Ben jij ook helemaal klaar met het eindeloos scrollen door je mailbox, op zoek naar belangrijke e-mails tussen alle spam en nieuwsbrieven? Of ben je het zat om constant gestrest te zijn over het beantwoorden van e-mails en bang te zijn om iets belangrijks te missen? Dan hebben wij goed nieuws voor jou! In dit artikel delen we onze beste 20 tips uit onze training Time Management voor efficiënt e-mail management. Leer hoe je niet alleen je inbox kunt organiseren, maar ook hoe je op een effectieve manier per e-mail kunt communiceren.

E-mail management: waar het vaak misgaat

Wist je dat e-mail het meest gebruikte communicatiemiddel ter wereld is voor werkgerelateerde zaken? En dat is niet voor niets! Door slim gebruik te maken van e-mail kun je een hoop tijd besparen met je collega’s.

Het grootste voordeel?

E-mail stelt ons in staat om efficiënt met elkaar te communiceren, zonder dat ze allebei tegelijkertijd beschikbaar hoeven te zijn. De ontvanger kan zelf bepalen wanneer hij of zij reageert, zodat er minder onderbrekingen zijn en de concentratie kan worden bevorderd. 

Máár, er zijn wel enkele nadelen aan e-mail, zeker wanneer je deze niet goed managet:

  • E-mail is niet geschikt voor dringende zaken, want e-mail is een asynchroon communicatiemiddel en de communicatie vindt vertraagd plaats. Dat maakt het dus niet zo handig als snel antwoord nodig is.
  • Ook is het vaak onduidelijk wat er nou precies van wie verwacht wordt en wanneer dat dan klaar moet zijn. Simpele zaken gaan zo vaak fout.
  • Daarnaast is e-mail totaal ongeschikt voor emoties of discussies. Dit komt mede door de bovengenoemde nadelen.
  • En laten we eerlijk zijn, er zijn ook geen duidelijke afspraken over hoe snel er gereageerd moet worden. De ene collega reageert binnen vijf minuten, altijd, zelfs in het weekend. En de ander? Die laat nooit meer wat van zich horen.
  • Tot slot zijn er ook mensen die hun mailbox niet goed managen en honderden ongelezen e-mails hebben. Ze markeren alles als “ongelezen” en zweren dat er een systeem achter zit.

Tijdens onze training Time Management komen we deze problemen maar wat vaak tegen. We merken dat cursisten die niet aan e-mail management doen, tegen enkele problemen aanlopen: 

Van stress tot miscommunicatie: de gevolgen van onjuist e-mail management

Als je jouw e-mail niet goed beheert, kan dat verschillende gevolgen hebben: 

  • Ten eerste kan het leiden tot stress, omdat je voortdurend probeert je inbox op orde te houden en je misschien belangrijke e-mails mist tussen alle rommel.
  • Ten tweede kan het leiden tot het verlies van belangrijke informatie. Als je e-mails niet op de juiste manier archiveert of markeert, kun je belangrijke informatie kwijtraken en uiteindelijk niet meer terugvinden.
  • Ten derde kan het leiden tot miscommunicatie met collega’s of klanten. Als je niet op tijd reageert op belangrijke e-mails, kan dit leiden tot vertragingen in projecten en ontevreden klanten.
  • En ten slotte kan het leiden tot een inefficiënte werkdag. Als je te veel tijd besteedt aan het beheren van je e-mail, kan dit ten koste gaan van andere belangrijke taken die je moet uitvoeren. Dus het is belangrijk om je e-mail goed te managen om deze problemen te voorkomen.

e-mail management

Maak van je inbox geen bodemloze put: 20 tips voor efficiënt e-mail management

Ben jij dus ook zo iemand die vaak het gevoel heeft dat je inbox een bodemloze put is waar je nooit helemaal uit lijkt te komen? Of raak je gestrest van de enorme hoeveelheid e-mails die je dagelijks ontvangt en de druk om ze allemaal snel te beantwoorden? Lees dan snel verder!

