twitter en Linkedin-account in Hootsuite te installeren

• Social media
Is het tijd om je social media te checken? Doe dat dan via bijvoorbeeld Hootsuite en bespaar nóg meer tijd. In één oogopslag kun je hier de laatste updates van je Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+, Foursquare-accounts en interessante WordPress-pagina’s overzien.

• Nieuwsbrieven
Check interessante nieuwsbrieven aan het einde van je werkdag. Begin er niet ’s ochtends mee, wanneer je juist het meest productief bent, maar bewaar het als een interessant einde van je werkdag.

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

• Blogs & artikelen
Lees je veel blogs en nieuwsartikelen? Probeer dat (tenzij het écht onder ‘research’ valt) zoveel mogelijk buiten werktijd te doen. Kijk één keer per dag op Feedly, het ultieme favoriete-websites-update-overzicht dat je zelf kunt samenstellen, en bewaar interessante artikelen vervolgens in Pocket, de ultieme later-lezen-service. Lees ze vanavond thuis op de bank, lekker relaxed met je tablet en verheug je er nu alvast op. Weer eens wat anders dan passief naar de TV te kijken (wat op zijn tijd natuurlijk ook een prima ontspanning kan zijn).

informatiestroom

Cadeautje: een paar extra dagen in je leven

Het enige dat je nu moet doen om een paar dagen in je leven cadeau te krijgen, door je tijd niet meer te verdoen aan deze onnodige informatie-overload, is nu gelijk een afspraak in je agenda inplannen om de opschoonsessie op basis van dit artikel te doorlopen.

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

X