Geen enkele collega is hetzelfde. Je hebt moeilijke en meegaande collega’s. Echte vergadertijgers en mensen die liever alles op de mail zetten. Extraverten en introverten. Mensen die knopen doorhakken en mensen die liever wachten totdat anderen dat doen. Maar hoe ga je met al die totaal verschillende mensen om? Hoe kun je samenwerken met collega’s die totaal anders in de wedstrijd staan dan jij?

Soms zou je willen dat er een handboek ‘Effectief samenwerken in een team’ voor dummy’s bestaat. Je bent niet de enige die soms zuchtend bij het avondeten aan je partner vertelt hoe vervelend die ene collega vandaag alwéér deed. “We zijn gewoon zo anders”, verzucht je. 

Wat komt aan bod:

  1. Waarom samenwerken met collega’s zo belangrijk is?
  2. Wat is belangrijk voor een goede samenwerking?
  3. Hoe werk je goed samen met collega’s?
  4. Hoe kun je effectief samenwerken?

Je wilt graag constructief samenwerken met je collega’s. Maar als jullie zo anders in het werk en in het leven staan, heb je soms vooral heel veel zin om de kar maar in je eentje te trekken.

  • Je collega is een ras-chaoot, terwijl jij houdt van structuur, planning en lijstjes.
  • Of je collega is juist extreem gestructureerd, terwijl jij houdt van frisse ideeën spuwen en niet zo lekker gaat op elk protocol minutieus volgen. Dat kan best iets losser, toch?
  • Je collega is van de details en heeft altijd iets aan te merken. “Kan het niet iets positiever?”, denk jij er dan achteraan.
  • Of je collega is dol op chitchat en kan vijf kwartier in een uur praten. Jij houdt van actie in de tent en kunt haar eindeloze geklets soms niet meer aanhoren.
  • Jij bent van het samenwerken als team. Maar je collega heeft een solistische persoonlijkheid en vergeet regelmatig te overleggen met collega’s.
  • Je collega is besluiteloos en blijft maar wikken en wegen. Jij slaat liever met de vuist op tafel om knopen door te hakken. Moet jij nu echt altijd degene zijn die de beslissingen maakt?

Om allerlei redenen kun je op zoek gaan naar samenwerken-tips in de hoop te redden wat er te redden valt. En het goede nieuws is: er vált een hoop te redden. 

 Op een manier die voor jou én voor hen fijn is. En ja, zelfs met die ene irritante collega kun je heus manieren van samenwerken ontdekken die wél prettig zijn.

Waarom samenwerken met collega’s zo belangrijk is?

Samenwerken binnen een team doe je niet voor niets. Het is ook niet zonder reden dat het internet barst van de “teamsessies samenwerken”, boeken over samenwerken en communiceren op de werkvloer, en antwoorden op prangende vragen als “Hoe kan je goed samenwerken?”, “Wat is een goed team?” en “Samenwerken, hoe doe je dat?”.

Samenwerken ís heel belangrijk, voordelig en tijdbesparend. Het zal je misschien verrassen, maar juist jullie verschillende persoonlijkheden maken een samenwerking zo succesvol.

Doordat jullie allemaal anders zijn, vullen jullie elkaar juist aan. Jij bent bijvoorbeeld de goede knopendoorhakker, je collega is van de creatieve ideeën en weer een ander let op de kleine belangrijke details, terwijl een vierde collega oplet dat iedereen zich fijn voelt in het team. Dat klinkt goed geregeld, toch?

Waarom samenwerken belangrijk is? Dit zijn de belangrijkste voordelen van samenwerken:

