Je hebt van die mensen: die hoeven maar naar een dumbell te kijken en ze zijn fit. Anderen gaan trouw naar de sportschool, blijven er uren hangen en bereiken niet dezelfde resultaten. Of het toeval is? Aanleg? Een kwestie van discipline en wilskracht? Dat durf ik niet te zeggen, wel dat de tijd die jij in de sportschool doorbrengt losstaat van de resultaten die je boekt. Hoe dat zich vertaalt naar de werkvloer, leg ik je in dit artikel uit. Evenals 7 tips om die mindset te bereiken.
Word een zwaargewicht — train en werk met een doel
Tot mijn 19e was ik het meest onsportieve type die je je maar kunt voorstellen. Dat veranderde drastisch toen ik ging studeren en De Sportschool ontdekte. Dankzij mijn alles-of-niets mentaliteit werd ik binnen no time bloedfanatiek en spendeerde ik menig uurtje bankdrukkend.
Ik ben dus tamelijk bekend met de sportschool omgeving en -mentaliteit. En nog steeds haal ik er plezier uit, mede dankzij het “mensen kijken”, dat je toch onbewust doet. Als je zelf een sportschool abonnement hebt, dan weet je waar ik het over heb: de verschillende types die op een sportschool rondlopen. Uitersten van elkaar, eigenlijk:
Je hebt de persoon die sport, maar niet echt een doel heeft. Laten we hem “Persoon 1” noemen. Hij traint op de apparaten die toevallig vrijkomen (en houdt die ook lang bezet), vult een aantal keren zijn bidon en schuwt ook nooit weg voor een praatje (de reden waarom die apparaten steeds bezet zijn).
Persoon 1 traint wel, daar niet van, Ik heb er verder ook geen waardeoordeel over, maar wat mij wel opvalt is dat deze mensen het hardst schreeuwen dat ze geen resultaat zien — ‘… en dat terwijl ik even lang – of soms zelfs langer – in de sportschool ben dan persoon 2.’
Persoon 2 is daarentegen doorgaans minder lang in de sportschool aanwezig, maar komt bewapend met een trainingsschema en een doel. Hij weet welke oefeningen er vandaag op het programma staan, welke spiergroepen getraind worden en hoeveel reps hij gaat doen. Hij kletst niet of nauwelijks, kiest gericht het apparaat, traint, zweet, gaat naar huis en crepeert de dag erna van de spierpijn
Dat is misschien wel minder “gezellig” dan de sportschool-ervaring van persoon 1, maar dat is ook niet zijn doel: resultaatgericht spiergroepen trainen, daar is het om te doen.
Wanneer je hen dan vergelijkt zul je in het begin van hun trainingsreis weinig verschil zien. Het is pas enkele maanden later dat je het resultaat kunt aflezen en ziet dat je met doelgericht werken véél meer bereikt dan met een “ik-zie-het-wel”-houding. “Ineens” heeft persoon 2 het gewenste lijf en blijft Persoon 1 steen en been klagen over het gebrek aan vooruitgang.
… en dat is ook het bij kenniswerk werkt
Wanneer jij op kantoor zonder duidelijk doel of plan aan de slag gaat, loop je het risico te eindigen als Persoon 1; ervan overtuigd dat je je in het zweet werkt, maar toch op de een of andere manier weinig voortgang boekt. In tegenstelling tot je collega. Hoe kan het dat zij wél haar werk af heeft, extra taken heeft opgepakt en ook nog eens om 15.00 uur klaar is?
Heel simpel: zij loopt de sportschool binnen met een doel, weet welke spiergroepen ze gaat trainen en met hoeveel gewicht. Met andere woorden: zij weet waaraan zij vandaag gaat werken en wat er van haar verwacht wordt. Haar resultaatgerichtheid zorgt voor haar succes.
En met deze tips kun ook jij dat zwaargewicht worden binnen jouw sportschool… – uhh team!