In zowel onze 1-daagse training Time Management als in ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ delen we namelijk onze beste e-mail management tips. Met deze tips hoef je niet langer stress te ervaren of miscommunicatie te veroorzaken door onbeheerde e-mails. We zetten ze allemaal – stuk voor stuk – hieronder op een rij.

Het eerste deel gaat over jouw inbox beter managen.
Het tweede deel gaat over jouw e-mail communicatie verbeteren.

Let’s go:

E-mail management: efficiënt je e-mail inbox beheren

1. Verwerk je inbox dagelijks met OHIO

Laten we beginnen met de belangrijkste tip die je in dit artikel gaat lezen: 

Gebruik je mailbox nóóit als takenlijst of als opslagplaats, maar verwerk alles direct in één handeling met OHIO. 

OHIO is een acroniem voor ‘Only Handle It Once‘ en een fantastische manier om e-mail snel en grondig te verwerken. Het betekent dat je bij alles wat je in handen krijgt direct een beslissing maakt over wat ermee moet gebeuren. Je hebt hierbij vijf opties:

  1. Weggooien
  2. Archiveren
  3. Meteen doen
  4. Delegeren
  5. Plannen

Het werkt zo:

Gooi e-mails weg waar je niet (meer) mee hoeft te doen

Als je besluit om de mail weg te gooien, betekent dit dat de inhoud niet relevant of belangrijk is voor jou. Het kan bijvoorbeeld gaan om een nieuwsbrief die niet relevant is of een mail over een vergadering die al heeft plaatsgevonden. Je verwijdert de mail direct omdat je er verder niets meer mee hoeft te doen.

Archiveer mails die je later nog van pas kunnen komen

Als je besluit om de mail te archiveren, betekent dit dat de kwestie is afgehandeld, maar dat de e-mail wel nuttige informatie bevat die je later misschien nog nodig hebt, zoals locatiegegevens, een PDF of een factuur. Je hoeft er op dit moment niets mee te doen, maar je bewaart de mail in je mailarchief voor later gebruik.

Pak e-mail op die je binnen 5 minuten kunt afhandelen

Als je besluit om de taak of vraag in de mail meteen uit te voeren, betekent dit dat je de inhoud snel en gemakkelijk binnen 5 minuten kunt afhandelen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een korte vraag die je direct kunt beantwoorden of om het corrigeren van een spelfout in een document dat je hebt doorgemaild naar een collega.

Delegeer mails waar jij niets mee hoeft te doen

Als je besluit om de taak of vraag in de mail door te schuiven naar een collega, betekent dit dat de kwestie niet relevant is voor jou of dat het niet jouw expertisegebied is. Je stuurt de mail door naar een collega en voorziet deze van duidelijke instructies.

Plan e-mail kwesties wanneer ze langer dan 5 minuten in beslag nemen

Als je besluit om de taak of afspraak in te plannen in je agenda of op je takenlijst, betekent dit dat je meer tijd nodig hebt om de kwestie af te handelen of dat het om een groter project gaat. Je plant de taak of afspraak in je agenda of op je takenlijst en geeft aan hoeveel tijd je eraan wilt besteden. Afspraken plan je ook in je agenda.

  • Kwesties die binnen 30 minuten kunnen worden afgehandeld, zet je op je takenlijst.
  • Zaken die langer dan 30 minuten duren, plan je in je agenda.
  • Afspraken plan je ook in je agenda.
  • Zaken die je later met iemand wilt bespreken, plaats je op je “een op een”-lijst.
  • Kwesties die je in de gaten wilt houden, plaats je op je “wachten op”-lijst. 

In ons boek ‘Elke dag Om 15.00 Uur Klaar‘ gaan we uitgebreid in op dit e-mail management systeem. Als je dus meer wilt weten over efficiënt werken op een humorvolle manier, lees het boek dan zeker!

Wat kun je nog meer doen voor goed e-mail management?

2. Gebruik één archiefmap

Hoe organiseer je je mailbox? Vergeet je mappenstructuur-mailbox! De gemiddelde persoon heeft 37 mappen in zijn of haar inbox om e-mails te archiveren. Dit maakt de inbox onoverzichtelijk en kostbare tijd en energie om te bepalen in welke subcategorie dit bericht nu weer hoort.

