Het doel van een takenlijstje is jouw brein volledig ontlasten. Zo kun jij je bezighouden met de uitvoering van je werk in plaats van het denken aan werk. Maar dat lukt alleen wanneer jouw to do lijstje waterdicht en realistisch is! Leer daarom het perfecte to do lijstje maken, in 5 eenvoudige stappen.
Wat is een to do lijst?
Een to do lijst is een opsomming van alle klussen die jij wilt of moet afronden. Sommige mensen maken een to do lijstje op een post-it, anderen krabbelen het op een stuk papier of gebruiken een digitale to do lijst, zoals Todoist.
Het idee achter to do lijstjes maken is zodat jij niet vergeet wat er nog moet gebeuren. Daarnaast zorgt het voor overzicht: je ziet in één oogopslag welk werk er nog ligt. Hierdoor kun je sneller besluiten maken en beter prioriteiten stellen.
Hoewel het maken van zo’n takenlijstje ontzettend eenvoudig is, mislukt het vaak toch:
Je schrijft een handvol klussen op met de intentie om die vandaag af te ronden. Toch ben je aan het eind van de dag wéér niet toegekomen aan wat je gepland had. Life happend. Je schuift de boel door naar morgen…
Hoe kan dat toch?
Waarom to do lijstjes niet werken: 4 redenen
In zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ legt Björn Deusings, timemanagement expert, uit waarom de meeste takenlijsten niet werken. Hij benoemt ze kort in deze video:
Wat zegt Björn hier nou?
1. Je takenlijst werkt niet omdat hij niet realistisch is
Een goed to do lijstje is uitvoerbaar. Zet daarom niet meer klussen op je lijst dan dat je in werkelijkheid kunt oppakken, anders is jouw takenlijst eerder een “wensenlijst”.
Houd bij het inplannen rekening met onvoorziene zaken én structurele klussen. Indien jij namelijk al drie uur kwijt bent aan het verwerken van je mailbox en het bijwonen van meetings, dan is dat tijd die je bij voorbaat al niet aan je takenlijst kunt spenderen.
2. Jouw to do lijstje bevat vage klussen
Een andere reden waarom to do lijstjes niet werken, is volgens Björn onduidelijkheid; je weet niet goed hoeveel tijd en energie een taak van je vraagt. Dat zie je dan wel. Hiermee vergroot je de kans op uitstelgedrag, plus dat je in tijdsnood komt wanneer je er eindelijk achter komt dat die taak toch best wel wat tijd in beslag neemt.
Een simpele oplossing: bij het maken van een to do lijstje noteer je gelijk de geschatte tijdsduur erachter. Mailbox bijwerken? 10 minuten. Rapport opvragen? 5 minuten.
3. Het to-do-lijstje is onbetrouwbaar
Het hele idee van zo’n takenlijstje is natuurlijk inzicht krijgen in je werkzaamheden. Dat geeft rust in je hoofd, maar alleen wanneer jij er 101% op kunt vertrouwen dat jouw todo list ook alles bevat dat jouw aandacht vergt. Ontbreken er zaken, dan is hij gewoonweg niet waterdicht en dus niet betrouwbaar. Gevolg? Stress.
Björn’s tip: werk je takenlijst consequent bij en laat het deel uitmaken van één simpel timemanagementsysteem. In het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ komt dit uitvoerig aan bod.
4. De todo lijst bevat grote projecten
Op het eerste oog lijken de klussen op jouw to do lijstje uitvoerbaar. Toch, wanneer je dan zo’n klus oppakt, kom je er vaak achter dat er ineens nog veel meer werk moet gebeuren! Er gaan blijken nog een aantal stappen aan vooraf te gaan. Zeker wanneer je druk bent, zijn dit de taken die je dan uitstelt; je weet niet goed waar je moet beginnen en je moet er nog over nadenken. Dat roept weerstand op.
Wat beter werkt? Hak grote klussen in kleine stukjes. Zo kun je de werkdruk beter inschatten en zie je gelijk welke handeling er moet gebeuren. Dit resulteert erin dat je aan het einde van je dag of week amper zaken van je takenlijst hebt kunnen afvinken.
Laten we je daarom vertellen hoe je wél een uitvoerbare takenlijst opstelt. Een die niet alleen realistisch is, maar ook overzicht creëert.
Het perfecte to do lijstje maken: in 5 stappen een waterdichte to do list
Met bovenstaande informatie in je achterhoofd, ga je de perfecte to do lijst maken; één die werkt, betrouwbaar is en jou in één oogopslag laat zien wat er vandaag of deze week moet gebeuren. Dat doen we in 5 eenvoudige stappen:
- Maak je to do list waterdicht
- Zet enkel taken op je to do lijstje, geen grote projecten
- Beschrijf de eerstvolgende actie
- Plaats alleen taken die je binnen 30 minuten kunt uitvoeren op je lijst
- Houd je takenlijst realistisch en uitvoerbaar
In deze korte video legt timemanagement expert David je uit hoe je dat in de praktijk doet. Leer je liever lezend, check dan de uitgewerkte tips onder de video.
1. Maak je to do list waterdicht
Pas wanneer jij zeker weet dat alles – maar dan ook echt alles – op jouw takenlijst staat, kun je het met een gerust hart loslaten. Dingen die er niet opstaan, zal jouw brein anders alsnog moeten onthouden. Dat zorgt voor onrust – “… er was toch nog wat? Moest ik niet nog iets doen?”
Het doel van een to do lijstje maken is jouw brein volledig ontlasten. Plaats daarom alle taken op jouw lijst.
De eerste stap is dan ook: bedenk wat je allemaal moet doen, klein en groot, en plaats dat jouw ‘wat te doen lijst’. Onze gedachtendump-oefening kan jou hierbij helpen.