8 timemanagement tips voor doel- en resultaatgericht werken
Je kunt meer bereiken in minder tijd door je werk goed voor te breiden, te organiseren en je bewust te zijn van waar je tijd en aandacht naar toe gaat.
1. Werk vanuit één timemanagementsysteem
Als kenniswerker heb je al genoeg om over na te denken. Dan wil je niet ook nog eens aan zaken moeten denken, zoals wanneer die vergadering plaatsvindt en dat je niet moet vergeten om dat verslag te mailen. Daar is je hoofd niet voor bedoeld.
Om resultaatgericht te kunnen werken wil je weten waar jouw aandacht zich moet bevinden. En omdat het onmogelijk is om alles in je hoofd op te slaan, leg je het daarom vast in een systeem. Het liefst natuurlijk het systeem zoals Tijdwinst.com dat voor zich ziet:
Dat systeem is vrij simpel: je legt afspraken en grote taken vast in je agenda en alle andere zaken (zoals kleine taken of dingen die je met iemand wil bespreken) plaats je in je takenmanager.
In het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ gaan we hier natuurlijk uitgebreid op in. Voor nu is het handig om te weten dat jouw verantwoordelijkheden het beste kunt vastleggen op één vaste plek. Zo schep je orde en overzicht en kun je doelbewust je trainingsschema maken werkdag plannen.
2. Weet waar werk zich verzamelt
Regelmatig krijg je werkverzoeken en -vragen via de mail binnen. Dat is niet de enige plek waar werk binnenkomt. Denk bijvoorbeeld maar eens aan je Whatsapp; ook daar stelt eens in de zoveel tijd een collega je een werkgerelateerde vraag. Of wat dacht je van het casual gesprek tijdens de koffiepauze: ‘… of je straks vijf minuten hebt om even door die opzet heen te lopen?’ Ook werk. Ook nieuwe informatie.
Wanneer je doelgericht wil werken zul jij je bewust moeten zijn van deze plekken waar werk zich verzamelt. Het liefst wil je deze ook zoveel mogelijk minimaliseren, want: hoe minder verzamelplekken je hebt, hoe minder plekken je hoeft te checken, hoe minder snel je dingen over het hoofd ziet. Ik vertel je in dit artikel er meer over of check de video:
3. Schoon de boel regelmatig op
Zowel je timemanagement systeem als de plekken waar werk binnenkomt wil je regelmatig opschonen. Om up to date te blijven, maar ook zodat je voorkomt dat je geen enkele brok informatie mist. Doe dat dagelijks (kwestie van puntsgewijs je takenlijst en agenda nalopen), maar ook wekelijks (wat is er afgerond en wat zit er aan te komen?)
Ook dit leg ik verder in het boek uit, maar één ding kan je je wel hier meegeven: schoon de boel op door middel van OHIO — een methode waarin jij jezelf dwingt om bij ieder stukje informatie een beslissing te maken. Gooi je het weg, archiveer je het, voer je het meteen uit of plan je het toch in?
Heel eenvoudig eigenlijk:
4. Kijk vooruit
Weten wat er morgen ligt bepaalt waar jij vandaag jouw tijd en aandacht aan moet schenken. Kijk daarom vooruit: hoe ziet je week eruit, wat staat er gepland en verwacht je beren op de weg? Staan er nog meetings gepland waarvoor je iets moet voorbereiden of kun je aan de slag? En je takenmanager: staan daar nog taken die je deze week wil gaan afronden? Misschien is het een goed idee om die maar meteen ‘s ochtends op te pakken zodat je er “vanaf” bent.
Met andere woorden: bereid je dag en je week voor zodat je weet waaraan je toe bent. De wekelijkse reflectie helpt je daar op een wekelijkse basis bij.
5. Maak beginnen minder intimiderend
Wanneer een project zo groots en intimiderend is stel je het graag uit. Je weet niet waar je moet beginnen of wat je überhaupt er allemaal voor moet doen. Net als bij trainen houd je het daarom realistisch en behapbaar. Ook daar ga je niet met de verwachting heen om binnen één dag als Schwarzenegger weer naar buiten te gaan. Nee, je begint klein en deelt dat eens zo grote doel op in stukjes.