Vermijd dit probleem en gebruik gewoon de zoekfunctie van je mailprogramma. Tegenwoordig is deze functie zo goed dat je geen honderden mappen meer hoeft te maken. Bewaar alles in één grote archiefmap. En als je ooit een specifieke e-mail nodig hebt, gebruik dan gewoon de zoekfunctie. Dit is sneller en eenvoudiger.

Dus, antwoord op de vraag ‘hoe kan ik mijn Gmail ordenen?’. Niet! Hanteer gewoon één grote archiefmap en gooi daar alles in.

3. Verwerk je mail van nieuw naar oud

Begin met het lezen en beantwoorden van je nieuwste e-mails en werk dan terug. Het lijkt misschien logischer om te beginnen bij de oudste berichten, maar door te starten met de nieuwste berichten voorkom je dat je oude berichten beantwoordt voordat je nieuwe informatie hebt ontvangen. Dit bespaart je tijd en moeite.

4. Maak gebruik van de ‘uitgesteld versturen’-optie

Als je buiten werktijd of in het weekend een e-mail wilt versturen, is het handig om gebruik te maken van de functie om je e-mail op een later tijdstip te verzenden – bijvoorbeeld op maandagochtend om 9:00 uur. Op deze manier voorkom je de indruk te wekken dat je altijd aan het werk bent en voorkom je de verwachting dat je ook buiten werktijd beschikbaar bent. Zo kun je dit aanpakken:

5. Laat ingewikkelde mails even rusten

Probeer complexe e-mails niet meteen te verzenden. Het is verleidelijk om een ​​lastige mail zo snel mogelijk te versturen nadat je er veel tijd aan hebt besteed. Maar probeer deze neiging te onderdrukken en laat de mail even liggen. Wanneer je er op een later moment nogmaals naar kijkt, zul je vaak fouten opmerken die je eerder over het hoofd zag, of misschien heb je je op sommige punten bedacht.

6. Ga voor mailbox zero

Het liefst wil je aan het eind van de dag jouw inbox-teller op 0 hebben staan. Dat lukt natuurlijk niet altijd, maar het is wel een goed streven. Zorg er in ieder geval voor dat je aan het eind van de week mailbox zero bereikt:

  • Gebruik de OHIO-methode om dagelijks je e-mails te verwerken. Dit betekent niet dat al het werk meteen gedaan moet worden (je plant immers taken in voor een andere dag), maar het betekent wel dat je er bovenop zit. Het staat gepland en daarmee op je radar.
  • Doe dit vervolgens ook wekelijks. Laat het opschonen van je inbox deel uitmaken van je wekelijkse reflectiemoment. Op deze manier sluit je de week goed af en begin je de volgende week fris en georganiseerd.

Let’s keep in touch!

Volg ons op Instagram en Pinterest voor dagelijkse tips en inspiratie over time management! Schrijf je ook in voor onze wekelijkse nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen en wil je nou nog meer leren over time management? Lees dan ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar‘ en ontdek hoe je meer gedaan krijgt in minder tijd!

E-mail management: efficiënt communiceren per e-mail

We schrijven vaak lange teksten zonder direct ter zake te komen. We voegen te veel mensen toe aan BCC of gebruiken opzichtige e-mailafsluitingen. Dit zijn allemaal fouten die we gemakkelijk kunnen vermijden en zelfs moeten vermijden als we op een efficiëntere manier willen communiceren via e-mail.

7. Houd je e-mail kort, maar krachtig

Hoe maak je een goede e-mail? Formuleer je e-mails helder en bondig, zodat je collega’s niet door wollige teksten hoeven te ploegen zonder te begrijpen wat je bedoelt. Kom direct tot de kern van je verzoek en vertel wat je van de ander verwacht. Gebruik hiervoor de handige regel “Wat? Hoe? Wanneer?”.

Wat moet er allemaal in een mail staan? Beschrijf wat je wilt dat er gebeurt, op welke manier en binnen welke termijn. Door dit te doen, voorkom je misverstanden en maak je het voor je collega meteen duidelijk waar de e-mail over gaat.