2. Zet enkel taken op je to do lijstje, geen grote projecten
Vervolgens filter je grote klussen of projecten eruit: je maakt ze concreet en uitvoerbaar. Een project kun je namelijk niet uitvoeren, die bestaat uit meerdere stappen. Het is een verzameling van meerdere taken.
Hak projecten daarom in stukken. Bedenk welke stappen je allemaal moet zetten en schrijf deze als losse taken op je takenlijst. De mini scrum oefening kan hierbij helpen.
3. Beschrijf de eerstvolgende actie
Nu je jouw takenlijst iets behapbaarder hebt gemaakt, sta je stil bij de uitvoerbaarheid ervan: kun jij hiermee direct aan de slag of heb je taken over het hoofd gezien?
Kijk je namelijk kritischer naar je to do lijstje, dan zie je dat je pas de klacht van de klant kunt afhandelen nadat je jouw collega Emily naar het klantdossier hebt gevraagd. Dat moet dus eerst gebeuren.
Vraag je daarom bij elke klus af: is dit de eerstvolgende actie of gaat hier nog iets aan vooraf?
Bonustip: omschrijf alle klussen gelijk met een werkwoord die de handeling omschrijft. Zo zie je gelijk wat je moet doen.
4. Plaats alleen taken die je binnen 30 minuten kunt uitvoeren op je lijst
Je krijgt zelden de kans om tussendoor een klus van anderhalf uur uit te voeren. Je laat deze klussen dan ook vaak staan en gaat eerder voor een taak die binnen een kwartier gepiept is.
Het gevolg is dat de grote – en toch doorgaans belangrijke – klussen worden doorgeschoven. Zonde, want dit zijn klussen die vaak het meeste effect opleveren.
Ons advies is daarom: wil je een takenlijst die werkt, plaats dan geen grote klussen op je to do lijst. Plan ze gelijk in je agenda.
Niet alleen zorg je hiermee voor overzicht, het dwingt je ook om na te denken over de klus: wanneer pak ik dit op me? Hoe lang verwacht ik hiermee bezig te zijn? Wat is de perfecte plek en tijd om dit uit te voeren?
Met andere woorden:
- Kost een taak minder dan 30 minuten plaats deze dan op je to do lijstje.
- Kost een taak meer dan 30 minuten, dan plan je ‘m in je agenda.
5. Houd je takenlijst realistisch en uitvoerbaar
De gedachtendump kan je een flinke lijst met taken opleveren. De eerste keer dat je deze opdracht doet, zul je alle klussen dan ook moeten onderbrengen in een timemanagementsysteem (bestaande uit die agenda en takenlijst).
Wanneer je vervolgens jouw takenlijst gebruikt om je werkdag te plannen – “waar ga ik vandaag of deze week aan werken” – dan kies je er een handvol uit. Te beginnen met de klussen die prioriteit hebben natuurlijk!
Hierbij is het wel belangrijk dat je realistisch blijft: je kunt op een werkweek van 40 uur niet 40 uur aan werk plannen. Sterker nog: geeneens 30 uur aan werk!
- Je hebt namelijk structurele taken die op je wachten: zaken die dagelijks of wekelijks terugkeren en die je moet uitvoeren.
- Maar ook onverwachte klussen: taken die je niet had kunnen voorzien of die zich als een spoedje aanbieden.
Plan daarom jouw hele werkdag vol met taken die op je to do lijstje staan, maar houd ook ruimte voor de onverwachte dingen. Reserveer zo’n 70% tot 80% voor je takenlijst en houdt de rest vrij. Hiermee voorkom je uitstelgedrag, een hoop stress en teleurstelling bij jezelf (én anderen).
Samengevat: hoe maak ik een to do lijstje?
Eerst wil je begrijpen wat je verkeerd deed. Waarom to do lijstjes niet werken:
- Je takenlijst werkt niet omdat hij niet realistisch is
- Jouw to do lijstje bevat vage klussen
- Het to-do-lijstje is onbetrouwbaar
- De todo lijst bevat grote projecten
Met dit in je achterhoofd maak je aanpassingen. 5 tips voor een takenlijst die wél werkt:
- Maak je to do list waterdicht
- Zet enkel taken op je to do lijstje, geen grote projecten
- Beschrijf de eerstvolgende actie
- Plaats alleen taken die je binnen 30 minuten kunt uitvoeren op je lijst
- Houd je takenlijst realistisch en uitvoerbaar
Wanneer je op deze manier een to do lijstje maakt, zul je gegarandeerd een productieve werkdag tegemoet gaan. Dit betekent echter niet dat je nooit meer in tijdnood komt of iemand ‘nee’ moet verkopen. Nee; een goede takenlijst geeft je overzicht, helpt je op weg en stelt je in staat om snel te schakelen en keuzes te maken. Het zorgt ervoor dat jij je met de juiste dingen kunt bezighouden!
Meer leren over het maken van een ideale takenlijst?
We hebben nog een aantal andere artikelen die je wellicht interessant vindt, wanneer dit onderwerp je aanspreekt.
Bijvoorbeeld één die je uitlegt met welke tool je het beste een takenlijst maakt. Of wat dacht je van dit artikel, waarin je we uitleggen hoe je een takenlijst gebruikt in combinatie met een agenda. Zeker lezen! Kijk ook zeker eens op ons YouTube kanaal. Daar laten we zien hoe je Outlook omtovert tot extern geheugen voor al je taken en projecten.
Lijkt het je leuker om in de praktijk bij te leren, volg dan onze training Time Management. Hier leert één van onze timemanagement experts jou hoe je bovenstaande technieken toepast in je dagelijks (werk)leven.
Wie zijn wij? | Training time management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
