Hoe gaat Bill Gates, de man die het gebruik van e-mail al voorspelde voordat het bestond, zélf om met zijn inbox? En wat is zijn visie op e-mail zoals het tegenwoordig gebruikt wordt? Bill Gates aan het woord, met interessante onthullingen en concrete adviezen.
In 1990 kondigde Bill Gates, de oprichter van Microsoft – het eerste wereldwijde softwaresysteem dat computers bruikbaar maakte voor iedereen, de opkomst van e-mail al aan. Hij beloofde ons destijds al dat het iets groots zou worden.
“Één van de grote dingen die in de komende jaren zal gebeuren is een computer op elk bureau zodat er onderling mee gecommuniceerd kan worden door gebruik te maken van iets dat ‘electronic mail’ heet.” – Bill Gates, interview Today.com in 1990
En gelijk had hij.
In 2011 bestonden er zo’n 3,1 miljard e-mailaccounts wereldwijd. In 2015 bestaan er volgens de voorspellingen zelfs bijna 4,1 miljard. Voornamelijk het aantal zakelijke e-mailaccounts zal groeien. Gemiddeld groeit het gebruik van e-mail daarmee nog altijd met 7% per jaar.
Wat is dan die tijdloze waarde van e-mail? Gates had namelijk niet alleen in 1990 al gelijk. Hij weet nog altijd precies waar hij het over heeft wanneer hij het onderwerp ‘e-mail’ bespreekt. En dat doet hij nogal eens, om de (nog altijd actuele) waarde ervan te benadrukken.
Gates heeft sindsdien ruwweg 3 visies op de waarde, het gebruik en de verwerking van e-mail geuit.
1. Strijk hiërarchie plat met e-mail
Bill Gates schat de waarde van e-mail voor interne communicatie erg hoog in, en hij vindt het jammer dat niet iedereen binnen bedrijven en organisaties dat doet.
“Wanneer mensen me vragen wat het eerste is dat ze moeten doen om meer waarde uit hun informatiesystemen te halen en de samenwerking in hun bedrijf te verbeteren, is mijn antwoord: e-mail.” – Bill Gates, Time.com ‘The Speed of Thought: Using a Digital Nervous System’
Hij legt ook uit waarom e-mail zo ideaal is voor interne communicatie…
“Er is geen twijfel mogelijk dat e-mail de hiërarchische structuur van organisaties platstrijkt.”
… En hoe hij zelf omgaat met interne berichten die hij binnenkrijgt in zijn inbox.
“Ik lees alle e-mails die de werknemers van Microsoft mij sturen en ik stuur ze door naar de juiste persoon om er de juiste actie op te ondernemen. Wanneer je geen actie onderneemt, zullen je werknemers uiteindelijk stoppen met je op de hoogte houden van (slechte) zaken. En dat is het begin van het einde.”
2. Je inbox als database
Gates gebruikt zijn inbox niet alleen voor (interne) communicatie, maar ook als database of archiefkast.
“In plaats van door alle folder te navigeren om dat ene document te vinden aar ik denk dat dat ene stukje informatie zou kunnen zijn, type ik simpelweg mijn zoekterm in de zoekbalk en ik heb alle e-mails en documenten met die term en dat ene stukje informatie binnen handbereik.” – Bill Gates, CNN.com ‘How I work’
Hij doelt met die zoekbalk waarschijnlijk op de algemene zoekbalk die tegenwoordig te vinden zijn in de Microsoft- en Applesoftware. Wat je ook kunt doen om je inbox als database te gebruiken zoals Gates dat doet, is de zoekbalk in je e-mail eens wat vaker gebruiken. Verwijder e-mails met eventueel nuttige informatie voor later niet en probeer ze ook niet te verwerken in een ingewikkeld archiefsysteem met ontelbare mappen. Dat kost onnodig veel tijd. Plaats ze liever in één map genaamd ‘Archief’ bijvoorbeeld (in plaats van ze in je inbox laten staan) en vind ze vanzelf terug wanneer je een relevante term in de zoekbalk van je e-mailprogramma intypt.