“Ik wil graag een afspraak met je inplannen voor volgende week (wat). Ik stel voor om elkaar te ontmoeten in ons kantoor op donderdag om 10 uur ’s ochtends (hoe). Als dit niet uitkomt, laat het me dan alsjeblieft weten en dan kunnen we een andere tijd en plaats bespreken. Kun je me laten weten of deze tijd voor jou werkt vóór dinsdagmiddag (wanneer)?”

8. Werk achterstevoren

Stel je e-mails op in omgekeerde volgorde om te voorkomen dat je de bijlage vergeet of per ongeluk een onvolledige of onbedoelde tekst verstuurt. Werk van onder naar boven:

  1. Begin met het toevoegen van de bijlage om te voorkomen dat je de e-mail moet terugsturen omdat je deze vergeten bent (wat kan gebeuren als je deze als laatste toevoegt).
  2. Typ vervolgens de beknopte inhoud van de e-mail.
  3. Voeg daarna pas de onderwerpregel toe. 
  4. Dán pas de ontvanger(s).

Op deze manier voorkom je dat de onderwerpregel niet aansluit op de inhoud van de e-mail. Bovendien voorkom je miscommunicatie en maak je het gemakkelijker om de e-mail later terug te vinden.

e-mail management

9. Hanteer een realistische reactietijd

Hanteer een reactietermijn van 24 uur om te voorkomen dat afzenders onzeker worden over de ontvangst van hun mail. Soms heb je nog wat voorwerk nodig voordat je een definitief antwoord kunt geven, zoals het uitzoeken van bepaalde informatie. Dit kan enkele werkdagen in beslag nemen, maar dit betekent niet dat je de afzender moet negeren.

Geef daarom binnen 24 uur altijd een reactie, zelfs als je nog geen definitief antwoord kunt geven. Laat weten dat je de mail hebt ontvangen en ermee aan de slag gaat.

“Bij deze wil ik je bedanken voor je e-mail. Op dit moment kan ik nog geen definitief antwoord geven op je vraag. We zullen dit punt morgen bespreken en ik zal je uiterlijk vrijdag voorzien van een uitgebreid antwoord.”

Op deze manier stel je de afzender gerust en geef je jezelf de ruimte om er later op terug te komen.

e-mail management

10. Gebruik een professionele handtekening

Houd je handtekening kort en netjes. Vermijd lange afsluitingen met inspirerende citaten en afbeeldingen, want deze zijn meestal nutteloos. Ook teksten zoals “Denk aan het milieu voordat je deze mail afdrukt” maakt je e-mail ouderwets. 

Of nog erger: 

Teksten als ‘Verstuurd vanaf mijn iPhone’ of ‘Gemaild via mijn iPad’ komen ook onprofessioneel over. Niemand heeft er iets aan om te weten vanaf welk apparaat je een e-mail stuurt. Het kan de indruk wekken dat je snel even tussendoor reageert op een e-mail en daardoor eventuele spelfouten door de vingers ziet. Het is daarom beter om deze vermelding te verwijderen.

Dus: wat is een goede mail? Houd het simpel door alleen je naam en functie binnen het bedrijf te gebruiken in je handtekening. Je kunt het eventueel voorzien van het bedrijfslogo en website, maar meer niet. 

11. Vermijd opmaak

Houd het simpel. Creatieve lettertypen kunnen je bericht opvrolijken, maar is dat de boodschap die je wilt overbrengen wanneer je een zakelijke e-mail stuurt? Denk je echt dat je klant onder de indruk is van je Comic Sans-lettertype met bijbehorende emoticons? Absoluut niet. Gebruik geen kleuren, speciale lettertypen of te veel uitroeptekens – het komt niet professioneel over.

12. Gebruik een duidelijke onderwerpregel

Vermijd koste wat het kost hysterische en onoverzichtelijke onderwerpregels. Je kent vast wel de onderwerpregels die schreeuwerig overkomen, zoals: “!!! BELANGRIJK: LEZEN en BEANTWOORDEN graag :)” Niet alleen geeft dit de ontvanger geen duidelijk beeld van de inhoud, het komt ook onprofessioneel over.