  • Samenwerken is tijdbesparend. Als iedereen doet waar hij of zij goed in is, doet iedereen zijn werk relatief efficiënt. Niemand hoeft dingen te doen waar hij totaal niet in thuis is. Dat scheelt elk teamlid tijd.
  • Je voorkomt tunnelvisie. Iedereen kijkt vanuit een eigen perspectief. Dat is waardevol, omdat je bijvoorbeeld tot creatievere ideeën komt bij een brainstorm, makkelijker oplossingen kunt bedenken voor problemen en minder snel dingen over het hoofd ziet.
  • Ieders individuele valkuilen wegen minder zwaar. Iedere collega (ook jij!) heeft dingen waar diegene minder goed in is. De ene persoon is niet zo van de details, de ander vindt out of the box denken lastig, en weer een ander vergeet al snel om de vele stakeholders ook aan te haken. Door met elkaar te werken, profiteer je van de positieve eigenschappen van elke collega én worden de mindere kanten van elke collega “gecompenseerd”.
  • Samen kom je tot betere resultaten. Je neemt namelijk allerlei perspectieven mee, komt al overleggend tot meer innovatieve ideeën, spot fouten sneller en profiteert van meerdere experts. Daar gaat het resultaat alleen maar op vooruit.
  • Je kunt op elkaar terugvallen. Dat is fijn als een teamlid tijdelijk uit de running is of als iemand omkomt in het werk. Dan kun je op anderen rekenen en valt het niet direct stil. En zijn er problemen, dan kun je altijd collega’s om advies vragen.
  • Jullie leren van elkaar. “Samenwerkend leren” wordt dat ook wel genoemd. Je kunt bijvoorbeeld leren doordat je iets meekrijgt van het vakgebied en de visie van collega’s. En je leert er ook van als anderen jou positieve of negatieve feedback geven. Daarmee kun je (nog) beter worden in je werk.

Kortom: genoeg redenen om toch maar de samenwerking te verbeteren met die ene collega. Er valt misschien veel meer uit jullie samenwerking te halen dan je je soms – als je weer eens zucht en steunt vanwege zijn irritante gedrag – kunt voorstellen.

samenwerken met collega's

Wat is belangrijk voor een goede samenwerking?

Voor een goede samenwerking heb je, naast een groep welwillende collega’s, nog een paar dingen nodig. Volgens de Amerikaanse organisatieadviseur Patrick Lencioni zijn deze 5 dingen belangrijk om goed samen te werken op de werkvloer: 

  1. Er is onderling vertrouwen. Jullie vertrouwen er bijvoorbeeld op dat iedereen zich inzet, een goede planning bijhoudt en het beste met de anderen voor heeft. Oftewel: er is geen micro-management.
  2. Jullie gaan conflicten niet uit de weg. Ook al is negatieve feedback geven niet leuk, jullie doen het toch als dat nodig is. Op een constructieve manier uiteraard. Omdat jullie weten dat feedback noodzakelijk is om goed samen te werken met collega’s en frustraties op tijd uit de weg te werken. 
  3. Iedere collega toont betrokkenheid. Zowel jij als andere collega’s voelen zich betrokken bij het eindresultaat, bij het proces en ook bij de stappen die andere collega’s zetten. Ook persoonlijke interesse tonen in collega’s hoort hierbij, zeker bij mensen die veel waarde hechten aan persoonlijk contact (mensen met een groen of geel DISC-profiel).
  4. Iedereen neemt persoonlijke verantwoordelijkheid. Dus iedereen komt afspraken na, haalt deadlines, pakt de afgesproken taken op en communiceert proactief als er toch iets niet soepel loopt of een deadline niet haalbaar lijkt.
  5. De focus ligt op het gezamenlijke resultaat. Jullie werken resultaatgericht samen en vinden het eindresultaat belangrijker dan ieders individuele successen. Zo proberen jullie het werk zo goed mogelijk te verdelen, efficiënt aan de slag te gaan en tussentijds bij te sturen wanneer dat nodig is.

Hoe werk je goed samen met collega’s? Beken en herken kleur

Voordat we meer concrete tips voor een goede samenwerking geven, is één theorie belangrijk om te kennen: die van de DISC-profielen. Het zit zo: elke collega heeft een andere voorkeursmanier van werken en communiceren. Daarbij kun je grofweg onderscheid maken tussen vier DISC-profielen. 

Die profielen helpen je om jezelf beter te leren kennen én te snappen waarom je collega anders in elkaar steekt dan jij (en – sorry – zich misschien wel net zo stoort aan jouw gedrag als andersom).