3. Behandel élke mail (Gates ontvangt maar 40 tot 50 mails per dag!)
Gates beweert in een recenter inteview met Today.com dat hij elke mail die hij binnenkrijgt behandelt – hoe groot of klein het bericht en de actie die erbij hoort ook is. Maar daarbij maakt hij wel gebruik van een bekend time management systeem genaamd ‘OHIO’ of ‘Only Handle It Once’. Dat betekent niet dat hij alle mails meteen behandelt wanneer hij ze ziet, maar hij zorgt wel dat hij ze allemaal op zijn tijd behandelt.
“Sommige e-mails hebben grote bijlages waarvan mensen verwachten dat je hun 10-pagina tellende memo leest en er opmerkingen bij plaatst, andere e-mails zijn korte berichten waar je verder niets mee hoeft te doen. Dus wat je doet is sommige meteen verwerken, en op andere kom je later terug. Het enige wat je moet doen bij het uitstellen van de verwerking van zo’n e-mail, is zorgen dat je het op een later tijdstip inplant.” – Bill Gates, interview Today.com
Zo zorgt hij er dus voor dat hij alle berichten die binnenkomen verwerkt en beantwoord, elk op zijn eigen tijd.
Aanvullend op Gates’ systeem: wanneer je tijdens het verwerken van je e-mails berichten tegenkomt die langer dan 1 t/m 3 minuten duren (1 minuut wanneer je die dag een volle agenda hebt en 3 minuten op dagen waar je wat meer ruimte hebt), laat dat dan de grens zijn waarop je de beantwoording van de betreffende e-mail op je takenlijst zet of inplant op een later tijdstip in je agenda indien het beantwoorden langer dan een half uur duurt.
Om Gates’ e-mail verwerkingssysteem nog iets meer te nuanceren en in een realistisch kader te plaatsen. Dit is wat hij óók vertelde tijdens datzelfde interview:
“Ik krijg misschien maar 40 tot 50 e-mails per dag binnen, dat is niet zoveel.”
Dat valt inderdaad reuze mee, voor de topman van een bedrijf als Microsoft. Ik kan me voorstellen dat wanneer jij dagelijks tussen de 100 en 250 e-mails binnenkrijgt, dat iets doen met alle mails niet zo gemakkelijk haalbaar is. Je zult dan dan kritischer en resoluut in je selectie moeten zijn. Verwijder e-mails die waarschijnlijk geen waardevolle inhoud hebben voor jou, bekijk degene die mogelijk wel relevante inhoud hebben kort en plan de e-mails die grotere acties aan zich verbonden hebben net zoals Gates in op een later tijdstip – wanneer je er wél tijd voor hebt. Want onthoud: e-mail gaat zelden vóór de vooraf ingeplande dringende en belangrijke MIT’s (Most Important Tasks) van je dag. Laat mensen wanneer je hun e-mail inplant op een later tijdstip, wel altijd even weten dat je dit hebt gedaan. Zo manage je verwachtingen en blijf je professioneel.
Wees verder niet terughoudend in het opvoeden van collega’s die je met regelmaat (voor jou) onbelangrijke of onduidelijke e-mails sturen, zo pak je het probleem van teveel e-mail bij de bron aan.
Ja maar… ik ben niet Bill Gates
Leer dus van Bill Gates’ visies en pas ze vooral toe in je eigen werkdag. Jij bent waarschijnlijk geen topman van Microsoft, multimiljardair of de uitvinder van een gigantisch softwaresysteem. Kijk daarom welke tips en visies bij jouw situatie passen en wie weet helpt Gates jouw verder in je time management op het gebied van e-mail.
En anders heb je zojuist in elk geval geleerd dat échte topmensen hun identiteit niet ontlenen aan een belachelijk groot aantal e-mails dat ze ontvangen, maar het met behulp van de juiste (persoonlijke) organisatie voor elkaar hebben om een behapbaar aantal e-mails te ontvangen en daarin bij te blijven.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
