De beste omgeving om in te werken is een schone en opgeruimde omgeving die je brein zo min mogelijk afleiding geeft. En dan hebben we het niet alleen over je kantoor – ook je digitale werkomgeving moet spik en span zijn. Fris je PC of Mac op en werk zo schoner en slimmer; 3 tips.
We houden van opgeruimd, hier bij timemanagent.nl. Dat had je misschien al gemerkt. Zo hadden we het lang geleden al over het opruimen en zen maken van je telefoon, legden we uit hoe je het spam-circus temt (oftewel: je inbox, Facebook-feed en andere digitale media opruimen) en benadrukten we het belang van een Clean Desk Policy.
We gaan er graag flink met de bezem doorheen, zoals je ziet. En dat doen we niet zomaar.
Rommel = vertraging
Een opgeruimde omgeving is niet beter voor je brein, je focus en je productiviteit. Het is essentieel. In een rommelige omgeving hoef je het niet eens te proberen om productief te werken. Ja, als je even creatief moet zijn om dat probleem op te lossen of iets moois te bedenken misschien – maar dat doe je maar buiten de deur.
Nog niet overtuigd? Dan helpt de wetenschap misschien.
Volgens dit onderzoek van Princeton’s neurowetenschappelijke afdeling maakt rommel het je bijna onmogelijk om je op een taak te focussen en om informatie goed te verwerken. Conclusie: het vertraaaagd je weeeerk enoooorm.
En er is nog meer nieuws: het feit dat rommel vertraagt geldt niet alleen voor fysieke rommel. Je digitale werkplek doet net zo goed mee. Die maak je niet schoon met opbergbakjes en bezemstelen. Daarvoor heb je de PC-verfrissers: verfrissende tips voor een schonere en slimmere workflow op je PC.
3 PC-verfrissers: voor een effectieve schoonmaak-update
Hoe belangrijk schoonmaken en opruimen ook is, het is voor de meeste mensen geen pretje. Daarom maak ik de grote digitale schoonmaak liefst zo makkelijk mogelijk. Iets dat digitaal gelukkig best kan, met allerlei apps, trucs en handige programma’s.
Zo is er voor elk digitaal rommelhoekje op je pc wel een handige oplossing, om de grote digitale schoonmaak zo snel en pijnloos mogelijk te maken:
1. Doe de “Clean Desk(top) Policy”
Start met het bureaublad van je computer. Daar kijk je namelijk dagelijks tegenaan, net zoals je fysieke bureaublad. En net zoals je fysieke bureaublad, verdient de digitale versie ook een ‘Clean Desk Policy’. Een schoon bureau is namelijk essentieel als je lekker aangenaam en productief wil werken.
Staat jouw (digitale) bureaublad vol met apps, afbeeldingen en andere onnodige icoontjes?
Mooi! Dan kunnen we aan de slag. Opruimen die handel, want in die rommel krijg je echt niks gedaan. Ga elk pictogram na en kies voor:
- verwijderen – of –
- op de juiste plek neerzetten (welke plek dat is, is niet eens heel erg belangrijk. Zolang je hem met de zoekfunctie maar snel kunt terugvinden wanneer nodig).
En zie daar, 48 verwerkte pictogrammen later, wat een oase van rust! Daar kun je nog eens mee werken…
2. Afbeeldingen, Muziek & Films: op zolder ermee!
Met de bezem door je map ‘Afbeeldingen’ gaan doe je door alle beelden die je niet meteen nodig hebt, maar wel wil bewaren (zoals kiekjes van afgelopen Kerstdiner) weg te halen. Nee, niet weggooien. Haal ze alleen van je pc af door ze te uploaden in de cloud of ze op een externe harddisk te plaatsen. Als een soort opslagzolder.
Doe hetzelfde met al je muziek en films. Veeg ze allemaal van je pc, naar die wolk of externe schijf toe.
Gebruik bij voorkeur één en dezelfde cloud voor al je documenten en afbeeldingen. Dropbox is een aanrader voor documenten die je regelmatig gebruikt. Voor je externe schijf geldt het zelfde: gebruik er maar eentje. Koop er voor mijn part een van 6 terabyte en zet hier de komende jaren alles op dat niet op je pc hoeft te staan, maar wat je wel wil bewaren.
Wil je veilig bezig zijn met het oog op een inbraak of woningbrand? Zorg dan voor een extra backup van je computer en externe harde schijf in de cloud zoals met Backblaze. Deze populaire en veilige app helpt je om je hele computer -inclusief de volledige inhoud van je externe harde schijven (!)- voor een vast bedrag veilig online te backuppen.
3. Programma’s & Apps: niet gebruikt = weg ermee
Ook programma’s & apps zorgen voor een hoop ‘rommel’ op je pc. Gooi daarom weg wat je niet gebruikt. Houd voor jezelf een regel aan, zoals: 3 maanden niet gebruikt = weg ermee. Op deze manier kun je heel makkelijk en snel overbodige programma’s en apps verwijderen.
Hoe doe je dat snel? Je gaat naar het overzicht van je programma’s, en geeft ze weer op volgorde van ‘laatst geopend’. De programma’s die helemaal onderaan deze lijst staan, en bijvoorbeeld langer dan 3 maanden niet geopend zijn, kunnen weg! Scheelt ruimte, scheelt snelheid en scheelt een hoop rommel.
Niet alleen aan de achterkant kun je weggooien wat je niet gebruikt. Aan de voorkant kun je de programma’s die je niet vaak gebruikt ook uit de weg ruimen. Fris je menubalk onder aan het beeldscherm op door er alleen de pictogrammen in te zetten die je elke dag nodig hebt – de rest is beeldschermvervuiling en daarmee ruis.
Trek je schoonmaak-handschoenen maar aan!
Tijd voor wat actie! Plan je eerstvolgende PC-verfrisser-sessie in in je agenda. De eerste keer zul je er wat meer tijd dan de keren daarna mee kwijt zijn, maar zie het als een investering. Neem er de eerste keer daarom een paar uur de tijd voor, afhankelijk van hoe groot de berg rommel op je pc is. Wanneer je nog veel onopgeruimde digitale foto’s hebt, is het slim om dit te beschouwen als een apart project voor bijvoorbeeld regenachtige dagen. Maak ook hier ruimte voor in je agenda, anders gaat het nooit gebeuren.
Plan ook meteen de eerstvolgende PC-verfrisser-sessies alvast in: elk kwartaal of half jaar bijvoorbeeld. Je hoeft er dan waarschijnlijk niet meer dan een uurtje de tijd voor te nemen. En wat is een uurtje, vergeleken met alle tijd die de grote schoonmaak jou gaat opleveren? Het enige juiste antwoord: niets!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