Bij werken in een team zal je over het algemeen (als jullie team enigszins divers is) vier typen mensen tegenkomen:

  • Collega’s met een blauw DISC-profiel gaan systematisch te werk, letten goed op de details, volgen de regels nauwgezet en kunnen heel analytisch en logisch nadenken. Hun kracht is hun structuur en oog voor belangrijke details. Een valkuil is dat ze conservatief kunnen zijn en soms perfectionistisch uit de hoek komen.
  • Collega’s met een rood DISC-profiel zijn goede leidinggevenden, nemen het voortouw, hakken snel knopen door, zijn erg resultaatgericht en kunnen daarin ook competitief zijn. Hun grootste kracht is hun daadkracht en strijdlust; hun valkuil is dat ze dominant of agressief kunnen overkomen.
  • Collega’s met een groen DISC-profiel staan bekend als “mensen-mensen”. Ze zijn rustig, bescheiden, punctueel en altijd bereid om te helpen. Ze zijn gericht op de groep en hebben bijvoorbeeld oog voor hoe elke collega zich voelt. Die mensgerichtheid is hun kracht, maar ook hun valkuil. Ze kunnen door de waarde die ze hechten aan het groepsgevoel soms de efficiëntie uit het oog verliezen of besluiteloos overkomen.
  • Collega’s met een geel DISC-profiel zijn de positiviteit zelve, denken altijd in oplossingen, spuwen innovatieve ideeën alsof het niets is en komen sociaal en spontaan over. Hun creativiteit en enthousiasme zijn hun belangrijkste kwaliteiten. Een valkuil is dat ze vaak details over het hoofd zien, soms erg veel praten en chaotisch kunnen overkomen.

Hoe deze theorie helpt om de onderlinge samenwerking te verbeteren? Nou op 2 manieren:

  • Het laat je inzien wat jouw positieve kanten, valkuilen en voorkeuren zijn. Daardoor snap je beter waarom je doet wat je doet én waarom bepaald gedrag je stoort. Vaak schuilen in je irritaties je eigen valkuilen. Je stoort je bijvoorbeeld aan een collega die steeds met ideeën spuwt. Dat kan erop wijzen dat jouw valkuil is om aan oude processen te willen vasthouden.
  • Je snapt waarom collega’s zijn zoals ze zijn én hoe je met hun kunt omgaan. Het laat je bijvoorbeeld beter snappen waarom de ene collega soms zo op de details zit, je het gevoel hebt dat de ander over je heen walst of dat iemand maar blíjft praten. En het lukt je om jouw gedrag op hen aan te passen, waardoor de samenwerking soepeler loopt.

samenwerken met collega's

Laten we er een voorbeeld van samenwerken bij pakken om dit te illustreren: 

Jouw collega is groen. Ze hecht veel waarde aan sociaal contact en vindt het belangrijk dat iedereen zich fijn voelt op het werk. Jij bent rood en hecht meer waarde aan het resultaat dan aan praten over koetjes en kalfjes. Maar als je doorhebt dat je collega groen is, kun je daar iets in aanpassen door voortaan je e-mails of belletjes aan haar toch te starten met een simpele vraag als “Hoe was je weekend?”. Je groene collega voelt zich dan meer gezien.

Of je hebt een blauwe collega, terwijl je zelf geel bent. Jij bent bij vergaderingen degene die met het ene na het andere (in jouw ogen) supergoede idee komt. Je blauwe collega wil vooral steeds weten “Wat gaan we daar nu precies mee doen?”. Dat is logisch: je blauwe collega werkt graag gestructureerd. Het helpt als je vooraf nadenkt over wat de concrete actiepunten zijn voor deze collega. Dat zal je blauwe collega waarderen.

Zo kun je de samenwerking met je collega’s verbeteren door simpelweg een klein beetje richting hun voorkeuren te bewegen. Je zult merken dat je daardoor meer op één lijn zit, dat de relatie verbetert en dat je daardoor zelf ook minder frustraties voelt. 

Hoe kun je effectief samenwerken? Onze 10 tips

Met de DISC-profielen kom je al een heel eind om de samenwerking te verbeteren in een team. Daarnaast hebben we 10 gouden regels voor samenwerken verzameld die jou helpen om met meer resultaat en minder frustratie samen te werken met collega’s.

