Bij productiviteit komt ook een stukje communiceren kijken; je collega’s aanspreken op dingen die goed gaan en zaken die beter kunnen, bijvoorbeeld. Dat vergt dat je op een tactische manier feedback kunt geven én kunt ontvangen. Daarvoor zul je jouw ego opzij moeten zetten én je oerreactie moeten temmen. Dat doe je zo:
De mensen waarmee je samenwerkt zijn stuk voor stuk hardwerkende mensen met het hart op de goede plek. Jullie zetten goede resultaten neer en ook de teamsfeer is gemoedelijk. Toch gaat de samenwerking niet altijd van een leiden dakje;
Zo vinden jullie het lastig om elkaar aan te spreken op missers en fouten, maar ook op positief gedrag. Denk aan een complimentje of een lofuiting. Beiden gaan jullie liever uit de weg.
Misschien omdat feedback geven intimiderend en confronterend kan zijn. Misschien vind je dat jij niet de aangewezen persoon bent om een ander te wijzen op zijn of haar fouten. Misschien omdat jij vindt dat het functioneren van een ander jou niets aangaat.
Wat jouw reden ook is om feedback zoveel mogelijk te vermijden, doe het niet. Het onderling geven van terugkoppeling is namelijk dé manier om jullie samenwerking naar een hoger niveau te tillen.
Waarom feedback niet mag ontbreken binnen jullie team
Binnen het team communiceren over wat er goed gaat en over wat er beter kan, zou niet optioneel moeten zijn. Jullie willen per slot van rekening allemaal jullie beste beentje voorzetten — wanneer het op jullie productiviteit aankomt, maar ook wat jullie samenwerking betreft.
Feedback is bij uitstek de wijze waarop jullie beiden verbeteren.
Feedback geven
Door feedback te geven biedt je een collega een leerkans; een groeimoment. En ja, het kan vervelend zijn om een ander aan te spreken – zeker wanneer het om stevige kritiek gaat – maar uiteindelijk help je er een ander verder mee. Iemand heeft vanwege zijn blinde vlek namelijk niet altijd door wat hij fout (of goed, daarentegen) heeft gedaan.
Door op een respectvolle manier dit aan te kaarten en bespreekbaar te maken, geef je jouw collega hier inzicht in. Daar kan hij vervolgens iets mee.Zo kan een collega besluiten om een tandje bij te schakelen na het ontvangen van jouw terugkoppeling. Of er voortaan extra goed op te letten dat hij wél alle bijlagen meestuurt, nadat jij er iets van zei. Iets dat niet alleen zijn productiviteit ten goede komt, maar ook jullie samenwerking onderling.
Door anderzijds zelf open te staan voor terugkoppeling, sta jij jezelf ook leerkansen toe. Zeker wanneer je vervolgens iets met het advies van een ander doet, is het een fantastische manier om jezelf op allerlei vlakken te verbeteren.
Feedback krijgen
Feedback krijgen zal ook niet altijd even makkelijk zijn. Soms ontvang je stevige kritiek en zul jij je er misschien persoonlijk door aangevallen voelen. Wanneer je leert hoe je jouw emotionele reactie omzeilt, houd je bruikbaar advies over.
Met andere woorden: feedback is onmisbaar, wil je de samenwerking verbeteren en jouw eigen productiviteit en vaardigheden naar een hoger niveau tillen. Zet het daarom (vaker) in. Daarvoor zul je wel enkele aannames over feedback moeten loslaten:
2 redenen waarom we feedback liever uit de weg gaan
Zoals eerder gezegd geven we liever geen feedback. Het is confronterend en voelt misschien ongemakkelijk. Maar waardoor komt dat? Begrijpen waarom we zo’n weerstand voor feedback voelen, helpt bij het loslaten van deze (vaak onterechte) angst.
1. Feedback voelt statusgevoelig
Al zul je het niet direct toegeven, of je er niet eens bewust van zijn, maar feedback geven en ontvangen voelt voor velen als een status-dingetje. Het tast je autonomie aan, je verhouding tot de ander en raakt de mate waarin jij – of de ander – met de eer van een bepaald idee of bepaalde prestatie kan strijken.
Zo kun jij de feedback van Frits terecht vinden, maar het feit dat hij uitgerekend van hem komt, kan een nare smaak achterlaten. Wie denkt hij wel dat hij is? Jij hebt de leiding over dit project!
Vreemd, maar zo werkt dat wel.
Indien je feedback zo blijft zien (als iets dat van van “boven” naar “onder” wordt gegeven), zul je suggesties voor verbeteringen mislopen. Jammer, want wanneer het op beter samenwerken aankomt gaat het om het gezamenlijke resultaat, niet om de individuele eer.
2. Feedback triggert onze vecht-vlucht respons
Een andere reden voor waarom je het liever uit de weg gaat, is omdat kritiek krijgen ronduit vervelend voelt. Zodra een collega een verbeterpunt aandraagt, voel jij misschien de neiging om jezelf te verdedigen of een discussie aan te gaan.
Logisch, want vanuit evolutionair oogpunt betekent kritiek een direct gevaar voor onze sociale orde — Afwijzing zou in de oertijd zomaar het einde kunnen betekenen. Jouw vecht of vlucht respons wordt daarom getriggerd; jij zal koste wat het kost overleven.