Doe dat ook met dat project waar je tegenaan zit te hikken. Bepaal welk eindresultaat je wil zien en welke stappen je moet zetten om dat doel te behalen. Een mini-scrum kan je helpen deze stappen te bepalen:
6. Pas de Wet van Patrick toe
Weten wat je moet doen en realistisch blijven dus, daar kan de Wet van Patrick ook bij helpen. Het is een wetmatigheid waar één van onze timemanagement experts zijn naam aan heeft verbonden. Hij klinkt als volgt:
‘Ik hoor mensen wel eens zeggen dat ze ergens anderhalf à twee uur de tijd voor nodig hebben. In zo’n geval hopen ze dat het anderhalf uur duurt, maar weten ze dat het twee uur duurt.’
Een beetje hetzelfde als een trainingsplan uitzetten om binnen 3 en 6 maanden op je streefgewicht te komen. Je hoopt dat het maar 3 maanden duurt, maar weet stiekem dat een half jaar realistischer is.
Pas die gedachte ook op je projecten en taken. Jezelf motiveren is prima, maar een planning die niet realistisch is, leidt tot meer stress, meer fouten en een lagere kwaliteit. Gun jezelf dus iets meer tijd wetende dat je niet op het laatste moment nog verwoed met allerlei zaken moet gaan schuiven.
7. … en ook die van Parkinson
Naast Patrick heeft ook Parkinson een wetmatigheid (de Wet van Parkinson): ‘Work expands to fill the time available for its completion.’ Daarmee wordt niet meer bedoeld dan de tijd die jij voor een klus uittrekt ook gegarandeerd opgaat.
Stel dus dat jij één uur uittrekt voor die meeting, dan kun jij je klok erop gelijk zetten dat je dat hele uur ook vult. Prima, indien je niets beter te doen hebt. Maar had je nou besloten om er maar een half uur aan te spenderen, dan was dat hoogstwaarschijnlijk ook gewoon gelukt.
Waar ik op doel: wil je resultaatgericht werken ben je kritisch over de tijd die je aan iets wil schenken. Meer maakt het niet altijd beter. Bepaal daarom vooraf hoeveel tijd en energie je aan een taak, vraag of persoon wil besteden.
Kortom
Aan het eind van de dag gaat het niet om hoelang je op kantoor – of de sportschool daarentegen – bent geweest. Het gaat erom wat je met de tijd hebt gedaan die je hebt gekregen. Heb je die besteedt aan het uitvoeren van onzinnige taken, dan is het logisch dat je resultaten en succes achterblijven.
Heb je daarentegen doelgericht gewerkt en je aandacht aan de juiste zaken en personen gegeven (en dat lukt wanneer je weet wát er ligt en wát je moet doen) dan zul je al heel snel mooie resultaten zien!
Björn Deusings
Directeur en timemanagemet expert binnen Tijdwinst.com
Meer lezen over dit onderwerp?
Mocht je nou allemaal heel interessant vinden, dan raden we je zeker aan om ons ook op Instagram te volgen. Daar ontvang je haast dagelijks korte, eenvoudige tips op het gebied van timemanagement, assertiviteit of bijvoorbeeld feedback geven. Leuk om ook een kijkje achter de Tijdwinst-schermen te krijgen, volg dan ook zeker Björn; hét mastermind achter alles dat ook maar met productiviteit te maken heeft.
Meer lezen over resultaatgerichtheid, kijk dan eens hier naar:
- Hard werken is niet genoeg — focus op kwaliteit. (4 stappen)
- Productiviteit verhogen? 5 ½ tips om méér gedaan te krijgen in minder tijd.
- Eindelijk die deadline halen? Suck it up: doe deze 3 dingen en zeg ‘dág’ tegen smoesjes
- Geen motivatie? Niet nodig — 3 adviezen die je niet verwacht.
Wie zijn wij? | Training Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blo