1. Breng verbeterpunten altijd constructief

De samenwerking met collega’s verbeteren zit ‘m ook in elkaar op dingen aanspreken als je je ergens aan stoort. Heeft je collega bijvoorbeeld voor de zoveelste keer een deadline gemist of vind je het vervelend dat iemand steeds door je heen praat? Geef het aan. Doe dat dan wel altijd één op één (dus niet midden in de vergadering), face-to-face en op een constructieve manier. 

Dat betekent dat je niet achter zijn rug om bij anderen klaagt over deze collega, maar het met die persoon zelf bespreekt. En dan op een manier waar die persoon ook echt iets aan heeft. Dus breng het vanuit jezelf (“Het valt mij op dat…”) in plaats van te vervallen in verwijten (“Waarom doe jij steeds…?”). Denk ook samen na over een oplossing. Dan is de kans het grootst dat diegene zijn gedrag kan veranderen.

Hiermee aan de slag gaan? Bekijk deze tips voor constructieve feedback of verdiep je in het 4G’s-feedbackmodel, dat je kan helpen om je feedback in een constructief jasje te gieten. 

In deze video gaat onze trainer Patrick dieper in op deze feedbackmethode:

2. Vraag zelf ook om feedback

Niemand is perfect. Ook jij hebt nog dingen te leren. 

Nu is het zo dat wel meer collega’s feedback geven spannend vinden. Dus als je er niet zelf om vraagt, krijg je niet altijd spontaan te horen wat jij beter kunt doen qua samenwerken en communicatie. Vraag daarom eens (met deze 44 voorbeelden van feedback-vragen) wat mensen waarderen aan de samenwerking, wat ze positieve eigenschappen aan jou als collega vinden en wat in hun ogen juist verbeterpunten bij het samenwerken zijn. 

Dat helpt jou weer om je eigen valkuilen te ontdekken en om meer uit jezelf en je samenwerkingen te halen. 

3. Houd een goede en realistische planning bij

Elk project valt of staat bij een heldere planning. Aangezien één van de belangrijke competenties voor samenwerken is dat je zelf verantwoordelijkheid neemt, is het ook belangrijk dat je je eigen planning op orde hebt. Dan kun je je deadlines halen en gemaakte afspraken nakomen zonder dat je dingen vergeet of collega’s moet teleurstellen.

Op Instagram en in onze podcast delen we volop tips om beter te plannen. Dus volg ons zeker daar als je meer tips wilt. Of verdiep je in onze 101 timemanagement-tips. Maar voor nu zijn dit alvast een paar belangrijke tips om ervoor te zorgen dat jouw planning altijd realistisch en op orde is:

  • Noteer taken direct in je agenda zodra je ze (via e-mail of tijdens een meeting) te horen krijgt. Dan is de kans klein dat je ze vergeet.
  • Houd een agenda én een takenlijst bij. Je agenda is bedoeld voor afspraken, om grotere projecten in te zetten en om deadlines in te noteren. Zet in je takenlijst de concrete taken die je gaat oppakken.
  • Schrijf taken zo concreet mogelijk op. Dus maak ervan ‘Eerste versie nieuwsbrief schrijven’ of ‘Nieuwsbrief klaarzetten in mailprogramma’ in plaats van ‘Werken aan nieuwsbrief’. Dan kun je beter inschatten hoeveel tijd de taak kost.
  • Zorg ervoor dat je exact weet wat je taak inhoudt. Zo kun je goed van start gaan met de taak en hoef je niet – als je wilt starten – eerst nog bij drie collega’s na te vragen hoe het precies zit.
  • Schat de tijd voor taken ruim in. Vaak onderschatten we hoeveel tijd taken kosten en komen we daardoor in de knoop met de planning. Voorkom dat door liever een iets te ruime schatting te maken.

samenwerken met collega's

4. Reserveer tijd voor onverwachte dingen

Elke kantoorwerker krijgt dagelijks te maken met dingen die niet op de planning stonden. Denk aan onverwachte telefoontjes, spoedjes die nú opgepakt moeten worden, mailers die op een snel antwoord wachten of een collega die een prangende vraag heeft. 