Feedback uit de weg gaan heeft geen zin. Wil jij groeien op de werkvloer en in je sociale leven, dan zul je kritiek niet defensief of aanvallend tegemoet moeten gaan. Luister ernaar en leer ervan!
Kortom: beide redenen om feedback te vermijden zijn onterecht.
- Terugkoppeling kan statusgevoelig aanvoelen, maar wanneer jullie als team accepteren dat het juist een middel is om de samenwerking te verbeteren, verdwijnt dat.
- Daarnaast kan kritiek een defensieve reactie uitlokken, maar wanneer jullie leren op een professionele, kalme en rationele wijze ermee om te gaan, is het niet langer een aanval maar een groeimoment.
Beter samenwerken? Maak feedback statusvrij en voorkom defensief optreden
Nu je weet waarom we doorgaans zo’n weerstand voelen voor feedback, kun je het bij de bron aanpakken — 2 tips:
1. Voorkom een oerreactie (wanneer je feedback krijgt)
Voor je feedback aan een ander geeft, zul je er zelf ook goed mee moeten omgaan. Niet in de verdediging schieten dus, maar er naar luisteren. Zoals je nu weet kan dat vanwege die oeroude respons lastig zijn.
Gelukkig kun je dit op een ontzettend eenvoudige wijze temperen. Door vóór je feedback ontvangt goed en diep in te ademen, kun je jouw vecht of vlucht respons vermijden. Hiermee zeg je als ware tegen je brein ‘de kust is veilig, het is maar kritiek. Dat gaat jou verder helpen’.
Probeer dat de komende keer dus eens. Adem vier seconden goed in en luister vervolgens naar wat de ander te zeggen heeft. Durf vervolgens ook door te vragen:
‘Goed punt, wat zou jij anders doen als je in mijn schoenen zou staan?
‘Ik hoor wat je zegt, kun je dat laatste punt misschien verduidelijken?’
‘Hoe bedoel je dat precies? Kun je me daar een voorbeeld van geven zodat ik weet wat ik precies fout heb gedaan?’
Indien je hier meer over wil weten, lees dan eens deze artikelen:
- Positieve feedback en complimenten ontvangen, doe je zo.
- Actief luisteren bij feedback ontvangen: lastig! Tot je deze techniek kent.
- Feedback ontvangen, als niemand het durft te geven – 3 tips
- Feedback ontvangen: 4 valkuilen
2. Maak de boodschap status-vrij (wanneer je feedback geeft)
Je weet nu dat als je de samenwerking wil verbeteren feedback dé manier is om dat te doen, mits het niemands ego prikkelt. Je wil je boodschap op zo’n manier verkondigen dat het niet gaat om “wie” wat zegt of voorstelt, maar om het resultaat dat dit oplevert.
Wat je dus niet wil, zijn zinnen als:
‘Zo moet je dat niet doen. Ik vind dat je dit…’
‘Nee, dat heb je fout afgehandeld. Je kunt beter…’
‘Als het nou zo had gedaan, dan had je nu dit probleem niet gehad.’
Hiermee strijk je collega’s enkel tegen de haren in. Voordat je het weet wordt het een ego-kwestie en wordt je feedback als vijandig gezien.
Wat beter werkt is feedback als:
‘Hoe zou jij het doen?’
‘Wat denk jij dat er beter kan?’
‘Wat denk jij dat hier hier fout is gegaan?’
Met andere woorden: in plaats van feedback te opperen, stel je vragen aan de ander. Hiermee voorkom je een wijzend vingertje, op de man spelen en een ego-strijd, en spoor je de ander aan zelf na te denken over een oplossing.
Ook hier vertellen we je meer over:
- Negatieve feedback uiten? Motiverende gespreksvoering houdt het positief
- Wat niet zeggen tijdens feedback geven? 4 zinnen om te schrappen
- Respectvolle feedback leren geven met de 4 G’s feedbackmethode
- Opbouwende kritiek geef je als een tweet (met de 40-woorden regel)
Kortom: beter samenwerken vraagt om beter feedback-en
Feedback is niet wat we denken: iets “lastigs” en “spannends”, “vervelend” en “emotioneel” soms zelfs. Logisch wel, dat we dat denken. We doen en zien het namelijk verkeerd.
Feedback is geen kritiek en commentaar van de één (meestal de leidinggevende) op de ander (een team- of afdelingslid). Op die manier lokt het namelijk alleen maar status-strijd, defensieve reacties en underdog-gevoelens uit.
Feedback geven is samenwerken. Het is iets wederkerigs, dat elkaar vooruit helpt. En dat doe je niet door specifieke suggesties op te leggen, maar door vragen aan de ander te stellen. Daarmee gun je elkaar leerkansen en tillen jullie het team en jullie eigen productiviteit naar een hoger niveau.
Meer weten over feedback geven?
Je wist misschien niet dat we naast een timemanagement blog ook een ontzettend leerzame plek hebben waar je alles kunt vinden over feedback geven en ontvangen: feedbackgeven.nl. Check dat blog ook zekers eens, vooral wanneer je geïnteresseerd bent in slimmer en beter communiceren met je team en klanten.
En wil je nou leren hoe je dat succesvol in de praktijk doet, volg dan eens onze training Feedback Geven. Daar leren we het je in minder dan 1 dag! Een zelfde soort formule als onze timemanagement training, maar dan voor slimmer en efficiënter communiceren.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