Houd het daarom simpel en overzichtelijk. Geef de e-mail een duidelijke onderwerpregel die de actie of reden samenvat en vervolgens het onderwerp.

Bijvoorbeeld:

[Aanvraag] Offerte
[Ter info] Factuur voor maart
[Voorstel] Welk adviesbureau?
[Vraag] Omzetcijfers van januari tot en met maart

Door dit te doen, weet de ontvanger direct waar de e-mail over gaat en welke actie er van hem of haar wordt verwacht. Zo voorkom je miscommunicatie of dat de e-mail onbeantwoord blijft.

13. Vermijd ‘Reply to all”

Als jij en tien anderen een e-mail ontvangen, is het niet nodig om iedereen in je antwoord te betrekken, vooral niet als dit antwoord alleen voor één persoon bedoeld is. Gebruik daarom niet de functie ‘beantwoorden aan allen’, maar stuur in plaats daarvan aparte e-mails. Hiermee voorkom je dat je ieders mailbox vult met informatie die voor hen nutteloos is.

14. Gebruik liever geen ‘BCC’

Het is niet nodig, tenzij mensen elkaars e-mailadressen niet mogen zien. In alle andere gevallen is het vaak niet echt netjes om personen in de BCC te zetten. Dit kan namelijk gênante situaties opleveren, waarbij de persoon in de BCC niet doorheeft dat hij ‘anoniem’ is en publiekelijk reageert op een gevoelige mail, wat onderlinge relaties kan schaden. Vermijd daarom het gebruik van BCC.

Als iemand echt op de hoogte moet zijn van de informatie in een e-mail, gebruik dan CC. Maar wees hierbij ook voorzichtig:

15. Ga slimmer om met ‘CC’

CC staat voor Courtesy Copy (of Carbon Copy). Hiermee informeer je mensen over de inhoud van een mail, zonder dat je een reactie of antwoord verwacht. Helaas is er veel onduidelijkheid over het gebruik van CC en wordt het vaak misbruikt, wat bij veel mensen irritatie opwekt.

Wees daarom spaarzaam met het gebruik van CC. Gebruik het niet om jezelf in te dekken (“… heeft Hans bewijs dat de mail naar de klant is verzonden”). Gebruik het ook niet om anderen passief-agressief onder druk te zetten of om andere redenen die niet nodig zijn.

Stel jezelf altijd de vraag: 

“Moet de ander dit absoluut weten (need to know) of is het gewoon leuk en aardig als hij/zij er vanaf weet (nice to know)?” 

In het laatste geval laat je de persoon erbuiten en CC je hem/haar niet. In het eerste geval geef je aan waarom je hem/haar hebt meegenomen in de e-mail en vermeld je in de mail waarom het noodzakelijk is dat hij/zij op de hoogte wordt gebracht.

e-mail management

16. Weet wanneer mail niet geschikt is

Overweeg altijd of e-mail het geschikte medium is voor jouw doel. Het vermijdt nutteloos heen-en-weer gemail, dat is tijdrovend en niet productief. Als je namelijk dezelfde informatie in dezelfde tijd face-to-face kunt bespreken, dan verdient dat zeker de voorkeur. Dit voorkomt talloze e-mails en mogelijke miscommunicatie.

17. Gebruik e-mail niet voor tijdsgevoelige zaken

Gebruik e-mail nooit voor zaken die dringend zijn. De meeste mensen bekijken hun namelijk inbox slechts enkele keren per dag, niet voortdurend. Dit geldt vooral voor mensen die serieus zijn over hun productiviteit. Het kan daarom enkele uren duren voordat je een reactie krijgt. Als je echter direct antwoord nodig hebt, bel dan of spreek de persoon rechtstreeks aan.

18. Mail nooit wanneer je emotioneel bent

Op het moment dat je erg boos, verdrietig of geëmotioneerd bent, is het beter om niet meteen een mail te sturen. In zo’n situatie kun je namelijk dingen zeggen die je niet meent, waar je later spijt van krijgt. Hoewel het misschien verleidelijk is om je collega op zijn plaats te zetten, is het beter om eerst even af te koelen voordat je op ‘verzenden’ klikt. Neem de tijd om je emoties onder controle te krijgen voordat je reageert.