Het komt de samenwerking in het team én je eigen planning en stressniveau ten goede als je bij voorbaat tijd reserveert voor onverwachte dingen. Dan kun je altijd tijd vrijmaken om een collega uit de brand te helpen of een e-mail van een snelle reactie te voorzien zonder dat je andere werk eronder lijdt. Reserveer bijvoorbeeld dagelijks 30 minuten om je e-mail te verwerken en 30 minuten voor onverwachte dingen. Dan heb je er minder last van als dingen een keer anders lopen dan gedacht.

5. Gebruik een ‘wachten op’-lijst

In samenwerkingen ben je regelmatig afhankelijk van anderen. Je kunt bijvoorbeeld pas een nieuwsbrief schrijven zodra je de input daarvoor van een collega hebt ontvangen. Of je wacht op de feedback van je leidinggevende voordat je het jaarverslag definitief naar de vormgever kunt doorsturen. 

Voor zulke situaties geeft Björn een handige tip in zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’: maak een ‘wachten op’-lijst. Hierop noteer je waar je nog op wacht van collega’s en wanneer je hun reactie of input nodig hebt. Zet op die data ook een reminder in je agenda. Dan kun je op tijd een reminder sturen als je nog niets hebt ontvangen. 

Dat is vooral fijn voor chaotische collega’s. Zij zullen het vaak alleen maar waarderen als jij hen bijvoorbeeld een dag voor de deadline helpt herinneren, en het is voor jou een kleine moeite.

6. Houd het kort (maar wel duidelijk)

Of je nu een mensen-mens voor je hebt zitten of samenwerkt met een collega die niet zo van de chitchat is, iedereen zal het waarderen als je briefings, e-mails en verzoeken kort en krachtig houdt. 

Bedenk van tevoren wat je precies wilt overbrengen, wat je aan je collega wilt vragen en wat de concrete vervolgacties zijn. Dan hoeft je collega dat niet zelf tussen de regels door uit je boodschap te halen.

Dat is fijn voor blauwe en rode collega’s, die houden van structuur en een duidelijke planning. Maar ook voor collega’s die iets chaotischer zijn en blij zijn dat jij je op de planning stort.

7. Blijf altijd assertief in je communicatie

Als je je erg stoort aan een bepaalde collega, is de verleiding groot om in passief-agressieve communicatie te vervallen. Dit betekent dat je heel subtiel laat blijken dat je je ergert, zonder dat je dat rechtstreeks tegen diegene zegt. Dat is voor niemand fijn én je schiet er niets mee op. De ander zal zijn gedrag niet veranderen, maar merkt wel dat er iets speelt.

Probeer daarom ver weg te blijven van passief-agressieve uitspraken als:

  • “Nou vooruit, ik pak het wel alwéér voor je op.”
  • “Ik weet niet waarom je hier altijd zo last-minute mee komt. Maar oké, voor deze ene keer help ik je wel.”
  • “Ehm, ik heb het eigenlijk heel erg druk. Maar nou ja, omdat jij het bent…”
  • “Heb je daar nog niets aan gedaan? Ik was daar in jouw geval al een tijdje geleden aan begonnen, hoor.”

Wat beter werkt, is assertief communiceren. Dit houdt in dat je duidelijk bent in wat je vindt of wilt en daarbij tegelijkertijd respectvol blijft naar de ander. Een voorbeeld daarvan is deze uitspraak:

“Vandaag heb ik hier helaas geen tijd voor. Dus ik kan het niet voor je oppakken. Is het ook een optie als ik het morgen doe?”

“Het viel me op dat je onvoorbereid naar de meeting kwam. Dat vond ik vervelend, want daardoor konden we de tijd niet goed benutten. Kunnen we afspreken dat je je een volgende keer wel vooraf inleest?”

samenwerken met collega's

8. Wees proactief

Blijf niet in je eentje zitten met problemen of onhaalbare deadlines. Communiceer er proactief (en het liefst zo snel mogelijk over). Dan kun je samen met je collega’s kijken naar een oplossing. Misschien kunnen jullie andere prioriteiten stellen, de taken anders verdelen, er hulp bij betrekken of iets verschuiven in de planning.. 

Hoe langer je wacht met problemen aankaarten, hoe moeilijker het vaak wordt om er iets op te verzinnen. Dus wees er op tijd bij en voorkom erger.

