Niet voor niets is samenwerken de standaard op de meeste kantoren. Dat is bedoeld zodat je niet al het werk zelf hoeft te doen. En zodat – om er maar jeuktaal in te gooien – iedereen lekker in zijn kracht kan staan. Als iedereen doet waar hij goed in is, krijg je het werk sneller, beter en efficiënter gedaan. Maar hoe doe je dat nu, de taken verdelen in een team op een manier die wérkt? Want zo simpel als het klinkt, is dat niet.

Wat komt aan bod:

  1. Hoe maak je een taakverdeling?
  2. Hoe werk verdelen? Onze 7 tips voor slimmer taken verdelen
  3. Dus: hoe verdeel ik taken op kantoor?
  4. Mensen vroegen ook over taakverdeling

Taken verdelen over een team doe je meestal niet met een random generator of met steen, papier, schaar. Ook taken verdelen met lootjes lijkt ons geen beste oplossing. Een doordachte werkverdeling is belangrijk. Zo weet je zeker dat de juiste mensen zich op de juiste taken storten, dat het resultaat goed in elkaar zit en dat de planning haalbaar is. Ook fijn: door taken eerlijk te verdelen, voorkom je scheve gezichten of een te hoge werkbelasting bij sommige collega’s (met stress, gemiste deadlines of zelfs burn-outs tot gevolg).

Dat een taakverdeling heel belangrijk is, zie je misschien ook thuis. Niet voor niets is de taakverdeling in het huishouden bij veel mensen een struikelblok. Je partner laat áltijd het uitruimen van de vaatwasser aan jou over. Je kookt nu al vijf dagen op een rij. En die vieze onderbroeken naast de wasmand, waarom moet jij toch steeds degene zijn die daar een taak van maakt en weigeren je puberkids en rommelige echtgenoot daar iets mee te doen? Ook dát zit ‘m in de taakverdeling. 

Er gaat vaak één ding mis bij taken verdelen: als niet voor iedereen duidelijk is welke taken moeten gebeuren en wanneer dat moet, dan loopt het in de soep. Dan worden takenlijsten onrealistisch lang, komen er scheve gezichten, werken mensen zich een onmenselijke slag in de rondte of ontstaat er flinke frustratie. Totdat ooit die ene bom barst: “Waarom moet ik nou altijd álles doen?”.

Het goede nieuws? Alles alleen doen hoeft dus niet. Niet thuis en ook niet op het werk. De truc is een waterdichte verdeling van taken maken, die voor iedereen helder is en waarmee je samen daadwerkelijk meer bereikt dan alleen.

taken verdelen

Hoe maak je een taakverdeling?

Een taakverdeling maken doe je altijd op basis van de kwaliteiten en agenda van collega’s. Ook houd je natuurlijk rekening met hun functie en wensen. De salesmedewerker mag dan in zijn vrije tijd ceremoniemeester zijn geweest voor zijn broer en daar dagelijks honderduit over vertellen. Dat betekent niet dat je hem per direct moet benoemen tot Hoofd Eventmanagement voor jullie open dag. Daar zijn andere collega’s voor aangesteld.

Een goede taakverdeling maak je in 9 stappen:

  1. Bepaal uit welke taken een project bestaat. Noteer al die taken op papier.
  2. Ga na wat ieders kwaliteiten zijn. Is bijvoorbeeld de ene marketingmedewerker heel goed in social-media-content en de ander vooral in blogs schrijven? Schrijf het op.
  3. Vraag ook na welke taken collega’s energie geven. Misschien is Jelka nog niet zo goed in social-media-posts maken, maar wil ze dat wel graag leren. Of wellicht maakt Diederik op dit moment geen offertes, maar lijkt dat hem wel leuk om te doen.
  4. Dubbelcheck de agenda’s. Hoe druk zijn jullie op dit moment met andere taken? En in hoeverre is het mogelijk om te schuiven als het too much wordt?
  5. Bepaal de prioriteiten. Ga na wat de belangrijkste taken zijn en welke taken ook later kunnen. Daarmee kun je een haalbare planning aan de taken koppelen.
  6. Maak een taakverdeling. Houd daarbij rekening met de kwaliteiten, energiegevers en agenda van je collega’s. Check verder of je de taken evenredig hebt verdeeld. Voorkom dat de ene collega heel veel lasten op de schouders draagt, terwijl de ander er makkelijk van afkomt.
  7. Communiceer over de taakverdeling. Laat aan je collega’s weten welke taken zij moeten uitvoeren. Doe dat tijdens een gezamenlijk overleg, door taken te verdelen in Excel of in online tools als Trello of Monday.
  8. Bied hulp aan. Soms komen collega’s er misschien zelf niet helemaal uit of hebben ze eerst meer informatie nodig. Geef je collega’s die extra info of bied aan om mee te kijken.
  9. Houd vinger aan de pols. Zijn jullie al een tijdje bezig? Check dan of het nog steeds soepel loopt. Gaan de taken je collega goed af? Lukt alles of blijken sommige deadlines toch lastig te halen? Is er een andere kink in de kabel? Zo kun je op tijd bijsturen of dingen delegeren als dat nodig is.