19. Stuur geen harde feedback per mail

Bovendien is het ook niet aan te raden om een mail te sturen vol met kritiek, hoe opbouwend het ook mag zijn. Hoewel je wellicht goede bedoelingen hebt en je collega tips wilt geven over haar presentatievaardigheden, kan dit bij haar verkeerd vallen. Het is beter om dit persoonlijk te bespreken. Dit is netter en geeft je de mogelijkheid om de context uit te leggen.

20. Ga slimmer om met bijlagen

Verstuur liever geen grote bijlagen via e-mail. Het is niet netjes om iemands inbox te overladen met e-mails die grote bijlagen bevatten. Probeer dit te vermijden door in plaats daarvan een link naar het document of de video te sturen, of gebruik Wetransfer. Dit is snel en neemt minder ruimte in beslag, waardoor je problemen met mailbounces en overbelaste servers voorkomt.

Conclusie

Dus waar wacht je nog op? Ga aan de slag en breng orde in de chaos van je inbox! Met deze 20 tips voor efficiënt e-mail management ben je klaar om stressvrij en georganiseerd te werken. Vergeet niet dat het belangrijk is om je mailbox regelmatig bij te houden en deze tips consequent toe te passen. Zo zorg je ervoor dat je altijd overzicht hebt en niets belangrijks mist. Succes!

Hoe om te gaan met je mail?

    1. Verwerk je inbox dagelijks met OHIO: 
      • Gooi e-mails weg waar je niet (meer) mee hoeft te doen
      • Archiveer mails die je later nog van pas kunnen komen
      • Pak e-mail op die je binnen 5 minuten kunt afhandelen
      • Delegeer mails waar jij niets mee hoeft te doen
      • Plan e-mail kwesties wanneer ze langer dan 5 minuten in beslag nemen
    2. Gebruik één archiefmap
    3. Verwerk je mail van nieuw naar oud
    4. Maak gebruik van de ‘uitgesteld versturen’-optie
    5. Laat ingewikkelde mails even rusten
    6. Ga voor mailbox zero
    7. Houd je e-mail kort, maar krachtig
    8. Werk achterstevoren
    9. Hanteer een realistische reactietijd
    10. Gebruik een professionele handtekening
    11. Vermijd opmaak
    12. Gebruik een duidelijke onderwerpregel
    13. Vermijd ‘Reply to all”
    14. Gebruik liever geen ‘BCC’
    15. Ga slimmer om met ‘CC’
    16. Weet wanneer mail niet geschikt is
    17. Gebruik e-mail niet voor tijdsgevoelige zaken
    18. Mail nooit wanneer je emotioneel bent
    19. Stuur geen harde feedback per mail
    20. Ga slimmer om met bijlagen

Meer weten over slim en effectief e-mail management?

Hoeveel mail gemiddeld per dag? Uit verschillende studies blijkt echter dat het gemiddelde aantal e-mails dat een werknemer per dag ontvangt, varieert van ongeveer 50 tot 150 e-mails per dag. Tijd dus om nóg beter met je e-mail om te gaan. Deze artikelen helpen je op weg:

Dit in de praktijk leren? Volg de training Time Management

De 1-daagse Training Time Management van Tijdwinst.com kan je helpen om beter grip te krijgen op je e-mail. Tijdens deze training leer je onder andere hoe je je inbox efficiënt kunt beheren en hoe je sneller en effectiever kunt communiceren via e-mail. Je leert hoe je je e-mail kunt organiseren en prioriteren, hoe je snel kunt bepalen welke e-mails belangrijk zijn en welke niet, en hoe je snel kunt reageren op urgente berichten. Daarnaast leer je ook hoe je ervoor kunt zorgen dat je niet overspoeld wordt door e-mails en hoe je beter kunt omgaan met afleidingen en onderbrekingen. Door deze training te volgen, kun je dus veel tijd en energie besparen bij het beheren van je e-mail en kun je je concentreren op de taken die echt belangrijk zijn. Dat is nog eens e-mail management!

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

    1. 1-daagse training Time Management | Blog
    2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
    3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
    4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
    5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
    6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog