E-mail op het werk: 6 onderzochte manieren om tijd te winnen

E-mail op het werk: 6 onderzochte manieren om tijd te winnen

70% van de werknemers reageert binnen 6 seconden op een e-mail! 85% binnen 2 minuten. Vervolgens duurt het minstens een minuut om volop gefocust verder te gaan met je taak of activiteit. Reken uit je tijdverlies… 6 manieren om deze tijd terug te winnen uit onderzoek naar e-mailonderbrekingen op het werk, en een e-mailkosten rekenmachine!

mail onderzoekProfessor Thomas Jackson, van de afdeling informatiewetenschappen aan de universiteit in Loughborough, doet al sinds 1998 onderzoek naar e-mail management. Hij weet alles van e-mailoverload, e-mailetiquette, e-mailkosten en de gevolgen van de dagelijkse constante stroom aan e-mailonderbrekingen.

Op basis van zijn vele onderzoeken construeerde hij bijvoorbeeld de e-mail kostenberekenaar: een digitale rekenmachine die op basis van het aantal werknemers, hun salaris, uren en dagelijks aantal ontvangen e-mails berekent hoeveel geld e-mailonderbrekingen jouw bedrijf kosten.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Om je een idee te geven: gemiddeld kost e-mail tussen de €6000 en €13.000 per werknemer per jaar. Schokkend? Zeker weten.

Het e-mail onderzoek: ‘The Cost of Email Interruption’

Wellicht nog schokkender zijn de bevindingen die professor Jackson deed in zijn onderzoek naar e-mail, genaamd ‘The Cost of Email Interruption’. Hij onderzocht samen met collega Ray Dawson en Darren Wilson van The Danwood Group (waar het onderzoek plaatsvond) de effecten van de constante stroom van e-mails die kantoorwerkers dagelijks ontvangen en hoe zij daar mee om gaan.

outlook tipsDe uitkomsten

Wat bleek? E-mail is een stuk schadelijker voor onze focus en productiviteit dan we ooit dachten. Het ontvangen van een e-mail is blijkt bijvoorbeeld bijna net zo storend als een telefoontje of een collega die je face-to-face aanspreekt.

Maar dat is nog niet alles. Jackson, Dawson en Wilson kwamen er achter dat veel kantoorwerkers nog ontzettend veel kunnen leren over e-mailgebruik, -verwerking en -etiquette. Zelfs wanneer ze denken al slim met hun e-mail om te gaan.

Een aantal andere (schokkende) bevindingen uit het onderzoek ‘The Cost of Email Interruption’:

• 85% van de kantoorwerkers reageert binnen 2 minuten op een binnengekomen e-mail. 70% doet dit zelfs binnen 6 seconden. Ik herhaal: Zes. Seconden.

• Je focus terugvinden na het bekijken / open / beantwoorden / verwerken van een e-mail duurt 64 seconden. Meer dan een minuut! Voor elke mail! Stel dat je zo’n 50 mails per dag binnenkrijgt, dat is bijna een uur aan focus- en tijdverlies, per dag!

• Het merendeel van de kantoorwerkers checkt zijn inbox elke 5 minuten, met pieken rond half 9 en half 5. Elke 5 minuten je focus verliezen en opnieuw hervinden. En ook nog eens je dag beginnen met e-mail checken. Niet goed voor je productiviteit. Helemaal niet goed.

e-mail verwerken

• Bijna alle deelnemers in het onderzoek hadden hun e-mailnotificatie aan staan. 57% kreeg zelfs een pop-up venster in hun beeldscherm te zien met de nieuw binnengekomen e-mail.

• Aan 1 op de 5 e-mails worden onnodige cc-ontvangers toegevoegd: mensen of groepen die niets met het onderwerp van doen hebben noch er actie op moeten ondernemen.

• 13% van alle mails waren überhaupt irrelevant en doelloos. Slechts 41% van de mails waren informatie-voorzienend.

• 46% van de e-mails waarop een actie ondernomen moet worden, vertellen dit niet expliciet in de inhoud. De ontvanger moet het maar raden.

• 56% van de kantoorwerkers gaf toe e-mail te gebruiken in plaats van telefonisch of face-to-face contact. Dat terwijl e-mail nooit de eigenschap ‘dringend’ mag hebben, een telefoontje of direct contact wel!

• Als klap op de vuurpijl: 45% had desondanks het idee dat hun eigen e-mails altijd helder, duidelijk en noodzakelijk waren.

De aanbevelingen

Uit ‘The Cost of Email Interruption’ komen op basis van de resultaten een aantal aanbevelingen bovendrijven over hoe je dan wél met e-mail en e-mailonderbrekingen moet omgaan. Ik heb de 6 meest relevante en toepasbare voor je op een rijtje gezet:

1. Vermijd ‘allen beantwoorden’

Vermijd gebruik van ‘reply to all’ oftewel ‘allen beantwoorden’. Hoogstwaarschijnlijk is jouw reactie namelijk niet relevant voor iedereen die de eerste e-mail ontving. Mail gericht aan relevante personen en vermeld in je mail waarom dit relevant is of wat deze persoon hier voor actie aan moet verbinden.

Tip: indien ik mail aan meerdere personen tegelijk, gebruik ik in de inhoud het @-symbool in combinatie met de voornaam om mensen gericht ‘aan te spreken’.

Bijvoorbeeld:
@John, stuur me s.v.p. een overzicht van de…
@Karin, bekijk jij de resulaten van…
et cetera

Hetzelfde kun je – uit respect voor elkaars tijd – doen bij e-mails waarbij je meerdere mensen hebt ge-CC’t. Schrijf helemaal bovenaan de inhoud van je e-mail (dus: nog vóórdat je begint met de aanhef AAN wie je de e-mail stuurt), dat de ge-CC’de personen deze e-mail bewust alleen maar ter informatie ontvangen.

Bijvoorbeeld:
CC: @Lisa, ter informatie

Beste Mark,
[inhoud e-mail]

Extra tip: wanneer je samenwerkt met Engelstalige collega’s, kun je je beperken tot het veel efficiëntere FYI (For Your Information) in plaats van ter informatie.

email humor

2Maak de eerste regels van e-mailberichten zichtbaar

Stel je eigen e-mailprogramma zo in, dat je in je inbox niet alleen de afzender en de onderwerpregel te zien krijgt, maar ook de eerste regels van het bericht. Gmail doet dit automatisch al, bij Outlook bijvoorbeeld moet je dit handmatig instellen.

Zo heb je meer en sneller inzicht in je mails. Je spot sneller of er relevante of belangrijke mails tussen zitten en kunt ze op deze manier sneller verwerken op basis van prioriteit.

3. Check je mail (alléén) op vaste momenten

Haal je mail niet de hele dag door automatisch binnen, maar alleen op vaste momenten. Spreek deze momenten zo nodig af met je werkgever en/of collega’s. Probeer het in elk geval bij maximaal 2 keer per dag te houden. De eerste keer rond het middaguur, nadat je je MIT’s (Most Important Tasks) voor elkaar hebt. En de tweede keer richting het einde van de dag. In elk geval niet ‘s ochtends, wanneer je op je productiefst bent voor grotere taken en projecten!

Zelf probeer ik me zoveel als mogelijk te beperken tot één keer per dag e-mail verwerken, meestal rond de klok van 15:00 uur. Van e-mails die voor mij belangrijk zijn om tussendoor te bekijken en/of beantwoorden (denk bijvoorbeeld aan telefoonnotities van collega’s) krijg ik push-meldingen binnen op mijn smartphone via de handige gratis app boxcar (alternatief voor Android is Pushover).

De beste manier om deze werkwijze gedragsmatig voor elkaar te krijgen is door in de instellingen van je e-mailprogramma ‘handmatig verzenden/ontvangen’ in te schakelen. Zo haal je alleen nieuwe e-mails op wanneer je daar bewust voor kiest. Vergelijk het met naar de fysieke brievenbus lopen, wat een normaal mens ook geen 50 keer per dag doet.

Tip: voor Gmail-gebruikers is er de handige gratis inbox pause plugin voor je Google Chrome browser. Een belangrijk voordeel van je ‘inbox pauzeren’ (of handmatig/verzenden ontvangen zoals hierboven beschreven), is dat je zo toch in je archiefmappen e-mails kunt opzoeken die je nodig hebt voor andere werkzaamheden op je takenlijst, zonder dat je daarbij wordt afgeleid door nieuw binnengekomen e-mails in je inbox.

e-mail op het werk
4. Zet notificaties uit

Zet je ‘nieuwe e-mail notificatie’ uit: dat bliepje of pop-upje wanneer er een e-mail binnenkomt. Moordend voor je productiviteit, vanwege de duur die je brein telkens nodig heeft om te herstellen van de afleiding. Wat je ook doet, al vergeet je het hele onderzoek en dit artikel en alles bij elkaar, doe dan alleen dit: zet deze meldingen uit in de instelling van je e-mailprogramma.

5. Gebruik ‘oneliners’

Maak zoveel mogelijk gebruik van ‘oneliners’. Probeer je boodschap in 1 zin te verwerken. Of in elk geval in zo min mogelijk zinnen. Kom meteen tot de kern, wees helder, volledig en vooral to-the-point. Zo bespaar je niet alleen jezelf veel tijd, omdat je geen e-mails met aanvullende vragen terugkrijgt, maar je ontvanger ook.

6. Volg een cursus time management

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Volg een time management training met daarin aandacht voor slim e-mail management. Nee, dit idee komt niet eens van onszelf. Het is werkelijk een aanbeveling in het onderzoek ‘The Cost of Email Interruption’. Oriënteer je dus gerust eens op de mogelijkheden.

cursus time management

 

Meer weten over e-mail op het werk?

Nog meer weten over het onderzoek naar een betere omgang met e-mail en onderbrekingen? Alle resultaten, bevindingen en aanbevelingen wat uitvoeriger bekijken? Het complete onderzoek is hier terug te lezen.

Veel succes met je nieuwe e-mailaanpak op het werk! Probeer eens een aantal aanbevelingen toe te passen en laat weten hoe dat bevalt. Zolang je dit maar onthoudt:

Het optimaliseren én minimaliseren van je e-mailgebruik
=
meer tijd voor écht belangrijke zaken

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] Natuurlijk, het is het tijdperk van constante interactie en bereikbaarheid – het tijdperk van informatie overload. Maar je kunt dit ook even op pauze zetten, wanneer je echt ergens productief aan wil werken. ‘S middags om twee uur kun je een sociaal kwartiertje inlassen, om al je appjes en chat-berichten te bekijken. Aan het eind van je werkdag kun je een uurtje vrijmaken om je mail te beantwoorden (dat hoeft namelijk nooit meteen). […]

  2. […] En je mail schakel je gewoon uit zodra kantooruren voorbij zijn, zoals het hoort. Er is werkelijk geen reden om ‘s avonds nog je inbox te checken, zeker niet wanneer je ondertussen aan het sporten en ontspannen zou kunnen zijn – iets dat […]

  3. […] • Tijd winnen met e-mail, het vermeend onmogelijke is mogelijk – bewijzen deze 6 (onderzochte) tips. […]

  4. […] zou ik zelf niet aanbevelen om alle mailmogelijkheden resoluut af te sluiten na sluitingstijd, maar om aan slim e-mail-management te doen. Mailen mag, wat mij betreft, zolang het maar bedoeld is om je boodschappen naar buiten te sturen […]

  5. […] de crisis lijkt te kruipen en de economie aantrekt, zie je dat terug in je uitgavenpatroon: naast het checken van e-mail is online winkelen tegenwoordig dé online activiteit die alle generaties Nederlanders […]

  6. […] je collega’s naar je vakantie. Enthousiast vertel je hoe heerlijk het was, maar na twee dagen mails en vergaderingen kun je het je alweer nauwelijks herinneren en lijkt die reis maanden geleden. Dat […]

  7. […] dat ik mijn aandacht geef aan  het verwerken van de mail. Dit bevalt mij uitermate goed. Bekijk deze website voor […]

X