9. Zet niet alles op de e-mail

Mailen klinkt lekker efficiënt. Je hoeft niet de telefoon te pakken of je collega te storen met een vraag. Je kruipt gewoon achter je toetsenbord en tikt je boodschap op het scherm. Versturen en klaar!

Máár e-mail is niet altijd het juiste communicatiemiddel. Wil je jullie samenwerking bevorderen? Stem dan het communicatiemiddel af op de boodschap:

  • Moet je een slecht-nieuws-gesprek voeren of heb je negatieve feedback? Breng dat altijd face-to-face of in een videomeeting. Dan kunnen jullie ook elkaars non-verbale communicatie zien en komt de boodschap mede daardoor beter over.
  • Wil je een uitgebreide briefing sturen? Zet het dan op papier, maar spreek ook af om er mondeling doorheen te gaan. Dan is er ruimte om dingen toe te lichten.
  • Heb je een vraag die spoed heeft? Bel je collega dan. Dat is sneller dan mailen. 
  • Is je vraag of verzoek niet acuut? Zet het op de e-mail of maak een 1-op-1-lijst waarop je de bespreekpunten verzamelt. Probeer je collega daar niet acuut telefonisch of live voor te storen. Daarmee haal je elkaar onnodig uit de concentratie.
  • Wil je sparren over ideeën of onderwerpen? Dan werkt een brainstorm goed. Dat kun je beter fysiek of in een videogesprek doen dan via e-mail.

10. Spreek af wat wel en niet onder “dringend” valt

Het is één van de grote ergernissen op het werk: elkaar te pas en te onpas storen voor kleine dingen. Dat is niet alleen frustrerend, maar is vaak ook niet nodig. 

Maak met elkaar afspraken over wat jullie beschouwen als “dringend” en wat niet. Dringend is bijvoorbeeld een serieuze klacht van een klant, een acuut probleem dat je nu moet verhelpen of de website die eruit ligt. Niet acuut zijn vragen als “Goh, heb jij de contactgegevens van die ene collega voor me?” of “Ik heb een verzoek voor over drie weken. Mag ik je even briefen?”. 

Bespreek ook hoe jullie elkaar contacten bij zaken die écht dringend zijn. Bel je elkaar daarvoor? Stuur je dan een appje? Als je dat duidelijk met elkaar afspreekt, weten jullie ook van elkaar “Als ik gebeld word, dan is het echt serieus en dringend”. Wel zo fijn en duidelijk!

Dus

Met elke collega is samen te werken. Het is alleen soms een kwestie van water bij de wijn doen en je een klein beetje aanpassen op de communicatiestijl en werkwijze van de ander. Zorg er verder voor dat je afspraken nakomt, je planning op orde hebt en proactief communiceert over dingen waar je tegenaan loopt. Gaat er iets niet lekker in de samenwerking? Geef er constructieve feedback over. Op een assertieve en zeker niet agressieve manier.

Zo kun je elke samenwerking verbeteren. En hoef jij voortaan niet meer zuchtend en kreunend bij je partner te klagen over die ene collega. Wedden dat jullie samenwerking erop vooruitgaat!

samenwerken met collega's

Beter en efficiënter samenwerken? Volg een training timemanagement

Professioneel samenwerken begint met een goede planning, heldere prioriteiten en een efficiënte manier vinden om met elkaar te werken. Daar worden al je samenwerkingen beter van. 

Wil je jouw samenwerkingscompetenties én planningsskills verbeteren? Volg dan onze 1-daagse training timemanagement (in je eentje of samen met je collega’s – ook goed voor de teambuilding!). Daar leer je in 1 dag allerlei handige vaardigheden voor het samenwerken, zoals goed plannen, heldere prioriteiten stellen, focus houden, ‘nee’ zeggen en je tijd goed bewaken. Daar plukken jij én je collega’s de vruchten van.

Wie zijn wij? | Training Timemanagement

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Met praktische en interactieve trainingen leren we je om meer uit je samenwerkingen, uit je tijd en uit jezelf te halen. Door het hele land (en online) geven we trainingen over thema’s als timemanagement, gesprekstechnieken en assertiviteit. Altijd praktisch ingestoken en in kleine groepen. Met de concrete tips en technieken die je leert, kun je altijd direct aan de slag.

Benieuwd naar ons (offline en online) trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je aan voor een training.