taken verdelen

Hoe werk verdelen? Onze 7 tips voor slimmer taken verdelen

Met een goede taakverdeling kun je veel bereiken. Jullie krijgen meer gedaan in minder tijd (ha, ken je Björns boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’ al over exact dát thema?). Mensen beleven meer plezier aan hun werk. Je voorkomt micromanagement of collega’s die op eigen eilandjes blijven plakken. Ook de samenwerking wordt er alleen maar beter op. En het resultaat? Dat ook. Want als iedereen lekker in zijn eigen spreekwoordelijke kracht staat, dan krijg je het werk sneller en beter gedaan dan als iedereen zich maar gewoon ergens op stort.

Dit zijn nog 7 tips om de taakverdelingsvalkuilen te voorkomen en de taken goed binnen teams te verdelen.

1. Maak een helder (en heel concreet) overzicht van alle taken

Vaak denken we wel te weten wat de taken zijn, maar valt dat in de praktijk vies tegen. 

Het is zoals wanneer je op je takenlijst voor het huishouden “schoonmaken” opschrijft. Voor de één houdt dat in “even een doekje over het aanrecht halen”; voor de ander betekent het “stoffen, stofzuigen, dweilen en het toilet schoonmaken” en weer een ander ziet dit nog rigoureuzer. 

Kortom: volkomen onduidelijk. Ook op het werk zien we vaak dat taken zo worden geformuleerd dat je geen idee hebt wat ze inhouden. “Een personeelsblad schrijven” is geen taak, maar een project. Er zijn heel veel kleine taakjes nodig om uiteindelijk dat project succesvol af te ronden: een onderwerpenlijst maken, mensen benaderen voor interviews, de interviews afnemen, de artikelen uitwerken, afstemmen met de geïnterviewden, etc. 

Het werkt beter om taken te verdelen in chunks. Oftewel: in hapklare brokjes.

Bepaal voor het totale project wat er exact moet gebeuren. En ga dan niet grote taken verdelen, maar splits ze op en bepaal daarna pas wie wat doet. Schrijf die mini-taakjes heel concreet uit. Dat maakt het niet alleen makkelijker om taken te verdelen, maar ook om in te schatten hoeveel tijd dingen kosten en of jullie planning realistisch is.

taken verdelen

2. Ken je collega’s (dat helpt bij efficiënter werken)

Hoe beter je weet wie waar goed in is, hoe beter je de taken kunt verdelen. Wat kan een ander beter, goedkoper of sneller dan jij en je andere collega’s? En ook: wat zijn ieders talenten en juist dingen waar iemand minder goed in is? Hoe beter je dit weet van elk teamlid, hoe makkelijker je de taken kunt verdelen. 

Een DISC-analyse helpt bijvoorbeeld om de persoonlijkheidstypen te leren kennen. De ene persoon is een geweldig creatieve brainstormer en een perfecte netwerker (= geel), een ander is steengoed in contacten onderhouden en structuur aanbrengen (= groen) en weer een ander kan goed de leiding nemen (= rood) of de puntjes op de ‘i’ zetten of kritische vragen stellen (= blauw). 

Kijk daarnaast naar eerder werk. Waar blijkt de ene collega beter in te zijn dan anderen? Wat is de achtergrond van je collega’s? Waar ligt hun expertise? Neem dat mee in de taakverdeling.

En merk je dat een bepaalde taak niemands expertise is? Kijk dan of je er extra mensen bij nodig hebt. Desnoods een freelancer of externe.

3. Ken de prioriteiten

Als je alle taken opschrijft, komt er misschien een hele waslijst uit rollen. De vraag is alleen of het haalbaar is om dat alles nu te doen met de paar mensen die je hebt. Zeker omdat we allemaal al met volle agenda’s kampen. 

Jullie hoeven je zeker niet over de kop te werken om alles gedaan te krijgen. Taak 1 van de hele takenlijst moet zijn dat je prioriteiten gaat stellen. Dus bepaal wat nú moet gebeuren en wat later kan. Geef desnoods cijfers aan elke taak of koppel er deadlines aan. Daarmee wordt een ellenlange takenlijst direct behapbaarder.

Wil je meer leren over prioriteiten stellen, timemanagement en plannen? Volg dan Tijdwinst en Björn op Instagram. Daar delen we nog veel meer tips over deze onderwerpen waarmee je je takenlijst haalbaar én je hoofd koel houdt.

taken verdelen

4. Gebruik een tool voor de taakverdeling

Zeker bij grotere projecten is het handig om met een online projectmanagement-tool te werken. Daarin kan ieder teamlid in één oogopslag zien welke taken nog openstaan, wie wat doet en voor welke datum elke taak afgerond moet zijn. Ook houd je zo zicht op het werk van anderen. Dat bespaart iedereen heel veel “Hé, hoe staat het ervoor met…?”-mailtjes.

Voorbeelden van goede taakverdelingstools zijn Monday, Asana en Trello. In elk van die tools kun je per project een bord aanmaken, waarin je de status en deadline per taak kunt terugzien. Handig voor iedereen én niet moeilijk in te richten! Wie weet maakt het zelfs de sprints, Agile-coaches en dagelijkse 10-uur-meetings overbodig.

5. Leer delegeren (en gooi micromanagement uit het raam)

Taken verdelen betekent logischerwijs dat je niet alles zelf doet, hoe verleidelijk dat misschien ook is. Misschien doet een ander het werk anders dan hoe jij het zou doen. Of je merkt dat je junior-collega nog wel erg junior is en dat jij het een stuk sneller zou kunnen. 

Maar weersta toch de verleiding om het werk dan maar zelf naar je toe te trekken of in de micromanagersrol te kruipen. Delegeer en laat bij de ander wat van de ander is en geef na afloop feedback of vraag soms of je kunt helpen. Dan voelt de ander de vrijheid om er zelf beter te worden en bespaar je jezelf extra werk.

6. Geef belangrijke deadlines of verwachtingen vooraf aan

Hoe delegeer je taken? Dat begint altijd met een heldere briefing. Dus geef aan wat je wanneer nodig hebt en wat je precies verwacht qua resultaat. Heeft een bepaalde taak spoed? Laat het dan expliciet weten. Geef het ook duidelijk aan als je een specifieke verwachting hebt. Dan is de kans groter dat je het resultaat krijgt waar je op hoopt. Verwachtingsmanagement, dus!

Denk aan:

  • “Vergeet zeker niet om in het artikel ook dit thema mee te nemen.”
  • “Wil je voor het campagneplan uitgaan van een budget van € 10.000?”
  • “Voor intranetberichten volgen we altijd het huisstijlhandboek. Wil je dat erbij houden?”
  • “Vraag ook zeker Pieter om feedback. Zijn mening is belangrijk voor dit onderwerp.”
  • “Ik ga ervanuit dat het campagneplan ongeveer 2 kantjes wordt. Je hoeft het dus niet al te uitgebreid te maken.
  • “Besteed hier niet meer dan 3 uur aan. Het hoeft geen meesterwerk te worden.”

Op die manier voorkom je bijvoorbeeld dat iemand onnodig veel tijd in dingen steekt, dat een intranetbericht totaal herschreven moet worden of dat iemand een campagneplan maakt dat totaal niet binnen de begroting past. Oftewel: tijdwinst alom.

Oh ja, zet het bij voorkeur altijd op papier als je heel concrete punten voor de briefing hebt. Denk aan woordenaantallen of budgetten. Dan kan de ander die informatie altijd terugvinden.

taken verdelen

7. Zorg voor feedbackmomenten

Hoe goed je dingen ook plant en in de beste taken-verdeel-apps zet, strubbelingen komen in de beste huwelijken én samenwerkingen voor. Misschien merk je dat je collega deadlines niet zo nauw neemt. Of je loopt tegen dingen aan in de communicatie of baalt van hoe je collega het werk vaak lijkt af te raffelen. 

In al die gevallen geldt maar één advies: zeg het. Spreek uit wat je vervelend vindt en wat je in plaats daarvan liever zou zien. En nee, dat is niet kwetsend. Zeker niet als je feedback constructief brengt en dus niet iemand persoonlijk aanvalt, maar focust op de inhoud. 

Met constructieve feedback voorkom je frustraties en samenwerkingsissues en wordt je collega zich bewust van verbeterpunten. Daar heeft ook je collega dus veel aan.

Sterker nog: we raden zeker aan om van feedback geven iets structureels te maken. Dus doe het niet alleen bij beoordelingsgesprekken of als iemand om feedback vraagt. Plan bijvoorbeeld regelmatig een moment in waarop jullie als team of één op één bespreken wat goed gaat en wat beter kan. En vergeet ook zeker niet om ook regelmatig (gemeende!) positieve feedback te geven. Als je dat doet, zullen collega’s ook eerder negatieve feedback van je aannemen.

Dus: hoe verdeel ik taken op kantoor?

Taken verdelen doe je door vooral helder te krijgen wie waar goed in is, wat mensen leuk vinden om te doen en wie waar tijd voor heeft. Heb je dat duidelijk? Dan verdeel je taken als volgt:

  1. Maak een overzicht van alle taken (en maak dat zo concreet mogelijk).
  2. Ontdek (o.a. met de DISC-analyse) waar je collega’s goed en minder goed in zijn.
  3. Bepaal welke taken prioriteit hebben.
  4. Werk met een tool voor taakverdeling (zeker bij grote projecten). Denk aan Trello, Monday of Asana.
  5. Delegeer taken en pas op voor micromanagement.
  6. Communiceer vooraf over deadlines en verwachtingen.
  7. Plan feedbackmomenten in om waar nodig bij te sturen.

Zo kun je taken verdelen op een manier waarmee je efficiënt en snel tot het beste resultaat komt. Zonder micromanagement en scheve ogen, met het gevoel dat jullie écht een sterk staaltje teamwork hebben geleverd én tijd hebben bespaard. Lekker bezig!

taken verdelen

Mensen vroegen ook

  • Hoe kun je de huishoudelijke taken eerlijk verdelen?

    De huishoudelijke taken verdelen kun je eenvoudiger maken door ten eerste een overzicht te maken van alle taken die in het huishouden moeten gebeuren. Zet ze zo concreet mogelijk op een rij (dus niet ‘schoonmaken’, maar ‘keuken schoonmaken’, ‘badkamer schoonmaken’, etc.). Beslis daarna of je de taken (ook afhankelijk van ieders werk) 50/50 verdeelt of een andere verdeling aanhoudt. Zet vervolgens achter elke taak een naam. 

    Je kunt de taakverdeling in het huishouden nog inzichtelijker maken door een takenlijst voor het huishouden te maken in de app Todoist. Deel jouw lijst met je partner of kinderen. Dan kan iedereen precies zien welke taken voor hem of haar bedoeld zijn en kun je de taken ook afvinken.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst zijn we al meer dan 20 jaar gespecialiseerd in slimmer werken, in je eentje én samen. Onze trainingen helpen je om betere resultaten te behalen, minder stress te ervaren en meer uit jezelf, uit je tijd en uit je team te halen. Zo kun je bij ons terecht voor 1-daagse trainingen over o.a. timemanagement, gesprekstechnieken en feedback geven. Altijd praktisch ingestoken, zodat je de geleerde stof direct kunt toepassen in de praktijk.

Ben je nieuwsgierig naar onze trainingen of naar onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of schrijf je direct in voor een training.